Microsoft Teamsin Jonot-sovelluksen käyttäminen

Jonot-sovellus on alkuperäinen Teams-käyttökokemus, joka laajentaa organisaatiosi asiakkaiden välitysominaisuuksia. Tämän yhteiskäytössä olevan puhelunkäsittelyratkaisun avulla työryhmän jäsenet voivat hallita asiakaspuheluita ja ryhmän liidejä jonojen hallintaan, raporttien käyttöön ja tietojen analysointiin. Voit kiinnittää sovelluksen Teamsin vasempaan reunaan, jotta pääset helposti käsiksi.

Käyttöoikeuksista riippuen työryhmäsi voi käyttää Jonot-sovellusta:

Käsittele saapuvia puheluita riippumatta siitä, ovatko ne PSTN- vai VOIP-puheluja.
Soita lähteviä puheluita puhelujonojen tai automaattisten puhelunvälittäjäen puolesta, joille sinut on määritetty.
Tarkista puhelujonon tiedot ja tee saumatonta yhteistyötä liidien tai työtovereiden kanssa työnkulun aikana.
Valvo puhelujonoja ja automaattisia puhelunvälittäjätoimintoja reaaliaikaisesti, ota tiimisi jäsenet mukaan tai poista ne käytöstä, luo suorituskykyraportteja ja määritä puhelujonot ja automaattiset puhelunvälittäjät.

Huomautus: Jonot-sovellus on oletusarvoisesti käytettävissä, jos organisaatiollasi on sekä Teams Premium että Teams Phone -käyttöoikeus.

Kun IT-järjestelmänvalvoja on valtuuttanut sinut, Jonot-sovellus on valmis käytettäväksi.

Valitse Näytä lisää sovelluksia Teams-ikkunan vasemmassa reunassa.
Etsi Jonot-sovellus.
Voit kiinnittää sovelluksen palkkiin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kiinnitä.

Organisaatiosi rakenteesta riippuen sinulla voi olla useita puhelujonoja, jotka voit ottaa käyttöön. Jonot-sovelluksesta näet käytettävissä olevat jonot, jotka liittyvät ikkunan yläreunaan.

Näyttökuva valitun jonon Ota käyttöön -painikkeesta

Valitse jono, jonka haluat ottaa käyttöön.
Valitse Ota käyttöön.

Kun olet ilmoittautunut, alat vastaanottaa puheluita tästä jonosta. Jos haluat kieltäytyä, palaa samaan painikkeeseen ja valitse Estä. Tämä poistaa sinut valittujen ryhmän jäsenten luettelosta ja lopetat puhelujen vastaanottamisen.

Lisäksi työryhmän liidit voivat jättäytyä ryhmän jäsenten ulkopuolelle tai jättäytyä sen ulkopuolelle suoraan. Pidä hiiren osoitinta henkilön nimen päällä, niin Ota käyttöön tai poista käytöstä -painike tulee näkyviin.

Näyttökuva, jossa näkyy, miltä Jonot näyttää ryhmän liidillä

Huomautus: Jos tavoitettavuuspohjainen reititys on käytössä puheluasetuksissa, tiimin jäsenten on oltava valittuina ja heidän tilakseen on määritettävä Käytettävissä, jotta he voivat vastaanottaa puheluita.

Tiimikaverisi ryhmitellään heidän osallistumisensa tai kieltäytymisensä mukaan. Jos haluat lähettää viestin tai aloittaa puhelun, valitse ryhmän jäsen valikosta.

Valitse M-anagejono-kohdassaIhmiset.
Napsauta sen henkilön nimeä, jonka kanssa haluat olla yhteydessä. Jos soitat tiimin jäsenelle tällä tavalla, voit valita, mitä puhelinnumeroa lähtevä puhelu käyttää.

Laajenna näkymä valitsemalla ikkunan vasemmasta alakulmasta Dialpad . Sieltä voit soittaa lähteviä puheluita.

