Office-tiedoston ominaisuuksien tarkasteleminen tai muuttaminen

Asiakirjan ominaisuudet ovat niin kutsuttuja metatietoja, jotka kuvaavat tiedostoa tai joista tiedoston voi tunnistaa. Niitä ovat esimerkiksi otsikko, tekijän nimi, aihe ja tiedoston sisältöä kuvaavat avainsanat.

Jos sisällytät tiedostoihisi asiakirjan ominaisuudet, voit helposti järjestää ja tunnistaa tiedostosi myöhemmin. Voit myös hakea asiakirjoja niiden ominaisuuksien perusteella tai lisätä niitä tiedostoihisi.

Lisätietoja asiakirjan ominaisuuksista

Asiakirjan ominaisuuksia on neljänlaisia:

• Standard-ominaisuudet – Oletusarvoisesti Microsoft 365 -asiakirjoihin liittyy joukko vakio-ominaisuuksia, kuten tekijä, otsikko ja aihe. Näille ominaisuuksille voi määrittää omia tekstiarvoja asiakirjojen järjestämisen ja tunnistamisen helpottamiseksi. Esimerkiksi Word-ohjelmassa voit käyttää Avainsanat-ominaisuutta (tunnetaan myös Tunnisteet-ominaisuutena) ja lisätä myyntiasiakirjoihin avainsanan "asiakkaat". Kaikkia myyntiasiakirjoja voi sitten etsiä kyseistä avainsanaa käyttäen.
• Automaattisesti päivittyvät ominaisuudet – Näitä ominaisuuksia ovat tiedostojärjestelmän ominaisuudet (kuten tiedostokoko tai tiedoston luonti- tai muokkauspäivämäärä) ja Microsoft 365 -ohjelmien ylläpitämät tilastotiedot (esimerkiksi sanojen tai merkkien määrä asiakirjassa). Käyttäjä ei voi määrittää eikä muuttaa automaattisesti päivittyviä ominaisuuksia.
  Voit käyttää automaattisesti päivittyviä ominaisuuksia tiedostojen tunnistamiseen tai löytämiseen. Voit esimerkiksi hakea kaikki 3. elokuuta 2015 jälkeen luodut tiedostot tai kaikki tiedostot, joita muokattiin viimeksi eilen.
• Mukautetut ominaisuudet – Voit määrittää Microsoft 365 -asiakirjoihisi lisää mukautettuja ominaisuuksia. Voit määrittää mukautetuille ominaisuuksille teksti-, aika- tai numeroarvon. Voit liittää niihin myös arvot Kyllä tai Ei. Voit valita nimen luettelosta tai määrittää sen itse.
  Katso lisätietoja kohdasta Tiedoston mukautettujen ominaisuuksien tarkasteleminen tai luominen
• Tiedostokirjaston ominaisuudet – Nämä ovat ominaisuuksia, jotka liittyvät sivuston tiedostokirjaston tai yleisen kansion tiedostoihin. Kun luot uuden tiedostokirjaston, voit määrittää vähintään yhden tiedostokirjasto-ominaisuuden ja määrittää säännöt niiden arvoja varten. Kun lisäät asiakirjoja asiakirjakirjastoon, sinua kehotetaan sisällyttämään vaadittujen ominaisuuksien arvot tai päivittämään virheelliset ominaisuudet. Esimerkiksi tuoteideoita keräävä asiakirjakirjasto voi antaa käyttäjälle kehotteen ominaisuuksista, kuten lähettäjä, päivämäärä, luokka ja kuvaus. Kun avaat tiedostokirjaston tiedoston Word-, Excel- tai PowerPoint-ohjelmissa, voit muokata ja päivittää näitä tiedostokirjaston ominaisuuksia valitsemalla Tiedoston>tiedot. Asiakirjakirjaston kaikki tarvittavat ominaisuudet on ympäröity punaisilla reunuksilla Word-, Excel- ja PowerPoint-sovelluksen Tiedot-välilehdessä.

Jos haluat lisätä jonkin näistä ominaisuuksista Word-asiakirjaasi, katso Tiedostonimen, päivämäärän, tekijän tai muiden asiakirjan ominaisuuksien lisääminen ylä- tai alatunnisteeseen.

