Yhteenveto Opi integroimaan sisältö tyypit ja työn kulut SharePoint 2013-asia kirjojen hallinta ratkaisuun.
Tässä artikkelissa kuvataan sisältö tyypit ja työn kulut ja annetaan ohjeita siitä, miten voit integroida ne SharePoint Server 2016 tiedostojen hallinta ratkaisuun. Sisältö tyyppi on uudelleenkäytettävä metatietojen (sarakkeiden), työn kulun, toimintojen ja muiden asetusten kokoelma SharePoint Server 2016 luettelon tai tiedosto kirjaston kohteiden tai tiedostojen luokalle. Sisältö tyyppien avulla voit hallita tieto luokan asetuksia keskitetysti, uudelleen käytettävässä muodossa. Työn kulun avulla voit liittää liiketoiminta prosessin SharePoint Server 2016 kohteisiin.
Artikkelin sisältö:
Ennen kuin käytät tämän artikkelin sisältö tyyppi-ja työn kulun suunnittelu (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)-laskenta taulukkoa sisältö tyyppien ja työn kulkujen suunnittelemiseksi, varmista, että olet lukenut käyttäjien tunnistamisen ja analysoit asia kirjan käytön SharePoint 2013: ssa ja olet suorittanut "analysoi asia kirjan käyttö"-ja "asia kirjan osallistujat"-laskenta taulukon kyseiseen artikkeliin.
Sisältö tyypin yleiskuvaus
Sisältö tyyppi määrittää luettelo kohteen, asia kirjan tai kansion määritteet. Kukin sisältö tyyppi voi määrittää seuraavat:
-
Ominaisuudet, jotka liitetään tyypin kohteisiin.
-
Metatiedot liitettäväksi tyypin kohteisiin.
-
Työn kulut, jotka voidaan käynnistää sen tyyppiä olevien kohteiden perusteella.
-
Tietojen hallinta käytännöt, jotka yhdistetään sen tyypin kohteisiin.
-
Asiakirja mallit (asia kirjan sisältö tyypeille).
-
Mukautetut ominaisuudet.
Voit liittää sisältö tyypin luetteloon tai kirjastoon. Kun teet näin, määrität, että luettelo tai kirjasto voi sisältää sisältö tyypin kohteita ja että luettelon tai kirjaston uuden komennon avulla käyttäjät voivat luoda uusia kyseisen tyyppisiä kohteita.
Huomautus: Voit myös liittää ominaisuudet, työn kulut, käytännöt ja mallit suoraan luetteloon tai kirjastoon. Tämä voi kuitenkin rajoittaa näitä liitoksia luetteloon tai kirjastoon, eikä sitä voida käyttää uudelleen koko ratkaisussa. SharePoint Server 2016 sivustotasoiset työn kulut voidaan yhdistää useisiin luetteloihin tai kirjastoihin.
Tiedosto kirjastot ja luettelot voivat sisältää useita sisältö tyyppejä. Kirjasto voi sisältää esimerkiksi projektiin liittyviä asia kirjoja ja grafiikkaa. Kun luettelossa tai kirjastossa on useita sisältö tyyppejä, käytä seuraavaa:
-
Tämän luettelon tai kirjaston uuden komennon avulla käyttäjät voivat valita oletusarvoisesti kaikista käytettävissä olevista sisältö tyypeistä, kun he luovat uuden kohteen. Sisältö tyypin omistajat voivat määrittää uuden komennon näyttämään vain tietyt sisältö tyypit.
-
Kaikkien käytettävissä olevien sisältö tyyppien sarakkeet ovat näkyvissä.
