Microsoft SharePoint Server 2010 ‑ohjelmassa voit etsiä sisältöä usealla eri tavalla. Voit käyttää Hakukeskus-sivustoa tai kaikilla SharePoint-sivuston sivuilla näkyvää Haku-ruutua, tai voit luoda yksityiskohtaisen kyselyn Tarkennettu haku ‑sivulla. Lisäksi voit käyttää hakusanoja, lainausmerkkeihin sisällytettyjä ilmauksia tai ominaisuuksien arvoja.
Toimintaohjeet
Tekstin tai tiedostojen etsiminen sivustosta
Kun haluat löytää sisältöä, mutta et ole varma sen sijainnista, voit aloittaa etsimisen siltä sivustotasolta, jolla uskot tietojen olevan. Sen jälkeen voit tarvittaessa tarkentaa hakutuloksia. Voit etsiä sisältöä määrittämällä hakusanoja tai kirjoittamalla lainausmerkkeihin useita hakusanoja. Lisätietoja hakukyselyiden luomisesta on kohdassa Tehokkaiden hakukyselyiden luominen.
-
Siirry sivustoon, josta haluat etsiä. Sivustohaun tulokset eivät sisällä tuloksia ylemmän tason sivustosta tai muista saman tason sivustoista. Varmista, että kohdistat haun siihen sivustotasoon, josta haluat saada tuloksia.
-
Kirjoita hakuruutuun sana tai lause, jonka haluat etsiä, ja napsauta Haku-painiketta.
-
Oletusarvon mukaan hakutulokset on järjestetty merkitsevyyden mukaan. Jos haluat käyttää jotakin toista hakutapaa, valitse Tarkenna tuloksia. Voit myös tehdä uuden hakusanahaun ja muuttaa hakualueasetukseksi Tämä luettelo. Tällöin myöhemmin tehdyt hakukyselyt palauttavat vain ensimmäisen tulosjoukon. Jos teet uuden haun ja käytät hakualueasetuksena Tämä luettelo -vaihtoehtoa, uusi haku kohdistetaan samaan sivustoon tai samoihin sivustoihin kuin alkuperäinen haku. Lisätietoja hakutulosten käsittelemisestä on kohdassa Hakutulosten käsitteleminen.
Huomautukset:
-
Luettelokohteiden liitteitä ei näytetä hakutuloksissa.
-
Hakuruudussa voi olla enintään 255 merkkiä.
-
Tekstin tai tiedostojen etsiminen luettelosta tai kirjastosta
Kun tiedät, että tarvitsemasi sisältö sijaitsee luettelossa tai kirjastossa, aloita haku sivulta, jolla luettelo tai kirjasto sijaitsee. Voit tarkentaa hakuja määrittämällä metatietoja, kuten tiedoston tekijän tai luomispäivämäärän. Voit etsiä sisältöä määrittämällä hakusanoja tai kirjoittamalla lainausmerkkeihin useita hakusanoja. Lisätietoja hakukyselyiden luomisesta on kohdassa Tehokkaiden hakukyselyiden luominen. Jos et löydä etsimääsi sisältöä, yritä etsiä sivuston tasolta tai käytä eri hakusanoja.
-
Siirry luetteloon tai kirjastoon, josta haluat etsiä.
-
Kirjoita hakuruutuun sana tai lause, jonka haluat etsiä, ja napsauta Haku-painiketta.
-
Oletusarvon mukaan hakutulokset on järjestetty merkitsevyyden mukaan. Jos haluat käyttää jotakin toista hakutapaa, valitse Tarkenna tuloksia. Lisätietoja hakutulosten käsittelemisestä on kohdassa Hakutulosten käsitteleminen.
Huomautukset:
-
Luettelokohteiden liitteitä ei näytetä hakutuloksissa.
-
Hakuruudussa voi olla enintään 255 merkkiä.
-
Sisällön etsiminen Hakukeskus-sivustosta
Organisaatiossasi voi olla käytössä Hakukeskus-sivusto. Hakukeskuksessa voit tehdä organisaatiotason hakuja, jotka kohdistetaan koko organisaation kaikkiin tietoihin. Oletusarvoinen Hakukeskus-sivusto sisältää Haku-ruudun, johon voit määrittää haun.
-
Voit tuoda Hakukeskus-sivuston näyttöön napsauttamalla useimpien sivujen yläosassa näkyvien siirtymislinkkien joukosta Hakukeskus- tai Enterprise-hakukeskus-linkkiä.
