Samoin kuin avustaja auttaa paperipostin käsittelyssä, toinen henkilö eli edustaja voi vastaanottaa sähköpostiviestejä, kokouspyyntöjä ja kokousvastauksia puolestasi sekä vastata kyseisiin viesteihin. Voit myös myöntää edustajalle lisäoikeuksia outlook-postilaatikko kohteiden lukemiseen, luomiseen tai muuttamiseen.
Huomautus: Edustajakäyttöoikeus on käytettävissä vain, jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä Microsoft 365:ssä tai Exchange Online.
Mitä edustajakäyttöoikeus tekee Outlookissa?
Edustajan käyttöoikeus on jaettujen kansioiden avulla myönnettyä käyttöoikeutta monipuolisempi vaihtoehto. Edustajille voidaan myöntää lisäkäyttöoikeuksia niin, että he voivat esimerkiksi luoda sähköpostiviestejä tai vastata kokouspyyntöihin puolestasi. Edustajat voivat käyttää samoja kohteen käyttöoikeuksia myös Copilot-toiminnolla (esimerkiksi pyytääkseen yhteenvetoa viestistä, jota he voivat käyttää), jos Copilot on otettu käyttöön edustajan tilillä.
Käyttöoikeuksia myöntävänä henkilönä määrität, kuinka paljon käyttöoikeuksia edustajalla on kalenteriisi tai sähköpostikansioihisi. Voit myöntää edustajalle oikeuden lukea kansioissa olevia kohteita tai lukea, luoda, muuttaa ja poistaa kohteita.
Edustaja voi myös vastata kokouspyyntöihin puolestasi, tai jos sinun on myönnettävä lähetysoikeutena, voit ottaa yhteyttä IT-järjestelmänvalvojaan ja pyytää sitä. Vain organisaation järjestelmänvalvoja voi määrittää Lähetä käyttöoikeuksina -asetuksen. Jos olet järjestelmänvalvoja, katso artikkeli Postilaatikon käyttöoikeuksien antaminen toiselle Microsoft 365 -käyttäjälle – Hallinta ohjeita.
Mitkä ovat Outlookin edustajakäyttöoikeustasot?
Voit määrittää edustajan käyttöoikeudet seuraavilla tavoilla:
-
Tarkistaja: Tällä käyttöoikeudella edustaja voi lukea kansioiden kohteita.
-
Tekijä: Tällä käyttöoikeudella edustaja voi lukea ja luoda kohteita sekä muuttaa ja poistaa luomiaan kohteita. Edustaja voi esimerkiksi luoda kokouspyyntöjä suoraan Sähköposti - tai Kalenteri-kansioon ja lähettää sitten kohteen puolestasi.
-
Kirjoitusavustaja: Tällä käyttöoikeudella edustaja voi tehdä kaiken, mitä tekijällä on oikeus tehdä, ja lisäksi hän voi muuttaa ja poistaa luomiasi kohteita.
Jos edustaja yrittää suorittaa toiminnon, johon hänellä ei ole käyttöoikeuksia, hän saa virhesanoman, jossa hän ilmoittaa, ettei voi suorittaa tehtävää.
Oletko valmis määrittämään edustajaoikeudet Outlookissa?
Voit määrittää edustajan käyttöoikeudet vain kalenteriin, kaikkiin Saapuneet-kansion kansioihin tai vain tiettyihin kansioihin tai koko postilaatikkoon kalentereiden mukaan lukien. Lisätietoja määritettävän delegoinnin tyypistä on seuraavissa ohjeissa:
Kalenterin jakaminen ja käyttäminen muokkaus- tai edustajaoikeuksin Outlookissa
Salli viestien lähettäminen puolestasi, kun jaat kansion tai postilaatikon
