Whiteboard tarjoaa tilan, jossa voitte ajatella yhdessä, kokeilla erilaisia ideoita ja luoda parhaan suunnitelman. Whiteboard on täysin integroitu Microsoft Teamsiin, mikä helpottaa projektien suunnittelua ennen Teams-kokousta, sen aikana ja sen jälkeen.
Tutustu näihin vinkkeihin, joiden avulla saat Whiteboardista parhaan mahdollisen hyödyn irti seuraavassa suunnittelukokouksessasi.
Valmistele Whiteboard etukäteen
Seuraavassa on ehdotuksia Whiteboardin valmistelemiseen ennen kokousta:
-
Luo uusi whiteboard tauluvalitsimen näytöstä.
-
Valitse Luo-paneelissa Mallit > Projektisuunnittelu.
-
Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva malli. Valitse esimerkiksi Päivittäinen pikakokous -malli, jos haluat seurata työmäärää ja jokapäiväisiä tehtäviä. Tai valitse Projektin aloitus, jos haluat määritellä tiimisi pitkän aikavälin tavoitteet.
-
Mukauta malli omiin tarpeisiisi. Voit esimerkiksi lisätä lisämerkintöjä, muuttaa värejä tai lisätä korostusnuolia.
-
Lataa kuvia tai asiaankuuluvia asiakirjoja PDF-tiedostoina.
-
Lisätietoja on artikkelissaWhiteboardin ominaisuudet ja toiminnot
Kun taulu on valmis, voit lähettää linkin tiimillesi.
Hallitse esitystä
Kun kokous alkaa, noudata seuraavia vaiheita taulun jakamiseksi:
-
Valitse Jaa -kuvake kokouksen jakamisalueella.
-
Valitse Whiteboard-osiossa Microsoft Whiteboard.
Tauluvalitsinnäkymä avautuu. Voit valita jo valmistelemasi taulun luettelosta tai aloittaa uuden taulun.
Seuraavassa on joitakin muita Whiteboard-ominaisuuksia, joita voit käyttää kokouksen aikana:
-
Ohjaa tiimisi huomio laserosoitin työkalulla.
-
Käytä korostustyökalua tai nuolinäppäimiä keskeisten käsitteiden korostamiseen.
-
Lisää uusia muistilappuja, jotta pysyt ajan tasalla keskustelusta.
Pidä tiimisi sitoutuneena
Muistuta tiimiäsi siitä, että he voivat tehdä reaaliaikaista yhteistyötä seuraavien työkalujen avulla:
-
Lisää muistilappuja, jotta pysyt ajan tasalla uusista ideoista.
-
Käytä ideoista äänestämiseen muistilappujen reaktioita, kuten valintamerkkejä tai hymiöitä.
-
Piirrä taululle tai käsinkirjoita muistiinpanoja käsinkirjoitustyökalulla.
-
Lataa kuvia, mukaan lukien kuvapankkikuvia Bingistä.
Yhteistyökursorien avulla on helppo seurata, ketkä kokousosallistujat tekevät mitäkin muutoksia.
Toteuta suunnitelmasi!
Seuraavassa on muutamia ehdotuksia siitä, miten kokouksen jälkeen voit seurata tilannetta ja pitää tiimisi ajan tasalla:
-
Lähetä osallistujille viesti, jossa on tulos ja mahdolliset seurannat. Voit myös lisätä linkin Whiteboardiin.
-
Muistuta kokouksen osallistujia siitä, että he löytävät Whiteboardin tauluvalitsimesta.
-
Lähetä tilannekuva valmiista Whiteboardista kaikille, jotka eivät päässeet kokoukseen. Valitse Asetukset-valikosta Vie kuva.
-
Lisätietoja on kohdassa Jatka työskentelyä Whiteboardissa kokouksen jälkeen.
Järjestä säännöllisiä suunnitteluistuntoja Whiteboardin avulla
Jos haluat järjestää säännöllisiä suunnittelukokouksia, toimi seuraavasti:
Luo Teamsissa suunnittelukanava ja lisää whiteboard.
-
Siirry tiimiisi Teamsissa ja valitse . . . -valikko ja lisää kanava. Sen nimen pitäisi olla ajanjakso, jota suunnittelet (esimerkiksi Ensimmäinen vuosineljännes).
-
Valitse millä tahansa kanavalla yläreunassa +-painike, etsi Whiteboard ja valitse sitten Tallenna.
-
Luonnoslehtiö on liitetty kanavaan, ja voit aloittaa suunnittelun.
-
Varmista, että tiimisi tietää kanavasta ja taulusta, @mainitsemalla heidät Teamsissa.
Suunnitteluprosessin viimeisteleminen
-
Suunnittele taulun rakenne projektisuunnittelumallin avulla tai luo oma malli.
-
Kirjoita ohjeet selkeään paikkaan taululla, jotta työryhmän jäsenet osaavat käyttää sitä.
-
Jotkin ohjeet voivat sisältää tiettyjen värien määrittämisen osoittamaan, mihin alueisiin tietyt ominaisuudet kuuluvat, mitkä reaktiot edustavat ominaisuuden hyväksyntää ja niin edelleen.
-
Ohjeista tiimin jäseniä täyttämään keskeneräiset kohteet tauluun värikoodatuilla muistilapuilla.
-
Suunnitteluun liittyvien kokousten aikana taulun avulla voit siirtää kohteita keskeneräisten viestien ympärille ja helpottaa niihin liittyviä keskusteluja.
-
Kun suunnitelma on määritetty, siirrä se projektinhallintajärjestelmään.
