Outlookin perustoiminnot

Outlook järjestää sähköpostit, kalenterit, yhteystiedot, tehtävät ja tehtäväluettelot yhteen paikkaan. Tämä järjestely alkaa sähköpostitilistäsi. Sieltä voit alkaa käsitellä sähköpostejasi, muuttaa niitä tehtäviksi ja tapaamisiksi sekä tallentaa henkilöiden tiedot yhteystietoihisi siten, ettei sinun tarvitse enää koskaan muistaa sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa. Tutustutaan nopeasti joihinkin perustehtäviin.

Aloittaminen

Ensimmäinen toiminto on Outlook-tilin määrittäminen. Sen jälkeen voit aloittaa sähköpostin vastaanottamisen ja lähettämisen, käyttää kalenteria, luoda yhteystietoja ja käsitellä Outlook-tehtäviä.

Asennus on automaattinen, jos käytit outlookin aiempaa versiota samassa tietokoneessa. Jos et tehnyt niin, automaattinen tilin määritys käynnistyy, kun käynnistät Outlookin ensimmäisen kerran ja opastat sinua prosessissa.

Sinua pyydetään antamaan nimesi, sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Tämä riittää yleensä, mutta jos automaattinen määritys epäonnistuu, Outlook pyytää lisätietoja, kuten postipalvelimen nimen. Jos sinulla ei ole tietoja, sähköpostipalveluntarjoajasi voi antaa sinulle tiedot.

Pikavalintapalkki

Pikavalintapalkki on tärkeä osa Outlookin käyttökokemusta. Se on helppo tapa siirtyä Outlookin suosituimpien ominaisuuksien välillä: sähköposti, Calendar, People ja tehtävät. Palkki on niiden vakiovälilehtien ja -valintanauhan lisäksi, jotka tarjoavat valikoiman työkaluja ja asetuksia, joiden avulla voit käyttää ja hallita Outlookia.

Pikavalintapalkissa näkyvien kohteiden muuttaminen

Voit määrittää, mitkä painikkeet (tai kuvakkeet) näkyvät pikavalintapalkissa ja missä järjestyksessä.

1. Valitse Lisää>siirtymisasetuksia.

2. Toimi Siirtymisasetukset-valintaikkunassa seuraavasti:
   

   • Jos haluat muuttaa palkissa näkyvien painikkeiden tai kuvakkeiden määrää, suurenna tai pienennä oletusasetusta 4 kohdassa Näkyvien kohteiden enimmäismäärä.
   • Jos haluat näyttää kuvakkeet nimien sijaan, valitse Järjestä siirtyminen -valintaruutu.
   • Jos haluat muuttaa painikkeiden tai kuvakkeiden järjestystä, valitse kohde Näytä tässä järjestyksessä -ruudussa ja valitse sitten Siirrä ylös tai Siirrä alas.

3. Valitse OK.

   Vihje

   Jos haluat peruuttaa tekemäsi muutokset tai vain haluat aloittaa alusta, valitse Palauta.

Sähköposti

Sähköpostin yhdistää sinut organisaatiosi sisä- ja ulkopuolisiin henkilöihin. Voit lisätä sähköpostiviesteihisi sähköisen allekirjoituksesi ja liitteitä.

Uuden sähköpostiviestin luominen

1. Valitse missä tahansa sähköpostikansiossa (esimerkiksi Saapuneet-kansiossa) Uusi sähköposti.
   Pikanäppäin: Voit luoda sähköpostiviestin painamalla CTRL+VAIHTO+M.
2. Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, valitse Lähetä.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin luominen.

Sähköpostin allekirjoituksen lisääminen viesteihin

Voit luoda henkilökohtaisia allekirjoituksia, jotka näkyvät viestiesi alareunassa. Allekirjoitukset voivat sisältää tekstiä, kuvia, sähköisen käyntikortin, logon tai jopa kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta.

Allekirjoituksen luominen

1. Valitse uudessa viestissä Allekirjoituksen>allekirjoitukset.

2. Valitse Viestin allekirjoitus -välilehdessä Uusi.

3. Kirjoita nimi ja valitse sitten OK.

4. Tee kohdassa Valitse oletusallekirjoitus seuraavat toimet:

   • Valitse Sähköpostitili-luettelosta sähköpostitili, jonka haluat liittää allekirjoitukseen.
   • Valitse Uudet viestit -luettelosta haluamasi allekirjoitus, jonka haluat lisätä automaattisesti kaikkiin uusiin sähköpostiviesteihin. Jos et halua allekirjoittaa sähköpostiviestejä automaattisesti, voit sivuuttaa tämän vaihtoehdon, koska oletusarvona on (ei mitään).
   • Valitse Vastatut/välitetyt-luettelosta allekirjoitus, jonka haluat lisätä automaattisesti, kun vastaat viesteihin tai välität niitä. Hyväksy muussa tapauksessa oletusasetus (ei mitään).

