Omassa sivustossa ja profiilissa jaettujen tietojen hallinta

Tässä ohjeartikkelissa kuvataan tapoja, joilla voit jakaa tietoja oman sivuston ja profiilin kautta, ja se sisältää joitakin ohjeita, joiden avulla voit hallita jaettavan tiedon määrää.

Sisältö

• Yleistä
• Oman sivuston sisällön jakaminen ja käyttöoikeuksien hallinta
• Tietoja siitä, miten ihmiset lisäävät työtovereita ja seuraavat toimintoja
• Tunnisteiden, luokitusten, muistiinpanojen ja tilasanomien käsitteleminen
• Työtoveri- ja avainsanaehdotusten ymmärtäminen
• Profiilisi joidenkin tietojen käyttöoikeuksien hallinta

Yleiskatsaus

Tietoja itsestäsi jakamalla voit pitää yhteyttä muihin ja rakentaa ammatillista verkostoasi. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, minkä tyyppisiä tietoja jaat ja miten laajalti jaat niitä. Saatat esimerkiksi haluta jakaa henkilökohtaisia tietojasi, kuten matkapuhelinnumerosi, vain työryhmällesi tai esimiehellesi sen sijaan, että jakaisit ne kaikille organisaation jäsenille.

Tarkista myös, onko organisaatiolla käytäntöjä tietojen jakamista varten. Organisaatiossa voi esimerkiksi olla käytäntöjä sen mukaan, minkä tyyppisiä tietoja verkkoon tallennettavien ja ei saa säilyttää. Jotkin sisältötyypit voivat myös edellyttää hyväksyntäprosessia.

Seuraavassa on joitakin keskeisiä tapoja, joilla tietoja jaetaan Oma sivusto -toiminnon kautta:

• oman sivuston sisältö, kuten asiakirjat, luettelot ja blogit
• Tunnisteet ja huomautukset, joita käytetään sivuilla ja asiakirjoissa
• ehdotettuja avainsanoja ja työtovereita, jotka olet hyväksynyt. Niiden avulla voit päivittää nopeasti oman sivustosi niin, että voit viestiä muiden kanssa
• Henkilökohtaiset tiedot, kuten yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet, vastuualueet, työtoverit, sähköpostiluettelon jäsenyydet profiilissasi sekä profiilitietoihin tekemäsi päivitykset

Ota huomioon, että organisaatio voi mukauttaa omaa sivustoa esimerkiksi määrittämällä, millaisia tietoja voit lisätä tai mukauttaa. Organisaatio voi lisätä tietoja omaan sivustoon myös muista tietolähteistä, kuten henkilöstöhallinnon tietokannasta.

Sivun alkuun

Oman sivuston sisällön jakaminen ja käyttöoikeuksien hallinta

Omassa sivustossa on kolme valmista asetusta tiedostojen jakamista varten:

• Jaetut asiakirjat Voit tallentaa tähän kirjastoon tiedostoja, jotka haluat jakaa useiden henkilöiden kanssa. Oman sivuston määritysten mukaan voit muokata kirjaston käyttöoikeuksia sekä tiettyjen kansioiden ja kohteiden käyttöoikeuksia.
• Yksityiset asiakirjat Voit tallentaa kirjastoon tiedostoja, joita et halua jakaa muiden kanssa. Tiedostojen tallentaminen tähän kirjastoon voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, jos käytät usein tiedostoa eri tietokoneista muttet aio jakaa sitä työtovereidesi kanssa.

Oman sivuston määritysten mukaan voit lisätä myös muuta sisältöä, kuten muita kirjastoja, luetteloita ja blogisivuston, jotta voit jakaa ideoitasi.

Voit hallita näiden kohteiden käyttöoikeuksia samalla tavalla kuin muiden sivustojen sisällön käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksia voi mukauttaa sivustotasolla sekä luetteloiden, kirjastojen, kansioiden, tiettyjen asiakirjojen ja luettelokohteiden käyttöoikeuksia.

Profiilisi Sisältö-välilehdessä käyttäjät voivat myös tarkastella julkisia tiedostoja, joita olet luonut muissa SharePoint-sivustoissa, joiden jäsen olet, jos heillä on kyseisten sisältöjen katseluoikeudet.

