SharePoint-uutiset sähköpostimalleille

Uutisten luominen sähköpostia varten 

1. Jos haluat luoda sähköpostille tehtyjä jakeluja, aloita avattavasta + -valikosta ja valitse Uutiset-viesti.

   Huomautus: Tällä hetkellä et voi luoda sähköpostin jakelua varten muille sivutyypeille tai ylennetyille uutisille. 

   

2. Valitse jokin Made for email template -vaihtoehdoistamme.  
   

3. Voit aloittaa sivun luomisen juuri luodussa viestissä.

   Huomautukset: 

   • Huomaat muutaman tärkeän muutoksen edellisestä käyttökokemuksesta: 

   • Post and send replaces post to now include email distribution into your publishing flow.

   • Sähköpostiksi valmistetut verkko-osat ovat vain verkko-osan valitsimeen.  

4. Kun olet kirjoittanut viestin, julkaise uutiset sivustoon valitsemalla Julkaise ja lähetä.

   Huomautus: Sähköpostiverkko-osille on tehty muun muassa teksti, kuva ja henkilöt.

   

Viestisi vahvistetaan seuraavassa valintaikkunassa: 

Voit esikatsella koko jakelua, ennen kuin jaat sen. Lähetä uutiset suoraan mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen syöttämällä vastaanottajat vastaanottajariville. Tämä sisältää jakeluluetteloiden (ja CCingin) lähettämisen. 

Viestin otsikko täytetään automaattisesti sähköpostin aiheriviksi. Voit tarvittaessa muuttaa sitä manuaalisesti muokkaamalla piilokopio-kohdan valintaikkunaa. Voit myös lisätä valinnaisen viestin, joka näkyy valmiin sähköpostiviestin leipätekstinä.  

Jos sen sijaan lähetät täyden version, voit halutessasi lähettää sen tavalla, joka ei näytä koko julkaisusisältöä tai myönnä uusia käyttöoikeuksia. Vaihda Lähetä linkkinä -painike lähetä-kohdan vieressä, jotta voit palata vanhaan versioon, joka on käytettävissä sivuilla, joita ei ole tarkoitettu sähköpostia varten. Tämän asetuksen avulla voit lähettää linkin jakeluluetteloihin näyttämättä mitään sähköpostin sisältöä, eikä analytiikkaa tallenneta.  

Käyttöoikeudet, Sivuston käyttö ja jakaminen 

Kun lähetät uutisviestin sähköpostiviestinä, kaikki vastaanottajat voivat lukea viestin sisällön kokonaisuudessaan, mutta heille ei myönnetä muita sivuston käyttöoikeuksia. Tämä rajoitus sisältää pääsyn SharePoint Onlinen alkuperäiselle sivulle. Voit ajatella, että sähköpostin lähettäminen sähköpostitse tekee jostakin kirjasta kopion sivusta, jonka hän voi lukea näkemättä mitään muuta kirjassa.  

Aiemmin luodut sivuston käyttöoikeudet eivät vaikuta käyttäjiin, joilla on jo sivuston käyttöoikeus, he voivat tarkastella verkkoversiota SharePointissa.  

Analytiikka 

Kun luot Made for Email News Post -julkaisun, sähköpostinäkymäsi, katseluohjelmasi ja sivuliikenne lisätään sivuanalyysiin. Käyttäjäkohtainen keskimääräinen käyttöaikasi vastaa kuitenkin vain SharePoint Online -näkymiäsi. Raportissa näkyvät käyttäjän toiminnot eivät sisällä viimeisen 60 minuutin aikana kerättyjä käyttötietoja. 

Muita käyttäjän toimintoja, kuten reaktioita, ei lasketa sivuanalyysiin, ja tykkäykset ja kommentit ovat seurausta vuorovaikutuksesta SPO-sivun kanssa.  

Sähköpostinäkymä lasketaan, kun käyttäjä avaa sähköpostin jakelun, mutta sitä ei lasketa edelleenlähetykseen, vastaukseen tai liitteeseen. Sähköpostinäkymä tallennetaan riippumatta siitä, missä sähköposti avataan, onko sähköpostiohjelma Outlook, Outlook Online vai kolmannen osapuolen palveluntarjoaja, kuten Gmail. 

Jotta voit kerätä analytiikkatietoja, muista lähettää jakaumasi kullekin vastaanottajalle suoraan SharePoint-sivulta, joko ensimmäisestä Julkaise tai myöhemmin avattavasta Jaa-valikosta.  

Mitä vastaanottajat näkevät 

Sähköpostiviesteinä lähetettyjä uutisviestejä voi tarkastella missä tahansa sähköpostiohjelmassa, ja ne näkyvät muina sähköpostiviesteinä, jotka on lähetetty Uutisjulkaisun tekijältä.  