5. Kirjoita Allekirjoitus Muokkaa allekirjoitusta -kohtaan ja valitse sitten OK.

Allekirjoituksen lisääminen

• Valitse uudessa viestissä Allekirjoitus ja napsauta sitten haluamaasi allekirjoitusta.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin allekirjoituksen luominen ja lisääminen.

Sähköpostiviestin lähettäminen edelleen tai viestiin vastaaminen

1. Valitse valintanauhassa tai lukuruudussa Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen

2. Valitse Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruudussa yksi seuraavista:

   • Jos haluat lisätä vastaanottajan, napsauta asianmukaisessa ruudussa ja kirjoita vastaanottajan nimi.
   • Jos haluat poistaa vastaanottajan, napsauta asianmukaisessa ruudussa, valitse vastaanottajan nimi ja paina sitten Poista.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestiin vastaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen edelleen.

Liitetiedoston lisääminen sähköpostiviestiin

Voit jakaa tiedoston liittämällä sen viestiisi. Voit myös liittää muita Outlook-kohteita, kuten viestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.

1. Luo uusi viesti tai valitse aiemmin luotu viesti ja valitse Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen.
2. Valitse viesti-ikkunassa Viestin>liittäminen tiedosto.

Lisätietoja on aiheessa Tiedoston, viestin, yhteyshenkilön tai tehtävän liittäminen sähköpostiviestiin.

Sähköpostiviestin liitetiedoston avaaminen tai tallentaminen

Voit avata liitteen lukuruudusta tai avatusta viestistä. Kun olet avannut liitteen ja tarkastellut sitä, voit tallentaa sen. Jos viestissä on useampi kuin yksi liite, voit tallentaa ne ryhmänä tai yksi kerrallaan.

Liitteen avaaminen

Käytössä olevan Outlook-version mukaan liitteen avaamiseen voi olla useita vaihtoehtoja.

• Kaksoisnapsauta liitettä.

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden avaaminen.

Liitteen tallentaminen

1. Valitse liite lukuruudussa tai avatussa viestissä.
2. Valitse Liitteet-välilehden Toiminnot-ryhmässä Tallenna nimellä. Voit myös napsauttaa liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Tallenna nimellä.

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden tallentaminen.

Outlook for iOS:n tai Androidin asentaminen

	Jos käytät Outlook for iOS:ää tai Outlook for Androidia, luonnoksesi synkronoituvat automaattisesti mobiililaitteeseen. Siellä voit viimeistellä tietokoneella aloittamasi viestit, lisätä helposti liitteitä valokuvista tai kamerasta tai tallentaa muistiinpanoja kokouksen luonnoslehtiöstä Office Lensin avulla.

Kalenteri

Tapaamiset ja kokoukset ovat henkilökohtaisen ja liike-elämän sivutuote, ja kalenterisi on täydellinen väline molempien hallintaan. Outlookissa voit myös määrittää muistutuksia ajoitetuista tapahtumista.

Kalenteritapaamisen luominen

Outlookissa tapaamiset eivät ole samoja kuin kokoukset. Tapaamiset ovat kalenteriin ajoitettavia toimintoja, joihin ei liity muiden henkilöiden kutsumista tai resurssien, kuten kokoushuoneen tai laitteen, varaamista.

• Valitse Kalenteri-kansiossa Uusi tapaaminen. Voit myös napsauttaa kalenteriruudukon aikalohkoa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Uusi tapaaminen.
  Pikanäppäin: Luo tapaaminen painamalla CTRL+VAIHTO+A.

Lisätietoja on aiheessa Tapaamisen ajoittaminen.

Kokouksen ajoittaminen

Outlookissa kokous sisältää muita henkilöitä ja voi sisältää resursseja, kuten neuvotteluhuoneita. Saat vastaukset kokouspyyntöihisi Saapuneet-kansioon.

• Valitse Kalenteri-kansiossa Uusi kokous.

Pikanäppäin: Voit luoda uuden kokouspyynnön mistä tahansa Outlookin kansiosta painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+Q.

Lisätietoja on aiheessa Kokouksen järjestäminen.