Organisaatiollasi voi olla lisäkäytäntöjä sen suhteen, millaisia tiedostoja omaan sivustoon voi tallentaa.

Sivun alkuun

Tietoja siitä, miten ihmiset lisäävät työtovereita ja seuraavat toimintoja

Voit seurata työtovereiden toimintaa, jolloin näet, kun he merkitsevät kiinnostavan artikkelin, lähettävät muistiinpanon jonkun muistitaululle tai muuttavat tehtävänimikettä. Hänen toimintansa näkyvät käänteisessä aikajärjestyksessä uutissyötteessäsi. Vastaavasti organisaatiosi henkilöt voivat lisätä sinut työtoverikseen ja seurata toimintaasi omissa uutissyötteissään.

People voi lisätä sinut työtovereikseen ja seurata tekemiäsi toimintoja riippumatta siitä, lisäätkö heidät työtovereiksi vai et, ja päinvastoin. Jos olet kiinnostunut kyseisen henkilön toiminnoista, voit lisätä hänet työtoveriksi, jotta voit myös seurata hänen toimintaansa. Jotkin toiminnot, kuten sellaisen avainsanan lisääminen, jonka joku muu on merkinnyt kiinnostuksen kohteeksi, voivat näkyä kenen tahansa sellaisen henkilön uutissyötteessä, jolla on oikeus tarkastella omaa sivustoasi.

Sen mukaan, miten järjestelmänvalvoja on määrittänyt oman sivuston, voit muuttaa uutissyötteessä näkyviä toimintoja muokkaamalla profiilisi Asetukset-osaa . Voit esimerkiksi valita, saatko uutissyötteeseen ilmoituksen, kun työtoverisi vaihtaa tiimiä tai kirjoittaa huomautuksen jonkun profiilisivulle. Asetukset eivät vaikuta siihen, mitkä toimintosi käyttäjät näkevät uutissyötteissään.

Omat sivustot -määrityksistä riippuen saatat saada sähköposti-ilmoituksen, kun joku lisää sinut työtoveriksi. Viestissä ilmoitetaan, että joku on lisännyt sinut työtoverikseen ja seuraa toimintaasi, mutta et voi kieltäytyä siitä, voiko kyseinen henkilö lisätä sinut työtoveriksi.

Jos et halua saada ilmoitusta, kun joku lisää sinut työtoveriksi, toimi seuraavasti:

1. Toimi seuraavasti:

   • Jos tarkastelet jo jonkun henkilön profiilia tai omassa sivustossa olevaa sivua, valitse Oma profiili.
   • Jos tarkastelet SharePoint-sivustossa erityyppistä sivua, valitse oikeassa yläkulmassa näkyvä nimesi ja valitse sitten Oma profiili.

2. Valitse Muokkaa omaa profiilia.

3. Poista Asetukset-osionSähköposti-ilmoitukset-kohdan vieressä olevan Ilmoita, kun joku lisää minut työtoverikseen -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun

Tunnisteiden, luokitusten, muistiinpanojen ja tilasanomien käsitteleminen

Tunnisteet, huomautukset ja tilaviestit ovat keinoja etsiä tietoja ja olla yhteydessä muihin organisaation käyttäjiin.

Tunnisteet

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut sosiaalisen tunnisteen käyttöön, voit merkitä sisältöä tunnisteilla, jotta muistat, luokittelet sen tai voit jakaa sen helposti muiden kanssa. Voit merkitä sivuja ja tiedostoja SharePoint-sivustossa sekä muilla intranet- ja Internet-sivuilla. Kun käytät tunnistetta, voit määrittää, onko se julkinen vai yksityinen.

Käyttäjät löytävät kiinnostavaa sisältöä helpommin tarkastelemalla sitä, milloin joku on lisännyt sisältöön julkisen tunnisteen ja myöntämällä käyttäjille oikeuden tarkastella sisältöä:

