Jos haluat tehdä muutoksia tiedostoon SharePoint-sivustossa ja haluat varmistaa, että kukaan muu ei voi muokata sitä, kuittaa tiedosto ulos. Kun olet kuitannut tiedoston ulos, voit muokata sitä online- tai offline-tilassa ja tallentaa sen, tarvittaessa useita kertoja.
Kun et enää muokkaa tiedostoa ja kuittaat sen taas sisään kirjastoon, muut voivat nähdä tekemäsi muutokset ja muokata tiedostoa, jos heillä on siihen oikeudet. Jos päätätkin olla tekemättä tiedostoon muutoksia tai haluat hylätä tekemäsi muutokset, voit hylätä uloskuittauksesi, jolloin se ei näy tiedoston versiohistoriassa.
Vihje
Jos haluat muokata Office-tiedostoa samaan aikaan muiden kanssa (kutsutaan myös yhteismuokkaamiseksi), älä kuittaa tiedostoa ulos. Avaa se ja aloita muokkaus. Kirjastossa kannattaa ottaa käyttöön versiotiedot sen varalta, että joku tekee virheen myöhemmin ja haluat palauttaa aiemman version tiedostosta. Lisätietoja yhteismuokkauksesta on artikkelissa Asiakirjan yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen.
Kun haluat kuitata ulos ja muokata tiedostoa, olipa kyse työskentelystä verkossa tai tiedoston lataamisesta, tee se seuraavassa järjestyksessä:
- Kuittaa tiedosto ulos
- Avaa asiakirja tuetussa sovelluksessa tai lataa se
- Muokkaa asiakirjaa
- Tallenna tai lataa tiedosto
- Kuittaa asiakirja sisään
Avaa osio valitsemalla sen otsikko alla ja lue ohjeet.
Tiedostojen kuittaaminen ulos
Jotkin kirjastot on määritetty niin, että ne edellyttävät tiedostojen uloskuittausta. Jos uloskuittausta edellytetään, sinua pyydetään kuittaamaan ulos kaikki tiedostot, joita haluat muokata. Kun olet tehnyt tiedostoon haluamasi muokkaukset, tiedosto on kuitattava takaisin sisään tai uloskuittaus on hylättävä.
Jos uloskuittausta ei edellytetä kirjastossa, sinun ei ole kuitattava tiedostoa ulos, kunhan muistat, että muut voivat muokata tiedostoa samanaikaisesti.
Vihje
Jos työryhmä aikoo käyttää yhteismuokkaamista, on suositeltavaa käyttää kirjastossa vähintään pääversiotietoja siltä varalta, että joku vahingossa lataa samannimisen tiedoston kirjastoon, jossa kaikki tekevät muokkauksia yhtä aikaa. Tällä tavoin voit palauttaa tiedoston aiemman version, jos muutokset häviävät. Katso lisätietoja artikkelista Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelolle tai kirjastolle.
Siirry tiedostokirjastoon, jonne tiedostosi on tallennettu. Jos katsot kirjastonäkymää toisella sivulla, saatat joutua napsauttamaan ensin kirjaston otsikkoa. Sinun on esimerkiksi ehkä valittava ensin Asiakirjat , jotta pääset tiedostokirjastoon .
Valitse tiedosto tai tiedostot, jotka haluat kuitata ulos.
Valitse Tiedostot-luettelon yläpuolelta Lisää-valikkoja valitse sitten Kuittaa ulos.
Kun tiedosto on kuitattu ulos, pieni kuvake
näkyy tiedostonimen oikealla puolella. Tämä ilmaisee sekä sinulle että muille käyttäjille, että tiedosto on kuitattu ulos.
Huomautus
- Jos siirrät hiiren osoittimen tiedostonimen päälle, näet tiedoston tietoja, kuten tiedoston uloskuitanneen henkilön nimen.
- Perinteisessä käyttökokemuksessa uloskuittaus on valintanauhan Files-välilehdessä.
Tiedostojen kuittaaminen sisään
Uloskuittaamasi tiedosto ja siihen tekemäsi muutokset eivät ole työtovereidesi käytettävissä, ennen kuin kuittaat tiedoston takaisin sisään tiedostokirjastoon.
Jos olet ladannut asiakirjan työskennelläksesi sen parissa paikallisesti, se täytyy ladata koneelta ennen sen sisäänkuittaamista. Lisätietoja on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden lataaminen kirjastoon.
Kuittaa sisään SharePoint-tiedostokirjastosta
Siirry tiedostokirjastoon, jonne tiedostosi on tallennettu. Jos katsot kirjastonäkymää toisella sivulla, sinun on ehkä valittava ensin kirjaston otsikko. Sinun on esimerkiksi ehkä valittava ensin Asiakirjat , jotta pääset tiedostokirjastoon .
Valitse tiedosto tai tiedostot, jotka haluat kuitata sisään.
