Tietojen kelpoisuuden tarkistamisen avulla voit rajoittaa tietojen tyyppiä tai arvoja, joita käyttäjät syöttavat soluun, kuten avattavaan luetteloon.
Valitse solut, joille haluat luoda säännön.
Valitse Tietojen >tietojen kelpoisuuden tarkistaminen.
Valitse Asetukset-välilehden Hyväksy-kohdassa haluamasi asetukset:
-
Kokonaisluku: tämä sallii sarakkeessa vain kokonaisluvut.
-
Desimaali: tämä sallii sarakkeessa vain desimaalit.
-
Luettelo: tämä sallii tietojen valinnan avattavasta valikosta.
-
Päivämäärä: tämä sallii solussa vain päivämäärät.
-
Aika – jos haluat rajoittaa solun hyväksymään vain ajan.
-
Tekstin pituus: tällä voit rajoittaa tekstin pituutta.
-
Oma ehto: tällä voit luoda oman ehdon.
Valitse Tiedot-kohdassa ehto.
Määritä muut haluamasi arvot sen perusteella, mitä valitset Hyväksy- ja Tiedot-kohdassa.
Valitse Sanoma-välilehti ja luo viesti, jonka käyttäjät näkevät, kun he syöttävät tietoja.
Jos haluat näyttää viestin, kun käyttäjä siirtää hiiren osoittimen valittujen solujen kohdalle, valitse Näytä tämä sanoma, kun solu on valittu -valintaruutu.
Valitse Virheilmoitus-välilehti muokataksesi virhesanomaa ja valitaksesi Tyylin.
Valitse OK.
Jos käyttäjä yrittää nyt kirjoittaa arvon, joka ei ole kelvollinen, näyttöön tulee virheilmoitus mukautetun viestin yhteydessä.
Lataa Microsoftin esimerkkejä
Lataa esimerkkityökirja, jossa on kaikki tässä artikkelissa olevat tietojen kelpoisuuden tarkistamisesimerkit
Jos olet luomassa laskentataulukkoa, joka vaatii käyttäjiä syöttämään tietoja, tietojen syöttäminen kannattaa rajoittaa tiettyyn joukkoon päivämääriä tai numeroita, tai varmistaa, että vain positiiviset kokonaisluvut ovat sallittuja. Excel voi rajoittaa tietojen syöttämisen tiettyihin soluihin tietojen kelpoisuuden tarkistamisen avulla, kehottaa käyttäjiä antamaan kelvollisia tietoja, kun solu on valittuna, ja näyttää virhesanoman, kun käyttäjä kirjoittaa virheellisiä tietoja.
Rajoita tietojen tallentamista.
Valitse solut, joihin haluat rajoittaa tietojen syöttämistä.
Valitse Tiedot-välilehdessäTietojen kelpoisuuden tarkistaminen.
Huomautus
Jos kelpoisuustarkistuskomento ei ole käytettävissä, laskentataulukko voi olla suojattu tai työkirja jaettu. Et voi muuttaa tietojen kelpoisuustarkistuksen asetuksia, jos työkirja on jaettu tai laskentataulukko suojattu. Lisätietoja työkirjan suojaamisesta on artikkelissa Työkirjan suojaaminen.
Valitse Salli-valikossa tiedot, jotka haluat sallia, ja täytä rajoittavat ehdot ja arvot.
Huomautus
Ruudut, joihin kirjoitat rajoittavat arvot, on merkitty valitsemiesi tietojen ja rajoittavien ehtojen perusteella. Jos valitset tietotyypiksi esimerkiksi Päivämäärä, voit kirjoittaa raja-arvoja vähimmäis- ja enimmäisarvoruutuihin, joiden otsikko on Aloituspäivä ja Päättymispäivä.
Kehota käyttäjiä syöttämään kelvollisia tietoja
Kun käyttäjät valitsevat solun, jossa on tietojen syöttövaatimuksia, voit näyttää viestin, jossa kerrotaan, mitkä tiedot ovat kelvollisia.
Valitse solut, joissa haluat kehottaa käyttäjiä syöttämään sallittuja tietoja.
Valitse Tiedot-välilehdessäTietojen kelpoisuuden tarkistaminen.
