Tavoitettavuustilasi perustuu Microsoft-Outlookin kalenteri tai Lync aktiviteetteihin. Jos sinulla on esimerkiksi kokous, joka on ajoitettu Outlook, tilasi näkyy muodossa "Kokouksessa" Lync. Kun olet Lync ääni- tai videopuhelussa, tavoitettavuuden ilmaisin näkyy punaisena, varattuna ja tilaksesi päivitetään Puhelussa. Voit myös määrittää tavoitettavuustilasi manuaalisesti, jotta voit määrittää, miten tai haluatko muiden yhteyden ohjautuvan sinuun. Tavoitettavuustietosi voivat myös sisältää henkilökohtaisen huomautuksen, joka näkyy yhteystietoluettelossasi ja yhteystietokortissasi. Näin voit antaa muille tietoa siitä, mitä olet tekemässä tällä hetkellä.
Tavoitettavuuden tilan muuttaminen
-
Napsauta Lync pääikkunassa nimesi alapuolella olevaa avattavan tilavalikon nuolta ja valitse sitten tila, jonka haluat näyttää muille käyttäjille.
Jos haluat palauttaa määrittämäsi tilan ja Lync päivittää tilasi automaattisesti, napsauta tilavalikkoa ja valitse sitten Palauta tila.
Sopivan tilan valitseminen
Varmista, että tavoitettavuustilasi vastaa todellista tilannettasi. Seuraavassa taulukossa esitellään tavoitettavuustilat, jotka muut käyttäjät voivat nähdä, sekä kerrotaan, mitä kukin tila merkitsee ja mitkä niistä voit asettaa itse.
|
Tavoitettavuustila |
Kuvaus |
Tilan asettamistapa |
|
|
Olet online-tilassa, ja sinuun voi ottaa yhteyttä. |
Lync määrittää tämän tilan, kun se havaitsee, että käytät tietokonettasi. Voit asettaa tämän tilan myös itse, kun et käytä tietokonettasi, jos haluat muiden tietävän, että olet toimistossasi. |
|
|
Olet varattu etkä halua, että sinua häiritään. |
Lync määrittää tämän tilan, kun sinulla on Outlookin kalenteri mukaan tapaaminen. Voit myös valita tämän tilan napsauttamalla avattavan luettelon nuolta. Jos valitset Varattu-vaihtoehdon manuaalisesti, Lync palaa automaattisesti Outlookin kalenteri tilaan 24 tunnin kuluttua, ellet muuta tilaasi sitä ennen. |
|
|
Olet Lync puhelussa (kaksisuuntainen äänipuhelu) etkä halua, että sinua häiritään. |
Lync määrittää tämän tilan, kun se havaitsee, että olet Lync puhelussa. |
|
|
Olet kokouksessa etkä halua, että sinua häiritään. |
Lync määrittää tämän tilan, kun se havaitsee, että olet Lync kokouksessa tai kun Outlook kalenterisi mukaan sinut on ajoitettu kokoukseen. |
|
|
Olet Lync neuvottelupuhelussa ( Lync Äänikokous) etkä halua, että sinua häiritään. |
Lync määrittää tämän tilan, kun se havaitsee, että osallistut Lync neuvottelupuheluun. |
|
|
Pidät esitystä etkä halua, että sinua häiritään. |
Lync määrittää tämän tilan, kun se havaitsee, että olet joko jakamassa näyttöä tai jakamassa näyttöä. |
|
|
Et halua, että sinua häiritään. Näet keskusteluilmoitukset vain, jos ne tulevat omaan Työryhmääsi kuuluvilta käyttäjiltä. |
Voit valita tämän tilan avattavasta nuolesta. 24 tunnin Lync palautuu automaattisesti Outlookin kalenteri tilaan, ellet muuta tilaasi ennen sitä. |
|
|
Olet hetken poissa tietokoneen ääreltä. |
Voit asettaa tämän tilan napsauttamalla avattavan luettelon nuolta. |
|
|
Olet kirjautuneena sisään, mutta tietokoneesi on ollut käyttämättömänä tai olet ollut poissa tietokoneeltasi tietyn ajan (voit määrittää tämän ajan itse). |
Lync asettaa tilaksesi "passiivinen", kun tietokone on ollut käyttämättömänä viisi minuuttia, ja "poistunut", kun tilasi on ollut passiivinen viiden minuutin ajan. (Jos haluat muuttaa näitä oletusarvoja, napsauta Asetukset-painiketta |
|
|
Et ole töissä, eikä sinuun voi ottaa yhteyttä. |
Voit asettaa tämän tilan napsauttamalla avattavan luettelon nuolta. |
|
|
Et ole kirjautunut sisään. (Näyt offline-tilassa henkilöille, joilta olet estänyt tavoitettavuustietojen näkymisen.) |
Lync määrittää tämän tilan, kun kirjaudut ulos tietokoneesta. |
|
|
Tavoitettavuustilasi ei ole tiedossa. |
Tämä tila saattaa näkyä yhteyshenkilöille, jotka eivät käytä Lync pikaviestiohjelmanaan. |
Huomautus: Kun otat poissaoloilmoituksen käyttöön Outlook, Outlook kirjoittamasi muistiinpano näkyy myös Lync ja tavoitettavuustilasi vieressä näkyy punainen tähti tai tähti (*) kuvan näyttöalueen alareunassa.
