Rahoitusala on hyvin säännelty osa useimpia talouksia. Rahoituspalvelualan yrityksiin sovelletaan useita paikallisia, kansallisia ja alueellisia säännöksiä.
Pienyrityksenä voi olla kallista ja monimutkaista noudattaa näitä säännöksiä. Microsoft 365 helpottaa ja kohtuuhintaisuutta tarjoamalla sinulle kaikki oikeat työkalut yhdessä paikassa, jotta yrityksesi voi täyttää finanssialan vaatimustenmukaisuuden.
Online Threat Protection ja sähköpostisuojaus
Microsoft 365 käyttää ADVANCED Threat Protectionia (ATP), joka tarkistaa automaattisesti kaikki lähtevät ja saapuvat sähköpostiviestit sekä sähköpostiliitteet. Se havaitsee haittaohjelmien torjuntaohjelman avulla, onko siinä haitallisia tai epäilyttäviä linkkejä. Jos sähköpostiviesti sisältää tällaisia linkkejä, ATP estää käyttäjiä napsauttamasta niitä.
Lisäksi Microsoft 365 tarkistaa myös kaikki Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojen hyperlinkit. Näin varmistetaan, että kaikki mahdolliset haittaohjelmat pysäytetään, ennen kuin ne pääsevät tietoihisi ja tartuttavat tai varastavat ne. Se myös varmistaa verkkoviestinnän ja siihen liittyvien tietojen eheyden ja turvallisuuden.
Postilaatikon valvonta ja toimintojen seuranta
Yrityksen postilaatikot sisältävät luottamuksellisia yritys- ja käyttäjätietoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että kukaan luvaton henkilö ei pääse käyttämään näitä tietoja. Postilaatikon valvontalokitoiminnon avulla voit seurata postilaatikon käyttäjille ja heidän suorittamistaan toiminnoista.
Voit määrittää käyttäjät ja aktiviteetit, joiden seurantaa haluat seurata. Voit esimerkiksi päättää, haluatko seurata, milloin sähköpostiviesti poistetaan tai siirretään. Voit myös määrittää, seurataanko järjestelmänvalvojan, käyttäjien, omistajien ja muiden postilaatikkoa käyttävien henkilöiden toimintaa.
Kun otat tämän ominaisuuden käyttöön, kaikki lokimerkinnät tallennetaan postilaatikkoon. Jokainen merkintä sisältää IP-osoitteen, isäntänimen ja muita tietoja. Jos sähköpostiviesti siirretään alkuperäisestä sijainnistaan, lokimerkintä sisältää kohdekansion. Oletusarvoisesti kaikki lokimerkinnät säilytetään 90 päivän ajan. Voit muokata asetuksia, jos haluat tallentaa ne pidemmäksi aikaa.
Sähköposti ja tietojen salaus
Erittäin tehokas työkalu sähköpostin suojauksen saavuttamiseksi on salaus. Salaus varmistaa, että vain valtuutettu henkilö voi purkaa sähköpostin salauksen ja lukea sen. Vaikka luvaton henkilö käyttää salattua sähköpostia, hän ei voi tulkita ja lukea sitä. Vastaavasti voit myös parantaa tallennettujen tietojen, kuten asiakirjojen, suojausta salaamalla ne.
Microsoft 365 avulla voit salata sähköpostiviestejä ja muita digitaalisten tietojen muotoja. Tämä lisää ylimääräisen suojaustason. Voit käyttää salausta osana laajempaa tietosuojastrategiaasi.
eDiscovery-keskus
Yritykset käsittelevät, käsittelevät ja tallentavat nykyään valtavasti sähköistä tietoa. Näiden tietojen avulla voit tehdä parempia päätöksiä yrityksenä. Se vaikeuttaa kuitenkin myös tarvittavien tietojen tunnistamista, etsimistä, etsimistä ja etsimistä.