Huomautus
Jos kelpoisuustarkistuskomento ei ole käytettävissä, laskentataulukko voi olla suojattu tai työkirja jaettu. Et voi muuttaa tietojen kelpoisuustarkistuksen asetuksia, jos työkirja on jaettu tai laskentataulukko suojattu. Lisätietoja työkirjan suojaamisesta on artikkelissa Työkirjan suojaaminen.
Varmista, että Sanoma-välilehdessä Näytä sanoma, kun solu on valittu -valintaruutu on valittuna.
Kirjoita Otsikko-ruutuun otsikko viestillesi.
Kirjoita Sanoma‑ruutuun viesti, jonka haluat näyttää.
Näytä virhesanoma, kun virheellistä tietoa syötetään.
Jos käytössäsi on tietorajoituksia ja käyttäjä syöttää soluun virheellistä tietoa, voit näyttää viestin, joka selittää virheen.
Valitse solut, joissa haluat näyttää virhesanoman.
Valitse Tiedot-välilehdessäTietojen kelpoisuuden tarkistaminen .
Huomautus
Jos kelpoisuustarkistuskomento ei ole käytettävissä, laskentataulukko voi olla suojattu tai työkirja jaettu. Et voi muuttaa tietojen kelpoisuustarkistuksen asetuksia, jos työkirja on jaettu tai laskentataulukko suojattu. Lisätietoja työkirjan suojauksesta on artikkelissa Työkirjan suojaaminen .
Kirjoita Virheilmoitus-välilehdessä Otsikko-ruutuun otsikko viestillesi.
Kirjoita Sanoma‑ruutuun viesti, jonka haluat näyttää, kun virheellistä tietoa syötetään.
Toimi seuraavasti:
|
Haluttu toiminto |
Tyyli-pikavalikossa, valitse |
| Vaadi käyttäjiä korjaamaan virhe, ennen kuin he voivat edetä |
Seis |
| Varoita käyttäjiä virheellisestä tiedosta, ja vaadi heitä valitsemaan Kyllä tai Ei ilmaistakseen, haluavatko he jatkaa |
Varoitus |
| Varoita käyttäjiä virheellisestä tiedosta, mutta anna heidän jatkaa, kun he ovat sivuuttaneet varoitusviestin |
Tärkeää |
Tietojen kelpoisuuden tarkistamisen lisääminen soluun tai alueeseen
Huomautus
Kaksi ensimmäistä vaihetta koskevat tietojen kelpoisuuden tarkistamisen tyypin lisäämistä. Vaiheet 3–7 ovat avattavan luettelon luomista varten.
- Valitse vähintään yksi solu, jonka kelpoisuuden haluat tarkistaa.
- Valitse Tiedot-välilehdenDatatyökalut-ryhmästäTietojen kelpoisuuden tarkistaminen.
- Valitse Asetukset-välilehden Salli-ruudusta Luettelo.
- Kirjoita Lähde-ruutuun luetteloarvot pilkuilla erotettuina. Kirjoita esimerkiksi Pieni, Keskisuuri, Suuri.
- Varmista, että Avattava luettelo -valintaruutu on valittu. Muussa tapauksessa solun vieressä ei näy avattavan valikon nuolta.
- Jos haluat määrittää, kuinka tyhjät arvot (null) käsitellään, valitse Ohita tyhjät -valintaruutu.
- Testaa tietojen kelpoisuuden tarkistaminen varmistaaksesi, että se toimii oikein. Kirjoita sekä oikeita että vääriä arvoja soluihin ja varmista, että asetukset toimivat oikein ja sanomat tulevat näkyviin tarkoittamallasi tavalla.
Huomautus
- Varmista avattavan luettelon luotuasi, että se toimii haluamallasi tavalla. Kannattaa esimerkiksi tarkistaa, että solu on riittävän leveä kaikkien merkintöjen näyttämiseen.
-
Tietojen kelpoisuuden tarkistamisen poistaminen – Valitse solu tai solut, jotka sisältävät poistettavan kelpoisuuden tarkistamisen, siirry tietojen > kelpoisuuden tarkistamiseen ja paina Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -valintaikkunassa Tyhjennä kaikki ja valitse sitten OK.
