Parhaat kysymykset uloskuittaamisesta, sisäänkuittaamisesta ja versiotiedoista

Miten voit kirjata ulos, sisään tai hylätä kirjaston tiedostoihin tehdyt muutokset.

Ei, tiedoston uloskuikkaus muuttaa vain tiedoston ehdon niin, että vain sinä voit muokata tiedostoa.

Jos tallennat tiedoston ulos etkä tallenna sitä takaisin, muutoksia ei tallenneta. Jos haluat säilyttää muutokset, tallenna tiedosto aina.

Tiedoston tallennus riippuu editorista tai työkalusta. Jos muokkaat tekstitiedostoa verkossa, valitse Tallenna. Jos kuitenkin muokkaat Microsoft 365, kuten Wordissa tai Excelissä, voit sulkea asiakirjan ja se tallennetaan automaattisesti.

Jos olet check a file out, save it, and then discard the check out, your changes will be saved back to the library.

Oletusarvoisesti kuka tahansa, jolla on tiedostokirjaston muokkausoikeudet, voi muuttaa tiedostoa. Voit kuitenkin määrittää kirjaston edellytettäväksi, että joku uloskuiistaa tiedoston ennen sen vaihtamista.

Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat oikeudet tehdä tämä asetus.

  1. Avaa kirjasto, johon haluat tehdä ulos rastin.

  2. Valitse SharePoint-kohdassa Asetukset Rattaan muotoinen asetuspainike ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

    Asetusvalikko, jossa Kirjaston asetukset on valittuna

    Valitse SharePoint 2013 ja SharePoint 2016-kohdassa Sivuja sitten Kirjaston asetukset.

    SharePoint-kirjaston Asetukset-painike valintanauhassa.
  3. Valitse Asetukset-sivulla Versioasetukset.

    Kirjaston asetusten valintaikkuna, jossa Versiotiedot on valittu.
  4. Vieritä Versioasetukset-sivulla alaspäin ja valitse Kyllä, jos haluat, että asiakirjat kuitataan ulos, ennen kuin niitä voi muokata.

    Asetukset Valintaikkuna, jossa Kyllä näkyy korostettuna Edellytä, että asiakirjat kuitataan ulos muokatta-ruudussa

Tiedostokirjaston avulla jäsenet, joilla on muokkausoikeudet, voivat oletusarvoisesti muokata ja muokata tiedostoja kuitaamatta niitä ulos. Voit estää tämän ottaminen käyttöön kirjastossa vaadittavan ulos rastittamisen. Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat oikeudet tehdä tämä asetus.

  1. Avaa kirjasto, johon haluat tehdä ulos rastin.

  2. Valitse SharePoint-kohdassa Asetukset Rattaan muotoinen asetuspainike ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

    Asetusvalikko, jossa Kirjaston asetukset on valittuna

    Valitse SharePoint 2013 ja SharePoint 2016-kohdassa Sivuja sitten Kirjaston asetukset.

    SharePoint-kirjaston Asetukset-painike valintanauhassa.
  3. Valitse Asetukset-sivulla Versioasetukset.

    Kirjaston asetusten valintaikkuna, jossa Versiotiedot on valittu.
  4. Vieritä Versioasetukset-sivulla alaspäin ja valitse Kyllä, jos haluat, että asiakirjat kuitataan ulos, ennen kuin niitä voi muokata.

    Asetukset Valintaikkuna, jossa Kyllä näkyy korostettuna Edellytä, että asiakirjat kuitataan ulos muokatta-ruudussa

Nopea tapa nähdä, kenellä on sarake kuitattu ulos, on pitää osoitinta Kuitattu ulos -kuvakkeen kuvakkeen kuva näkyviin vihje, joka kertoo, kuka on kuitistanut tiedoston ulos.

Voit myös lisätä Uloskuittaaja-sarakkeen kirjaston oletusnäkymään. Tällä tavalla kaikki näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Lisätietoja Uloskuittaaja-sarakkeen lisääSharePoint on kohdassa Luettelon tai kirjaston sarakkeen luominen.