Oman huomautuksen lisääminen tai poistaminen
Lync tavoitettavuustilat ovat ennalta määritettyjä, joten et voi luoda uusia, valita eri värejä tai muuttaa muita niiden tietoja. Voit kuitenkin antaa yhteyshenkilöillesi lisätietoja siitä, missä olet tai mitä olet tekemässä, kirjoittamalla Lync pääikkunan yläosaan henkilökohtaisen muistiinpanon, kuten "Työskentelen kotoa". Huomautus näkyy yhdessä yhteystietokorttisi kanssa. Voit muuttaa huomautusta niin usein kuin haluat.
-
Jos haluat lisätä tai muuttaa henkilökohtaista muistiinpanoasi, napsauta Lync pääikkunassa nimesi yläpuolella olevaa muistiinpanoruutua ja kirjoita sitten muistiinpano, kuten "Työskentelen kotoa" tai "Työskentelet määräajassa, lähetä pikaviesti sen sijaan, että kävisit.".
-
Kun haluat poistaa huomautuksen, tyhjennä sen tekstikenttä. Tekstiruutu näyttää taas oletusviestin "Mitä tapahtuu tänään?"
Poissa-vastauksen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä
Jos Lync-tilisi on synkronoitu Outlook-kalenteriisi, poissaoloviesti näkyy henkilökohtaisena huomautuksena Lync aina, kun otat poissaoloilmoituksen käyttöön Outlook. Kun olet esimerkiksi lähdössä lomalle, laita Outlookiin poissaoloviesti, jossa kerrot olevasi lomalla ja anna mahdollisesti muita tietoja, kuten paluupäiväsi ja sen, seuraatko viestejäsi. Tämä ilmoitus lisätään yhteystietokorttiin ja muihin yhteystietoluetteloihin, jotka näkyvät yhteyshenkilöillesi Lync.
Tärkeää: Muista poistaa poissaoloviesti käytöstä palattuasi lomalta. Tämä pitää tehdä Outlookissa. Muistiinpanoa ei voi poistaa Lync.
Ota huomautus käyttöön Outlookissa toimimalla seuraavasti:
-
Napsauta Outlook Tiedosto-välilehteä, napsauta Automaattiset vastaukset -painiketta, valitse Lähetä automaattiset vastaukset, kirjoita poissaoloviestisi ja ajoita se näytettäväksi.
Jos haluat poistaa ilmoituksen käytöstä Outlook ja siten poistaa viestin Lync näytöstä
-
Napsauta Outlook Tiedosto-välilehteä ja napsauta sitten Poista käytöstä -painiketta Automaattiset vastaukset -paneelissa. (Muistiinpanon katoaminen Lync näytöstä voi kestää jopa 30 minuuttia.)
Lync- ja Outlook tilien synkronointi
-
Napsauta asetukset-painikettaLync pääikkunassa.
-
Valitse Henkilökohtainen.
-
Valitse Päivitä tavoitettavuustilani kalenteritietojen perusteella -valintaruutu.
-
Synkronoi Lync- ja Outlook tilit valitsemalla Näytä poissa-Office tiedot Ystävät ja sukulaiset-, Työryhmä- ja Työtoverit-tietosuojatasojen yhteyshenkilöille -valintaruutu. (Poista valintaruudun valinta, jos haluat, että niitä ei synkronoida.)