-
Jos Hakukeskus-sivustossa on linkkejä, voit linkkejä napsauttamalla kohdistaa haun tiettyihin sijainteihin tai etsiä tietynlaisia tietoja. Voit esimerkiksi etsiä sisältöä kaikista käytettävissä olevista sivustoista valitsemalla Kaikki sivustot .
-
Kirjoita hakukysely Haku-ruutuun.
Huomautus: Lisätietoja hakukyselyiden luomisesta on kohdassa Tehokkaiden hakukyselyiden luominen.
-
Tuo hakutulokset näyttöön valitsemalla Siirry hakuun.
Tehokkaiden hakukyselyiden luominen
Sekä etsittäessä tietoja sivustosta että käytettäessä etsimiseen Hakukeskus-sivustoa tarvittavat tiedot löytyvät nopeasti, kun hakukysely on muodostettu oikein. Voit etsiä tietoja ja henkilöitä käyttämällä vapaan tekstin, loogisten operaattoreiden ja ominaisuuspohjaisten rajoitusten yhdistelmiä.
Seuraavat asiat kannattaa muistaa luotaessa hakukyselyä:
-
Hakutermien erottaminen välilyönneillä Hakutulokset näyttävät kaiken sisällön, jossa hakusanat esiintyvät missä tahansa järjestyksessä.
-
Kirjainkoolla ei merkitystä Hakusanat Tekijä:Jari palauttavat samat tulokset kuin hakusanat tekijä:jari.
-
Tarkat tulokset lainausmerkkejä käyttämällä Kun tiedät, että etsimäsi tiedosto sisältää tietyt sanat tietyssä järjestyksessä, voit sisällyttää nämä sanat lainausmerkkeihin. Jos et ole varma sanojen järjestyksestä, älä käytä lainausmerkkejä. Esimerkiksi haku, jonka hakusanoina ovat tämän artikkelin nimen sisältämät sanat lainausmerkeissä, Sisällön etsiminen palauttaa vain artikkelit, jotka sisältävät nämä molemmat sanat tässä järjestyksessä.
-
Merkkien määrä Hakukysely ei saa olla pidempi kuin 255 merkkiä.
Totuusarvoehtojen käyttäminen hakukyselyissä
Nyt kun tiedät haun perusteet, haluat ehkä lisätä joitakin parametreja hakutulosten tarkentamiseksi. SharePointin avulla voit käyttää totuusarvologiikkaa avainsanoihin ja ominaisuuksiin, mikä tarkoittaa niiden yhdistämistä operaattoreihin JA, TAI, EI, + (PLUS) ja - (MIINUS) merkityksellisen kyselyn muodostamiseen. Seuraavien esimerkkien avulla voit luoda onnistuneita kyselyjä.
|
Loogiset operaattorit |
Kuvaus ja esimerkki |
|
AND |
Käytä AND-operaattoria, kun haluat etsiä kaikki määrittämäsi hakusanat sisältävät tiedostot riippumatta sanojen välisistä yhteyksistä. Esimerkiksi omenat AND appelsiinit löytää kaikki tiedostot, jotka sisältävät nämä molemmat hakusanat, mutta sanojen ei tarvitse sijaita tiedostossa tietyssä järjestyksessä. |
|
OR |
Käytä OR-operaattoria, kun haluat etsiä kaikki tiedostot, jotka sisältävät kaikki tai jonkin määrittämistäsi hakusanoista. Esimerkiksi C++ OR C# löytää kaikki tiedostot, jotka sisältävät molemmat tai jommankumman hakusanoista. |
|
NOT |
Käytä NOT-operaattoria, kun haluat sulkea pois tietyt hakutulokset. Esimerkiksi markkinointi AND ennuste NOT budjetti löytää tiedostot, jotka sisältävät sanat "markkinointi" ja "ennuste" mutta eivät sanaa "budjetti". |
|
+ (plusmerkki) |
Hakukysely SharePoint+Excel palauttaa kaikki tiedostot, jotka sisältävät nämä molemmat hakusanat. |
