Tietojen hallintakäytäntöjen luominen ja käyttäminen

Kun sivustokäytäntötoiminto aktivoidaan, sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat määrittää sivustoon ja sen sisältöön sovellettavat säilytysaikataulut. Ominaisuus aktivoidaan seuraavasti:

1. Siirry sen sivustokokoelman aloitussivulle, jolle haluat aktivoida Sivustokäytäntö-ominaisuuden.

   Valitse Asetukset , Sivuston asetukset.

2. Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdassa Sivustokokoelman ominaisuudet.

3. Vieritä kohtaan Sivustokäytäntö. Jos oikeassa reunassa ei näy Aktiivinen, valitse Aktivoi.

Jos haluat varmistaa, että tietokäytäntöä käytetään sivustokokoelman kaikille tietyn tyyppisille asiakirjoille, käytäntö kannattaa luoda sivustokokoelman tasolla ja ottaa se myöhemmin käyttöön sisältötyypeille. Tällaisia kutsutaan sivustokokoelman käytännöiksi.

1. Valitse Asetukset , Sivuston asetukset.

2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivustokokoelman hallinta ‑luettelosta Sivustokokoelman käytännöt.

3. Valitse Sivustokokoelman käytännöt -sivulta Luo.

4. Kirjoita käytännön nimi ja kuvaus ja kirjoita sitten lyhyt käytäntölauseke, jossa kerrotaan käyttäjille, mitä käytäntö koskee. Käytäntölauseke voi olla enintään 512 merkkiä pitkä.

5. Jäljempänä tässä artikkelissa on kohta Käytännön luominen sisältötyypille, josta näet, miten voit määrittää käytännön ominaisuudet.

6. Palaa Sivustokokoelman käytännöt -sivulle valitsemalla OK.

Kun luot tietojen hallintakäytännön sisältötyypille, voit helposti yhdistää käytännön ominaisuuksia useille luetteloille tai kirjastoille. Voit lisätä olemassa olevan tietojen hallintakäytännön sisältötyypille tai luoda yksittäiselle sisältölajille yksilöllisen käytännön.

Voit myös lisätä tietojen hallintakäytännön tietylle luetteloiden sisältötyypille. Tällöin käytäntöä käytetään vain luettelon niille kohteille, jotka ovat kyseisen sisältötyypin mukaisia.

1. Valitse Asetukset , Sivuston asetukset.

2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Verkkosuunnittelijan valikoimat-osassa Sivuston sisältötyypit.

3. Valitse Sivuston sisältötyyppien asetukset -sivulla se sisältötyyppi, jolle haluat lisätä käytännön.

4. Valitse Sivuston sisältötyyppi -sivun Asetukset-kohdasta Tietojen hallintakäytännön asetukset.

5. Valitse Tietojen hallintakäytännön asetukset -sivulla Määritä käytäntö ja valitse sitten OK.

6. Kirjoita Muokkaa käytäntöä -sivulle käytännön nimi ja kuvaus ja kirjoita sitten lyhyt kuvaus, jossa kerrotaan käyttäjille, mitä käytäntö koskee. Kuvaus voi olla enintään 512 merkkiä pitkä.

7. Valitse seuraavista osioista yksittäiset käytäntöominaisuudet, jotka haluat lisätä tietojen hallintakäytännöllesi.

8. Jos haluat määrittää tämän käytännön mukaisille tiedostoille ja kohteille säilytysajan, valitse Ota säilytys käyttöön ja määritä säilytysaika ja toimet, jotka suoritetaan kohteiden vanhenemisen yhteydessä

   Säilytysajan määrittäminen

   					1.	Valitse Lisää säilytysvaihe tietueille...
   					2.	Valitse säilytysaikavaihtoehto, joka määrittää, milloin tiedostot tai kohteet vanhenevat. Tee jokin seuraavista: Jos haluat määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Tapahtuma-kohdasta Tämä vaihe perustuu kohteen päivämääräominaisuuteen ja valitse sitten asiakirjan tai kohteen toiminto (esimerkiksi Luotu tai Muokattu) ja tämän toiminnon jälkeinen aika (kuten päivien, kuukausien tai vuosien määrä), jonka jälkeen kohde vanhenee. Jos haluat määrittää vanhenemisen mukautetun säilytyskaavan avulla, valitse Määritä tähän palvelimeen asennetun mukautetun säilytyskaavan mukaan. Huomautus:  Tämä asetus on käytettävissä vain, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt mukautetun kaavan.
   					3.	Aloita työnkulku -asetus on käytettävissä vain, jos olet määrittämässä käytäntöä luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, johon on jo liitetty työnkulku. Voit sitten valita haluamasi työnkulun.
   					4.	Valitse Toistuminen-osasta Toista tämän vaiheen toiminto...ja kirjoita, kuinka usein toiminto suoritetaan uudelleen. Huomautus: Tämä asetus on käytettävissä vain, jos valitsemasi toiminto voidaan toistaa. Esimerkiksi Poista pysyvästi -toimintoa ei voi määrittää toistuvaksi.
   					5.	Valitse OK.