Valitse Tiedostot-luettelon yläpuolelta Lisää-valikkoja valitse sitten Kuittaa sisään.
Huomautus
Perinteisessä käyttökokemuksessa Kuittaa sisään -toiminto on valintanauhan Files-välilehdessä.
Lisää kommentti-alueelle tekemiäsi muutoksia kuvaava kommentti. Kommenttien lisääminen on valinnainen, mutta suositeltava käytäntö. Sisäänkuittauskommenteista on hyötyä etenkin silloin, kun tiedostoa käsittelee useita henkilöitä. Lisäksi jos organisaatiossasi on käytössä versioiden seuranta, kommentit sisältyvät versiohistoriaan, ja niiden avulla tiedostojen aiempiin versioihin voidaan tarvittaessa palata.
Valitse OK. Pieni uloskuittauskuvake katoaa, kun tiedosto kuitataan takaisin sisään.
Kuittaa sisään Excelistä
Jos käytät Excelin verkkoversiota, voit kuitata sisään vain SharePoint-tiedostokirjastosta. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset työkirjaan, sulje tiedoston selainvälilehti, siirry tiedostokirjastoon ja noudata kohdan "Kuittaa sisään SharePoint-tiedostokirjastosta" ohjeita.
Jos käytät Excel for Windowsin työpöytäversiota, voit kuitata työkirjan sisään sovelluksesta.
- Valitse Tiedoston>tietojen>kuittaus sisään.
- Lisää kuvaus muutoksista Kuittaa sisään -valintaikkunaan.
- Valitse OK.
Uloskuittauksen hylkääminen
Jos kuittaat tiedoston ulos etkä tee siihen muutoksia, tai teet muutoksia, joita et halua säilyttää, voit yksinkertaisesti hylätä uloskuittauksen tiedoston tallentamisen sijaan. Jos organisaatiossa on käytössä versioiden seuranta, tiedostosta luodaan uusi versio aina, kun tiedosto kuitataan takaisin kirjastoon. Kun hylkäät uloskuittauksen, muuttumattomasta tiedostosta ei luoda uusia versioita.
Siirry kirjastoon, jonne tiedostosi on tallennettu. (Jos katsot kirjastonäkymää toisella sivulla, saatat joutua napsauttamaan ensin kirjaston otsikkoa. Voit esimerkiksi siirtyä tiedostokirjastoon valitsemalla ensin Tiedostot.)
Valitse tiedosto tai tiedostot, joiden muutokset haluat hylätä.
Valitse Lisää-valikko Tiedostot-luettelon yläpuolelta ja valitse sitten Hylkää uloskuittaus.
Lopeta uloskuittauksen hylkääminen valitsemalla Kyllä . Pieni uloskuittauskuvake katoaa, kun tiedosto kuitataan takaisin sisään.
Toisen käyttäjän uloskuittauksen ohittaminen
Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, voit kuitata takaisin sisään tiedoston, jonka joku muu on kuitannut ulos. Noudata kohdassa "Tiedostojen kuittaaminen sisään" olevia ohjeita.
Kun kuittaat tiedoston sisään, näyttöön tulee varoitusikkuna siitä, että tiedosto on kuitattu ulos toiselle henkilölle. Jos haluat ohittaa toisen henkilön uloskuittauksen, valitse OK.
Katso, kuka on kuitannut tiedoston ulos
Jos haluat avata tiedoston, mutta se on kuitattu ulos, voit katsoa, kuka käyttäjistä on kuitannut sen ulos, jotta voit ottaa häneen yhteyttä:
Siirry selaimella SharePoint-tiedostokirjastoon, johon tiedosto on tallennettu.
Etsi tiedosto tiedostoluettelosta.
Osoita hiirellä tiedoston nimeä. Näyttöön tulee pieni ikkuna, jossa on tietoja tiedostosta, mukaan lukien tiedoston uloskuittaaja.
Kuittaa sisään useita tiedostoja yhdellä kertaa
Voit kuitata tiedostoja sisään yksi kerrallaan tai erissä. Kun kuittaat sisään useita tiedostoja, niissä kaikissa on käytössä sama asetus uloskuittauksen tai kommenttien säilyttämiseksi. Toimi seuraavasti.
Valitse tiedostokirjastossa kaikki tiedostot, jotka haluat kuitata sisään, napsauttamalla kunkin tiedostokuvakkeen vasemmalla puolella.
Valitse Tiedostot-luettelon yläpuolelta Lisää-valikkoja valitse sitten Kuittaa sisään.
Huomautus
Perinteisessä käyttökokemuksessa Kuittaa sisään -toiminto on valintanauhan Files-välilehdessä.
Lisää kommentti-alueelle tekemiäsi muutoksia kuvaava kommentti. Tämä kommentti lisätään kaikkiiin tiedostoihin, jotka kuittaat sisään.
Valitse OK. Pieni uloskuittauskuvake katoaa, kun tiedosto kuitataan takaisin sisään.