Muistutuksen asettaminen

Muistutukset ponnahtavat ilmoitusikkunassa, joten et jää paitsi tärkeästä määräajasta. Voit määrittää tai poistaa muistutuksia lähes kaikille Outlookin toiminnoille, kuten sähköpostiviesteille, tapaamisille ja yhteystiedoille.

Tapaamiset ja kokoukset

• Avaa Tapaaminen tai Kokous ja valitse sitten avattavasta Muistutus-luetteloruudusta, kuinka kauan ennen tapaamista tai kokousta haluat saada siitä muistutuksen. Voit ottaa muistutuksen pois käytöstä valitsemalla Ei mitään.

Sähköpostiviestit, yhteyshenkilöt ja tehtävät

• Valitse Tunnisteet>Seuranta>Lisää muistutus.

Henkilöt

Ihmiset on yhteisnimitys henkilöille ja yrityksille, jotka muodostavat henkilökohtaisen elämäsi ja työelämäsi yhteystiedot. On täysin oman harkintasi varassa, kenet tai minkä lisäät yhteystiedoksi, vain itsesi tai yrityksesi asettamat säännöt voivat rajoittaa lisättäviä yhteystietoja. Yritykselläsi voi esimerkiksi olla sääntöjä, jotka koskevat viestintää tiettyjen ulkoisten sähköpostiosoitteiden kanssa.

Yhteyshenkilön luominen

Yhteystieto voi koostua yksinkertaisesti nimestä ja sähköpostiosoitteista, tai ne voivat sisältää lisätietoja, esimerkiksi katuosoitteita, puhelinnumeroita, kuvan ja syntymäpäiviä. Yhteystiedot ovat People-vaihtoehdon alapuolella Outlook-ikkunan vasemmassa alakulmassa olevassa pikanäppäinpalkissa.

• Valitse Henkilöt-kohdassa Uusi yhteyshenkilö.
  Pikanäppäin: Jos haluat luoda yhteystiedon mistä tahansa Outlookin kansiosta, paina näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+C.

Lisätietoja on aiheessa Yhteyshenkilön luominen tai lisääminen.

Outlook-osoitteiston yhteystietoluettelon hankkiminen

Osoitteistossa olevien yhteystietojen kopion tallentaminen on hyvä käytäntö. Outlook 2016 voit ladata yhteystietojen pilkuilla erotetun arvotiedoston (.csv) laitteeseesi ja avata sen Excelissä.

1. Avaa Outlook ja valitse Avaa tiedosto>& Vie>tuonti tai vienti.
   

2. Valitse ohjatussa tuonti- ja vientitoiminnossa Vie tiedostoon>Seuraava.

3. Valitse Pilkulla erotetut arvot ja valitse sitten Vie tiedostoon -sivulla Yhteystiedot kansioksi, johon tililtäsi viedään.
   

   Tärkeää

   Ennen kuin jatkat, varmista, että valitsemasi Yhteystiedot-kansio on liitetty sähköpostitiliisi. Tämä on erityisen tärkeää, jos teet nämä toimenpiteet toisen henkilön tietokoneessa.

4. Valitse Seuraava>selaa ja siirry sitten sijaintiin, johon haluat tallentaa pilkuin erotetut arvot (.csv) -tiedoston.

5. Kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten OK>Seuraava.
   

6. Aloita vientiprosessi valitsemalla Valmis.

   Huomautus

   Outlook ei näytä viestiä, kun vientiprosessi on valmis.

Yhteystiedot sisältävän .csv-tiedoston avaaminen

Vietävien yhteystietojen pilkuilla erotettu arvotiedosto (.csv) avataan yleensä Excelissä.

1. Selaa sijaintiin, johon tallensit .csv-tiedoston, ja avaa se.

2. Varmista, että yhteystiedot näkyvät tiedostossa.
   

   Huomautus

   Tiedostossa voi olla tyhjiä soluja. Se on normaalia.

3. Sulje tiedosto tekemättä muutoksia, jotta tiedoston tuonti eri laitteeseen, jossa on sama Outlook-versio tai toinen sähköpostipalvelu, ei ehkä onnistu.

Tehtävät

Kokeile Tehtävät-sovellusta tehtävien luomiseen ja hallintaan Outlookissa.

Tehtävän luominen

Monet käyttäjät kirjoittavat tehtäväluetteloita esimerkiksi paperilla tai laskentataulukossa olevaan luetteloon tai käyttävät jotakin paperin ja sähköisten tapojen yhdistelmää. Outlookissa voit yhdistää erilaisia luetteloita yhdeksi luetteloksi, saada muistutuksia ja seurata tehtävän edistymistä.