Voit määrittää mukautettuja sisältö tyyppejä sivuston sisältö tyyppi valikoimassa. Mukautetun sisältö tyypin on oltava johdettu suoraan tai epäsuorasti ydin sisältö tyypistä, kuten asia kirjasta tai kohteesta. Kun sivusto on määritetty, mukautettu sisältö tyyppi on käytettävissä kyseisessä sivustossa ja kaikissa sivuston alapuolella olevissa kohteissa. Jos haluat, että sisältö laji on laajalti käytettävissä koko sivustokokoelmassa, määritä se ylimmän tason sivuston sisältö tyyppi-valikoimaan. SharePoint Server 2016 voit myös luoda mukautetun sisältö tyypin hallittujen metatietojen palvelu instanssissa määritettyyn sisältö tyypin keskittimeen. Kun se luodaan sisältö tyypin toiminnossa, sisältö tyyppi on käytettävissä muissa sivustokokoelmissa, jotka ovat osa hallittuun metatietopalvelun esiintymään liittyviä verkko sovelluksia.
Huomautus: Hallitut metatietopalvelut ja sisältö tyypin keskitin eivät ole käytettävissä SharePoint Foundation 2013.
Jos organisaatiossa esimerkiksi käytetään tiettyä sopimus mallia, sivustokokoelman ylimmän tason sivuston sisältö tyyppi-valikoimassa voidaan luoda sisältö tyyppi, joka määrittää kyseisen palvelu sopimuksen metatiedot, sopimuksen mallin ja työn kulut, jotka edellytetään sopimuksen tarkistamiseksi ja täydentämiseksi. Tämän jälkeen kaikki sivustokokoelmasi asiakirja kirjastot, joihin liität sopimus sisältö tyypin, sisältävät kaikki nämä ominaisuudet ja mahdollistavat sen, että tekijät voivat luoda malliin perustuvia uusia sopimuksia.
SharePoint Server 2016 perustuvissa kohteissa kunkin oletusarvoisen luettelo kohteen tai kirjaston kohteen, kuten yhteys tiedon, tehtävän tai asia kirjan, sisältö tyyppi on vastaava sivuston sisällön tyyppi-valikoimassa. Kun aiot määrittää sisältö tyyppejä, voit käyttää näitä perussisältötyypin määritelmiä aloitus pisteinä ja luoda uusia sisältö tyyppejä tarpeen mukaan.
Sisältö tyypit on järjestetty hierarkiaksi, jonka avulla yksi sisältö tyyppi perii sen ominaisuudet toisesta sisältö tyypistä. Tämä periytyminen mahdollistaa sen, että tiedosto luokat voivat jakaa ominaisuuksia koko organisaatiossa, ja sen avulla työryhmät voivat mukauttaa näitä ominaisuuksia tiettyihin paikkoihin tai luetteloihin.
Esimerkiksi kaikki yrityksen käyttäjän toimitettavat asia kirjat saattavat edellyttää metadatan, kuten tili numeron, projekti numeron ja projekti päälliköksi määritettyjen metatietojen joukkoa. Luomalla ylimmän tason asiakkaan toimituksen sisältö tyypin, josta kaikki muut asiakkaalle toimitettavat tiedosto tyypit periytyvät, varmista, että pakolliset tiedot, kuten tili numerot ja projekti numerot, liitetään organisaatiosi kaikkiin asiakkaan toimitettavien asia kirjojen variantteihin. Huomaa, että jos sisältö tyypin omistaja lisää uuden pakollisen sarakkeen ylätason asiakkaan toimituksen sisältö tyyppiin, sisältö tyypin omistaja voi levittää muutoksia kaikkiin siitä periytyviin sisältö tyyppeihin, jolloin uusi sarake lisätään kaikkiin asiakkaille toimitettaviin asia kirjoihin.
Ominaisuuksien integrointi Office 2016 kanssa
Kun käyttäjä muokkaa asia kirjaa SharePoint Server 2016 asiakirjan hallinta palvelimesta Microsoft Office system, asia kirjan tieto ruutu näkyy tiedoston yläreunassa. Asia kirjan tieto ruutu näyttää muokattavan tiedoston palvelimen ominaisuuksista.
