Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla Outlookissa

Uudessa Outlookissa voit valita seuraavista:

Säännön | luominenSäännön | muokkaaminenSäännön | poistaminenSääntöjen järjestyksen | määrittäminenSääntöjen | suorittaminenSääntöjen poistaminen käytöstä

Saapuneet-kansion säännön luominen uudessa Outlook for Windowsissa

Sääntöjä käytetään saapuviin viesteihin, ja niitä voi luoda mistä tahansa kansiosta.

1. Voit luoda nopeasti säännön, joka siirtää tietyn lähettäjän tai useiden lähettäjien kaikki sähköpostiviestit tiettyyn kansioon, napsauttamalla viestiluettelossa hiiren kakkospainikkeella viestiä, jolle haluat luoda säännön, viemällä osoittimen Säännöt-kohdan päälle ja valitsemalla sitten Luo sääntö.
2. Valitse se kansio, johon haluat siirtää kaikki yhden lähettäjän tai useiden lähettäjien viestit, ja valitse sitten OK.
3. Kun olet valinnut OK, sääntöä käytetään kaikkiin saapuviin viesteihin.

Jos haluat tehdä muutakin kuin siirtää määrittämiesi lähettäjien viestejä tiettyyn kansioon, valitse Lisäasetukset. Sääntöjen asetusvalikko avautuu.

• Jokaisessa säännössä on oltava vähintään kolme asiaa: Nimi, ehto ja toiminto. Säännöt voivat myös sisältää ehtojen poikkeuksia. Voit lisätä useita ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia jokaisessa vaiheessa valitsemalla Lisää ehto, Lisää toiminto ja Lisää poikkeus.

  Vihje

  Työpaikan tai oppilaitoksen tilillä voit myös sääntöjen avulla ottaa käyttöön ilmoitukset, kun sähköpostiviesti siirretään toiseen kansioon.

• Jos et halua muita ehtoja käytettävän tietyn ehdon jälkeen, valitse Lopeta sääntöjen käsittely -valintaruutu. Lisätietoja on artikkelissa Sääntöjen käsittelyn lopettaminen Outlookissa.

• Luo sääntö painamalla Tallenna tai peruuta säännön luominen painamalla Hylkää .

Saapuneet-kansion säännön muokkaaminen uudessa Outlook for Windowsissa

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .
2. Valitsepostisäännöt>.
3. Valitse muokkaatavassa säännössä .
4. Tallenna muokattu sääntö painamalla Tallenna-painiketta .

Saapuneet-kansion säännön poistaminen uudessa Outlook for Windowsissa

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .

2. Valitsepostisäännöt>.

3. Valitse poistettavassa säännössä .

   Vihje

   Jos haluat poistaa säännön käytöstä vain väliaikaisesti, valitse säännön vieressä oleva vaihtopainike.

Määritä järjestys, jonka mukaisesti Saapuneet-kansion sääntöjä sovelletaan saapuviin viesteihin uudessa Outlook for Windowsissa

Saapuneet-kansion sääntöjä sovelletaan saapuviin viesteihin siinä järjestyksessä, jossa ne ovat Saapuneet-kansion säännöt -luettelossa. Voit muuttaa järjestystä, jossa luotuja sääntöjä sovelletaan Saapuneet-kansioon tuleviin viesteihin.

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .
2. Valitsepostisäännöt>.
3. Valitse sääntö ja käytä ylä- tai alanuolta muuttamaan sitä järjestystä, missä sääntöä sovelletaan saapuviin viesteihin.

Saapuneet-kansion sääntöjen käyttäminen olemassa oleville viesteille uudessa Outlook for Windowsissa

Oletusarvon mukaan Saapuneet-kansion säännöt suoritetaan saapuville viesteille sen jälkeen, kun olet luonut säännön. Voit suorittaa säännön olemassa oleville viesteille seuraavasti:

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .
2. Valitsepostisäännöt>.
3. Valitse sen säännön vierestä, jonka haluat suorittaa.

Sääntöjen poistaminen käytöstä ja ottaminen käyttöön uudessa Outlook for Windowsissa

Jos haluat tilapäisesti keskeyttää tai keskeyttää säännön toiminnan etkä halua poistaa sitä, voit poistaa säännön käytöstä. Säännön poistaminen käytöstä tai ottaminen käyttöön:

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .

2. Valitsepostisäännöt>.

3. Poista sääntö käytöstä tai ota se käyttöön säännön nimen vieressä olevalla vaihtopainikkeella.

   

Perinteisessä Outlookissa voit valita seuraavista:

Säännön | luominenSäännön luominen mallista | Säännön | muokkaaminenSäännön | poistaminenSääntöjen | suorittaminenMukautetut säännöt

Säännön luominen viestille perinteisessä Outlook for Windowsissa

1. Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Sääntöjen>luominen -vaihtoehto.
2. Valitse ehto ja se, mitä viestille tehdään ehdon perusteella.
   Jos esimerkiksi haluat siirtää tiettyyn kansioon viestit, joissa on tietty otsikko, valitse Aihe sisältää -ehto, valitse Siirrä kohde kansioon, valitse Uusi ja valitse tai luo kansio ja valitse sitten OK.
3. Kun olet luonut säännön, valitse OK.
4. Jos haluat käyttää sääntöä heti, valitse Suorita tämä sääntö nyt nykyisessä kansiossa oleville viesteille -valintaruutu ja valitse sitten OK.
   Viesti näkyy nyt kyseisessä kansiossa.

Säännön luominen mallista perinteisessä Outlook for Windowsissa

1. Valitse Tiedostojen>hallintasäännöt & Ilmoitukset>Uusi sääntö.

2. Valitse malli.
   Jos esimerkiksi haluat merkitä viestin, toimi seuraavasti:

   • Valitse Merkitse jonkun lähettäjän viestit seurantaan.

3. Muokkaa säännön kuvausta.

   • Valitse alleviivattu arvo, valitse haluamasi asetukset ja valitse sitten OK.

4. Valitse Seuraava.

5. Valitse ehdot, lisää tarvittavat tiedot ja valitse sitten OK.

6. Valitse Seuraava.

7. Viimeistele säännön määritys.

   • Anna säännölle nimi, määritä säännön asetukset ja tarkastele säännön kuvausta. Voit muokata alleviivattua arvoa napsauttamalla sitä.

8. Valitse Valmis.
   Tietyt säännöt suoritetaan vain, kun Outlook on käynnissä. Jos tämä varoitus tulee näyttöön, valitse OK.

9. Valitse OK.

Säännön muokkaaminen perinteisessä Outlook for Windowsissa

Jos olet määrittänyt sääntöjä saapuvien viestien järjestämiseksi , mutta ne eivät kaikki toimi odotetulla tavalla, voit etsiä ja korjata ongelman seuraavilla ohjeilla.

Viallisen säännön korjaaminen:

1. Valitse Tiedostojen > hallintasäännöt & Ilmoitukset.
2. Jos näkyviin tulee sanoma, jossa ilmoitetaan, että sinulla on rikkinäinen sääntö, jota on muokattava, valitse OK.
3. Valitse punaisella merkityn säännön vieressä oleva valintaruutu.
4. Napsauta Säännön kuvaus -kohdan linkkejä, muokkaa sääntöä tarpeen mukaan ja valitse sitten OK.
   

Voit muuttaa säännön asetuksia, nimeä, sijaintia tai toimintaa seuraavasti:

1. Valitse Tiedostojen > hallintasäännöt & Ilmoitukset.

2. Valitse muokattavan säännön vieressä oleva valintaruutu.

3. Valitse Muuta sääntöä, valitse haluamasi muutoksen tyyppi ja suorita sitten vaiheet.
   

   Huomautus

   Jos haluat poistaa säännön, valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa säännön vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Poista.

Säännön poistaminen perinteisessä Outlook for Windowsissa

Voit poistaa sääntöjä, joita et enää tarvitse.

1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.
2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdestä sääntö, jonka haluat poistaa.
3. Valitse Poista>OK.

Sääntöjen suorittaminen manuaalisesti perinteisessä Outlook for Windowsissa

Voit suorittaa sääntöjä manuaalisesti.

1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta. Valitse sitten Sähköpostisäännöt-välilehdestä Suorita säännöt nyt.
2. Valitse Suorita säännöt nyt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt ‑kohdassa niiden sääntöjen valintaruudut, jotka haluat suorittaa.
3. Jos haluat valita Suoritettava kansio -ruudussa toisen kansion, valitse Selaa, napsauta haluamaasi kansiota ja valitse sitten OK.
   Valitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu, jos haluat, että sääntöön sisällytetään kaikki vaiheessa 3 valitsemasi kansion alikansiot.
4. Käytä sääntöjä kohteeseen -luettelon oletusarvona on kaikki viestit. Voit muuttaa arvoksi luetut tai lukemattomat viestit halutessasi.
5. Valitse Suorita nyt.