eDiscovery on Microsoft 365 lisäominaisuus. eDiscovery voi hakea kaikenlaisia sähköisesti tallennettuja tietoja (ESI). Tämän ominaisuuden avulla voit kerätä, arkistoida ja hakea olennaisimpia tietoja useista lähteistä. Voit hakea eri Microsoft 365 osista eDiscoveryn avulla. Näitä osia ovat Skype for Business, SharePoint Online -sivustot, Exchange Online postilaatikot, Microsoft-tiimit ja Microsoft 365 ryhmät.
eDiscovery voi myös tunnistaa sosiaalisen median julkaisut, vastaajaviestit, keskusteluviestit, tekstinkäsittelytiedostot, laskentataulukot ja tekstiviestit. Tämän jälkeen voit tallentaa ja arkistoida nämä tiedot yhteensopivalla tavalla käyttämällä Microsoft 365.
Yrityksesi voi joutua oikeudellisiin tilanteisiin, joissa sinun on etsittävä ja toimitettava tarvittavat ERI-toiminnot viranomaisille. eDiscovery helpottaa tietojen hakemista, etsimistä ja keräämistä yhdessä paikassa. Voit järjestää hakutuloksia eri tapauksissa ja jakaa ne eri sidosryhmien kanssa.
Laajennettu eDiscovery
Advanced eDiscovery voit tallentaa päällekkäisiä kopioita tiedoista erilliseen sijaintiin helposti ladattavassa muodossa ja mahdollistaa myös tietojen indeksoinnin nopeaa ja helppoa etsintää varten. Se käyttää älykkäitä koneoppimisominaisuuksia erilaisten tietotyyppien tarkan tunnistamiseen. Se myös analysoi rakenteettomia tietoja ja kaivaa ne läpi löytääkseen sinulle olennaisia tietoja.
Advanced eDiscovery avulla voit varmistaa, että organisaatiosi tiedot on tallennettu siten, että niitä on helppo hakea tarvittaessa.
Monimenetelmäinen todentaminen (MFA, Multi-Factor Authentication)
Salasanoja on perinteisesti käytetty käyttäjän todentamiseen online-palvelut. Salasanat ovat kuitenkin helposti vaarantuneet. Kaikki tietoturva-asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että monimenetelmäinen todentaminen voi merkittävästi parantaa digitaalista suojausta.
Monimenetelmäinen todentaminen käyttää useita todennusmenetelmiä ja lisää suojauskerroksia. Sen avulla parannetaan yritysjärjestelmien, postilaatikoiden, tärkeiden asiakirjojen ja minkä tahansa sisäänkirjautumista edellyttävän verkkopalvelun turvallisuutta.
Monimenetelmäisen todentamisen voi lisätä monella tavalla. Näihin sisältyvät:
-
Puhelin: Kun kirjaudut sisään, saat puhelun tai tekstiviestin, jossa on vahvistuskoodi.
-
Sovellus: Lataat mobiilisovelluksen. Kun kirjaudut sisään, luot koodin sovelluksen avulla. Tämän koodin avulla voit kirjautua verkkopalveluun.
Microsoft 365 sisältää monimenetelmäisen todentamisen mahdollistavat toiminnot. MFA:n avulla voit varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät käyttävät Microsoft 365 palveluitasi. Tämä suojaa tärkeitä yritystietoja joutumasta vääriin käsiin. Se auttaa myös noudattamaan tietosuoja- ja eheyssäännöksiä.
Tietojen menetyksen estäminen
Microsoft 365 tietojen menetyksen estämistoimintoa (DLP) voidaan käyttää helposti kaikkien asiaankuuluvien sähköisten viestien tallentamiseen ja sen varmistamiseen, että luvattomat henkilöt eivät pääse käsiksi luottamuksellisiin tietoihin. DLP varmistaa, että organisaatiosi tärkeitä tietoja ja asiakirjoja ei vuoda. Voit valita eri DLP-käytännöistä Microsoft 365 Security & Compliance Centressä.