Nykyisen tiedoston vakio-ominaisuuksien tarkasteleminen ja muuttaminen

Käyttämäsi Office-ohjelma:

Access

1. Valitse Tiedosto-välilehti .
2. Valitse Tiedot.
3. Valitse Näytä ja muokkaa tietokannan ominaisuuksia -linkki sivun yläreunassa.
4. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassa välilehdet niiden ominaisuuksien valitsemiseksi, joita haluat tarkastella tai päivittää.
5. Valitse OK. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
6. Palaa tietokantaan valitsemalla Tiedosto-välilehti .

Excel

1. Valitse Tiedosto-välilehti .

2. Voit tarkastella työkirjan ominaisuuksia valitsemalla Tiedot .

3. Voit lisätä tai muuttaa ominaisuuksia liikuttamalla hiiren osoitinta päivitettävän ominaisuuden päällä ja syöttämällä tiedot.

4. Voit palata työkirjaan valitsemalla Tiedosto-välilehden uudelleen. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
   Valinnaiset vaiheet:

   • Saat näkyviin lisää ominaisuuksia valitsemalla Näytä kaikki ominaisuudet -linkin sivun alareunassa.
   • Avaa Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa voit lisätä tai muokata kaikkia ominaisuuksia yhtä aikaa ja tarkastella asiakirjan tietoja ja tilastoja, valitsemalla sivun yläreunassa Ominaisuudet ja valitsemalla sitten Lisäominaisuudet.
     
     Yhteenveto-välilehdessä voit lisätä tai muokata ominaisuuksia Otsikko, Aihe, Tekijä, Esimies, Yritys, Luokka, Avainsanat (eli Tunnisteet) ja Kommentit.

PowerPoint

1. Valitse Tiedosto-välilehti .

2. Voit tarkastella esityksen ominaisuuksia valitsemalla Tiedot .

3. Voit lisätä tai muuttaa ominaisuuksia liikuttamalla hiiren osoitinta päivitettävän ominaisuuden päällä ja syöttämällä tiedot.

4. Voit palata esitykseen valitsemalla Tiedosto-välilehden . Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
   Valinnaiset vaiheet:

   • Saat näkyviin lisää ominaisuuksia valitsemalla Näytä kaikki ominaisuudet -linkin sivun alareunassa.
   • Avaa Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa voit lisätä tai muokata kaikkia ominaisuuksia yhtä aikaa ja tarkastella asiakirjan tietoja ja tilastoja, valitsemalla sivun yläreunassa Ominaisuudet ja valitsemalla sitten Lisäominaisuudet.
     
     Yhteenveto-välilehdessä voit lisätä tai muokata ominaisuuksia Otsikko, Aihe, Tekijä, Esimies, Yritys, Luokka, Avainsanat (eli Tunnisteet) ja Kommentit.

Project

1. Valitse Tiedosto-välilehti .
2. Voit tarkastella projektin ominaisuuksia valitsemalla Tiedot .
3. Voit lisätä tai muuttaa ominaisuuksia liikuttamalla hiiren osoitinta päivitettävän ominaisuuden päällä ja syöttämällä tiedot.
4. Voit palata projektiin valitsemalla Tiedosto-välilehden uudelleen. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
   Valinnaiset vaiheet:
   Jos haluat nähdä lisää ominaisuuksia tai tilastoja, valitse sivun yläreunassa Projektitiedot ja valitse sitten Lisäominaisuudet tai Projektitilastot.
   
   Yhteenveto-välilehdessä, Ominaisuudet-valintaikkunassa voit lisätä tai muokata ominaisuuksia Otsikko, Aihe, Tekijä, Esimies, Yritys, Luokka, Avainsanat (eli Tunnisteet) ja Kommentit.

Publisher

1. Valitse Tiedosto-välilehti .
2. Voit tarkastella ominaisuuksia valitsemalla Tiedot .
3. Voit palata julkaisuun valitsemalla Tiedosto-välilehden . Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

Valinnaiset vaiheet:

Avaa Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa voit lisätä tai muokata kaikkia ominaisuuksia yhtä aikaa ja tarkastella asiakirjan tietoja ja tilastoja, valitsemalla sivun yläreunassa Julkaisun ominaisuudet ja valitsemalla sitten Lisäominaisuudet.

