SharePoint-työnkulut ovat esiohjelmoituja minisovelluksia, jotka tehostavat ja automatisoivat monenlaisia liiketoimintaprosesseja. Työnkulut voivat vaihdella allekirjoitusten, palautteen tai hyväksynnän keräämisestä suunnitelmaan tai asiakirjaan ja rutiinitoimenpiteen nykyisen tilan seuraamiseen. SharePoint-työnkulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä tuomaan yhdenmukaisuutta ja tehokkuutta tehtäviin, joita suoritat säännöllisesti.
Huomautus
- SharePoint 2010 :n työnkulut on poistettu käytöstä 1. elokuuta 2020 alkaen uusien vuokraajien osalta ja poistettu olemassa olevista alihallintaympäristöistä 1. marraskuuta 2020. Jos käytät SharePoint 2010 -työnkulkuja, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2010:n työnkulun poistaminen käytöstä.
- SharePoint 2013 -työnkulku on vanhentunut huhtikuusta 2023 lähtien, ja se on poistettu käytöstä uusien vuokraajien osalta 2. huhtikuuta 2024. Se poistetaan nykyisistä alihallintaympäristöistä ja poistetaan kokonaan käytöstä 2.4.2026 alkaen. Jos käytössäsi on SharePoint 2013 -työnkulku, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2013:n työnkulun poistaminen käytöstä.
Mikä on SharePoint-työnkulku?
Tiedät varmaan, mikä vuokaavio on. Se on prosessin graafinen kartta, jossa on ohjeet siitä, mitä tapahtuu jokaisessa vaiheessa.
SharePoint-työnkulku on eräänlainen automatisoitu vuokaavio, joka keventää työtaakkaa, vähentää arvailua ja poistaa satunnaisuuden yleisistä työprosesseista.
Katso esimerkiksi asiakirjan hyväksyntäprosessia kuvassa. Tämän prosessin suorittaminen manuaalisesti voi tarkoittaa paljon seurantaa ja seurantaa, asiakirjojen edelleenlähetystä ja muistutusten lähettämistä– ja jokaisen tehtävän on oltava sinun tai yhden tai useamman työtoverisi suorittama. Tämä tarkoittaa paljon ylimääräistä työtä ja jatkuvia keskeytyksiä.
Kun kuitenkin suoritat prosessin SharePoint-asiakirjan hyväksyntätyönkulun avulla, työnkulku suorittaa automaattisesti kaiken tämän tarkistuksen, seurannan ja muistutuksen sekä edelleenlähetyksen. Jos joku on myöhässä tehtävän suorittamisesta tai jos jokin muu ongelma ilmenee, useimmat sisällytetyistä työnkuluista luovat asiasta ilmoituksen. Prosessin seurantaa vähennetään.
SharePoint-työnkulun suorittaminen on helppoa. Valitse työnkulun tyyppi, valitse haluamasi asetukset ja anna työnkulun toimia. Peruuta tai lopeta työnkulku tarvittaessa.
Mitkä prosessit voidaan automatisoida SharePoint-työnkulun avulla?
Jokainen sisällytetyistä työnkulun tyypeistä toimii mallin tapaan. Voit lisätä työnkulun esiintymän yhteen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan käyttämällä aloituslomaketta , joka määrittää haluamasi asetukset ja valinnat esiintymälle. Näitä asetuksia ja valintoja ovat esimerkiksi se, kenelle työnkulku määrittää tehtäviä, tehtävän määräajat, miten työnkulku voidaan aloittaa ja kuka voi aloittaa, sekä tehtäväilmoituksiin sisällytettävät ohjeet. Luo uusi työnkulku siirtymällä kohtaan Luetteloasetukset>Työnkulun asetukset>Lisää työnkulku. Voit halutessasi lukea lisää 2010- ja 2013-työnkuluista.
Tärkeää
Hyväksyntä-, Palautteen kerääminen- ja Allekirjoitusten kerääminen -työnkulkuja ei ole oletusarvoisesti aktivoitu, eikä niitä näy liittämislomakkeen Valitse työnkulkumalli -luetteloruudussa. Sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa ne käyttöön kytkemällä ne päälle sivustokokoelmatasolla. Siirry sivustoasetusten>sivustokokoelman ominaisuuksiin>Aktivoi työnkulut -toiminto. SharePoint 2013:ssa on myös SharePoint 2010:een perustuvia työnkulkumalleja. Jos haluat luoda SharePoint 2013 -pohjaisen työnkulun samanlaisella logiikalla, käytä työkalua, kuten SharePoint Designer 2013.
Esiohjelmoituja työnkulkutyyppejä on viisi.
Hyväksyntä (asiakirjan tai kohteen ohjaaminen hyväksyttäväksi tai hylättäväksi)
Hyväksyntätyönkulku reitittää asiakirjan tai muun kohteen määritetyille henkilöille hyväksyttäväksi tai hylättäväksi. Hyväksyntä-työnkulun avulla voidaan myös ohjata sisällön hyväksyntää luettelossa tai kirjastossa. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Tietoja Hyväksyntä-työnkuluista.
Palautteen kerääminen (asiakirjan tai kohteen ohjaaminen palautetta varten)
Palautteen kerääminen -työnkulku reitittää tiedoston tai muun kohteen määritetyille henkilöille palautetta varten. Palautteen kerääminen -työnkulku kokoaa kaiken palautteen osallistujilta työnkulun omistajalle ja tuottaa tietueen tarkistusprosessista. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Tietoja Palautteen kerääminen -työnkuluista.
