Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit viedä Outlookin sähköpostin, kalenterin ja tehtävät .pst-tiedostoon ja tuoda sitten tiedot toiseen sähköpostitiliin. Voit myös käyttää .pst-tiedostoa varmuuskopiona siltä varalta, että menetät Outlook-tietosi.
Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on Microsoft 365 -postilaatikko ja Gmail-tili. Voit lisätä molemmat Outlookiin. Tämän jälkeen voit viedä Gmail-tilin kohteita ja tuoda ne Microsoft 365 -postilaatikkoon Outlookin avulla.
Lisätietoja kohteiden tuomisesta viemisen jälkeen on artikkelissa Sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin tuominen Outlookin .pst-tiedostosta.
Ennen aloittamista
Ennen kuin aloitat viennin, sinun on tehtävä muutamia toimia, jotta vienti sujuu ongelmitta.
-
Outlookissa voi olla useita sähköpostitilejä. Varmista, että valitset oikean sähköpostitilin, ennen kuin aloitat viennin.
-
Postilaatikon siivoaminen: Postilaatikon koon hallinta. Tallenna haluamasi sisältö ja jätä loput jälkeen.
-
Outlook on oletusarvoisesti määritetty lataamaan sähköpostit viimeisen vuoden ajalta. Jos haluat viedä kaikki sähköpostisi, avaa Outlook, valitse Tiliasetukset > Tilin nimi ja synkronointiasetukset ja siirrä liukusäädin kohtaan Kaikki.
-
Varmista, ettet vie .pst-tiedostoa OneDrive-sijaintiin. Jos sinulla on automaattinen synkronointi, varmista, että se ei synkronoidu OneDrive-sijaintiin. OneDrive estää Outlookin .pst-tiedostojen automaattisen synkronoinnin.
Sähköpostiviestien, yhteystietojen ja kalenterikohteiden vieminen Outlookista .pst-tiedostoon
Valitse seuraavista vientiohjeiden luettelosta.
Lisää Microsoft 365 -sähköpostitilisi Outlook-sovellukseen, kuten Outlook for Microsoft 365:een, Outlook 2016:een tai 2013:een. Tämän jälkeen voit käyttää Outlookia sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterikohteiden siirtämiseen Microsoft 365 -postilaatikkoon.
-
Lisää lähdesähköpostitilisi Outlookiin. Voit esimerkiksi lisätä Gmail-tilin Outlook 2016:een. Odota hetki, jotta kaikki sähköpostit ja yhteystiedot näkyvät.
-
Lisää Microsoft 365 -sähköpostitilisi Outlookiin. Tämän jälkeen Outlook synkronoidaan automaattisesti Microsoft 365:n kanssa. Microsoft 365 -postilaatikon sisältö ilmestyy Outlookiin.
-
Valitse viemisen ohjeista sähköpostin vieminen lähdetililtä .pst-tiedostoon.
Jos sinulla on esimerkiksi Outlook 2016, valitse Outlook 2013 ja Outlook 2016: Outlook-kohteiden vieminen .pst-tiedostosta.
-
Jos sinulla esimerkiksi on Outlook 2010, valitse Outlook 2010: Vie Outlook-kohteet .pst-tiedostoon.
Kun sähköpostitiedot on viety .pst-tiedostoon, tiedot ovat siirrettävissä. Voit tuoda ne muihin sähköpostitileihin. Jos haluat tehdä tämän Outlookissa, katso artikkeli Sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin tuominen Outlook.pst-tiedostosta.
-
Valitse Outlookin valintanauhan yläosassa Tiedosto.
Jos valintanauhan vasemmassa yläkulmassa ei ole Tiedosto-vaihtoehtoa, selvitä oma Outlook-versiosi artikkelista Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen, jotta saat sopivat vientiohjeet.
-
Valitse Avaa ja vie > Tuo tai vie.
-
Valitse Vie tiedostoon > Seuraava.
-
Valitse Outlookin datatiedosto (.pst)> Seuraava.
-
Valitse vietävän sähköpostitilin nimi alla olevan kuvan mukaisesti. Vain yhden tilin tiedot voidaan viedä kerralla.
Varmista, että Sisällytä alikansiot -valintaruutu on valittu. Näin varmistetaan, että kaikki tilin sisältö viedään: Saapuneet, Kalenteri, Yhteystiedot ja Tehtävät. Valitse Seuraava.
-
Valitse Selaa ja valitse, mihin Outlookin datatiedosto (.pst) tallennetaan. Kirjoita tiedostonimi ja jatka valitsemalla OK.