Loppuuutiskirjeen ulkoasu voi vaihdella hieman vastaanottajan sähköpostisovelluksen mukaan. Nämä muunnelmat ovat puhtaasti kosmeettisia, mikä johtuu eroista siinä, miten eri sähköpostiasiakkaat käsittelevät tietoja. Parhaat tulokset saadaan avaamalla nämä jakelut Outlook.com.  

Kun tarkastelet mobiililaitetta, vastaanottajat näkevät 600 kuvapisteen jakauman leveyden. Kun ne kuitenkin tarkastelevat laitetta, jossa on enemmän käytettävissä olevaa vaakasuuntaista tilaa (työpöytäsähköpostisovellus), nämä jakelut venyvät 740 kuvapisteen kokoiseksi luettavuuden ja kuvanlaadun parantamiseksi. 

Julkaisun päivittäminen ja lähettäminen uudelleen 

Päivitykset sähköpostiviesteinä lähetetyt uutiset toimivat samalla tavalla kuin muiden uutisjulkaisujen päivitykset. Aiemmille vastaanottajille ja lukijoille ei ilmoiteta asiakirjaan tehdyistä muutoksista. Huomaa myös, että aiemmin julkaisemasi versio on staattinen tilannevedos sivusta lähettämisen hetkellä, eikä se päivity Saapuneet-kansioon, kun teet päivityksiä online-versioon riippumatta siitä, onko sähköposti avattu vai ei.  Jos haluat lukijoiden näkevän viimeisimmät muutokset, voit lähettää sivun uudelleen muutosten tekemisen jälkeen.  

Jos haluat lähettää viestin sähköpostiviestinä ensimmäisen julkaisemisen jälkeen, käytä lähetä sähköpostina -valintaikkunaa uudelleen avattavan Jaa-valikon alla.  

Sähköpostiuutisiin tehdyn viestin tallentaminen mukautettuna mallina

Jos tallennat sähköpostimalliin tehdyn mallin mukautettuna mallina, se näkyy sivustossa vakiomallien vieressä. Tällä mallilla luodut uutiset säilyttävät sähköpostin lähetysominaisuudet ja verkko-osien jäljennysominaisuudet. 

Voit tarkistaa, mitkä tallennetut mallit voidaan lähettää sähköpostiviesteinä, huomaamalla mallin otsikon vieressä olevan sähköpostikuvakkeen (esikatselu latautuu).  

Tallenna tähän sivustoon -välilehden avaaminen oletusarvoisesti Mallivalitsin-kohdassa

Jos olet määrittänyt mukautetun "tallennettu tähän sivustoon" -mallin oletusmalliksi tietyssä sivustossa, "tallennettu tähän sivustoon" -välilehti avautuu nyt oletusarvoisesti aina, kun joku luo uuden uutisjulkaisun. Sähköpostimalleille luotua Microsoftilta -vaihtoehtoa voi edelleen käyttää napsauttamalla Microsoftista-välilehteä. 

Yksittäisen verkko-osan toiminnot  

Yksittäiset verkko-osat toimivat yleisesti samalla tavalla kuin jakeluissa, joita ei ole tehty sähköpostia varten, muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta: 

1. Yksittäisen käyttäjäryhmän kohdentaminen poistetaan kokonaan käytöstä.

2. Verkko-osien ulkoasu voi vaihdella jakelunäkymässä.

Tekstiviesti  

 Lisää kappaleita sivulle Teksti-verkko-osan avulla. Käytettävissä ovat muotoiluasetukset, kuten tyylit, luettelomerkit, sisennykset, korostukset ja linkit. Voit myös liittää kuvia tekstin tasossa.  

Teksti-verkko-osan käyttäminen:  

1. Valitse + ja valitse sitten Verkko-osien luettelosta Teksti.   
   

2. Napsauta ruudun sisällä, niin muotoilutyökalurivi tulee näkyviin.  
   

3. Kirjoita teksti ja muotoile se muotoilutyökalurivin avulla. Näytä lisää muotoiluasetuksia valitsemalla kolme pistettä (...) Lisää tyylejä työkalurivin oikeassa reunassa.
   

4. Jos haluat lisätä taulukon, valitse (...)  Lisää tyyliä > Lisää.

   Huomautus: Kun sinut napsautetaan taulukkoon, taulukkotyylityökalu on käytettävissäsi.  

   
   

   Huomautus: Voit käyttää tätä valikkoa myös napsauttamalla taulukkoa hiiren kakkospainikkeella. 

   

Kuvat-verkko-osa 

Kuva-verkko-osan avulla voit lisätä kuvia sivulle. Käytettävissä ovat muotoiluasetukset, kuten tyylit, luettelomerkit, sisennykset, korostukset ja linkit. Voit myös liittää kuvia tekstin tasossa.  