Muuntyyppisten tietojen kelpoisuuden tarkistamisen lisääminen
Seuraavassa taulukossa luetellaan muita tietojen kelpoisuuden tarkistamistekniikoita ja näytetään eri tapoja lisätä niitä laskentataulukoihin.
| Haluttu vaikutus: |
Toimi seuraavasti: |
| Syötettävien tietojen rajoittaminen tietyllä välillä oleviin kokonaislukuihin. |
- Noudata edellä vaiheissa 1–2 kuvattuja ohjeita.
- Valitse Salli-luettelosta Kokonaisluku.
- Valitse Tiedot-ruudusta haluamasi rajoitukset. Voit esimerkiksi määrittää ylä- ja alarajan valitsemalla on välillä.
- Kirjoita hyväksyttävä vähimmäis- tai enimmäisarvo tai jokin tietty arvo.
Voit myös kirjoittaa kaavan, joka palauttaa lukuarvon.
Oletetaan esimerkiksi, että olet vahvistamassa solun F1 tietojen kelpoisuutta. Jos haluat määrittää vähennysten vähimmäisrajan kahteen kertaan kyseisen solun lasten määrään verrattuna, valitse Tiedot-ruudussasuurempi tai yhtä suuri kuin ja kirjoita Pienin-ruutuun kaava =2*F1.
|
| Syötettävien tietojen rajoittaminen tietyllä välillä oleviin desimaalilukuihin. |
- Noudata edellä vaiheissa 1–2 kuvattuja ohjeita.
- Valitse Hyväksy-ruudusta Desimaali.
- Valitse Tiedot-ruudusta haluamasi rajoitukset. Voit esimerkiksi määrittää ylä- ja alarajan valitsemalla on välillä.
- Kirjoita hyväksyttävä vähimmäis- tai enimmäisarvo tai jokin tietty arvo.
Voit myös kirjoittaa kaavan, joka palauttaa lukuarvon. Jos esimerkiksi haluat määrittää myyntipalkkioille ja bonuksille enimmäismäärän, joka on 6 % myyjän palkasta solussa E1, valitse Tiedot-ruudussa pienempi tai yhtä suuri kuin ja kirjoita Kaava =E1*6 %Suurin-ruutuun. Jos haluat, että käyttäjä voi lisätä prosenttiarvoja, esimerkiksi 20 %, valitse Salli-ruudussa Desimaali, valitse haluamasi rajoituksen tyyppi Tiedot-ruudussa, kirjoita pienin, suurin tai tietty arvo desimaalilukuna, esimerkiksi .2 , ja näytä sitten tietojen kelpoisuuden tarkistamissolu prosentteina valitsemalla solun ja napsauttamalla Aloitus-välilehdenLuku-ryhmässäProsenttityyli-painikkeen .
|
| Syötettävien tietojen rajoittaminen päivämäärävälillä oleviin päivämääriin. |
- Noudata edellä vaiheissa 1–2 kuvattuja ohjeita.
- Valitse Salli-ruudussaPäivämäärä .
- Valitse Tiedot-ruudusta haluamasi rajoitukset. Voit esimerkiksi hyväksyä tiettyä päivää myöhäisemmät päivämäärät valitsemalla on suurempi kuin.
- Kirjoita alkamis- tai päättymispäivämäärä tai jokin tietty hyväksyttävä päivämäärä.
Voit myös kirjoittaa kaavan, joka palauttaa päivämäärän. Voit esimerkiksi määrittää päivämäärävälin kuluvan päivän ja 3 päivän kuluttua olevan päivän välillä valitsemalla on välilläTiedot-ruudussa ja kirjoittamalla =TÄMÄ.PÄIVÄ()Alkamispäivä-ruutuun ja =TÄMÄ.PÄIVÄ()+3Päättymispäivä-ruutuun.
|
| Syötettävien tietojen rajoittaminen aikavälillä oleviin kellonaikoihin. |
- Noudata edellä vaiheissa 1–2 kuvattuja ohjeita.
- Valitse Hyväksy-ruudusta Aika.
- Valitse Tiedot-ruudusta haluamasi rajoitukset. Voit esimerkiksi hyväksyä tiettyä kellonaikaa ennen olevat ajat valitsemalla on pienempi kuin.
