Sivuston postilaatikon käyttäminen yhteistyön tekemiseen ja ryhmän sähköpostin järjestämiseen

Sivuston postilaatikon käyttäminen yhteistyön tekemiseen ja ryhmän sähköpostin järjestämiseen

Organisaatioilla ja niiden sisäisillä työryhmillä on usein monia eri sähköpostiketjuja käynnissä samanaikaisesti. Tällöin rivit voivat helposti mennä ristiin, tietoja voidaan kadottaa tai sivuuttaa, ja yhteys voi katketa. Sivuston postilaatikkojen avulla voit koordinoida viestintää ja tallentaa yhteen paikkaan työryhmään tai projektiin liittyvät sähköpostit, jotta kaikki työryhmän jäsenet voivat nähdä kaikki viestit.

Tärkeää: SharePoint sivuston posti laatikko-ominaisuutta poistetaan käytöstä maaliskuun alussa 2017. Tämä ominaisuus poistetaan kokonaan tulevassa versiossa. Uusilla SharePoint organisaatioilla ei ole enää sivuston posti laatikko-ominaisuuden käyttöä. Nykyiset SharePoint organisaatiot eivät enää voi luoda uusia sivuston posti laatikoita. Ennen maaliskuuta 2017 luodut ja käyttöön otetut sivuston postilaatikot toimivat edelleen.
Tarjoamme prosessin, jonka avulla voit siirtää aiemmin luodut sivuston posti laatikko sivustotMicrosoft 365-ryhmään syyskuussa 2017. Jos käytät tällä hetkellä sivuston posti laatikko-ominaisuutta SharePoint, kannattaa harkita vaihtamista Microsoft 365 -ryhmät sen sijaan, että se tukee sähkö postin yhteiskäyttöskenaarioita. Lisä tietoja on kohdassa Microsoft 365-ryhmien käyttäminen sivuston posti laatikoiden sijaan.

Huomautus: Sivuston posti laatikko-ominaisuus säilyy tuettuna, mutta se on vanhentunut SharePoint Server 2019-, SharePoint Server 2016-, SharePoint Server 2013-ja SharePoint Server 2010-tuotteissa. Asiakkaita suositellaan tutustumaan jaettuihin posti laatikoihin sivuston posti laatikoiden vaihto ehtona.

Valitse Pikakäynnistyksessä Postilaatikko.

Postilaatikko Pikakäynnistys-kohdassa.

Sivuston postilaatikko avautuu toisena, erillisenä Saapuneet-kansiona ja kansiorakenteena henkilökohtaisen sähköpostitilisi vieressä. Kaikki sivuston postilaatikon tilille ja tililtä lähetetyt sähköpostit jaetaan kaikille käyttäjille, joilla on SharePoint-sivuston osallistujatason oikeudet.

Sivuston postilaatikon määrittäminen

Voit lisätä sivuston postilaatikon sähköpostin vastaanottajaksi, lähettää postilaatikosta sähköpostia tai lisätä sen suosikkeihin. Saat ohjeet postilaatikon lisäämiseksi sivustoon artikkelista Sivuston postilaatikko -sovelluksen lisääminen sähköpostin säilyttämiseksi asiayhteydessään sivustolla. Sivustosi täytyy voida käyttää sähköpostia. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos näin ei ole.

Kun lisäät sivuston postilaatikon tärkeään sähköpostiketjuun, kopio kyseisen ketjun tiedoista tallennetaan paikkaan, johon kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy.

Lisää sivuston postilaatikko sähköpostiviestin Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-riville.

Sähköpostiviesti, jonka Kopio-rivillä on sivuston postilaatikon sähköpostiosoite.

Voit lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteen työryhmän yhteystietoryhmään tai jakeluluetteloon. Tällä tavalla asiaankuuluvat sähköpostiviestit tallentuvat ryhmän sivuston postilaatikkoon automaattisesti.

Kun kirjoitat ja lähetät sähköpostia sivuston postilaatikosta, se näyttää tulevan sinulta.