|
- (miinusmerkki) |
Hakukysely SharePoint+Excel -Excel 2007 -Excel 2003 palauttaa kaikki tiedostot, jotka sisältävät kaksi ensimmäistä hakusanaa mutta eivät sanoja "Excel 2003" ja "Excel 2007". |
Loogisten operaattoreiden lisäksi SharePoint tukee suhteellisten operaattoreiden käyttämistä. Voit muodostaa hakukyselyn käyttämällä seuraavia arvoja:
|
Suhteellinen operaattori |
Kuvaus ja esimerkki |
|
: (kaksoispiste) |
Palauttaa tulokset, joissa ominaisuusrajoituksessa määritetty arvo on yhtä suuri kuin Ominaisuussäilö-tietokantaan tallennettu ominaisuusarvo tai vastaa yksittäisiä termejä koko tekstin indeksiin tallennetussa ominaisuusarvossa. |
|
= (yhtä suuri kuin) |
Palauttaa hakutulokset, joissa ominaisuuden arvo on yhtä suuri kuin ominaisuusrajoituksessa määritetty arvo. Huomautus: Emme suosittele =-operaattorin yhdistämistä tähtimerkkiin ( \*), kun teet tarkan vastineen. |
|
< (pienempi kuin) |
Käytä tätä päivämäärien ja kokonaislukujen yhteydessä, kun haluat määrittää pienempi kuin -suhteen. Esimerkiksi haun määrityksiä muokattu<8.7.2009 palauttaa kaikki haun määritykset, joita on muokattu aiemmin kuin 8.7.2009. |
|
> (suurempi kuin) |
Käytä tätä päivämäärien ja kokonaislukujen yhteydessä, kun haluat määrittää suurempi kuin -suhteen. Esimerkiksi haun määrityksiä muokattu>8.7.2009 palauttaa kaikki haun määritykset, joita on muokattu myöhemmin kuin 8.7.2009. |
|
<= (pienempi tai yhtä suuri kuin) |
Käytä tätä päivämäärien ja kokonaislukujen yhteydessä, kun haluat määrittää pienempi tai yhtä suuri kuin -suhteen. Esimerkiksi haun määrityksiä muokattu<=8.7.2009 palauttaa kaikki haun määritykset, joita on muokattu 8.7.2009 tai sitä aiemmin. |
|
>= (suurempi tai yhtä suuri kuin) |
Käytä tätä päivämäärien ja kokonaislukujen yhteydessä, kun haluat määrittää suurempi tai yhtä suuri kuin -suhteen. Esimerkiksi haun määrityksiä muokattu>=8.7.2009 palauttaa kaikki haun määritykset, joita on muokattu 8.7.2009 tai sitä myöhemmin. |
|
.. (kaksi pistettä) |
Esimerkiksi ominaisuus: arvo 1..arvo 2 ilmaisee, että ominaisuus on suurempi tai yhtä suuri kuin arvo 1 ja pienempi tai yhtä suuri kuin arvo 2. |
|
<> (eri suuri kuin) |
Käytä tätä päivämäärien ja kokonaislukujen yhteydessä, kun haluat sulkea tietyn arvon pois. Esimerkiksi haun määrityksiä muokattu<>8.7.2009 palauttaa kaikki haun määritykset, joita ei ole muokattu 8.7.2009. |
Ominaisuuksien käyttäminen hakukyselyissä
Voit muodostaa hakukyselyitä käyttämällä ominaisuuksia, jotka ovat SharePointiin tallennettuja tiedostoja koskevia metatietoja. Ominaisuuksia ovat esimerkiksi tiedoston tekijä tai päivämäärä, jolloin tiedosto on tallennettu. Sisällön ominaisuudet ja niiden arvot tallennetaan, kun sivustot indeksoidaan. Kun tiedät jonkin kohteen ominaisuuden arvon, voit käyttää sitä hakukyselyssä ehtona.
Kun käytät haussa ominaisuuksia, älä lisää ominaisuuden ja arvon väliin välilyöntiä.