- Kirjoita alkamis- tai päättymisaika tai jokin tietty hyväksyttävä kellonaika. Jos haluat määrittää tarkan ajan, käytä aikamuotoilua hh:mm.
Oletetaan esimerkiksi, että olet määrittänyt soluun E2 alkamisajan (klo 8.00) ja soluun F2 päättymisajan (klo 17.00) ja haluat rajata tapaamisajat kyseisten kellonaikojen väliin. Valitse tällöin välillä-vaihtoehto Tiedot-ruudussa, kirjoita =E2Alkamisaika-ruutuun ja kirjoita sitten =F2Päättymisaika-ruutuun.
|
| Syötettävien tietojen pituuden rajoittaminen. |
- Noudata edellä vaiheissa 1–2 kuvattuja ohjeita.
- Valitse Hyväksy-ruudusta Tekstin pituus.
- Valitse Tiedot-ruudusta haluamasi rajoitukset. Voit esimerkiksi hyväksyä tietyn määrän merkkejä valitsemalla on pienempi tai yhtä suuri kuin.
- Tässä tapauksessa haluamme rajoittaa merkinnän 25 merkkiin, joten valitse Tiedot-ruudussa pienempi tai yhtä suuri kuin ja kirjoita Enintään-ruutuun 25 merkkiä.
|
| Sallittavien tietojen laskeminen toisen solun sisällön perusteella. |
- Noudata edellä vaiheissa 1–2 kuvattuja ohjeita.
- Valitse Hyväksy-ruudusta haluamasi tietotyypin.
- Valitse Tiedot-ruudusta haluamasi rajoitukset.
- Valitse Tiedot-ruudun alapuolella olevasta ruudusta solu, jota haluat käyttää sallittujen kohteiden määrittämiseen.
Jos esimerkiksi haluat sallia tilin merkinnät vain, jos tulos ei ylitä solun E1 budjettia, valitse Salli>kokonaisluku, Tiedot, pienempi tai yhtä suuri kuin ja Suurin>= =E1.
|
Huomautus
- Seuraavissa esimerkeissä käytetään Mukautettu-vaihtoehtoa, jossa ehdot määritetään kaavojen avulla. Tiedot-ruudussa olevista tiedoista ei tarvitse välittää, sillä ominaisuus on poissa käytöstä Mukautettu-vaihtoehdossa.
- Tämän artikkelin näyttökuvat on otettu Excel 2016 , mutta toiminnot ovat samat Excelin verkkoversio .
|
Ehto: |
Kaava: |
| Tuotetunnuksen sisältävän solun (C2) alussa on aina oltava etuliite ID- ja tunnuksen on oltava ainakin 10 (suurempi kuin 9) merkin pituinen. |
=JA(VASEN(C2,3)="TUNNUS-",PITUUS(C2)>9)
|
| Tuotteen nimen sisältävässä solussa (D2) on vain tekstiä. |
=ISTEXT(D2)
|
| Solun, joka sisältää henkilön syntymäpäivän (B6), on oltava suurempi kuin vuosien lukumäärä, joka on määritetty solussa B4. |
=JOS(B6<=(TÄMÄ.PÄIVÄ()-(365*B4)),TOSI,EPÄTOSI)
|
| Kaikki solualueen A2:A10 solut sisältävät ainutkertaisia arvoja. |
=LASKE.JOS($A$2:$A$10,A2)=1
Huomautus: Kirjoita ensin solun A2 tietojen kelpoisuuden tarkistamiskaava ja kopioi sitten A2 soluun A3:A10, jotta LASKE.JOS-funktion toinen argumentti vastaa nykyistä solua. Eli kaavan osa A2)=1 muuttuu muotoon A3)=1, A4)=1 ja niin edelleen. |
| Varmista, että sähköpostiosoitemerkintä solussa B4 sisältää @-merkin. |
=ISNUMBER(FIND("@",B4))
|
Haluatko vielä enemmän?
Avattavan luettelon luominen
Kohteiden lisääminen avattavaan luetteloon tai niiden poistaminen siitä
Lisätietoja tietojen kelpoisuuden tarkistamisesta
Excelin käytön aloittaminen maksutta verkossa
