Project manageriksi voit viestiä useiden projektien sidos ryhmien kanssa – projekti tehtäviä suorittavien tiimin jäsenten kanssa organisaation johtajille ja projekti asiakkaille. Koska viestintä on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta ja koska voit kommunikoida erityyppisiä tietoja eri sidos ryhmille, tarvitset vankan projekti viestintä paketin. Voit käyttää Project Web AppProject Online-tila uksen kautta, jos haluat toteuttaa viestintä pakettisi monia asioita ja vaihtaa oikeanlaisia tietoja oikeisiin henkilöihin.
Tämän artikkelin sisältö
Miksi Project Communication on niin tärkeä?
Jos sinulla on niin paljon ihmisiä, joilla on suuri tai pieni osa yhtä projektia, kommunikaation merkitys projektin onnistumisen tai epäonnistumisen kannalta on valtava. Kun viestintä puuttuu, projekti voi toimia väärin, kuten oletuksia, päällekkäistä työtä tai sen vasta kohtia. Lisäksi sidos ryhmät saattavat tuntea olevansa eristyksissä olevissa siiloissa, ennenkuulumattomia ja ei-tuettuja, mikä voi johtaa köyhään moraaliin ja tuottavuuden vähenemiseen.
Toisaalta, kun viestintä on hyvä, projektissasi voi olla prosessien tehokkuutta, tunnistamista ja ongelmien ja riskien ehkäisemistä, innovatiivista ongelman ratkaisua ja päätöksen tekoa ääni faktojen perusteella. Hyvän kommunikaation edistäminen projektissa parantaa projektin todennäköisyyttä aika taulussa ja budjetissa.
Mikä on hyvä viestintä, anyway? Se vaihtaa oikeat tiedot oikeisiin henkilöihin. Varmistamalla, että sidos ryhmiä kuullaan kaikilla tasoilla. Ottaa kanavat käyttöön muodollisille ja epämuodollisille keskusteluille, jotka siirtävät projektia eteenpäin kohti tavoitettaan.
Projektin viestinnän parhaat käytännöt
Oikea aika ajatella projekti viestintää on, kun olet projektin suunnittelu vaiheessa. Viestintä prosessien kehittämisen lisääminen projektin ensimmäisten tehtävien joukkoon voi viestittää tiimille, joka kommunikoi tehokkaasti, on tiimin jäsenten tehtävä ja se on avain projektin onnistumiseen.
Seuraavissa kohdissa kerrotaan neljä kysymystä siitä, miten viestintää käsitellään projektin aikana ja miten voit koota vasta ukset viestintä pakettiin, joka toimii kaikille.
Kenen kanssa sinun pitää viestiä?
Sinun on oltava yhteydessä kaikkiin, joilla on kiinnostusta tai joilla on osuutensa projektin onnistumiseen, eli projektin sidos ryhmiin. Mieti, keitä nämä sidos ryhmät ovat. Ne ovat todennäköisesti organisaation eri tasoilla, ja jotkin voivat olla organisaatiosi ulkopuolisia. Seuraavassa on joitakin mahdollisia projektin sidos ryhmiä:
-
Projekti ryhmän jäsenet. Nämä henkilöt tekevät projektin todellisen työn.
-
Projekti portfolion valvoja. Jos sinulla on suurempi organisaatio, joka suorittaa useita projekteja samanaikaisesti, sinun on ehkä otettava yhteyttä portfolion valvojaan.
-
Resurssienhallinta. Jos organisaatiosi on pitkälti hankepohjainen, sinun on ehkä tehtävä tiivistä yhteistyötä resurssi päälliköksi, joka varmistaa, että eri projekteille on käytettävissä oikeat taito joukot.
-
Johto. Ylemmän johdon on yleensä tiedettävä, miten projekti on käynnissä, erityisesti aika taulun ja kustannusten kannalta.
-
Sponsori tai asiakas. Voi olla sponsori tai asiakas, joka eroaa hallinnosta ja kuka maksaa projektista.