|
Ominaisuuksien arvojen käyttäminen hakukyselyissä |
Käytä syntaksia ominaisuus:arvo. Esimerkiksi tekijä:sallinen etsii kaikki tiedostot, jotka on luonut henkilö nimeltä Sallinen. |
|
Etsiminen tiedostonimen mukaan |
Kirjoita tiedostonimi:"Budjetti" (lainausmerkeissä), kun haluat löytää tiedoston nimeltä "Budjetti.xlsx", tai kirjoita tiedostonimi:budjetti (ilman lainausmerkkejä), kun haluat löytää sekä tiedoston nimeltä "Budjetti_nykyinen.xlsx" että tiedoston "Budjetti_seuraava.xlsx". |
|
Etsiminen tiedostotyypin mukaan |
Oletetaan, että haluat löytää budjettitaulukot, jotka on luotu Excel 2007 ‑ohjelmassa. Lisää hakukyselyyn tiedostotyyppi:xlsx, niin saat näkyviin vain Excel 2007 ‑työkirjat sisältävät hakutulokset. |
|
Yleismerkit |
Etsiessäsi tiedostoja voit käyttää hakusanan tai ominaisuuden yhteydessä tähteä (*). Esimerkiksi Tekijä:Sal* palauttaa kaikki tiedostot, joiden tekijä on henkilö, jonka nimi alkaa kirjaimilla "Sal". |
|
Eri ominaisuuksien käyttäminen |
Hakupalvelu tulkitsee eri ominaisuuksia käyttävien hakusanojen välissä olevan välilyönnin AND-operaattoriksi. Esimerkiksi otsikko:budjetti tiedostotyyppi:xlsx palauttaa vain Excel 2007 ‑työkirjat, joiden otsikko alkaa sanalla "budjetti". |
|
Tiettyjen hakutulosten poissulkeminen |
Voit sulkea pois tiettyjä sanoja sisältävät hakutulokset käyttämällä poissuljettavan hakusanan edessä miinusmerkkiä (-). Esimerkiksi jos haluat löytää kohteet, jotka sisältävät sanan "kulut" mutta eivät sisällä sanaa "verot", kirjoita Haku-ruutuun kulut -verot. |
|
Tiedoston ominaisuuksien lisääminen |
Ominaisuuksien avulla voit määrittää palautettavan tiedoston nimen tai tyypin. Jos esimerkiksi haluat etsiä Microsoft Office Word 2007 -tiedostoja, jotka sisältävät sanan "aikataulu", kirjoita hakuruutuunaikataulun tiedostotyyppi:docx. |
|
Saman ominaisuuden vaihtoehtoisten arvojen etsiminen |
Hakupalvelu tulkitsee samoja ominaisuuksia käyttävien hakusanojen välissä olevan välilyönnin OR-operaattoriksi. Esimerkki tekijä:"Teemu Sallinen" tekijä:"Ari Suominen" palauttaa jommankumman henkilön luomat tiedostot. |
|
Ominaisuusarvojen poissulkeminen |
Voit sulkea pois sisältöä, jolla on tietty ominaisuusarvo, lisäämällä miinusmerkin (-) ominaisuuden nimen eteen. |
|
Etsiminen tietystä palvelimesta |
Jos käytettävissä on sivusto-ominaisuus, voit kohdistaa kyselyn vain tietyn palvelimen sisältöön lisäämällä hakukyselyysi ehdon sivusto:palvelimen_nimi. Huomautus: Kenoviivoja (\) ei voi käyttää kyselyissä. Älä siis käytä palvelimen polussa kenoviivaa, kun kirjoitat ehdon sivusto:\\palvelimen_nimi. |
|
Päivämäärä/kellonaika |
Kun kyselyitä muodostetaan käyttämällä suhteellisia tai loogisia operaattoreita, kaikkia päivämäärä-/aikaominaisuuksia voidaan käyttää kaikissa mahdollisissa muodoissaan. Esimerkiksi haun määrityksiä muokattu=8.7.2009 palauttaa kaikki haun määritykset, joita on muokattu 8.7.2009. |
Huomautukset:
-
Kyselyn on sisällettävä vähintään yksi etsittävä hakusana. Kyselyt, jotka sisältävät vain poissuljettavia hakusanoja, palauttavat virheen.
-
Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt hallitulle ominaisuudelle, esimerkiksi ominaisuudelle tekijä, muita ominaisuuksia, esimerkiksi ominaisuuden kirjoittaja tai sähköposti, hakutulokset saattavat sisältää myös sellaista sisältöä, joilla on jompikumpi näistä ominaisuuksista.
Jos et löydä tiedostoja, joiden tiedät sijaitsevan organisaatiosi resursseissa, voit joutua pyytämään hakupalvelun järjestelmänvalvojaa lisäämään tiedostot hakuindeksiin, määrittämään tiedostojen käyttöoikeuksia tai lisäämään tai muuttamaan tiedostojen hakusanoja tai ominaisuuksia.
Hakutulosten käsitteleminen
Oletusarvon mukaan hakutulokset lajitellaan niiden merkitsevyyden mukaan. Hakutulosten alussa näkyvät hakusanojen määritelmät ja mahdolliset suositellut linkit. Voit tarkentaa hakutuloksia napsauttamalla Tarkenna tuloksia -paneelin linkkejä.