1. Avaa Outlook ja valitse Aloitus-välilehdenUusi-ryhmästäUudet kohteet.
2. Valitse Tehtävä, täytä tehtävälomake tarvittaessa ja valitse sitten Tallenna ja sulje.

Pikanäppäin Luo uusi tehtävä painamalla CTRL+VAIHTO+K.

Lisätietoja on aiheessa Tehtävien ja seurattavien kohteiden luominen.

Tehtävän määrittäminen

1. Valitse Tehtävät siirtymispalkissa.

2. Toimi seuraavasti:

   • Valitse uusi valintanauhassa tai luo tehtävä painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+K.
     tai
   • Avaa aiemmin luotu tehtävä.

3. Valitse Määritä tehtävä.
   

4. Toimi yhteystietolomakkeessa seuraavasti:

   • Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun nimi tai sähköpostiosoite.
   • Lisää Aihe, valitse Aloituspäivä ja Määräpäivä ja määritä Tila ja Prioriteetti tarpeen mukaan.
     
   • Hyväksy näiden kahden valintaruudun oletusvalinta tai poista sen valinta: Pidä tämän tehtävän päivitetty kopio tehtäväluettelossani ja Lähetä minulle tilaraportti, kun tämä tehtävä on valmis.
   • Tarvittaessa voit kirjoittaa viestin valintaruutujen alapuolella olevaan sisältölohkoon.

5. Jos haluat tehtävän toistuvan, valitse valintanauhasta Toistuminen , valitse haluamasi asetukset Tehtävän toistuminen -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

   Huomautus

   Jos määrität toistuvan tehtävän, tehtävän kopio säilyy tehtäväluettelossasi, mutta se ei koskaan päivity. Jos valitset Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu -valintaruudun, näyttöön tulee tilaraportti joka kerta, kun toistuva tehtävä on suoritettu.

6. Valitse Lähetä.

Määritetyn tehtävän hyväksyminen tai hylkääminen

Kun tehtävä on luotu ja määritetty sinulle, se näkyy Saapuneet-kansiossasi.

• Valitse lukuruudussa Hyväksy tai Hylkää.
  tai
  Avaa tehtävä, valitse valintanauhassa Hyväksy tai Hylkää . Valitse valitsemastasi vaihtoehdosta riippumatta joko Muokkaa vastausta ennen lähettämistä tai Lähetä vastaus nyt ja valitse sitten OK.

  Huomautus

  Hyväksytyt tehtävät näkyvät Outlookin tehtäväluettelossa.

Jos avaat tehtävän, voit vastata, vastata kaikille tai lähettää edelleen henkilölle, joka on määrittänyt tehtävän sinulle ja muille tarpeen mukaan. Voit myös lisätä kommentin viestilohkoon.

Tehtävän tarkasteleminen

1. Avaa Outlook ja valitse siirtymispalkissa .
2. Kaksoisnapsauta Tehtäväluettelo- tai Tehtävät-luettelossasi kohdetta, jolloin koko lomake tulee näkyviin.

Voit muuttaa tehtävien näyttötapaa milloin tahansa.

• Valitse Aloitus-välilehdenNykyinen näkymä - ryhmässä Muuta näkymää.
  

Tehtävän tulostaminen

Voit valita, miten tehtäväsi näytetään, ja tulostettavien kohteiden valinnan mukaan tulostaa sitten tehtävät taulukkotyylisinä tai muistiotyylisinä. Jos esimerkiksi valitset tulostettavaksi yhden tehtävän, ainoa tulostusvaihtoehto on Muistiotyyli. Jos taas valitset luettelon, kuten Tehtävät-luettelon, vaihtoehtona on myös Taulukkotyyli.

1. Valitse .
2. Valitse yksi tehtävä jostakin kansiosta – To-Do luettelo tai tehtäväluettelo – tai valitse kansio.
3. ValitseTiedostotulostus> ja valitse muoto (jos käytettävissä) asetuksista.

Sähköpostiviestin, yhteystietojen tai kalenterimerkinnän tulostaminen

Outlookissa voit tulostaa kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteystietoja, kalenterikohteita tai suurempia näkymiä, kuten kalentereita, osoitteistoja tai postikansioiden sisältöluetteloita.

1. Valitse outlookissa kohde tai kansio, jonka haluat tulostaa.
2. ValitseTiedostotulostus>.

Lisätietoja on aiheessa Kohteiden tulostaminen Outlookissa.