-
Loppu käyttäjän edustaja. Tämä henkilö edustaa niitä, jotka todennäköisesti hyödyttävät projektia tai muutoin vaikuttavat siihen, kun se on valmis.
Millaisia tietoja he tarvitsevat?
Koska viestinnän ensimmäinen sääntö on tuntea yleisösi, saat eniten tietoa viestintä investoinnista, kun räätälöit viestintää kunkin sidos ryhmä ryhmän tarpeiden mukaan.
Esimerkiksi projekti tiimin jäsenten on tiedettävä tehtävät, joihin heidät on määritetty, ja kuka niiden tehtävien mukaan on, jotta he voivat tehdä työnsä. Niiden on todennäköisesti myös joskus tarkasteltava koko projektin aika taulua, jotta niiden laajuus säilyy hyvänä ja keskittyneenä.
Toisin kuin tiimin jäsenet, jotka tarvitsevat tärkeät tiedot, johtajat tai projektin sponsorit vaativat erittäin korkean tason yhteenvedon projektin sujumisesta. He ovat eniten huolissaan projektin aika taulusta ja budjetista ja haluavat tietää, onko projekti oikeilla jäljillä tavoitteidensa saavuttamiseksi.
Tutustu sidos ryhmien luetteloon ja mieti projektia niiden näkö kulmasta. Tämän avulla voit selvittää, mitä tietoja heidän kanssaan voi vaihtaa, ja missä muodossa tiedon siirron pitäisi olla. Voit myös keskustella sidos ryhmien kanssa ja selvittää, mitä ja miten he haluavat viestiä.
Kuinka usein eri viestintä tapoja on tapahduttava?
Yritä löytää oikea tasa paino: liian vähän viestintää ja projekti uhkaa enemmän vahinkoja kuin sen pitäisi; liian paljon viestintää ja ärsyttänyt sidos ryhmät tuntevat ponnistelut ovat busywork, jotka häiritsevät aikaa toteuttaa tai valvoa hanketta.
Viikoittaiset tila raportit ja tunti lomakkeet ovat jokseenkin vakio aikataulu päivityksiä aika tauluun, vaikkakin usein 20 minuutin päivittäiset "stand up"-koko uksia suositellaan. Myös sponsorit ja asiakkaat voivat haluta viikoittain yhteenvedon projektin aika taulusta ja kustannus tehokkuudesta. Jos olet kuitattava sisään portfolion valvojan tai loppu käyttäjän edusta Jana, viestintä voidaan ehkä tehdä kuukausittain tai jopa neljännesvuosittain.
Jokainen projekti ja sen viestintä tarpeet ovat erilaiset. Harkitse tarkkaan viestinnän tiheyttä eri sidos ryhmien kanssa projektissa. Keskus Tele sidos ryhmien kanssa siitä, mitä he tarvitsevat ja on halukas tekemään muutoksia, jotka sopivat projektiin ja sen ihmisiin.
Mitä teknologiaa käytetään tietojen vaihtoon?
Tutustu organisaation omiin ja sidos ryhmien käytettävissä oleviin teknologia resursseihin. Usein on tapana järjestää säännöllisiä tapaamisia kasvokkain ja vaihtaa tietoja sähköpostitse. Koko uksen järjestäminen, kuten Skype for Business, saattaa olla oleellista maantieteellisesti hajallaan oleville sidos ryhmille, ja se voi sisältää ääntä, videota, näytön jakamista ja virtuaalisen luonnos lehtiön. Pikaviestintä voi olla välitön ja sähkö postin kannalta parempi asia, ja sen avulla sidos ryhmät voivat saada tarvitsemiaan tietoja nopeammin. Yammerin kaltaisella työkalulla ryhmäsi voi yhdistää toisiinsa yksityisessä sosiaalisessa verkostossa. Voit jakaa tietoja, keskustella prosessista, ratkaista ongelmia ja tehdä päätöksiä.
Mitä ikinä päätätte, yritä käyttää kaikkia miellyttäviä teknologia työkaluja. Älä kuitenkaan halua yrittää uutta teknologiaa, jos se sopii projektin ja tiimin tarpeisiin, tai jos haluat palata "vanhanaikaiseen" viestintä menetelmään, jos se on parasta. Tarkoituksena on helpottaa yhteistyötä projekti tiimissä.