Järjestelmänvalvoja voi muuttaa tarkennuspaneelissa näytettävien asetusten asetuksia, mutta esimerkki siitä, miten voit tarkentaa hakutuloksia, on se sivusto, jossa luulet asiakirjan olevan, tekijä tai tekijät, joita haluat tarkastella, tai asiakirjan tai asiakirjojen kirjoituspäivämäärän tai -alueen mukaan. Yhdellä napsautuksella mitä tahansa hienosäätöpaneelin kohdetta napsauteta näet heti valitsemasi hienosäätömenetelmän määrittämät tulokset.
Hakutuloksia voidaan tarkentaa myös käyttämällä hakualueita. Kun hakutulossivu avautuu Hakukeskus-sivustossa tehdyn haun tai sivustosta etsimisen seurauksena, sivulla näkyvät hakualuevaihtoehdot Tämä sivusto ja Tämä luettelo. Jos valitset Tämä luettelo, voit edelleen tarkentaa hakutuloksia määrittämällä uusia hakusanoja. Valittavissa voivat olla myös hakualuevaihtoehdot Ihmiset ja Kaikki sivustot.
Haku tuo näyttöön myös ehdotettujen hakutulosten luettelon. Napsauttamalla tämän luettelon linkkejä voit tehdä nopeasti uuden haun käyttämällä alkuperäisiä hakusanojasi muistuttavia hakusanoja käyttävän haun.
Jos organisaatiossasi ovat käytössä henkilöhaku ja Omat sivustot, näet lisäksi luettelon henkilöistä, jotka ovat lisänneet profiiliinsa käyttämäsi hakusanan tai hakusanat. Voit siirtyä henkilön Omat sivustot -sivulle napsauttamalla henkilön nimeä. Lisätietoja henkilöiden etsimisestä on artikkelissa Henkilöiden etsiminen.
Hakutulossivulla näkyy myös Tarkoitatko? -ehdotuksia hakutulosten yläpuolella. Tämä toiminto ehdottaa vaihtoehtoisia kyselyjä, joita voit kokeilla. Jokainen ehdotus muotoillaan linkiksi. Jos haluat hakea uudelleen vaihtoehtoisesta kyselystä, napsauta sitä.
Sisällön etsiminen tarkennetulla haulla
Jos haluat määrittää hakukyselyn tarkasti, voit käyttää hakutulossivulla käytettävissä olevaa Tarkennettu haku -sivua. Tarkennetun haun avulla voit näyttää tai sulkea pois tietyt sanat sisältävät hakutulokset, suodattaa hakutuloksia kielen tai tyypin mukaan sekä tehdä hakuja sisällön ominaisuuksien perusteella. Muista kuitenkin, että liian monen parametrin tai rajoituksen käyttäminen hidastaa tarkennettua hakua. Kuten muitakin hakukyselyitä käyttäessäsi, käytä ensin vain vähäistä määrää hakusanoja ja tarkenna sen jälkeen hakutuloksia.
-
Voit tuoda Tarkennettu haku -sivun näyttöön napsauttamalla hakutulossivulla Haku-ruudun vieressä olevaa Tarkennettu haku -linkkiä.
-
Kirjoita Etsi tiedostot, joissa -kohdassa seuraavassa kuvassa esitettyihin kenttiin hakusana tai -sanat. Voit valita, että hakutulosten on sisällettävä kaikki hakusanat tai vastattava täsmälleen kaikkia hakusanoja, tai voit sulkea pois haluamasi hakusanat.
-
Voit rajata hakutuloksiasi kielen mukaan valitsemalla Vain seuraavat kielet -kohdan vieressä olevia valintaruutuja.
-
Jos haluat rajata hakutuloksiasi tiedostomuodon mukaan, valitse asetus Tulostyyppi-luettelosta.
-
Jos haluat löytää sisältöä, johon merkitty tiettyjä arvoja, käytä Jossa ominaisuus -otsikon vieressä olevia kenttiä. Valitse ominaisuus Valitse ominaisuus -luettelosta, valitse looginen operaattori ja kirjoita etsittävä arvo. Valitse Lisää ominaisuus -vaihtoehto, jos haluat etsiä useampaa kuin yhtä ominaisuutta tai toista saman ominaisuuden arvoa. Seuraavassa esimerkissä hakutuloksissa näkyvät kohteet, joiden tekijä on Mika Seppä ja joiden nimessä on sana "Budjetti".
-
Tuo hakutulokset näyttöön valitsemalla Etsi.