SharePoint Server 2016 on helppo mukauttaa sisältö tyypin ominaisuus lomaketta. Kun määrität sisältö tyypin, voit aloittaa InfoPath 2016, joka luo oletus ominaisuus lomakkeen, joka perustuu sisältö tyypin ominaisuuksiin. Oletus lomake sisältää samat hallinta toiminnot, asettelun ja rakenteen, jotka InfoPath 2016 käyttää, jos mukautettua lomaketta ei ole määritetty. Sen jälkeen voit mukauttaa ja ottaa lomakkeen käyttöön samalla tavalla kuin muutkin InfoPath 2016-lomakkeen. Voit esimerkiksi lisätä lomakkeeseen yrityksen logon, fontit ja väri mallin. Yhdistä se mukautettuun tieto lähteeseen. Lisää ehdollinen logiikka; ja rakenne lomakkeen ominaisuuksia, jotka ovat käyttäjien käytettävissä heidän rooliensa perusteella.
Asia kirjan tieto ruudun muokkaus ominaisuuksien lisäksi Word 2016 käyttävät tekijät voivat lisätä palvelimessa määritettyjä ominaisuuksia omiin tiedostoihisi. Jos esimerkiksi asia kirjan ominaisuuksiin kuuluu projektin valvojan nimi, tämä nimi voidaan lisätä otsikko sivulle, alatunnisteeseen tai mihin tahansa muuhun asia kirjan nimeen. Jos projektille on määritetty uusi projekti päälliköksi, projektin hallinta-ominaisuus voidaan päivittää tiedoston hallinta palvelimessa. Tämä päivitetty projektin valvojan nimi näkyy kaikissa tämän ominaisuuden esiintymissä, jotka lisättiin tiedostoon.
Metatietojen käyttäminen sisältö tyypeissä
Metatiedot ovat tietoja tiedostosta, jota käytetään sisällön luokittelussa ja luokittelussa. Metatiedot yhdistetään sisältö tyyppiin sarakkeena. Metatiedot voivat sisältää asia kirjan kontekstuaalisia tietoja liittämällä sen tekijään, aiheeseen, yleisöön, kieleen ja niin edelleen. Toisin kuin ominaisuudet, metatiedot tallennetaan sarakkeina, ja SharePoint-haku kone voi indeksoida ja hakea niitä.
Sivustokokoelmatasolla lisätyt metatiedot voidaan liittää sisältö tyyppeihin. Kun käytät metadataa ja sisältö tyyppejä, kaikki myöhemmät sisältö tyypit voivat periä joitakin tai kaikki metatiedot pääsisältö tyypistä sivustokokoelman tasolla. Lisää metatietoja voidaan sitten lisätä alemmalla tasolla, kuten yhdellä asia kirjalla.
Sarake mallit
Jokainen sisältö tyyppiin liittyvä metatietojen kohde on sarake, joka on paikka luettelossa tietojen tallentamista varten. Luettelot tai kirjastot näytetään usein graafisesti tieto sarakkeina. Luetteloon liittyvän näkymän mukaan sarakkeet voivat näkyä myös muissa lomakkeissa, kuten kalenterin päivinä. Luetteloon tai kirjastoon liitettyihin lomakkeisiin sarakkeet näkyvät kenttinä.
Voit määrittää sarakkeita käytettäväksi useissa sisältö tyypeissä. Voit tehdä tämän luomalla ne sarake mallien valikoimaan. Sivustokokoelmassa on kunkin sivuston sarake mallit-valikoima. Kuten sisältö tyypeillä, sivuston sarake mallit-valikoimassa määritetyt sarakkeet ovat käytettävissä kyseisessä sivustossa ja kaikissa sen alapuolella olevissa kohteissa.
Kansion sisältö tyypit
Kansion sisältö tyypeissä määritetään metatiedot, jotka liittyvät luettelon tai kirjaston kansioon. Kun käytät kansion sisältö tyyppiä luettelossa tai kirjastossa, kyseisen luettelon tai kirjaston Uusi -komento sisältää kansion sisältö tyypin, joka mahdollistaa sen, että käyttäjät voivat luoda kyseisen tyyppisiä kansioita.
