Voit käyttää säilytystarroja tiedostoissa SharePoint ja OneDrive joko yksitellen tai yhdessä.
Organisaatiosi on mukauttanut näkemäsi tarrat. Jos sinulla on kysyttävää käytettävästä tarrasta, ota yhteyttä tukipalveluun tai IT-osastoon.
Säilytysselitteen käyttäminen kohteessa
OneDrive tai SharePoint kirjastossa voit käyttää tiedostossa säilytystarraa, esimerkiksi Word, PowerPoint, Excel taiOneNote-muistikirjassa luotuaMicrosoft 365 asiakirjaa. Voit myös merkitä muita kuin Office-tiedostoja, kuten PDF-tiedoston tai kuvatiedoston. SharePointluettelokohteitavoi myös otsikoida.
Voit myös lisätä tarran kirjastoon tai kansioon. Kun nimeät kirjaston tai kansion, tätä säilytystarraa käytetään oletusarvoisesti kansion merkitsemättömiin tiedostoihin. Lisätietoja SharePointin oletusselitteistä.
Tarran käyttäminen OneDrive tai SharePoint
-
Valitse kohde.
-
Valitse oikeassa yläkulmassa Avaa tietoruutu
-
Avaa vaihtoehtojen luettelo valitsemalla Käytä tarraa -kohdassa Valitse tarra .
-
Valitse asiakirjalle sopiva säilytystarra. (Saat lisätietoja tarrojen välisistä eroista osoittamalla jokaista tarraa nähdäksesi kuvauksen siitä ja sen säilytysajasta.)
-
Jos Tallenna-vaihtoehto tulee näkyviin, valitse se.
SharePoint-tiedostokirjaston oletusarvoisen säilytysotsikon määrittäminen
-
Avaa tiedostokirjasto.
-
Valitse ikkunan oikeasta yläkulmasta Asetukset-kuvake:
-
Valitse Kirjaston asetukset.
-
Valitse Asetukset-sivunKäyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Käytä selitettä tämän luettelon tai kirjaston kohteissa.
-
Valitse Käytä tarraa -sivulla avattava ruutu ja valitse sitten tarra, jota haluat käyttää.
Valitsemaasi tarraa käytetään automaattisesti kaikkiin tiedostokirjastoon nyt lisättyihin uusiin tiedostoihin.
-
Valinnainen: Jos haluat käyttää selitettä automaattisesti kaikissa tiedostokirjaston tiedostoissa, valitse Käytä selitettä kirjaston aiemmin luoduissa kohteissa.
-
Valitse Tallenna.
Huomautus: Säilytysotsikot voidaan korvata tiedostotasolla. Toisin sanoen, kun olet määrittänyt kirjastolle oletusselitteen, voit määrittää vaihtoehtoisen selitteen kirjaston yksittäisille kohteille tai kohteille tarvittaessa.
Säilytysotsikoita sisältävän näkymän luominen
SharePoint (ja Teamsissa – mutta ei OneDrive ) voit luoda kirjastosta näkymän, joka sisältää Osoitetarrat-sarakkeen tai Kohde on Tietue-sarake. Tässä näkymässä näet yhdellä silmäyksellä kaikille kohteille määritetyt säilytysotsikot ja tietueet. Huomaa kuitenkin, että näkymää ei voi suodattaaKohde on Tietue-sarakkeen mukaan. Näin voit luoda tällaisen näkymän.
Aloita tuomalla Säilytystarra-sarake näkyviin:
-
Valitse minkä tahansa sarakkeen yläreunassa alanuoli
-
Valitse Muokkaa näkymän sarakkeita -ruudussa Säilytys-otsikkoruutu.
-
Kun olet valmis, valitse Käytä.
Voit halutessasi tallentaa näkymän nopeaa käyttöä varten myöhemmin:
-
Valitse komentopalkin oikeassa reunassa Näytä asetukset > Tallenna näkymä seuraavasti:
-
Määritä näkymälle nimi.
-
Valitse, haluatko näkymän olevan julkinen, jotta muut näkevät sen.
-
Valitse Tallenna.
Jotkin toiminnot eivät ole sallittuja otsikoiduissa kohteissa
Kun kohteessa on säilytystarra, joitakin toimintoja ei sallita järjestelmänvalvojan valitsemista asetuksista riippuen.
Jos näet SharePointissa viestin, jonka mukaan et voi muokata nimettyä kohdetta, se johtuu siitä, että se on nimetty tietueeksi. Voit ehkä muokata tätä kohdetta, jos poistat sen lukituksen ensimmäisen kerran. Katso ohjeet seuraavasta osiosta.
Tietueen lukitseminen tai lukituksen poistaminen
Jotkin säilytysotsikot voivat lukita kohteen, koska se on tietue , joka on säilytettävä. Tämä estää esimerkiksi kohteen poistamisen. Esimerkiksi sopimuksissa tämä on tärkeä tallennustoimenpide. Voit kuitenkin ehkä poistaa kohteiden lukituksen, jotta niitä voidaan muokata tai päivittää uudella versiolla.
Huomautus: Se, voitko lukita kohteen vai poistaa sen lukituksen, määräytyy järjestelmänvalvojien hallinnassa olevien asetusten mukaan, mukaan lukien selitemääritykset, sivuston määritykset ja se, onko sinulla Osallistumisoikeudet.
-
Valitse kirjastosta tai luettelosta kohde, jonka haluat lukita tai poistaa lukituksen.
-
Valitse ikkunan oikeassa yläkulmassa Avaa tietoruutu:
-
Valitse Tiedot-ruudunTietueen tila -kohdassa Lukittu.
-
Asetuksen nimen vieressä näkyy vaihto-ohjausobjekti. Valitse vaihtopainike, jos haluat vaihtaa Lukittulukitsemattomaksi tai päinvastoin.
Kun kohteen lukitus on avattu, voit muokata sitä. Kun olet lopettanut muokkaamisen, voit myös lukita kohteen uudelleen noudattamalla yllä olevia ohjeita ja ottamalla tietueen tilan takaisin lukittuun tilaan.
Tärkeää: Jos järjestelmänvalvoja on poistanut versiotiedot käytöstä ja tietue käynnistyy lukitsemattomana, voit lukita kohteen, mutta et voi poistaa sen lukitusta uudelleen. Toisin sanoen tässä skenaariossa se on yksisuuntainen toiminto eikä vaihtopainike.
Katso myös
Järjestelmänvalvojat: Vertaa sallittujen tai estettyjen toimintojen rajoituksia