• Voit saada päivityksiä uutissyötteeseen, kun joku työtovereistasi lisää tunnisteen sisältöön, johon sinulla on käyttöoikeudet. Työtoverisi näkevät myös, milloin käytät tunnisteita sisällössä, johon heillä on käyttöoikeudet.
• Jos olet lisännyt avainsanoja profiilisi Kiinnostuksen kohteet -osioon, näet, milloin käyttäjät käyttävät kyseistä avainsanaa tunnisteena, jos sinulla on oikeus tarkastella heidän merkitsemäänsä sisältöä. Jos esimerkiksi seuraat valokuvausta kiinnostuksen kohteenasi ja joku käyttää termiä valokuvaus julkisessa tunnisteessa, saat päivityksen uutissyötteeseen.
• Vastaavasti muut käyttäjät näkevät, kun käytät avainsanaa, jonka he ovat lisänneet kiinnostuksen kohteekseen. Kun käyttäjät seuraavat avainsanaa kiinnostuksen kohteenaan, heidän ei tarvitse olla työtovereita saadakseen päivityksen siitä, kun joku merkitsee sisältöä kyseisellä avainsanalla tai jakaa yhteisen kiinnostuksen kohteen.
• Profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osiossa näkyy, milloin olet äskettäin merkinnyt sisältöä, jos katsojalla on oikeus tarkastella sisältöä. Jos käyttäjillä on oikeus tarkastella profiiliasi, he voivat nähdä Viimeaikaiset tapahtumat -osion riippumatta siitä, seuraavatko he sinua työtoverina.

Tunnisteet näkyvät myös tunnistekokoelmassa, jota kutsutaan joskus tunnistepilveksi. Käyttäjät voivat tarkastella sitä profiilissasi. People voi myös tarkastella tunnisteen lisätietoja sekä tunnisteeseen liittyviä viimeisimpiä toimintoja, kuten sitä, milloin joku on ottanut tunnisteen käyttöönsä. Käyttämilläsi tunnisteilla voidaan myös käyttää yrityksen avainsanoja, joita organisaatiosi hallitsee keskitetysti. Pyydä lisätietoja henkilöltä, joka hallinnoi organisaatiosi termistöjä ja yrityksen avainsanoja.

Voit merkitä tunnisteen julkiseksi tai yksityiseksi. Jos luot tunnisteen julkiseksi tunnisteeksi, mutta merkitset sen sitten yksityiseksi tai poistat sen myöhemmin, se ei vaikuta päivitykseen, jonka käyttäjät saavat uutissyötteisiinsä tunnisteen luontihetkellä. Tunnisteen alkuperäinen päivitys jää ihmisten uutissyötteisiin. Kun merkitset tunnisteen yksityiseksi, URL-osoite tai asiakirja, johon tunniste osoittaa, eivät ole enää käyttäjien käytettävissä. Käyttäjät voivat kuitenkin edelleen nähdä yksityiseksi merkitsemäsi tunnisteen tekstin.

Luokitukset

Jos luokitustoiminto on käytössä kirjastossa, käyttäjät, joilla on oikeudet käyttää sisältöä, voivat arvioida sen tähtijärjestelmällä. Kirjaston määritysten mukaan tekijä ja henkilöt, joilla on oikeus tarkastella sisältöä, näkevät tiedoston arviointien kokonaismäärän, mutta eivät tietoja luokituksen käyttäjistä (esimerkiksi käyttäjänimiä ei näy luokitusten vieressä). Microsoft SharePoint Server kuitenkin tallentaa käyttäjänimet, eikä käyttäjätunnuksia voi käyttää SharePoint-yhteensopivilla ohjelmilla ja ratkaisuilla.

Jos joku on lisännyt sinut työtoveriksi, he saavat päivityksen uutissyötteeseensä, kun arvioit sisältöä, edellyttäen, että heillä on oikeudet tarkastella sisältöä. He näkevät linkin arvioimaasi sisältöön sekä luokituksen, jonka olet sille soveltanut. Päivitys näkyy myös profiilisi Viimeaikaiset tapahtumat -osassa, jota voivat tarkastella kaikki käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella omaa sivustoasi ja luokittelemaasi sisältöä.

Muistiinpanot

Voit kirjoittaa asiakirjoihin ja sivuihin muistiinpanoja, joita käyttäjät näkevät käydessään asiakirjoissa ja sivuilla, joilla muistiinpanot on lisätty. Voit myös kirjoittaa muistiinpanoja muiden henkilöiden profiileihin sekä omaan profiiliisi.

People, jotka seuraavat toimintaasi työtoverina, saavat uutissyötteeseensä päivityksen kirjoittamistasi muistiinpanoista. Profiilisi Viimeaikaiset toiminnot -osiossa näkyvät hiljattain kirjoittamasi muistiinpanot eri sisällöissä, jos katsojalla on sisällön käyttöoikeus.

