Tapaamiset ovat kalenteriin ajoitettavia toimintoja, joihin ei liity muiden henkilöiden kutsumista tai resurssien varaamista. Voit muuttaa tapaamisen kokoukseksi lisäämällä osallistujia.
Tapaamisen luominen
- Valitse Calendar-kansiosta Uusi tapaaminen tai valitse Ctrl+N. Valitse mistä tahansa muusta kansiosta Ctrl+Vaihto+A.
- Kirjoita aihe, sijainti, alkamisaika ja päättymisaika.
- Tallenna tapaaminen valitsemalla Tallenna & Sulje .
Huomautus: Outlook aloittaa ja lopettaa tapaamiset oletusarvoisesti tunnin tai puolen tunnin kuluttua. Jos haluat lisätä mukautetun ajan, esimerkiksi klo 12.22, napsauta alkamis- tai päättymisaikakenttiä ja kirjoita haluamasi aika.
Tapaamisen ja muiden vinkkien mukauttaminen
Voit mukauttaa tapaamista entisestään näyttämällä käytettävyystiedot muille, tekemällä siitä toistuvan, muuttaa tapaamisen kokoukseksi tai luoda tapaamisen sähköpostiviestistä.
Lisäasetukset: aloitus- ja päättymisaikojen lauseet, käytettävyyden näyttäminen ja toistuvan tapaamisen luominen
Valitse Uusi tapaaminen. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa kalenteriruudukon aikalohkoa hiiren kakkospainikkeella ja valita Uusi tapaaminen, kaksoisnapsauttaa mitä tahansa Calendar tyhjää kohtaa tai käyttää pikanäppäintä Ctrl+Vaihto+A.
Kirjoita Aihe-ruutuun kuvaus.
Kirjoita Sijainti-ruutuun paikka.
Kirjoita alkamis- ja päättymisajat.
Vihje
Voit kirjoittaa tietyt sanat ja lauseet Alkamisaika- ja Päättymisaika-ruutuihin päivämäärien sijaan. Voit kirjoittaa esimerkiksi Tänään, Huomenna, Uudenvuodenpäivä, Kaksi viikkoa huomisesta, Kolme päivää ennen uudenvuodenpäivää ja useimmat lomanimet.
Jos haluat näyttää muille käytettävyystiedot tänä aikana, valitse Asetukset-ryhmässäNäytä muodossa -ruutu ja valitse sitten avattavasta luettelosta Vapaa, Työskentely muualla, Alustava, Varattu tai Poissa .
Jos haluat, että tapaaminen toistuu, valitse Asetukset-ryhmässä
. Valitse tapaamisen toistumistiheys (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain) ja valitse sitten taajuuden asetukset. Valitse OK.Huomautus
Kun tapaaminen on määritetty toistuvaksi, Tapaaminen-välilehden nimeksi muuttuu Tapaamissarja.
Muistutus tulee näyttöön oletusarvoisesti 15 minuuttia ennen tapaamisen alkamisaikaa. Jos haluat muuttaa muistutuksen näkymisen ajankohtaa, valitse Asetukset-ryhmässäMuistutus-ruudun nuoli ja valitse sitten uusi muistutusaika. Jos haluat poistaa muistutuksen käytöstä, valitse Ei mitään.
Valitse Tallenna ja sulje.
Vihje
Jos haluat muuttaa tapaamisen kokoukseksi, valitse valintanauhan Osallistujat-ryhmästä Kutsu osallistujia .
Tapaamisen tai kokouksen luominen sähköpostiviestistä
Voit luoda tapaamisen tai kokouksen sähköpostiviestistä kahdella tavalla.
- Valitse sähköpostiviesti viestiluettelosta ja valitse
Vastaa kokouksella . Tämä luo uuden kokouspyynnön, jossa viestin lähettäjä on Vastaanottaja-rivillä ja sähköpostiviesti sisältyy kokouspyynnön tekstiosaan. - Määritä uusi pikavaihe, kuten Luo ja tapaaminen liitteen kanssa. Kun olet luonut tämän, voit napsauttaa saapuneet-kansiossa olevaa sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella ja valita Pikavaiheet>Luo tapaaminen liitteenä. Näyttöön avautuu tapaaminen, jossa sähköpostiviesti on liitteenä, ja voit muuttaa tapaamisen kokoukseksi lisäämällä osallistujia. Lisätietoja on artikkelissa Yleisten tai toistuvien tehtävien automatisointi pikatoimintojen avulla.