Lisätietoja

Versiotietojen käyttäminen luo historian tiedostoon tehdyistä muutoksista pääversioiden tai pää- ja aliversioiden julkaisuista.

Versiohistoriasta poistettu aliversio

Versioimisen käyttöönottaaminen

Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa

Vedä tiedostoja kirjastoon valitsemalla Lisää

Vetäminen ja pudottaminen   

Yleisin tapa ladata tiedostoja on vetää niitä tietokoneesta tai verkkokansiosta tiedostokirjastoon. Avaa ensin sivustossa oleva kirjasto. Etsi sitten tietokoneesta tiedostot, jotka haluat ladata, ja valitse ja vedä ne kirjastossa olevaan kohtaan, jossa lukee vedä tiedostot tähän.

Jos et näe tiedostojen vetäminen ja pudottaminen -vaihtoehtoa, asenna selainohjelmiston tai Microsoft Officen uusin versio. Tämä toiminto edellyttää vähintään Office 2013:a tai Microsoft Edgen, Internet Explorerin, Firefoxin tai Chromen uusinta versiota.

Avoin Resurssienhallinta-ikkuna

Avaa Resurssienhallinnassa -komennon käyttäminen   

Komento avaa Windowsin Resurssienhallinnan tietokoneessa, mutta näyttää sivustoa ylläpitävän palvelintietokoneen kansiorakenteen. Joskus haluat ehkä kopioida tai siirtää useita tiedostoja kirjastosta toiseen.

Huomautus: Avaa Resurssienhallinnassa SharePoint 2013 ja SharePoint 2016 tai Näytä Resurssienhallinnassa resurssienhallinnassa - SharePoint toimii vain Internet Explorer 10:ssä tai 11:ssä. Microsoft Edge, Google Chrome tai Mozilla FireFox eivät tue sitä.

Saatat esimerkiksi haluta siirtää kaikki yli vuosi sitten luodut tiedostot toiseen kirjastoon arkistointia varten. Saatat myös haluta kopioida tiedostoja omasta kirjastostasi saman sivuston toiseen, alisivustossa sijaitsevaan kirjastoon, kun vaihdat työryhmiä.

Voit myös muokata kansioiden sisältöä esimerkiksi kopioimalla ja poistamalla tiedostoja tai nimeämällä niitä uudelleen.

Tiedostojen vetäminen kirjastoon

Uusi tiedosto -komennon käyttäminen   

Valitse Luo uusi tiedosto -kuvaselitteessä LATAA AIEMMIN LUOTU TIEDOSTO. Voit ladata yksittäisiä tiedostoja näkyviin tulevassa valintaikkunassa valitsemalla Selaa.

Tämän menetelmän etuna on se, että se toimii kaikissa selaimissa selaimen versiosta riippumatta.

Muita uloskuittaamiseen, sisäänkuittaamiseen ja versioihin liittyviä vihjeitä   

Käytit mitä lataamisvaihtoehtoa tahansa, huomioi seuraavat asiat, kun käytät uloskuittausta, sisäänkuittausta ja versiotietoja:

  • Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Muut voivat tarkastella tiedostoa ja tehdä muutoksia siihen vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.

  • Jos kirjasto on määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit tavallisesti lisätä ladatun tiedoston uutena versiona osaksi tiedoston versiohistoriaa.

  • Jos kirjastossa edellytetään arvojen, kuten osastojen nimen tai projektinumeron, lisäämistä kirjaston sarakkeisiin, arvoja on muokattava ja tiedosto on kuitattava sisään, ennen kuin lataustoiminto on valmis.

Lisätietoja

Voit saada uuden tiedoston, joka lisätään uudesta versiosta, tutustumalla poistumiseen ja korvaamalla kaiken sisällön uudella versiolla. Kun uloskuitattu versio on muokattu, kuitata se takaisin sisään. SharePoint luo uuden kopion ja säilyttää aiemmat versiot (tämä antaa sinulle määrityksen). Lisätietoja versiotiedoista on artikkelissa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?