Allekirjoitusten kerääminen (asiakirjan, työkirjan tai lomakkeen ohjaaminen digitaalisia allekirjoituksia varten)
Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku reitittää Microsoft Office -tiedoston määritetyille henkilöille heidän digitaalisia allekirjoituksiaan varten. Huomaa, että Palautteen kerääminen -työnkulku toimii vain Word-asiakirjojen, Excel-työkirjojen ja InfoPath-lomakkeiden kanssa. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Allekirjoitusten kerääminen -työnkulut.
Kolmen tilan työnkulku (seurantakohteen, projektin tai tehtävän seuraaminen kolmen tilan tai vaiheen kautta)
Kolmen tilan työnkulku on suunniteltu seuraamaan luettelokohteen tilaa kolmen tilan (vaiheen) kautta. Sen avulla voidaan hallita liiketoimintaprosesseja, jotka edellyttävät, että organisaatiot seuraavat suurta määrää ongelmia tai kohteita. Esimerkkejä: Asiakastukiongelmat, myyntijohdot tai projektitehtävät.
Kunkin tilakohtaisen siirtymän yhteydessä työnkulku määrittää tehtävän henkilölle ja lähettää kyseiselle henkilölle tehtävästä sähköposti-ilmoituksen. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on suunniteltu toimimaan Seuranta-luettelomallin kanssa, mutta sitä voidaan käyttää kaikissa luetteloissa, joissa on Valinta-sarake , jossa on vähintään kolme arvoa.
Katso lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet artikkelista Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.
Julkaisemisen hyväksyntä (sisällön automaattinen reitittäminen tarkistettavaksi tai hyväksyttäväksi)
Julkaisemisen hyväksynnän työnkulku muistuttaa muita SharePoint-työnkulkuja siinä mielessä, että se automatisoi sisällön reitityksen aiheen asiantuntijoille ja sidosryhmille tarkistusta ja hyväksyntää varten. Julkaisun hyväksynnän työnkulun tekee yksilölliseksi se, että se on suunniteltu erityisesti julkaisusivustoille, joissa uusien ja päivitettyjen verkkosivujen julkaisemista valvotaan tarkasti. Tällaisissa sivustoissa uutta sisältöä ei voi julkaista, ennen kuin jokainen työnkulun hyväksyjä on hyväksynyt julkaisemisen. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Julkaisemisen hyväksynnän työnkulun käyttäminen.
Kuka voi lisätä tai aloittaa SharePoint-työnkulun?
Työnkulun lisääminen tai käynnistäminen edellyttää soveltuvia käyttöoikeuksia siinä luettelossa, kirjastossa tai sivustokokoelmassa, jossa työnkulku suoritetaan:
- Työnkulun lisääminen Oletusarvoisesti sinulla on oltava Luetteloiden hallinta -oikeus, jotta voit lisätä työnkulun. (Omistajat-ryhmällä ja Jäsenet-ryhmällä on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus; Vierailijat-ryhmällä ei ole.)
-
Työnkulun aloittaminen Lisäksi sinulla on oletusarvoisesti oltava Muokkaa kohteita -oikeus, jotta voit aloittaa jo lisätyn työnkulun. (Omistajat-ryhmällä ja Jäsenet-ryhmällä on sekä Muokkaa kohteita -käyttöoikeus oletusarvoisesti että Vierailijat-ryhmällä ei.)
Omistajat voivat myös määrittää tietyt työnkulut niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. Jos alisivustolla on yksilölliset käyttöoikeudet, omistajien on varmistettava, että tarvittavat käyttöoikeudet määritetään erikseen työnkulun käyttäjille. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-luettelon tai -kirjaston käyttöoikeuksien mukauttaminen.
Miten SharePoint-työnkulku lisätään ja suoritetaan?
Seuraavassa kaaviossa on yleisnäkymä SharePoint-työnkulun perusvaiheista eli suunnittelusta, lisäämisestä, suorittamisesta ja muokkaamisesta. Noudata kutakin vaihetta koskevat yksittäiset osat.
- Suunnitelma Varmista, että tiedät, mitkä asetukset haluat ja mitä tietoja tarvitset, kun lisäät työnkulun version aloituslomakkeen avulla.
- Lisää Lisää työnkulun versio luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan täyttämällä aloituslomake.
- Aloittaa Käynnistä uusi työnkulku joko manuaalisesti tai automaattisesti asiakirjassa tai muussa luettelossa tai kirjastossa olevassa kohteessa. (Jos käynnistät sen manuaalisesti, voit muuttaa joitakin työnkulun kytkentälomakkeen asetuksia lyhyemmään aloituslomakkeeseen.) Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtäviä, lähettää ilmoitusviestejä ja alkaa seurata toimintoja ja tapahtumia.
- Seurata Kun työnkulku on käynnissä, voit tarkastella Työnkulun tila - sivua nähdäksesi, mitkä tehtävät on suoritettu ja mitä muita toimintoja on tapahtunut. Tällä sivulla voit myös tarvittaessa muuttaa nykyisiä tai tulevia tehtäviä sekä peruuttaa tai lopettaa työnkulun suorittamisen.
- Arvostelu henkilöltä Kun suoritus on valmis, sen koko historia voidaan tarkistaa Työnkulun tila - sivulla. Tilasivulla voit myös luoda tilastollisia raportteja työnkulun yleisestä toiminnasta.
- Muuttaa Jos työnkulku ei toimi aivan haluamallasi tavalla, voit avata alkuperäisen kytkentälomakkeen, jota käytit sen lisäämiseen, ja tehdä siihen haluamasi muutokset.