Lähettämäsi muistiinpanot näkyvät kaikille. Voit muokata tai poistaa muistiinpanoa sen luomisen jälkeen, mutta se ei vaikuta päivityksiin, jotka käyttäjät saavat uutissyötteisiinsä tai jotka näkyvät Viimeisimmät tapahtumat -luettelossa, kun muistiinpano luodaan.

Tilaviestit

Voit kertoa mielipiteesi lyhyellä tilaviestillä, joka näkyy nimesi ja kuvasi vieressä, kun profiilissasi vierailevat henkilöt.

People, joka seuraa toimintaasi työtoverina, saavat päivityksen uutissyötteeseensä, kun muutat tilaviestiäsi. Tilaviestin Päivitykset näkyvät myös profiilisi Viimeisimmät tapahtumat -osiossa. Voit muokata tai poistaa tilaviestin, mutta se ei vaikuta alkuperäiseen päivitykseen, jonka käyttäjät saavat uutissyötteissään tai jotka näkyvät viimeisimmissä toiminnoissasi.

Sivun alkuun

Työtoveri- ja avainsanaehdotusten ymmärtäminen

Oma sivusto -määritysten ja asennettujen ohjelmien mukaan saatat saada työtovereiden ehdotuksia ja avainsanoja, joiden avulla saat nopeasti yhteyden ihmisiin ja tietoihin.

Ehdotukset voivat perustua SharePoint-yhteensopivien ohjelmien, kuten Microsoft Outlook 2010:n, käyttöön.

Esimerkiksi Outlook 2010:n SharePoint Server -työtoveriapuohjelma tarkistaa Lähetetyt-kansiosta tietyt nimet ja avainsanat sekä niiden esiintymistiheyden. Luetteloa päivitetään säännöllisesti ja se tallennetaan tietokoneen kiintolevylle.

Näet mahdollisten työtovereiden luettelon profiilisi Lisää työtovereita -sivulla, jossa voit hyväksyä tai hylätä työtovereita.

Näet luettelon ehdotetuista avainsanoista, kun muokkaat profiiliasi, ja voit hyväksyä tai hylätä avainsanat. Hyväksytyt avainsanat lisätään profiilisi Kysy minulta - tai Kiinnostuksen kohteet -osioihin.

Hallitse, analysoidaanko lähetetyt viestit työtoveri- ja avainsanaehdotusten varalta

Voit poistaa sähköpostin analysoinnin käytöstä joidenkin sähköpostiohjelmien asetusten avulla. Voit esimerkiksi poistaa sähköpostin analysoinnin käytöstä Outlook 2010:ssä seuraavasti. Jos käytät toista ohjelmaa, joka voi analysoida lähetettyjä sähköpostiviestejä työtoveri- ja avainsanaehdotusten varalta, katso lisätietoja oman ohjelmasi ohjeesta.

1. Valitse Outlook 2010:ssä Tiedosto-valikostaAsetukset.
2. Valitse Lisäasetukset ja vieritä Muut-osioon .
3. Poista Salli lähetettyjen sähköpostiviestien analyysi tunnistaaksesi henkilöt, joille lähetät usein sähköpostia, sekä aiheet, joista käyt usein keskustelua, ja lataa nämä tiedot SharePoint Serverin oletusvalintaruutuun.
4. Valitse OK.

Sen hallinta, lähettääkö SharePoint Server työtovereita koskevia ehdotuksia ja avainsanoja sähköpostitse

Oma sivusto -määritysten mukaan saatat saada sähköpostitse ehdotuksia työtovereista ja lisättäviä avainsanoja. Voit estää näiden sähköpostiviestien vastaanottamisen noudattamalla seuraavia ohjeita SharePoint Serverissä.

1. Toimi seuraavasti:

   • Jos tarkastelet jo jonkun henkilön profiilia tai omassa sivustossa olevaa sivua, valitse Oma profiili.
   • Jos tarkastelet SharePoint-sivustossa erityyppistä sivua, valitse oikeassa yläkulmassa näkyvä nimesi ja valitse sitten Oma profiili.

