Spreadsheet Compare -ohjelman perustoiminnot

Avaa Spreadsheet Compare

Valitse aloitusnäytössäSpreadsheet Compare. Jos et näe valintaa Spreadsheet Compare, ala kirjoittaa sanojaSpreadsheet Compare ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

Spreadsheet Compare -ohjelman lisäksi näet Accessin avustajaohjelman Microsoft Database Compare. Se edellyttää myös Office Professional Plus versioita tai Microsoft 365 -sovellukset suuryrityksille.

Kahden Excel-työkirjan vertailu

1. Valitse Aloitus > Vertaile tiedostoja.

   

   Vertaile tiedostoja -valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Napsauta Vertaa-ruudun vieressä olevaa sinistä kansiokuvaketta ja selaa työkirjan aikaisemman version sijaintiin. Tietokoneeseen tai verkkoon tallennettujen tiedostojen lisäksi voit hakea verkkosivustoon tallennettuja työkirjoja antamalla kyseisen sivuston osoitteen.
   
   

3. Napsauta Kohteeseen-ruudun vieressä olevaa vihreää kansiokuvaketta ja selaa sen työkirjan sijaintiin, jota haluat verrata aiempaan versioon. Napsauta sitten OK.

   Vihje:  Voit verrata kahta samannimistä tiedostoa, jos ne on tallennettu eri kansioihin.

4. Valitse vasemmassa ruudussa, mitä haluat nähdä työkirjojen vertailun tuloksissa valitsemalla haluamasi vaihtoehdot, esimerkiksi Kaavat, Makrot tai Solujen muotoilu. Voit myös napsauttaa Valitse kaikki.
   
   

5. Suorita vertailu napsauttamalla OK.

Jos näyttöön tulee viesti ”Työkirjan avaaminen ei onnistu”, jompikumpi työkirjoista saattaa olla suojattu salasanalla. Valitse OK ja anna työkirjan salasana. Lue lisätietoja siitä, miten salasanat ja Spreadsheet Compare toimivat yhdessä.

Vertailun tulokset näkyvät kahdessa ruudukossa. Vasemmanpuoleinen työkirja vastaa (yleensä vanhempaa) tiedostoa, joka valittiin kohdassa Vertaa, ja oikeanpuoleinen (yleensä uudempaa) tiedostoa, joka valittiin kohdassa Kohteeseen. Tiedot näkyvät omassa osiossaan kahden ruudukon alapuolella. Muutokset on korostettu eri väreillä muutoksen tyypin mukaan.

Tulosten tulkitseminen

• Rinnakkaisessa ruudukossa kunkin tiedoston laskentataulukkoa verrataan toisen tiedoston laskentataulukkoon. Jos laskentataulukoita on useita, ne saadaan vertailuun napsauttamalla vaakasuoran vierityspalkin Seuraava- ja Edellinen-painikkeita.

  Huomautus: Laskentataulukkoa verrataan ja vertailun tulokset näytetään, vaikka laskentataulukko olisi piilotettu.

• Eroavuudet korostetaan joko solun täyttövärillä tai tekstin fontin värillä eroavuuden tyypin mukaan. Esimerkiksi solut, joilla on määritetty arvo (ei kaavaa), muotoillaan rinnakkaisessa ruudukossa vihreällä täyttövärillä ja tulosten luettelossa vihreällä fontilla. Värien merkitys on selitetty vasemmassa alaruudussa.

Tässä esimerkissä aikaisemman version Q4:n tulokset eivät olleet lopullisia. Työkirjan uusin versio sisältää Q4:n lopulliset luvut sarakkeessa E.

Vertailun tuloksissa kummankin version solujen E2:E5 täyttöväri on vihreä, mikä tarkoittaa, että annettu arvo on muuttunut. Koska kyseiset arvot ovat muuttuneet, myös YTD-sarakkeen lasketut tulokset ovat muuttuneet: soluissa F2:F4 ja E6:F6 on sinivihreä täyttö, mikä tarkoittaa, että laskettu arvo on muuttunut.

Solun F5 laskettu tulos on myös muuttunut, mutta se johtui ennen kaikkea siitä, että aiemman version kaava oli virheellinen (se laski yhteen vain solut B5:D5 ja ohitti Q4:n arvon). Kun työkirja päivitettiin, solun F5 kaava korjattiin muotoon =SUMMA(B5:E5).

• Jos solut ovat liian kapeita eikä solun sisältö näy, valitse Sovita solut kokoon.

Excelin Kysely-apuohjelma

Spreadsheet Compare 2013:n vertailuominaisuuksien lisäksi Excel 2013:ssa on Kysely-apuohjelma, jonka avulla Kysely-välilehti on käytettävissä. Kysely-välilehdessä voit analysoida työkirjaa, tarkastella solujen, laskentataulukoiden ja muiden työkirjojen välisiä suhteita ja poistaa ylimääräisen muotoilun laskentataulukosta. Jos sinulla on kaksi Excel, joita haluat verrata, voit suorittaa Spreadsheet Compare Vertaile tiedostoja -komennolla.

Jos Kysely-välilehti ei ole Excel- tai Kysely-apuohjelman käyttöönottaaminen. Lisätietoja Kysely-apuohjelman työkaluista saat artikkelista Tietoa Spreadsheet Inquiren käytöstä.

Seuraavat vaiheet

Jos organisaatiossasi on "Excel" tai Access-tietokantoja, harkitse Microsoftin laskentataulukoiden ja tietokannan hallintatyökalujen asentamista. Microsoft Audit and Control Management Server tarjoaa tehokkaita muutostenhallintaominaisuuksia Excel- ja Access-tiedostoille, ja sitä täydentää Microsoft Discovery and Risk Assessment Server, joka sisältää varasto- ja analyysiominaisuuksia. Ne kaikki on tarkoitettu vähentämään Excel:n ja Accessin loppukäyttäjien kehittämien työkalujen käyttöön liittyviä riskejä.

Katso myös Yleiskatsaus Spreadsheet Compare.