Mukautettujen toimintojen sääntöjen luominen perinteisessä Outlookissa

Joillakin kolmansilla osapuolilla on mukautettujen toimintojen sääntöjä varten tarkoitettuja apuohjelmia, jotka muodostavat dynaamisesti linkitettävän kirjaston (.dll tiedostot). Ne on asennettava tietokoneeseen, jossa on käytössä perinteinen Outlook, ennen kuin niitä voidaan käyttää. Microsoft ei tarjoa mukautettujen toimintojen apuohjelmia.

Opi käyttämään apuohjelmia Outlookissa.

Outlookin verkkoversiossa voit valita seuraavista:

Säännön | luominenSäännön | muokkaaminenSäännön | poistaminenSääntöjen järjestyksen | muuttaminenSääntöjen poistaminen käytöstä

Saapuneet-kansion säännön luominen Outlookin verkkoversiossa

1. Valitse .
2. Valitse Posti. Valitse sitten Sähköposti-kohdassaSäännöt.
3. Valitse Lisää uusi sääntö .
4. Kirjoita Saapuneet-kansion säännön nimi Nimeä sääntö -ruutuun ja valitse sitten ehto ja toiminto vastaavista avattavista luetteloista. Voit lisätä ehtoja tai toimintoja valitsemalla Lisää ehto tai Lisää toiminto.
5. Voit lisätä Saapuneet-kansion sääntöön poikkeuksia valitsemalla Lisää poikkeus -vaihtoehdon ja valitsemalla sitten poikkeuksen Lisää poikkeus -valikosta.
6. Lopeta sääntöjen käsitteleminen -asetus on oletusarvoisesti käytössä. Kun tämä asetus on käytössä ja usean säännön ehdot täyttävä viesti saapuu Saapuneet-kansioon, vain ensimmäistä sääntöä sovelletaan. Jos tämä valintaruutu ei ole valittuna, kaikkia viestin ehdot täyttäviä sääntöjä sovelletaan.
   

Saapuneet-kansion säännön muokkaaminen Outlookin verkkoversiossa

Voit muokata mitä tahansa Saapuneet-kansion sääntöä valitsemalla sen ja valitsemalla Muokkaa sääntöä. avataksesi säännön, jotta voit muuttaa säännön ehtoja tai toimintoja.

Saapuneet-kansion säännön poistaminen Outlookin verkkoversiossa

Jos sinulla on Saapuneet-kansion sääntö, jota et enää tarvitse, voit valita sen ja poistaa sen sitten valitsemalla Poista . Jos haluat vain poistaa säännön käytöstä joksikin aikaa, poista säännön vieressä oleva valintamerkki.

Saapuneet-kansion sääntöjen soveltamisjärjestyksen määrittäminen Outlookin verkkoversiossa

Saapuneet-kansion sääntöjä sovelletaan saapuviin viesteihin siinä järjestyksessä, jossa ne ovat Saapuneet-kansion säännöt -luettelossa. Voit muuttaa järjestystä, jossa luotuja sääntöjä sovelletaan Saapuneet-kansioon tuleviin viesteihin:

1. Valitse .
2. Valitse Posti. Valitse sitten Sähköposti-kohdassaSäännöt.
3. Valitse siirrettävä sääntö ja valitse sitten ylä- tai alanuoli. ja sijoita sääntö haluamaasi paikkaan sääntöluettelossa.

Sääntöjen poistaminen käytöstä ja ottaminen käyttöön Outlookin verkkoversiossa

Jos haluat tilapäisesti keskeyttää tai keskeyttää säännön toiminnan etkä halua poistaa sitä, voit poistaa säännön käytöstä. Säännön poistaminen käytöstä tai ottaminen käyttöön:

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .

2. Valitsepostisäännöt>.

3. Poista sääntö käytöstä tai ota se käyttöön säännön nimen vieressä olevalla vaihtopainikkeella.

   

Outlook.com voit valita seuraavista:

Säännön | luominenSäännön | muokkaaminenSäännön | poistaminenSääntöjen järjestyksen | muuttaminenSääntöjen | suorittaminenSääntöjen poistaminen käytöstä

Saapuneet-kansion säännön luominen Outlook.com

Sääntöjä käytetään saapuviin viesteihin, ja niitä voi luoda mistä tahansa kansiosta.