Ei, valitettavasti SharePoint-ympäristössä ei ole keinoa asettaa muistutusta tai saada tiedoston uloskuittamispäivämäärää. Ohjelmointirajapinnat sallivat sen, mutta ne edellyttävät mukautetun ohjelman kirjoitointia. Keskustele järjestelmänvalvojan tai sivuston suunnittelutyökalun kanssa.

Katsele visuaalisesti uloskuitattu -kuvaketta kuvakkeen kuvatai lisää Uloskuitattu-sarake kirjastoon. Lisätietoja Uloskuittaaja-sarakkeen lisääSharePoint on kohdassa Luettelon tai kirjaston sarakkeen luominen.

Jos lataat tiedostoja kirjastoon, joka edellyttää tiedostojen kuittamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinulle. Näet tiedostot, mutta muut eivät voi, ja se on helppo jättää huomiotta. Ennen kuin muut voivat tarkastella tai muokata tiedostoja, varmista, että täytät tarvittavat ominaisuudet ja tarkistat sitten tiedostot.

Lisätietoja

Kun joku lähettää sinulle linkin SharePoint-tiedostoon ja napsautat linkkiä, tarkista aina, lukeeko otsikkorivillä vain luku, ennen kuin aloitat muokkaamisen. Jos lukee, ja uloskuittaus on käytössä kirjastossa, tiedosto on ensin kuitattava ulos. Voit siirtyä kirjastoon tarkistamalla kirjaston URL-osoitteen ja kirjoittamalla sen selaimeen.

Jos tiedosto on Word-, Excel-, PowerPoint- tai jokin muu Office-tiedosto, voit kuitata sen ulos vielä helpommin. Ota tiedoston Muokkaustila käyttöön, napsauta Tiedosto-välilehteä ja kuittaa tiedosto ulos tarvittaessa Versionhallinta-painikkeen avulla.

Huomaa, että joku muu on jo saattanut kuitata tiedoston ulos, jolloin Kuittaa ulos -komento ei ole käytettävissä.

Kuinka usein olet nähnyt tämän?

Sanomaruutu, jossa voit valita, että uloskuitattu tiedosto tallennetaan paikallisten luonnosten kansioon

Paikallisten luonnosten toiminto on ollut käytössä jo useissa ohjelmistoversioissa. Valitsemalla Käytä paikallista luonnosten kansiota voit viedä tiedoston offline-tilaan, mikä helpottaa tiedoston löytämistä tietokoneesta, jos haluat avata sen myöhemmin, kun sinulla ei ole verkkoyhteyttä. Oletusarvoisesti kansion nimi on SharePoint-luonnokset ja se sijaitsee Tiedostot- tai Omat tiedostot -kansiossa. Edellä kuvattu valintaruutu ei tule näkyviin, jos valitset useita tiedostoja uloskuittausta varten.

Ajat ovat kuitenkin muuttuneet. Jos haluat käyttää tiedostoja offline-tilassa, sinun on parasta käyttää Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive, jolloin voit siirtää minkä tahansa tiedostokirjaston offline-tilaan ja synkronoida muutokset automaattisesti. Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive toimitetaan Office 2013:n mukana, ja saatavilla on myös erillinen versio.

Lisätietoja

Kansioihin järjestetyssä kirjastossa on usein oletusnäkymä, joka näyttää kaikki kansiot. Jos haluat kuitata sisään useita tiedostoja useaan eri kansioon, luo uusi sisentämätön näkymä, joka näyttää kaikki kirjaston tiedostot yhdessä näkymässä ilman kansioita. Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa näkymää -sivun Kansiot-kohdassa Näytä kaikki kohteet ilman kansioita. Tämän jälkeen voit kasvattaa näytettävien tiedostojen määrää määrittämällä suuremman arvon Kohderajoitus-osion kohtaan Näytettävien kohteiden määrä. Tämä helpottaa kaikkien sisäänkuitattavien tiedostojen valitsemista yhdellä kertaa.