Kuva-verkko-osan käyttäminen:  

1. Pidä sivulla hiiren osoitinta aiemmin luodun verkko-osan yläpuolella tai alapuolella, niin näet viivan, jossa on ympyröity +, kuten tämä:
   

2. Valitse kuvasi valitsemalla kuvanvalitsimen asetukset.
   

3. Kun kuva on valittuna, seuraavat muokkausasetukset näkyvät kuvatyökalurivillä.  
   

Vasemmalta oikealle ne ovat peräkkäin:  

• Siirtää

• Muokkaa

• Monista

• Poista verkko-osa

• Selaa kuvia

• Tekstin peittokuva (näkyy kuvan päällä, kun se siirretään)

• Muuta kokoa

• Rajaa

• Keskitä tasaus

• Muokkaamisen lisäasetukset ja

• oletusasetusten palauttaminen

Lisätietoja näiden kuvanmuokkausominaisuuksien käyttämisestä on tässä linkitetyn kuva-www-osan täydellisessä tukioppaassa.   

Tekstiin sitoutuvat kuvat  

1. Voit lisätä tekstin tasossa olevan kuvan kopioimalla kuvan ja liittämällä sen Teksti-verkko-osaan.

2. Valitse kuva verkko-osasta ja muokkaa kuvaa kuvan vasemmassa yläkulmassa olevalla työkalurivillä, siirrä sitä tai tasaa se vasemmalle, oikealle tai keskelle. Voit muuttaa kuvan kokoa valitsemalla kuvan jokaisessa kulmassa olevat kahvat.

Ihmiset  

Kuka on tiimissä? Mistä he ovat vastuussa? Miten voin ottaa heihin yhteyttä? Näihin kysymyksiin on helppo vastata lukijoille Ihmiset verkko-osan avulla. Se voi näyttää valokuvat, yhteystiedot ja paljon muuta organisaatiosi henkilöistä.  

1. Pidä hiiren osoitinta olemassa olevan verkko-osan yläpuolella tai alapuolella, niin näet viivan, jossa on ympyröity +, kuten tämä:
   

2. Valitse verkko-osien luettelosta + > Ihmiset.

3. Voit muuttaa verkko-osan otsikkoa valitsemalla tekstin, jossa lukee Ihmiset profiileja, ja kirjoittamalla sen päälle.  
   

4. Kirjoita nimi tai osittainen nimi ruutuun. Näkyviin tulee luettelo vastaavista tuloksista, ja voit valita haluamasi henkilön. Valitse sitten Lisää profiili.  
   

5. Jatka nimien kirjoittamista ja profiilien valitsemista, kunnes olet valmis.

Kortin tyyppi   

Tuettuja kortteja on kolme: pienet, keskisuuret ja suuret. Voit valita, haluatko näyttää enemmän tai vähemmän tietoja, valitsemalla näytettävän kortin tyypin. Pienissä korteissa näkyy kuva (jos sellainen on käytettävissä) ja henkilön nimi tai sähköpostiosoite yllä olevan kuvan mukaisesti. Normaali-asettelussa näkyy yksi tekstikuvauksen rivi. Suuri-asettelu näyttää kuvan, nimen tai sähköpostin, otsikon (jos saatavilla) sekä valinnaisen linkin ja kuvauksen alla olevan kuvan mukaisesti.  

Voit järjestää henkilöprofiilit uudelleen vetämällä ja pudottamalla ne Siirrä-painikkeella.   

Tiedosto ja media  

Lisää tiedosto sivulle Tiedosto ja media -verkko-osan avulla. Tiedostotyyppejä, joita voit lisätä, ovat muun muassa Excel, Word, PowerPoint, Visio, PDF-tiedostot, 3D-mallit ja videot.  

1. Pidä hiiren osoitinta olemassa olevan verkko-osan yläpuolella tai alapuolella tai otsikkoalueen alapuolella, valitse ja valitse sitten Tiedosto ja media -verkko-osa.

2. Valitse viimeksi käytetty tiedosto tai hae tiedosto sivustosta, tietokoneesta tai linkistä. Jos organisaatiosi on määrittänyt joukon hyväksyttyjä kuvia, voit valita kyseisen joukon Organisaatiosi-kohdassa. Tiedosto näkyy sitten rivillä sivullasi.   
   

   Huomautukset: 

   • Verkkohaku käyttää Bing-kuvia, jotka käyttävät Creative Common -käyttöoikeutta. Olet vastuussa kuvan käyttöoikeuksien tarkistamisesta, ennen kuin lisäät sen sivullesi.  

   • Minkä tahansa imbestyvän tiedoston verkko-osa käännetään kortiksi, joka linkittää takaisin koko tiedostolomakkeeseen. Videoille luodaan suurempi kortti, joka esikatsele ensimmäistä kehystä.

