Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot

Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot

Sisällönjärjestäminen on SharePointin ominaisuus, joka voi hallinnoida automaattisesti joitain tärkeitä kirjastotehtäviä. Tämä säästää aikaa ja lisäksi voi auttaa varmistamaan, että tiedostokirjastoa hallinnoidaan jatkuvasti.

Sisällönjärjestämisen tarkoitus

Sisällönjärjestäminen voi tehdä automaattisesti seuraavat tehtävät:

  • Reitittää tiedostot eri kirjastoihin ja kansioihin    Käytännössä sisällönjärjestämistoiminto toimii tiedostojen portinvartijana. Aina kun tiedosto ladataan, sisällönjärjestämistoiminto päättää luomasi säännön avulla, minne tiedosto kuuluu. Sitten se siirtää tiedoston oikeaan kirjastoon tai kansioon, joka saattaa sijaita myös eri sivustokokoelmassa. Säännöt voivat perustua sisältötyyppien ja metatietojen yhdistelmään.

  • Kaikkien tiedostojen lataaminen lataus kirjastoon    Voit määrittää sisällönjärjestämistoiminnon sijoittamaan kaikki ladatut tiedostot latauskirjastoon, jossa voidaan lisätä tiedostoon metatietoja ja saattaa lähetysprosessi loppuun.

  • Kansion koon hallinta    Voit määrittää sisällön järjestämisen tarkkailemaan kansiossa olevien kohteiden määrää ja varmistamaan, että mikään kansio sisältää enemmän kuin tietyn määrän kohteita. Tämä raja on oletusarvoisesti 2500-kohteita ja kun kohde numero 2501 saapuu, sisällön järjestäminen luo automaattisesti uuden kansion ja sijoittaa asia kirjan siihen. Voit määrittää, kuinka monta kohdetta sisällön järjestäminen sallii samassa kansiossa.

  • Lähetysten kaksoiskappaleiden hallinta    Kun kirjastossa on jo ladattu asia kirja, voit määrittää sisällön järjestämisen käyttämään SharePoint versioita tai muuttaa tiedoston nimeä lisäämällä yksilöllisiä merkkejä. Näin varmistat, että sekä olemassa oleva tiedosto että sen kaksoiskappale säilyvät.

  • Valvontalokien ylläpito    Sisällönjärjestämistoiminto voi pitää tiedoston valvontalokin tiedoston mukana, kun se siirretään.

Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla

Sinulla on oltava vähintään sivuston omistajan käyttö oikeudet, ja julkaisuominaisuuksien on oltava käytössä.

Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla

  1. Siirry sivustolle, jonka asetuksia haluat muuttaa.

  2. Valitse asetukset Asetukset-kuvake ja valitse sitten avattavasta valikosta sivuston asetukset .

    Valitse SharePointasetukset Asetukset-kuvake , valitse sivuston sisältöja valitse sitten sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset -sivun sivuston toiminnot -ryhmässä sivuston ominaisuuksien hallinta.

  4. Valitse sisällönjärjestämisominaisuuden nimen vierestä Aktivoi. Kun ominaisuus on aktivoitu, sana Aktiivinen näkyy Tila-sarakkeessa.

    sisältö Organzier Ota käyttöön-painike

Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot

Huomautus: Sisällönjärjestämisen määrittämiseen tarvitaan vähintään sivuston omistajan käyttöoikeudet.

  1. Siirry sivustoon, jossa haluat määrittää sisällönjärjestämisen reitittämään tiedostot automaattisesti tiettyihin sijainteihin.

  2. Valitse asetukset Asetukset-kuvake ja valitse sitten avattavasta valikosta sivuston asetukset .

    Valitse SharePointasetukset Asetukset-kuvake , valitse sivuston sisältöja valitse sitten sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivustonhallinta-ryhmässä Sisällönjärjestämisen asetukset.

    Huomautus: Sisällönjärjestämisen asetukset -linkki näkyy vain, jos kyseinen toiminto on aktivoitu kyseisessä sivustossa.

  4. Valitse Ohjaa käyttäjät latauskirjastoon ‑osassa valintaruutu, joka ottaa sisällönjärjestämisen käyttöön pakotetusti. Tämä ohjaa automaattisesti käyttäjät latauskirjastoon, kun he yrittävät ladata tiedostoa.

  5. Valitse Lähetetään toiseen sivustoon -osan valintaruutu, jos haluat sallia sääntöjen reitittävän tiedostot eri sivustolle.

  6. Valitse Kansioiden osiointi ‑osassa Luo alikansioita, kun kohdesijainnissa on liian monta kohdetta ‑valintaruutu, jos haluat ohjelman luovan automaattisesti alikansioita, kun sijainnille määritetty kohdemäärä ylittyy.

    • Määritä Yhden kansion kohteiden määrä ‑ruudussa, kuinka monta tiedostoa kansioon voi enintään tallentaa, ennen kuin uusi kansio luodaan.

    • Määritä Kansion nimen muoto ‑ruutuun uusien kansioiden nimeämiskäytäntö.

  7. Valitse Lähetysten kaksoiskappaleet ‑osassa, haluatko luoda kaksoiskappaleet SharePointin versiotieto-ominaisuudella vai lisätä kohteen kaksoiskappaleen tiedostonimen loppuun yksilöllisiä merkkejä.

  8. Valitse Säilytetään konteksti ‑osan valintaruutu, jos haluat tallentaa valvontalokin tai metatiedot lähetetyn kohteen tai asiakirjan valvontamerkintänä.

  9. Kirjoita säännön valvojat -osioon organisaatiosi sääntöjen valvojat. Sääntöjenvalvojilla on oltava sivuston hallintaoikeudet sisällönjärjestäjän sääntöjen asetussivuun. Lisä tietoja on Ohje aiheessa sisällön järjestämisen sääntöjen luominen tiedostojen reitittämistävarten.

  10. Valitse sopivat valintaruudut, jos haluat sähköpostiviestin lähtevän automaattisesti sääntöjenvalvojille. Sisällönjärjestämistoiminto voi lähettää sähköpostiviestin, kun lähetys ei vastaa sääntöä tai jos jotakin sisältöä lähetetään sisällönjärjestämistoimintoon.

    Huomautus: SharePoint-tai verkonvalvojan on määritettävä Sähkö posti palvelin tai palvelu, jotta nämä valinta ruudut voidaan ottaa käyttöön.

  11. Kirjoita Lähetyspisteet-osioon tietoa muista sivustoista tai sähköpostiohjelmista, jotka voivat lähettää sisältöä nykyiseen sivustoon.

    Vihje: Jos haluat luoda työnkulun tai mukautetun ratkaisun, joka lähettää tiedostoja sähköpostijärjestelmän kautta, tässä osassa näkyy sen verkkopalvelun URL-osoite, joka lähettää sisällön sivustoon.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×