Yhteenveto-välilehdessä voit lisätä tai muokata ominaisuuksia Otsikko, Aihe, Tekijä, Esimies, Yritys, Luokka, Avainsanat (eli Tunnisteet) ja Kommentit.

Visio

1. Valitse Tiedosto-välilehti .

2. Voit tarkastella ominaisuuksia valitsemalla Tiedot .

3. Voit lisätä tai muuttaa ominaisuuksia liikuttamalla hiiren osoitinta päivitettävän ominaisuuden päällä ja syöttämällä tiedot.

4. Voit palata julkaisuun valitsemalla Tiedosto-välilehden . Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
   Valinnaiset vaiheet:

   • Avaa Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa voit lisätä tai muokata kaikkia ominaisuuksia yhtä aikaa ja tarkastella asiakirjatietoja, valitsemalla sivun yläreunassa Ominaisuudet ja valitsemalla sitten Lisäominaisuudet.
     
     Yhteenveto-välilehdessä voit lisätä tai muokata sellaisia ominaisuuksia kuin Otsikko, Aihe, Tekijä, Esimies, Yritys, Luokka, Avainsanat (eli Tunnisteet) ja Kommentit.
   • Jos haluat lisätä linkin aiheeseen liittyviin asiakirjoihin, valitse tietosivun alareunassa Aiheeseen liittyvät asiakirjat ja valitse sitten Lisää linkki liittyvään asiakirjaan.

Word

1. Valitse Tiedosto-välilehti .

2. Voit tarkastella asiakirjan ominaisuuksia valitsemalla Tiedot .

3. Voit lisätä tai muuttaa ominaisuuksia liikuttamalla hiiren osoitinta päivitettävän ominaisuuden päällä ja syöttämällä tiedot. Huomaa, että eräiden metatietojen kohdalla joudut napsauttamaan ominaisuutta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemaan Poista tai Muokkaa.

4. Palaa asiakirjaan valitsemalla Tiedosto-välilehti . Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
   Valinnaiset vaiheet:

   • Saat näkyviin lisää ominaisuuksia valitsemalla Näytä kaikki ominaisuudet -linkin sivun alareunassa.
   • Avaa Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa voit lisätä tai muokata kaikkia ominaisuuksia yhtä aikaa ja tarkastella asiakirjan tietoja ja tilastoja, valitsemalla sivun yläreunassa Ominaisuudet ja valitsemalla sitten Lisäominaisuudet.
     
     Yhteenveto-välilehdessä voit lisätä tai muokata ominaisuuksia Otsikko, Aihe, Tekijä, Esimies, Yritys, Luokka, Avainsanat (eli Tunnisteet) ja Kommentit.

Nykyisen tiedoston mukautettujen ominaisuuksien tarkasteleminen tai luominen

Mukautetut ominaisuudet ovat ominaisuuksia, jotka määrität Microsoft 365 -asiakirjalle. Voit määrittää mukautetuille ominaisuuksille teksti-, aika- tai numeroarvon. Voit liittää niihin myös arvot Kyllä tai Ei. Voit valita nimen luettelosta tai määrittää sen itse.

1. Valitse Tiedosto-välilehti .

2. Valitse Tiedot.

3. Valitse sivun yläreunassa Ominaisuudet ja valitse sitten Lisäominaisuudet.

   Huomautus

   • Accessissa voit valita Näytä ja muokkaa tietokannan ominaisuuksia
   • Valitse Projectissa Projektin tiedot
   • Valitse Publisherissa Julkaisun ominaisuudet
   • Tällä hetkellä Visio-tiedostojen mukautettuja ominaisuuksia ei voi tarkastella eikä luoda

4. Valitse Mukautettu-välilehti .

   • Kirjoita mukautetun ominaisuuden nimi Nimi-ruutuun tai valitse nimi luettelosta.
   • Valitse lisättävän ominaisuuden tietotyyppi Tyyppi-luettelossa.
   • Kirjoita Arvo-ruutuun ominaisuuden arvo. Kirjoittamasi arvon on vastattava Tyyppi-luettelossa valitsemaasi tietotyyppiä. Jos esimerkiksi valitset Tyyppi-ruudusta tietotyypin Numero, kirjoita Arvo-ruutuun numero. Jos ominaisuuden arvo ei ole oikeaa tietotyyppiä, se tallennetaan tekstinä.

5. Valitse OK.