Projektin viestintä paketin luominen
Kun olet tunnistanut sidos ryhmät ja määrittänyt, millaisia tiedon vaihto tyyppejä ne tarvitsevat ja kuinka usein, olet valmis luomaan projektin viestintä paketin. Sitä ei tarvitse laatia. Se voi olla vain yhden sivun tiivistelmä tai yksinkertainen taulukko, joka tisittää, mitä olet oppinut, ja asettaa vaiheen hyvään viestintään koko projektin elin kaaren ajan.
Julkaise viestintä suunnitelmat projektisi kanssa, jotta kaikki sidos ryhmät voivat käyttää sitä milloin tahansa. Uudelleen säännöllisin väli ajoin. Projektin olosuhteiden muuttaminen voi oikeuttaa säännöllisen viestinnän strategioiden muuttamiseen. Siirtyminen projektin vaiheesta toiseen, esimerkiksi suunnittelusta suoritukseen tai toteutuksesta päättämiseen, saattaa myös edellyttää erilaisia viestintä tarpeita.
Viestintä paketin julkaiseminen Project Onlinessa
Sinulla on monia vaihto ehtoja, joiden avulla voit helpottaa viestintää Project Web App kanssa Project Online. Aluksi voit lisätä viestintä paketin sekä kaikki muut projektiin liittyvät asia kirjat projektin tiedosto kirjastoon.
-
Valitse pikakäynnistyksessä projektit.
-
Valitse Projekti keskuksessasen projektin nimi, johon haluat lisätä viestintä paketin.
-
Valitse pikakäynnistyksessä tiedostot. Projektin asia kirjat -sivu avautuu.
-
Valitse Valikko riviltä Lataa.
-
Selaa tiedosto järjestelmää ja Etsi ja valitse viestintä sopimus ja valitse sitten Avaa. Tiedosto lisätään projektin tiedosto kirjastoon.
Näytä tiimin jäsenet, miten projektin aika taulua voi käyttää
Työryhmän jäsenet käyttävät useimmiten Project Online, kun he lähettävät työaika raportteja tai antavat tehtävien edistymistä. He voivat myös käyttää täydellistä aika taulua – olennaisia projektin kokonaiskuvan näkemiseen sekä ymmärrystä siitä, kuka odottaa heidän tehtäviensä valmistumista.
-
Valitse pikakäynnistyksessä projektit.
-
Valitse projekti keskuksessaprojektin nimi. Projekti avautuu ja siinä näkyvät kaikki tehtävät, jotka on varattu tehtäviin, kun ne on ajoitettu alkamaan ja päättymään, mitkä tehtävät ovat riippuvaisia toisistaan ja paljon muuta.
Tunnista ja Määritä oikeat raportit
Projekti viestinnän pääosa on raportointia. Voit tunnistaa, määrittää ja suorittaa säännöllisin väli ajoin raportteja, joita työryhmän jäsenet, portfolion valvoja, resurssi esimies, ylempi hallinta, asiakkaat ja muut sidos ryhmät tarvitsevat.
Project Web Appissa on joukko esimerkki raportteja, joiden avulla pääset alkuun raportoinnin perustoiminnoista. Esimerkki raportit ovat seuraavat:
-
Projektin yleiskatsauksen koonti näyttö
-
Projektin yleiskatsaus
-
Resurssin yleiskatsaus
-
Jos haluat nähdä malli raportit, valitse pikakäynnistyspalkissa raportit.
-
Valitse näkyviin tulevassa PWA- raportit -sivulla haluamasi kieli. Kolme esimerkki raporttia on lueteltu.
-
Jos haluat avata raportin Excelin verkkoversio, napsauta raportin nimeä.
Katso myös
Työaikaraporttien määrittäminen
Mitä työryhmän jäsenet voivat tehdä Project Onlinessa?
Esimerkki raportit Project Onlinessa
Projektitietojen kanssa käytettävissä olevat raportointityökalut