2. Valitse Muokkaa omaa profiilia.

3. Siirry Asetukset-osioon ja poista Sähköposti-ilmoitukset -kohdan vieressä olevan Lähetä minulle ehdotuksia uusiksi työtovereille ja avainsanoja varten -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun

Profiilisi joidenkin tietojen käyttöoikeuksien hallinta

Sen mukaan, miten profiilisi on määritetty, voit määrittää tietosuojaluokkien avulla, että vain tietyt henkilöt voivat tarkastella tiettyjä profiilisi tietoja, sivustosi, jakeluluettelosi jäsenyyksiä ja työtoveriluetteloasi. Saatat esimerkiksi haluta, että kaikki, jotka voivat tarkastella profiiliasi, näkevät kaikki sivustot, joiden jäsen olet.

Profiilisi tiedoissa voi olla joitakin järjestelmänvalvojan antamia tietoja, mutta voit ehkä muokata, kuka näkee joitakin henkilökohtaisia tietoja, kuten henkilökohtaisen puhelinnumerosi.

Profiilisi Jäsenyydet-sivulla on luettelo sivustoista ja jakeluluetteloista, joihin kuulut. Oma sivusto -määritysten mukaan voit käyttää tietosuojaluokkaa kuhunkin jäsenyyteen.

Työtovereihisi kuuluu yleensä työryhmäsi jäseniä sekä muita henkilöitä, joiden toimintaa haluat seurata. Voit järjestää työtoverisi ryhmiin, mutta hallita ainoastaan seuraavia tietosuojaluokkia käyttämällä sitä, ketkä näkevät työtoverisi:

• Kaikki
• Omat työtoverit
• Oma tiimi
• Oma esimies
• Vain minä

Käytä tietosuojaluokkia profiilisi tietoihin, jäsenyyksiin ja työtoveriluetteloihin

Voit muuttaa profiilitietojen, jäsenyyksien ja profiilisi työtoveriluettelon yksityisyysluokkia.

1. Toimi seuraavasti:

   • Jos tarkastelet jo jonkun henkilön profiilia tai omassa sivustossa olevaa sivua, valitse Oma profiili.
   • Jos tarkastelet SharePoint-sivustossa erityyppistä sivua, valitse oikeassa yläkulmassa näkyvä nimesi ja valitse sitten Oma profiili.

2. Jos haluat muokata joitakin profiilitietojasi, valitse kuvamme alla Muokkaa omaa profiilia.

3. Jos haluat muokata jäsenyyksiä, valitse Jäsenyydet. Valitse muutettavat jäsenyydet ja valitse sitten Muokkaa jäsenyyksiä.

4. Jos haluat muokata työtoveriluetteloa, valitse Työtoverit, valitse niiden työtovereiden valintaruudut, joiden asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Muokkaa työtovereita.

5. Tee haluamasi muutokset ja valitse sitten OK.

Työtoverin lisääminen tiimiin

Voit käyttää Oma työryhmä -tietosuoja-asetusta joihinkin profiilisi, jäsenyyksiesi tai työtoveriluettelosi tietoihin, jos haluat hallita, kenellä on oikeudet tarkastella niitä. Voit esimerkiksi jakaa kohteen vain työryhmäsi kanssa sen sijaan, että jakaisit kohteen kaikille työtovereillesi tai kaikille, joilla on profiilisi tarkasteluoikeudet.

Voit lisätä jonkun jäsenen ryhmään, jos hänellä on oikeus tarkastella omaa sivustoa, olipa kyseessä suoraan osastollasi työskentelevä henkilö tai joku, jonka kanssa teet läheistä yhteistyötä toisessa osastossa.

1. Toimi seuraavasti:

   • Jos tarkastelet jo jonkun henkilön profiilia tai omassa sivustossa olevaa sivua, valitse Oma profiili.
   • Jos tarkastelet SharePoint-sivustossa erityyppistä sivua, valitse oikeassa yläkulmassa näkyvä nimesi ja valitse sitten Oma profiili.

2. Valitse Työtoverit, valitse työtoverit, jonka haluat lisätä tiimiisi, ja valitse sitten Muokkaa työtovereita. Voit halutessasi valita useita työtovereita.

3. Valitse Lisää ryhmään -osion Lisää ryhmään -kohdassa Kyllä.

4. Valitse OK.

Sivun alkuun