Lisätietoja

Jos olet synkronoinut kirjaston Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive kanssa, voit silti kirjata tiedostoja ulos selaimessa. Näet Uloskuitattu-kuvakkeen kuvakkeen kuva osoittaa, että tiedosto on kuitattu ulos. Laitteesi paikallisessa kansiossa ei kuitenkaan ole Kuitattu ulos -kuvaketta, koska paikallisessa kansiossa ei ole tietoa tiedoston ulos- ja sisäänkuivaamiseen SharePointissa.

Voit kuitenkin tehdä paikallisessa kansiossa näin:

  1. Napsauta tiedoston nimeä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Näytä verkossa tai Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveja valitse sitten Siirry selaimeen.

Nyt voit tarkistaa SharePoint-kirjaston tiedostojen ulos-/sisäänkuittauksen tilan.

Sinun ei tarvitse odottaa, että toinen käyttäjä palaa lomaltaan.

Sivuston tai kirjaston järjestelmänvalvoja, jolla on Ohita uloskuittaus -oikeus, voi kuitata tiedoston sisään tai hylätä toisen käyttäjän tekemän tiedoston uloskuittauksen. Ota kuitenkin huomioon toiminnon seuraukset. Lomalla oleva työtoveri haluaa ehkä lisätä omaan paikalliseen kopioon tekemänsä muutokset kirjastossa olevaan tiedostoon, jolloin nämä kaksi versiota on sovitettava yhteen joko manuaalisesti tai käyttämällä esimerkiksi Wordin tai Excelin vertailutyökaluja.

Lisätietoja

Lyhyesti sanottuna tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaus on menetelmä, jossa tiedosto lukitaan yhdelle käyttäjälle muokkaamista varten ja vapautetaan sitten takaisin muiden käytettäväksi. Kun luot kirjastoja, järjestät tiedostoja ja suunnittelet ryhmien yhteistyötä, mieti, mikä yhteistyömalli olisi sopivin. Tiedostoja voi käsitellä yhdessä muiden kanssa monella tavalla. Seuraavan taulukon avulla voit valita sopivimman yhteiskäyttötavan.

Yhteistyömalli

Tyypilliset käyttökohteet

Parhaat käytännöt

Epävirallinen

Ryhmän päivittäiset asiakirjat, pienet tai epäsäännölliset muokkaukset, ajoittaiset muokkausristiriidat

Poista uloskuittausvaatimus käytöstä (kirjaston oletusasetus). Yksittäisiä tiedostoja voi silti kuitata ulos tarpeen mukaan.

Yhteismuokkaaminen

Tiedostojen reaaliaikainen yhteiskäyttö käyttämällä asiakastietokoneissa olevia Office-tuotteita ja Officen verkkoversioa

Poista uloskuittausvaatimus käytöstä ja vältä tiedostojen uloskuittaamista, koska se on ristiriidassa yhteismuokkaamisen kanssa.

Virallinen

Vaiheittainen kommentointi ja tarkistus sekä asiakirjan hyväksyntä

Ota uloskuittausvaatimus käyttöön.

Tässä on muutamia muita vihjeitä ja vinkkejä uloskuittauksen käyttämiseen kirjastossa:

  • Vältä tiedostojen pitämistä uloskuitattuna liian kauan. 

  • Lisää Uloskuittaaja-sarake kirjaston oletusnäkymään. Näin muut näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Jos tämä sarake ei ole näkymässä, voit silti pitää hiiren osoitinta Kuitattu ulos -kuvakkeen kuvakkeen kuva näkyviin vihjeen, joka kertoo, kuka on kuitistanut tiedoston ulos.

  • Kysy ennen kuin ohitat jonkun toisen uloskuikin.

  • Vältä muokkaamasta tiedostoja, jotka on jo kuitattu ulos.

  • Muista, että muutokset eivät näy muille, ennen kuin ne on kuitattu sisään.

Lisätietoja

Jos ongelmia tai odottamatonta toimintaa esiintyy edelleen, voit lähettää palvelupyynnön.

Ota yhteyttä business-tuotteiden tukeen – järjestelmänvalvojan ohje

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Microsoft Office Insidersiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteesta!

×