Huomautus: Jos olet käyttänyt vientitoimintoa aiemmin, edellinen kansion sijainti ja tiedoston nimi ovat näkyvissä. Kirjoita jokin muu tiedostonimi, ennen kuin valitset OK.
-
Jos viennin kohde on aiemmin luotu Outlookin datatiedosto (.pst), määritä Asetukset-kohdassa, mitä tehdään, kun tiedostoon viedään siellä jo olevia kohteita.
-
Valitse Valmis.
-
Outlook aloittaa viennin heti, ellet luot uutta Outlookin datatiedosto (.pst) -kohdetta tai käytä salasanalla suojattua tiedostoa.
-
Jos luot Outlookin datatiedosto (.pst) -kohteen, voit suojata tiedoston halutessasi salasanalla. Kun Outlookin datatiedoston luominen -valintaikkuna avautuu, kirjoita salasanaSalasana- ja Vahvista salasana -kenttiin ja valitse OK. Kirjoita salasanaOutlookin datatiedoston salasana -valintaikkunassa ja valitse OK.
-
Jos viet tiedot aiemmin luotuun salasanasuojattuun Outlookin datatiedosto (.pst) -tiedostoon, kirjoita salasanaOutlookin datatiedoston salasana -valintaikkunaan ja valitse OK.
-
Kun Outlookin tiedot ovat .pst-tiedostossa, ne ovat siirrettävissä. Voit tallentaa .pst-tiedoston OneDriveen ja ladata sen uuteen tietokoneeseen. Voit myös tallentaa kannettavalle asemalle ja tuoda sitten sähköpostin, yhteystiedot ja kalenterin Outlookiin.
-
Valitse Outlookin valintanauhan yläosassa Tiedosto-välilehti.
Jos valintanauhan vasemmassa yläkulmassa ei ole Tiedosto-vaihtoehtoa, selvitä oma Outlook-versiosi artikkelista Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen, jotta saat oikeat vientiohjeet.
-
Valitse Asetukset.
-
Valitse Outlookin Asetukset-ruudussa Lisäasetukset.
-
Valitse Vie -osiossa Vie.
-
Valitse Vie tiedostoon ja valitse sitten Seuraava.
-
Valitse Outlookin datatiedosto (.pst) ja sitten Seuraava.
-
Valitse vietävän sähköpostitilin nimi alla olevan kuvan mukaisesti. Vain yhden tilin tiedot voidaan viedä kerralla.
Varmista, että Sisällytä alikansiot -valintaruutu on valittu. Tällöin vienti sisältää kaikki tiedot: kalenterin, yhteystiedot ja Saapuneet-kansion. Valitse Seuraava.
-
Valitse ensin Selaa ja sitten sijainti, johon haluat tallentaa Outlookin datatiedoston (.pst), ja kirjoita tiedostonimi. Jatka valitsemalla OK.
Huomautus: Jos olet käyttänyt vientitoimintoa aiemmin, aiempi kansiosijainti ja tiedostonimi tulevat näkyviin. Varmista, että vaihdat tiedostonimen, jos haluat luoda uuden tiedoston sen sijaan, että käyttäisit aiemmin luotua tiedostoa.
-
Jos viet aiemmin luotuun Outlookin datatiedostoon (.pst), määritä Asetukset-kohdassa, mitä tehdään, kun tiedostoon viedään siellä jo olevia kohteita.
-
Valitse Valmis.
-
Vienti alkaa heti, ellet luo uutta Outlookin datatiedostoa (.pst) tai vie tietoja aiemmin luotuun salasanalla suojattuun tiedostoon.
-
Jos luot uuden Outlookin datatiedoston (.pst), voit suojata tiedoston halutessasi salasanalla. Kun Outlookin datatiedoston luominen -valintaikkuna avautuu, kirjoita salasana Salasana- ja Vahvista salasana -kenttiin ja valitse OK. Kirjoita salasana Outlookin datatiedoston salasana -valintaikkunassa ja valitse OK.
-
Jos viet tiedot aiemmin luotuun salasanasuojattuun Outlookin datatiedostoon (.pst), kirjoita salasana Outlookin datatiedoston salasana -valintaikkunaan ja valitse OK.
-
Kun Outlookin tiedot ovat .pst-tiedostossa, ne ovat siirrettävissä. Tallenna .pst-tiedosto OneDriveen ja lataa se uuteen tietokoneeseen. Voit myös tallentaa kannettavalle asemalle kuljettaaksesi sitä mukana, ja tuoda sitten sähköpostin, yhteystiedot ja kalenterin Outlookiin.
Mitkä tiedot viedään?