Voit määrittää näkymiä luettelossa tai kirjastossa, jotka ovat käytettävissä vain tietyn sisältö tyypin kansioissa. Tästä on hyötyä silloin, kun haluat kansion sisältävän tietyntyyppisen asia kirjan, ja haluat, että kansion näkymissä näkyvät vain ne sarakkeet, jotka liittyvät kyseisessä kansiossa olevaan tiedosto tyyppiin.
SharePoint-tuotteet-objekti mallia käyttämällä voit mukauttaa kansion sisältö tyypin uutta komentoa niin, että kun käyttäjä luo uuden tyyppisen kansion, kansioon täytetään useita tiedostoja ja asia kirjoja, jotka perustuvat palvelimeen tallennettuihin malleihin. Tästä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun haluat ottaa käyttöön yhdistelmä asiakirja tyypin, joka edellyttää useita tiedostoja, jotka edistävät yksittäistä asia kirjaa.
Tiedosto joukot on SharePoint Server 2016 ominaisuus, jonka avulla voit hallita useita asia kirjoja sisältäviä toimituksia Office 2016 avulla. Tiedosto joukot ovat tietyntyyppisiä kansioita, joita käytetään yksittäisen toimituksen tai työtuotteenhallintaan ja jotka voivat sisältää useita tiedostoja useissa sijainneissa. Voit luoda tiedosto joukkoja käyttämällä SharePoint Server 2016 sisältäviä laajennettavia malleja. Voit myös mukauttaa tiedosto sarja malleja edusta maan organisaatioosi liittyviä työtuotteita. Tiedosto joukot sisältävät myös version hallinnan, jonka avulla voit siepata koko tiedosto joukon tilan eri kohtiin sen elin kaaren aikana. Lisä tietoja tiedosto joukoista on Ohje aiheessa tiedosto joukkojen suunnittelu (SharePoint Server 2010).
Asia kirjan sisältö tyyppien järjestely
Suunnittelu tiedoston sisältö tyyppien ensimmäinen vaihe on tarkistaa kunkin asiakirja tyypin, joka on lueteltu analysoi asia kirjan käyttö (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873)-laskenta taulukossa, ja selvittää, toimiiko olemassa oleva sisältö tyyppi tämäntyyppiselle asia kirjalle. Kunkin asia kirjan sisältö tyypin pitäisi periä asetuksensa suoraan tiedoston sisältö tyypistä tai sisältö tyypistä. Näin varmistat, että tiedosto tyyppien, kuten otsikon ja luotujen, perussarakkeet ovat olemassa ja että voit liittää mallin sisältö tyyppiin. Jos perussisältötyyppi (kuten asia kirja) on riittävä, kirjoita sisältö tyypin nimi "analysoi asia kirjan käyttö"-laskenta taulukon sisältö tyyppi-sarakkeeseen.
Huomautus: Tuetuissa ydin sisältö tyypeissä ei ole PDF-tiedostoja.
Jos haluat lisä tietoja ydin sisältö tyyppien muokkaamisesta, Lataa valkoinen kirja,jossa on valmiiksi määritettyjen sisältö tyyppien ja sivustosarakkeiden muokkaus ohjeet(https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Luettelon sisältö tyyppien laatiminen
Luettelon sisältö tyypin elementteihin sisältyvät sisältö tyyppiin ja työn kulkuun liittyvät metatietosarakkeet, jotka voidaan suorittaa sisältö tyypin kohteissa. Luettelon sisältö tyypin avulla voit määrittää ratkaisun yksilöivän luettelo kohteen. Esimerkiksi asiakkaan puhelu keskuksen ratkaisussa, jossa tuki henkilöt tutkivat ja ratkaisevat asiakkaiden teknisiä ongelmia, voidaan käyttää luettelon sisältö tyyppiä, joka yhdenmukaistaa kunkin tuki tapahtuman tiedot ja seuraamaan tapa uksen kulkua työn kulun avulla.