   

Jakaja  

1. Pidä hiiren osoitinta aiemmin luodun verkko-osan yläpuolella tai alapuolella tai otsikkoalueen alapuolella ja valitse +.
   

2. Valitse Jakaja-verkko-osa. 

Jakaja-verkko-osan mukauttaminen

1. Valitse Muokkaa verkko-osaa (vasemmalla), jos haluat mukauttaa jakajan pituutta ja painoa.

2. Määritä jakajan pituus arvoksi 20 – 100 %. (Jakajan pituus muuttuu, kun vedät liukusäädintä, joten voit esikatsella muutosta.)

3. Määritä jakajan paino 1:stä (ohuin) arvoon 6 (paksuin). (Jakajan paino muuttuu, kun vedät liukusäädintä, joten voit esikatsella muutosta.)   
   

Linkit  

1. Jos sivu ei ole vielä muokkaustilassa, valitse Muokkaa sivun oikeassa yläkulmassa.

2. Pidä hiiren osoitinta olemassa olevan verkko-osan yläpuolella tai alapuolella, niin näet viivan, jossa on ympyröity +, kuten tämä:
   

3. Valitse + ja valitse sitten Pikalinkit-verkko-osa.

4. Lisää oma otsikko kirjoittamalla Pikalinkit-otsikon päälle.  
   

5. Valitse asettelu valitsemalla asetteluasetuksetpikalinkkien yläpuolelta.  
   

   Huomautus: Valitsemastasi asettelusta riippumatta se muunnetaan jakauman painikemuotoon:   

Linkkien lisääminen  

1. Valitse + Lisää.

2. Valitse viimeksi käytetty tiedosto tai hae tiedosto tai kuva jostakin seuraavista sijainneista:
   
   Microsoftin
   
   toimittamat arkistokuvat  Sivusto
   
   OneDrive-tilisi
   
   
   
   Tietokone Linkki
   

3. Jos organisaatiosi on määrittänyt joukon hyväksyttyjä kuvia, voit valita kyseisen joukon Organisaatiosi-kohdassa.

4. Valitse kuva, sivu tai asiakirja ja valitse Lisää.

   Huomautus: Oikealla olevassa työkaluryhmässä on vaihtoehtoja kullekin linkille. Asetukset määräytyvät asettelulle valitsemiesi asetusten mukaan. Jos esimerkiksi valitsit Näytä luettelon asettelun kuvaukset -kohdan, voit lisätä yksittäisen linkin kuvauksen. Muita yksittäisten linkkien asetuksia asetteluasetusten mukaan ovat kuvan muuttaminen, kuvakkeiden muotoilu, kuvausten lisääminen ja vaihtoehtoisen tekstin lisääminen.  

Linkkien muokkaaminen  

1. Pidä hiiren osoitinta muokattavan kohteen päällä ja valitse muokkaavan kohteen alareunasta Muokkaa kohteen lyijykynää.  
   

   Huomautus: Tämä avaa kyseisen kohteen työkaluryhmän, jossa on kyseisen linkin vaihtoehdot. Asetukset määräytyvät asettelulle valitsemiesi asetusten mukaan. Jos esimerkiksi valitsit Näytä luettelon asettelun kuvaukset -kohdan, voit lisätä yksittäisen linkin kuvauksen. Muita yksittäisten linkkien asetuksia asetteluasetusten mukaan ovat kuvan muuttaminen, kuvakkeiden muotoilu, kuvausten lisääminen ja vaihtoehtoisen tekstin lisääminen.  

   

2. Jos haluat poistaa linkkejä, valitse kohteen roskakorikuvake.

3. Voit järjestää linkit uudelleen vetämällä ja pudottamalla kohteita uusiin paikkoihin Siirrä-kuvakkeen avulla.
   

   Huomautukset: 

   • Voit myös järjestää linkit uudelleen näppäinyhdistelmällä Ctrl + vasen tai Ctrl + oikea nuolinäppäin. 

   • Et voi järjestää linkkejä uudelleen Filmstrip-asettelussa. 

Linkit   

Linkin verkko-osan avulla voit lisätä linkin sekä sen esikatselun sisäiselle tai ulkoiselle sivulle, videoon, kuvaan tai asiakirjaan.  

1. Pidä hiiren osoitinta aiemmin luodun verkko-osan yläpuolella tai alapuolella tai otsikkoalueen alapuolella, valitse +ja valitse sitten Linkki-verkko-osa.

2. Liitä linkki sivulle, videoon, kuvaan tai asiakirjaan. Linkin tekstin lisäksi sivulla näkyy kohteen esikatselu, jos se on käytettävissä. Jos haluat poistaa linkin tekstin tai esikatselun, napsauta sen vieressä olevaa X-merkkiä.  
   
   

Linkin verkko-osa näyttää samanlaiselta lopullisessa jakaumassasi.