-
Kun Outlook vie sähköpostit, yhteystiedot ja kalenterin tiedot .pst-tiedostoon, se tekee tiedoista kopion. Mitään ei poisteta Outlookista. Näet edelleen sähköpostit, yhteystiedot ja kalenterin Outlookissa ja pystyt käyttämään niitä.
-
Kun Outlook vie sähköpostit, se sisällyttää sähköpostiviestien liitteet.
-
Se ei kuitenkaan vie metatietoja, kuten kansion ominaisuuksia (näkymiä, käyttöoikeuksia ja automaattisen arkistoinnin asetuksia), viestisääntöjä eikä estettyjen lähettäjien luetteloita.
Tärkeää: Jos käytät Exchange-synkronointitilaa, Outlook vie ainoastaan kohteet nykyisestä välimuistista. Välimuisti sisältää oletusarvoisesti kohteet viimeisen 12 kuukauden ajalta. Jos haluat viedä enemmän kuin viimeisen 12 kuukauden tiedot, poista ensin Exchange-synkronointitila käytöstä. Katso lisätietoja Exchange-synkronointitilan käynnistäminen tai poistaminen käytöstä.
Milloin minun pitäisi viedä (varmuuskopioida) tai tuoda .pst-tiedosto?
-
Haluat siirtää sähköpostit Henkilökohtaiselta Microsoft 365-tililtäsi tai perhetililtäsi Microsoft 365 for Business -sähköpostitilille:
Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on Microsoftin henkilökohtainen tai perheen sähköpostitili, alliebellew83@yahoo.com, ja haluat siirtää sähköpostisi uuteen Microsoft 365 yrityssähköpostitiliin, alliebellew@contoso.com.
Kun käytät Outlookin työpöytäversiota, voit lisätä molemmat tilit Outlookiin. Odota, kunnes kaikki sähköpostiviestit näkyvät (jos niitä on paljon, tämä voi kestää kauan). Vie sitten sähköposti alliebellew83@yahoo.com .pst-tiedostoon Outlookin avulla. Tuo lopuksi .pst-tiedosto Microsoft 365 for Business -tilillesi.
-
Haluat siirtää sähköpostit sähköpostitililtä toiselle:
Oletetaanpa esimerkiksi, että sinulla on vanha Yahoo-sähköpostitili, jakobsol77@yahoo.com, ja haluat siirtää sähköpostisi uudelle Microsoft 365 -sähköpostitilille, jakobsol78@contoso.com.
Kun käytät Outlookin työpöytäversiota, voit lisätä molemmat tilit Outlookiin. Odota, kunnes kaikki sähköpostiviestit näkyvät (jos niitä on paljon, tämä voi kestää kauan). Vie sitten Outlookin avulla sähköpostiviestit Yahoo-tililtäsi .pst-tiedostoon. Tuo lopuksi .pst-tiedosto Office 365 -tilillesi.
-
Vaihdat tietokoneelta toiselle: Siirrät sähköpostisi tietokoneesta, jossa on Outlook toiseen tietokoneeseen, jossa myös on Outlook. Oletetaanpa esimerkiksi, että vanhassa tietokoneessasi on Outlook 2007 ja hankit uuden tietokoneen, jossa on Outlook 2016. Vie sähköpostitietosi Outlook 2007:sta (tämän artikkelin ohjeiden mukaisesti) ja tuo ne Outlook 2016:een.
-
Siirryt PC-tietokoneesta Mac-tietokoneeseen: Siirrä sähköpostisi PC-tietokoneen Outlookista tuomalla ne Macilla olevaan Outlook 2016:een.
-
Haluat tehdä varmuuskopiot säännöllisin väliajoin: Voit varmuuskopioida kaikki sähköpostit, yhteystiedot ja kalenterin tiedot säännöllisesti turvalliseen paikkaan. Kun olet luonut .pst-tiedoston, kopioi se turvalliseen paikkaan, kuten USB-muistitikulle, toiselle kiintolevylle tai pilvitallennustilaan, kuten OneDriveen tai Dropboxiin.
Kaikkien tietojen (vanhojen ja uusien) säännölliseen varmuuskopiointiin ei ole automaattista tapaa. Automaattinen arkistointi varmuuskopioi vain vanhat kohteet, ja siirtää ne kopioinnin sijaan.
-
Jos haluat varmuuskopioida vain yhteystiedot, katso artikkeli Yhteystietojen vieminen Outlookista. Siinä kuvataan yhteystietojen kopiointi .csv-tiedostoon.
Katso myös
Outlookin sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin tuonti ja vienti