Työn kulkujen suunnittelema
Työn kulut ottavat liiketoiminta prosessit käyttöön tiedostoissa, verkko sivuilla, lomakkeissa ja luettelon kohteissa SharePoint Server 2016. Ne voidaan liittää kirjastoihin, luetteloihin tai sisältö tyyppeihin.
Tiedostojen hallinta-kohdassa voit käyttää työn kulkuja asia kirjojen reitittämiseen henkilöiltä toiselle, jotta he voivat kukin suorittaa tiedoston hallinta tehtävänsä, kuten tarkistaa asia kirjoja, hyväksyä niiden julkaisemisen tai hallita niiden käyttöä. Käytä myös mukautettuja työn kulkuja tiedostojen siirtämiseen yhdestä sivustosta tai kirjastosta toiseen. Voit esimerkiksi suunnitella työn kulun, jos haluat kopioida tiedoston yhdestä sivustosta toiseen, kun asia kirja on suunniteltu arkistoitamaan.
SharePoint Server 2016 sisältää kolmen tilan työn kulun, jota voit käyttää sellaisten liiketoiminta prosessien hallintaan, jotka seuraavat kohteen tilaa kolmessa osavaltiossa tai vaiheessa. SharePoint Server 2016 sisältää myös seuraavat työn kulut, jotka liittyvät tiedostojen hallintaan:
-
Palautteen pyytäminen Lähettää asia kirjan tarkistettavaksi.
-
Hyväksyntä Lähettää asia kirjan hyväksyttäväksi, usein edellytyksenä sen julkaisylle.
-
Poistamisen Hallitsee asia kirjan vanhentumista ja poistamisen.
-
Allekirjoitusten pyyntö Reitittää asia kirjan allekirjoituksia varten.
Liitä työn kulku sisältö tyyppiin, kun haluat määrittää työn kulun käytettäväksi sisältö tyypin kanssa. Esimerkiksi osto tilauksen sisältö tyyppi saattaa edellyttää esimiehen hyväksyntää, ennen kuin tapahtuma voidaan suorittaa. Jos haluat varmistaa, että hyväksyntä työn kulku on aina käytettävissä, kun osto tilaus aloitetaan, luo osto tilauksen sisältö tyyppi ja liitä hyväksyntä työn kulku sen kanssa. Lisää sitten osto tilauksen sisältö tyyppi mihin tahansa tiedosto kirjastoon, johon osto tilaukset tallennetaan.
Jos haluat määrittää asia kirjan hallinta ratkaisun työn kulkuja, analysoi kunkin asia kirjan sisältö tyypin, jonka aiot toteuttaa, ja tunnista ne liiketoiminta prosessit, joiden on oltava käytettävissä kyseisen tyypin sisällössä. Määritä sitten työn kulut, jotka sinun on asetettava käytettäväksi kyseisessä sisällössä.
Seuraavassa on esimerkki taulukko, joka analysoi sopimus sisältö tyypin työn kulkuja.
|
Sopimus prosessi |
Sopimuksen työn kulku |
|---|---|
|
Tarkista luonnokset. |
Palautteen kerääminen |
|
Hanki hyväksyntä esimiehelle ja juridisen neuvonantajan. |
Hyväksyntä |
|
Ratkaise avoimia ongelmia. |
Seuranta |
|
Nouda allekirjoitukset. |
Allekirjoitusten kerääminen |
Lisä tietoja on kohdassa työn kulku SharePoint 2013.
Laskentataulukko
Tallenna tässä artikkelissa käsitellyt tiedot seuraavan laskenta taulukon avulla:
-
Sisältö tyyppi ja työn kulun suunnittelun laskenta taulukko (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
