Voit jakaa tai tulostaa tiedostoja painotaloissa tallentamalla tai muuntamalla ne Office-ohjelmien avulla PDF-tiedostoiksi. Et tarvitse muita ohjelmistoja tai apuohjelmia.

Käytä PDF-muotoa, jos haluat tiedoston, joka:

  • näyttää samalta useimmissa tietokoneissa

  • on kooltaan pienempi

  • noudattaa toimialan muotovaatimuksia.

Esimerkkejä ovat ansioluettelot, juridiset asiakirjat, uutiskirjeet, luettavat (ei muokattavat) ja tulostettavat tiedostot sekä ammattimaiseen tulostamiseen tarkoitetut tiedostot.

Tärkeää: 

  • Monet ohjelmat, kuten Microsoft Word, voivat avata ja muokata PDF-tiedostoja. Pelkkä sisällön jakaminen PDF-tiedostona ei riitä takaamaan, että vastaanottaja ei voi muokata tiedostoa.

  • Kun muunnat laskentataulukon PDF-muotoon, laskentataulukon sisäiset linkit katoavat muuntamisen aikana, joten linkit on vahvistettava. Ulkoiset linkit muihin lähteisiin ovat kuitenkin kunnossa.

Vaiheittaiset ohjeet saat valitsemalla halutun Office-ohjelman avattavasta luettelosta.

Jos haluat tallentaa tiedoston PDF-tiedostona Office for Mac, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto.

  2. Valitse Tallenna nimellä.

  3. Valitse ikkunan alareunasta Tiedostomuoto .

    Wordin Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedostomuoto-työkalun avulla voit valita muita tallennusmuotoja, kuten PDF-tallennusmuodon.
  4. Valitse PDF käytettävissä olevien tiedostomuotojen luettelosta.

  5. Anna tiedostolle nimi, jos siinä ei vielä ole nimeä, ja valitse sitten Vie.

Huomautus: Kun käytät Bestiä tulostamiseen, hyperlinkit eivät välttämättä muunna oikein. Tämä on tunnettu ongelma Word for Mac.

Tärkeää: 

Voit muuntaa tiedoston PDF-tiedostoksi Word, PowerPointin ja OneNoten verkkoversion avulla.

  1. Valitse Tiedosto > Tulosta > Tulosta (PowerPointissa valitset yhden kolmesta muodosta).

  2. Valitse Tulostin-kohdan avattavasta valikosta Tallenna PDF-tiedostona ja valitse sitten Tallenna.

    Tallentaminen PDF-tiedostona tulostusta varten.

  3. Avautuvassa Resurssienhallinta-valikossa voit nimetä PDF-tiedoston, valita tallennussijainnin ja valita sitten Tallenna.

Tämä luo PDF-perustiedoston, joka säilyttää alkuperäisen asiakirjan asettelun ja muodon.

Jos haluat hallita PDF-tiedoston asetuksia tarkemmin, kuten lisätä kirjanmerkkejä, muunna asiakirja PDF-tiedostoksi työpöytäsovelluksen avulla. Aloita työpöytäsovelluksen käyttö valitsemalla PowerPointin ja OneNoten työkalurivillä Avaa työpöytäsovelluksessa. Valitse Word ensin Muokkaaminen-valikko ja valitse sitten Avaa työpöytäsovelluksessa .

Kuva Avaa työpöytäsovelluksessa -komennosta

Jos et omista työpöytäsovellusta, voit kokeilla tai ostaa Microsoft 365:n.

Jos haluat viedä Word asiakirjan tai Excel-työkirjan PDF-muotoon iOS:ssä, napauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Tiedosto-painiketta, valitse Vie ja valitse sitten PDF.

Vie tiedosto PDF-muotoon napauttamalla Tiedosto > Vie

PDF (Portable Document Format) säilyttää asiakirjan muotoilut ja mahdollistaa tiedostojen jakamisen. Kun PDF-muotoista tiedostoa tarkastellaan verkossa tai kun se tulostetaan, siinä säilyvät alun perin määritetyt muotoilut. PDF-muodosta on hyötyä myös asiakirjoissa, jotka on tarkoitettu kaupalliseen painamiseen. PDF on hyväksytty kelvolliseksi muodoksi useissa virastoissa ja organisaatioissa, ja sille on katseluohjelmia useammille ympäristöille kuin XPS-muodolle.

XPS (XML Paper Specification) on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. Kun XPS-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi helposti muuttaa.

Tärkeää: Useimmat nykyaikaiset selaimet voivat avata ja näyttää PDF-tiedoston. Jos käytössäsi on vanhempi käyttöjärjestelmä, laitteeseesi on ehkä asennettava PDF-lukuohjelma, kuten Adobe Systemsin Acrobat Reader- lukuohjelma.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.

Etsi ratkaisuja yleisiin ongelmiin tai hanki apua tukihenkilöltä.