Jos organisaatiosi henkilö esimerkiksi yrittää lähettää henkilökohtaisia tietoja sisältävän sähköpostiviestin, voit estää sähköpostin tai ilmoittaa siitä henkilölle. Voit myös tunnistaa ja valvoa tietoja, kuten luottokorttinumeroita ja sosiaaliturvatunnuksia. DLP pystyy tunnistamaan luottamuksellisia tietoja kaikissa Microsoft 365 palveluissa, joita organisaatiosi käyttää.
DLP:n avulla voit yksinkertaisesti estää tällaiset tiedot lähettävät sähköpostiviestit. Voit myös estää käyttäjiä lataamasta arkaluontoisia tietoja pilvitallennustilaan tai muihin online-palvelut.
Näin varmistat, että tärkeät tiedot eivät vuoda organisaation ulkopuolelle. SEC:n ja muiden viranomaisten rahoitussäädökset pitävät yritystä vastuussa tietovuodoista. Estämällä tällaiset vuodot pystyt noudattamaan rahoitussäännöksiä tehokkaammin.
Mobiililaitteiden hallinta
Työntekijät käyttävät nykyään erilaisia mobiililaitteita, kuten iPhonea, Androidia, iPadia ja Windows Phone. He käyttävät näitä laitteita Microsoft 365 postilaatikon ja muiden online-palvelut käyttämiseen.
Microsoft 365 tarjoaa kattavan mobiililaitteiden hallinnan. Tämän ominaisuuden avulla voit tarkistaa kunkin laitteen ja tarkistaa, onko se yhteensopiva organisaatiokäytäntöjen kanssa. Jos se on yhteensopiva, voit rekisteröidä laitteen, jotta se voi käyttää Microsoft 365 palveluita. Kun laite on rekisteröity, voit tarkistaa sen säännöllisesti varmistaaksesi, että se pysyy yhteensopivana.
Voit myös lisätä ja muuttaa näihin laitteisiin liittyviä suojauskäytäntöjä. Jos rekisteröity laite varastetaan tai katoaa, voit pyyhkiä sen etäyhteyden kautta varmistaaksesi, että tärkeät tiedot eivät joudu vääriin käsiin.
MdM varmistaa, että kaikki organisaatiosi työntekijät tai työntekijät käyttävät online-palvelut turvallisella tavalla.
Jatkuva yhteensopivuus
Rahoitussäädökset muuttuvat ja kehittyvät ajan myötä. Tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiosi on ehkä kehitettävä vaatimustenmukaisuusstrategiaansa ajan mittaan. Tätä kutsutaan jatkuvaksi yhteensopivuuden mukaiseksi. Jatkuva vaatimustenmukaisuus tarkoittaa sitä, että seuraat ja tarkistat yhteensopivuussijainnin säännöllisesti. Otat käyttöön myös uusia IT-standardeja ja -tekniikoita järjestelmiesi suojauksen ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
Microsoft 365 on käytössä yli 1 000 valvontaa ja tarkastusta. Niiden avulla Microsoft 365 palvelut voivat kehittyä ja muuttua nopeasti aina, kun uusia säädöksiä tai standardeja luodaan. Microsoft 365 noudattaa myös monia tärkeitä maailmanlaajuisia standardeja ja määräyksiä. Microsoft 365 palvelujen avulla voit varmistaa, että tietosi ja prosessisi noudattavat uusia säädöksiä ja standardeja.
Microsoft tarkistaa Microsoft 365 ja muita tuotetietoja jatkuvasti. Se kehittää tuotteita ottamalla käyttöön uusia asiakas- ja toimialastandardeja, joiden avulla voit varmistaa jatkuvan yhteensopivuuden.
Yhteenveto
Yllä olevien ominaisuuksien avulla voit tallentaa, kerätä, arkistoida ja käsitellä tietoja turvallisesti ja turvallisesti. Voit myös määrittää ja ottaa käyttöön yhteensopivuuskäytäntöjä Microsoft 365 avulla.
Microsoft 365 toimii useissa laitteissa. Sitä on uskomattoman helppo käyttää, ja sen avulla voit hallita täysin yhdistettyjä laitteita ja organisaation tietoja.