Näyttökuva, jossa näkyy, mistä löydät valintapaneelin

Näyttökuva, jossa näkyy valintapaneeli ja lähtevien puheluiden asetukset

Jos organisaatiossasi on valittavana useita lähteviä numeroita, Puhelu-painikkeen yläpuolella näkyy avattava valikko, jonka avulla voit valita, mihin numeroon haluat soittaa lähteviä puheluita.

Puheluhistorian avulla voit seurata aiempia puheluitasi ja pysyä ajan tasalla viestinnästäsi.

Puheluhistoriaa on kahdenlaisia:

Henkilökohtainen puheluhistoria (oletus): Näyttää vain oman puhelutoimintasi, mukaan lukien puhelut, joihin olet vastannut tai soitettu.
Jaettu puheluhistoria (valinnainen): Näyttää kaikki jonossa olevat vastaamattomat, saapuvat ja lähtevät puhelut, mukaan lukien vastaajapuhelut.

Huomautus: Teams-järjestelmänvalvojan on otettava jaettu puheluhistoria käyttöön. Lisätietoja on artikkelissa Jaetun puhelun jonohistoria.

Jos haluat tarkastella puheluhistoriaa, mukaan lukien puheluja, joiden vastaaja on saattanut jäädä vastaamatta, valitse PuhelutJonon hallinta -kohdassa.

Voit valita minkä tahansa puheluhistoriasi, jos haluat nähdä yksityiskohtaisemmat tiedot ja soittaa kyseiseen numeroon takaisin käyttämällä puhelujonoon liitettyä numeroa.

Tällä hetkellä puheluhistoria sisältää vastaamasi puhelut tai vastaamattomat puhelut, joissa on vastaaja.

Jos IT-järjestelmänvalvojasi on antanut siihen luvan, näet reaaliaikaisia tilastotietoja puhelujonosta, kuten jonossa olevien puheluiden kokonaismäärän, keskimääräisen puheluajan ja pisimmän odotusajan. Käytettävissä olevat tilastot perustuvat järjestelmänvalvojan asetuksiin, ja uusia tietoja voi olla saatavilla tulevaisuudessa.

Voit etsiä analytiikan koontinäytön kahdella tavalla.

Kun olet valinnut jonon, näet jonon yleiskatsauksen Teams-ikkunan vasemmassa reunassa pikakäyttötoiminnon yläreunassa.

Toiseksi, jos haluat nähdä laajemman valikoiman analytiikkaa kaikille jonoillesi, työryhmäsi jäsenille ja automaattisille puhelunvälittäjille:

Valitse ikkunan oikeasta yläkulmasta Analytiikka .
Valitse reaaliaikainen välilehti vasemmassa yläkulmassa.
Valitse jono, automaattinen puhelunvälittäjä tai työryhmän jäsen, jonka analytiikkatiedot haluat nähdä pudotusvalikoista.

Historiallisen raportointiominaisuuden avulla voit käyttää valvomiesi edustajien, automaattisten puhelunvälittäjien ja puhelujonojen raportteja. Reaaliaikaisten tilastojen tavoin pääsy näihin raportteihin perustuu järjestelmänvalvojan valtuutukseen.

Valitse Jonot-sovelluksessa Analyysi ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Valitse vasemmasta yläkulmasta Historiallinen-välilehti .
Valitse luettelosta automaattinen puhelunvälittäjä, jono tai edustaja, jonka analytiikkatiedot haluat nähdä.
Valitse päivämääräalue, jonka haluat nähdä, ja valitse Käytä.

Voit myös viedä raportin Excel-asiakirjaan. Kun olet määrittänyt haluamasi päivämääräalueen, valitse vie-painike ikkunan oikeassa yläkulmassa.

Huomautus: Historiallisia raportteja on saatavilla vain viimeisten 27 päivän ajan. Voit tarkastella vain puhelujonojen ja automaattisten puhelunvälittäjäen historiallisia raportteja, joihin sinulla on käyttöoikeus. Jos tarvitset apua historiallisten raporttien tulkitsemisessa, ota yhteyttä Teams-järjestelmänvalvojaan.