1. Voit luoda nopeasti säännön, joka siirtää tietyn lähettäjän tai useiden lähettäjien kaikki sähköpostiviestit tiettyyn kansioon, napsauttamalla viestiluettelossa hiiren kakkospainikkeella viestiä, jolle haluat luoda säännön, valitsemalla Sääntö ja sitten Luo sääntö.
2. Valitse se kansio, johon haluat siirtää kaikki yhden lähettäjän tai useiden lähettäjien viestit, ja valitse sitten OK.

Jos haluat tehdä muutakin kuin siirtää määrittämiesi lähettäjien viestejä tiettyyn kansioon, valitse Lisäasetukset.

1. Jos haluat luoda täysin uuden säännön, valitse sivun yläreunassa Asetukset>Sähköposti>Säännöt.

2. Valitse Lisää uusi sääntö.

   Vihje

   Jokaisessa säännössä on oltava vähintään kolme asiaa: Nimi, ehto ja toiminto. Säännöt voivat myös sisältää ehtojen poikkeuksia. Voit lisätä useita ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia jokaisessa vaiheessa valitsemalla Lisää ehto, Lisää toiminto ja Lisää poikkeus.

3. Luo sääntö painamalla Tallenna tai peruuta säännön luominen painamalla Hylkää .

Jos et halua muita ehtoja käytettävän tietyn ehdon jälkeen, valitse Lopeta sääntöjen käsittely -valintaruutu. Lisätietoja on artikkelissa Sääntöjen käsittelyn lopettaminen Outlook.com.

Saapuneet-kansion säännön muokkaaminen Outlook.com

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .
2. Valitsepostisäännöt>.
3. Valitse muokattavassa säännössä Muokkaa
4. Tallenna muokattu sääntö valitsemalla Tallenna .

Saapuneet-kansion säännön poistaminen Outlook.com

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .

2. Valitsepostisäännöt>.

3. Valitse poistettavassa säännössä Poista .

   Vihje

   Jos haluat poistaa säännön käytöstä vain väliaikaisesti, valitse säännön vieressä oleva vaihtopainike.

Määritä järjestys, jonka mukaisesti Saapuneet-kansion sääntöjä sovelletaan saapuviin viesteihin Outlook.com

Saapuneet-kansion sääntöjä sovelletaan saapuviin viesteihin siinä järjestyksessä, jossa ne ovat Saapuneet-kansion säännöt -luettelossa. Voit muuttaa järjestystä, jossa luotuja sääntöjä sovelletaan Saapuneet-kansioon tuleviin viesteihin.

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .
2. Valitsepostisäännöt>.
3. Valitse sääntö ja käytä ylä- tai alanuolta muuttamaan sitä järjestystä, missä sääntöä sovelletaan saapuviin viesteihin.

Saapuneet-kansion sääntöjen käyttäminen aiemmin luoduille viesteille Outlook.com

Tällä hetkellä Saapuneet-kansion sääntöjä ei voi käyttää olemassa oleviin viesteihin Outlook.comin beetaversiossa. Uutta sääntöä käytetään vain säännön luomisen jälkeen saapuviin viesteihin.

Voit kuitenkin siirtää tai poistaa viestejä automaattisesti Saapuneet-kansiossa käyttämällä Arkisto-, Siirrä- ja Puhdista-työkaluja. Lisätietoja on kohdassa Saapuneet-kansion järjestäminen Arkisto-, Puhdistus- ja muilla Outlook.comin työkaluilla.

Sääntöjen poistaminen käytöstä ja ottaminen käyttöön Outlook.com

Jos haluat tilapäisesti keskeyttää tai keskeyttää säännön toiminnan etkä halua poistaa sitä, voit poistaa säännön käytöstä. Säännön poistaminen käytöstä tai ottaminen käyttöön:

1. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset .

2. Valitsepostisäännöt>.

3. Poista sääntö käytöstä tai ota se käyttöön säännön nimen vieressä olevalla vaihtopainikkeella.

   

Muita huomioitavia tietoja Outlook.com

Olet saattanut luoda säännön, joka välittää tai uudelleenohjaa saapuvat viestisi toiseen sähköpostiosoitteeseen. Jos näin on, on todella tärkeää tietää välittämisen ja uudelleenohjauksen ero.

• Välitetty viesti näkyy viestinä, jonka sinä vastaanotit ja välitit eteenpäin toiselle vastaanottajalle. Kun vastaanottaja vastaa, vastaus tulee osoitteeseen, josta viesti alunperin välitettiin.
• Uudelleenohjattu viesti pitää alkuperäisen lähettäjän Lähettäjä-rivillä. Kun vastaanottaja, jolle viesti oli ohjattu vastaa, vastaus saapuu alkuperäiselle lähettäjälle.