Kaikille on varmasti käynyt joskus niin, ettei tietokone annakaan tehdä jotain. Usein niin tuntuu käyvän juuri silloin, kun yrittää tehdä jotain ehdottoman tärkeää. Muutaman sekunnin hämmennystä seuraa yleensä turhautunut kulmien kurtistuminen ja kysymys: Miksei tämä onnistu?
Usein kyse on siitä, että käyttäjä on tehnyt jonkin virheen toimintoa suorittaessaan. Joskus on kuitenkin mahdollista, ettei käyttäjän haluama toiminto yksinkertaisesti onnistu kyseisellä ohjelmalla.
Outlookissa on paljon toimintoja ja ominaisuuksia. Outlook on monen käyttäjän elämän keskiössä. Sen toimintojen avulla pidetään yhteyttä muihin ja hallitaan omia aikatauluja. Aivan kaikkeen Outlook ei kuitenkaan pysty. Joskus käyttäjä yrittää tehdä jotain, mihin ohjelmaa ei ole suunniteltu. Toisinaan kyse on toiminnoista, joita Outlookin muuten hyvin perusteelliset suunnittelijat eivät tulleet ajatelleeksi. Tällaisia ongelmia ei ole paljon, mutta tässä on niistä muutama esimerkki.
Kokoukset
Koska Outlook on rakenne- ja järjestyskeskeinen ohjelma, se asettaa kokousten osallistujille ja järjestäjille tiettyjä edellytyksiä.
-
Järjestäjän roolia ei voi siirtää.
Kun tietty käyttäjä on järjestänyt toistuvan kokouksen, hän pysyy järjestäjänä, kunnes kaikki kyseisen kokouksen esiintymät on pidetty. Kokouksen järjestäjän roolia ei voi siirtää toiselle käyttäjälle, jos alkuperäinen järjestäjä ei pääse osallistumaan. Ainoa vaihtoehto on poistaa alkuperäinen kokous ja lähettää kutsut uudelleen uuden järjestäjän tililtä.
-
Kokous pysyy järjestäjän kalenterissa.
Kokousta ei voi poistaa järjestäjän kalenterista, vaikka tämä ei pääsisi osallistumaan. Tämä johtuu siitä, että järjestäjä on ainoa, joka voi muuttaa kokouksen tietoja (kuten sijaintia, aloitusaikaa ja pakollisia tai valinnaisia osallistujia).
-
Jos kieltäydyt kokouskutsusta, kokousta ei ole.
Kun kieltäydyt kokouskutsusta, kyseinen kokous katoaa kalenteristasi. Jos et aio osallistua kokoukseen mutta haluat sen näkyvän kalenterissasi, valitse Alustava. Tällöin kokous pysyy kalenterissasi, mutta sen ajankohtaa ei merkitä varatuksi.
Näkymät ja kansiot
Monia Outlookin osia voi mukauttaa, mutta tiettyjä alueita käyttäjä ei pääse muokkaamaan.
-
Tehtäväruudun ja kalenterin pikanäkymän kalentereissa näytetään vain valitun päivän kalenterikohteet.
Valitse toinen päivä, jos haluat tarkastella sen kalenterikohteita. Jos haluat nähdä useita päiviä kerralla, käytä täyttä kalenterinäkymää.
-
Kullakin kansiolla on oma näkymänsä.
Voit mukauttaa kunkin kansion näkymää niin, että esimerkiksi Saapuneet-kansio näyttää erilaiselta kuin Lähetetyt-kansio tai omat kansiosi. Voit kuitenkin muuttaa vain yhden kansion näkymää kerrallaan. Muutoksia ei siis voi tehdä useisiin kansioihin samalla kertaa.
-
Kansioruudun näkymä on vakio.
Kansioruudun kansioluettelon tyyliä, kokoa tai väriä ei voi muuttaa. Valitettavasti asia vain on näin.
Yhteystietoryhmät ja sähköposti
Outlook-sähköpostin toiminta on esimerkillistä, mutta parannettavaa on aina.
-
Yhteystietoryhmät muodostetaan yhteyshenkilöistä.
Olisi kätevää voida lisätä sähköpostin lähettäjä suoraan yhteystietoryhmään esimerkiksi silloin, kun lähettäjä vastaa sähköpostiuutiskirjettä koskevaan tarjoukseen. Outlookin yhteystietoryhmiä voidaan kuitenkin luoda vain olemassa olevista yhteyshenkilöistä. Lähettäjä on siis ensin lisättävä yhteyshenkilöksi. Jos haluat pitää yhteyshenkilöt erillään, voit luoda Yhteyshenkilöt-kansioon erillisen alakansion lähettäjille, jotka haluat lisätä yhteystietoryhmiin.
-
Yhteyshenkilöt ovat yksittäisiä käyttäjiä.
Olisi kätevää voida lisätä joukko lähettäjiä kerralla yhteyshenkilöiksi, mutta tämä ei valitettavasti onnistu. Sähköpostien lähettäjät on lisättävä yhteyshenkilöiksi yksi kerrallaan.
-
Kukin viesti lähetetään vain kerran.
Haluaisit ehkä määrittää automaattisesti toistuvan viestin (esimerkiksi lähettääksesi kuukausittain muistutuksen palautettavasta raportista). Tämä ei onnistu Outlookissa.
Ymmärrämme turhautumisesi
Ymmärrämme, että tällaiset ongelmat voivat olla turhauttavia. Kaikenlainen palaute on tervetullutta – myös valitukset. Lähettämällä palautetta autat meitä tunnistamaan ongelmia ja mahdollisesti ratkaisemaan niitä tulevissa Outlook-versioissa. Toivottavasti tämä artikkeli kuitenkin auttaa vähentämään turhautumista nykyisessä ohjelmistoversiossa.