Kaikki, joilla on sivuston osallistujatason oikeudet, voivat käyttää sivuston postilaatikkoa, joten useat käyttäjät voivat luonnostella sähköpostiviestin yhteistyössä.

Luo sähköpostiviesti valitsemalla Uusi sähköpostiviesti.

Sivuston postilaatikon Uusi sähköpostiviesti -painike.

Tällä painikkeella voit avata uuden viestin sivuston postilaatikossa.

Lisää osoitteita sähköpostiviestiin sivuston postilaatikossa

Jos käytät Outlookin Suosikit-luetteloa, voit halutessasi lisätä sivuston postilaatikon kansioita Suosikit-luetteloosi.

Napsauta Outlookissa sivuston postilaatikon kansiota, kuten Saapuneet-kansiota, hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Näytä suosikeissa. Jos Suosikit-luettelossa on kaksi samannimistä kansiota (kuten kaksi Saapuneet-kansiota), Outlook lisää postilaatikon nimen kansion nimeen automaattisesti (esimerkiksi "Saapuneet – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), jotta erotat kansiot toisistaan.

Saat lisätietoja Outlookin Suosikit-luettelosta artikkelista Säilytä usein käytetyt postikansiot Suosikit-luettelossa.

Yhteistyö ryhmän kanssa sivuston postilaatikon avulla

Työryhmän sivuston postilaatikko mahdollistaa tärkeän sähköpostiviestin kirjoittamisen yhteistyössä tai merkityksellisten ryhmätason sähköpostikeskustelujen keräämisen yhteen. Työryhmä voi myös jakaa tärkeitä tiedostoja turvallisesti sivuston postilaatikon kautta.

Kun sivuston Posti laatikko on määritetty sivustolle, uusi Sähkö posti tili luodaan sivuston nimellä. Ryhmäsivusto käyttää esimerkiksi URL-osoitetta: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Sivuston Sähkö posti osoite on HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

WWW-osalaatta

Monet tiimit voivat keskustella Sähkö posti viesteistä säännöllisin väli ajoin. Usein nämä keskustelut johtavat tietoihin, jotka voivat olla hyödyllinen viittaus jonnekin alaspäin. Voit säilyttää keskustelun hyödyllisimmät sähkö postit sivuston posti laatikossa. Käyttäjät, joilla on osallistuja-käyttö oikeudet sivustoosi, voivat avata sivuston posti laatikon ja tarkastella viestiä. Työryhmän jäsenet voivat myöhemmin avata sivuston posti laatikon, hakea kyseiseen tiliin tallentamaasi Sähkö posti viestiä ja nähdä kyseessä olevan ongelman historian.

Toinen hyvä keino kerätä ryhmätason sähköpostikeskusteluja on lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoite viestin Kopio-riville, kun lähetät ryhmälle sähköpostia. Voit halutessasi lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteen yhteystietoryhmään tai jakeluluetteloon, jolloin osoite lisätään viestiin automaattisesti, kun lähetät ryhmälle sähköpostia.

Sähköpostiviesti, jonka Kopio-rivillä on sivuston postilaatikon sähköpostiosoite.

Jos tallennat työryhmän tiedostot myös SharePoint-sivustoon, voit hyödyntää Sivuston postilaatikko -sovellusta tiedostojen jakamiseen henkilöille, joilla on sivuston käyttöoikeus.

Tärkeää: Kun käyttäjät tarkastelevat sivuston postilaatikkoa Outlookissa, he näkevät luettelon kaikista sivuston tiedostokirjastojen tiedostoista. Samat tiedostot näkyvät sivuston postilaatikoissa kaikille käyttäjille, joten heillä ei välttämättä ole kaikkien tiedostojen käyttöoikeuksia.

Jos käytössäsi on Exchange, tiedostot näkyvät myös Outlookin kansiossa, jolloin tiedostojen lähettäminen edelleen muille käyttäjille on vieläkin helpompaa.

Tiedoston lähettäminen edelleen sivuston postilaatikosta

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Microsoft 365:n avulla pysyt askeleen edellä

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×