9. Jos haluat ottaa valvonnan käyttöön tämän käytännön mukaisille asiakirjoille ja kohteille, valitse Ota valvonta käyttöön ja määritä sitten valvottavat tapahtumat.

   Valvonnan käyttöönotto

   					1.	Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun Valvonta-osassa Ota valvonta käyttöön -valintaruutu ja valitse sitten niiden tapahtumien vieressä olevat valintaruudut, joista haluat tehdä valvontakirjauksia.
   					2.	Jos haluat, että käyttäjiä pyydetään lisäämään nämä viivakoodit asiakirjoihin, valitse Pyydä käyttäjiä lisäämään viivakoodi ennen tallentamista tai tulostamista -valintaruutu.
   					3.	Ota valvontaominaisuus käyttöön käytännölle valitsemalla OK.
   						Valvontakäytäntö-ominaisuuden avulla organisaatiot voivat luoda ja analysoida kirjausketjuja asiakirjoille ja tehdä kohdeluetteloita, kuten tehtäväluetteloita, ongelmaluetteloita, keskusteluryhmiä ja kalentereita. Tämän ominaisuus sisältää valvontalokin, johon kirjataan tapahtumia, kuten sisällön tarkastelu-, muokkaus- tai poistoajankohtia.
   						Kun valvonta on käytössä tietojen hallintakäytännön osana, järjestelmänvalvojat voivat tarkastella valvontatietoja Microsoft Excel -valvontaraporteista, jotka sisältävät yhteenvedon nykyisestä käytöstä. Näiden raporttien avulla järjestelmänvalvojat voivat selvittää, miten tietoja käytetään organisaatiossa. Näiden raporttien avulla organisaatiot voivat myös tarkistaa ja dokumentoida lakisääteisten määräysten noudattamisen ja tutkia mahdollisia ongelmia.
   						Valvontalokin tietueet sisältävät seuraavat tiedot: tapahtuman nimi, päivämäärä ja kellonaika sekä toiminnon suorittaneen käyttäjän järjestelmänimi.

10. Kun viivakoodit ovat käytössä osana käytäntöä, ne lisätään asiakirjan ominaisuuksiin ja näytetään sen asiakirjan ylätunnistealueella, johon viivakoodia käytetään. Kuten otsikot, myös viivakoodit voidaan poistaa manuaalisesti asiakirjasta.

    Viivakoodien ottaminen käyttöön

    					1.	Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun Viivakoodit-osassa Ota käyttöön viivakoodit -valintaruutu.
    					2.	Jos haluat, että käyttäjiä pyydetään lisäämään nämä viivakoodit asiakirjoihin, valitse Pyydä käyttäjiä lisäämään viivakoodi ennen tallentamista tai tulostamista -valintaruutu.
    					3.	Ota viivakoodiominaisuus käyttöön käytännölle valitsemalla OK.
    						Viivakoodikäytäntö luo koodin 39:n mukaiset vakioviivakoodit. Kussakin viivakoodikuvassa on viivakoodisymbolin alla viivakoodin arvon mukainen teksti. Näin viivakoodin tietoja voidaan käyttää myös silloin, kun skannauslaitetta ei ole käytettävissä. Käyttäjät voivat hakea kohteen sivustolta kirjoittamalla numeron manuaalisesti hakukenttään.

11. Jos haluat määrittää, että tämän käytännön mukaisilla on oltava selitteet, valitse Ota selitteet käyttöön ja määritä sitten selitteiden asetukset.

    Selitteiden käyttöönotto

    					1.	Jos haluat, että käyttäjien on lisättävä selite asiakirjaan, valitse Kehota käyttäjiä lisäämään selite ennen asiakirjojen tallentamista ja tulostamista -valintaruutu. Huomautus:  Jos haluat selitteistä valinnaiset, valitse tämä valintaruutu.
    					2.	Jos haluat selitteen niin, että sitä ei voi muuttaa sen lisäämisen jälkeen, valitse Estä selitteiden muuttaminen niiden lisäämisen jälkeen -valintaruutu. Tämä asetus estää selitetekstin päivittämisen sen jälkeen, kun selite on lisätty kohteeseen asiakassovelluksessa, kuten Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa. Jos haluat, että selite päivitetään, kun tämän asiakirjan tai kohteen ominaisuuksia päivitetään, älä valitse tätä valintaruutua.
    					3.	Kirjoita Selitteen muoto -ruutuun otsikon teksti sellaisena kuin haluat sen näkyvän. Selitteet voivat sisältää enintään kymmenen sarakeviittausta, kukin pituudeltaan enintään 255 merkkiä. Voit luoda selitteen muodon seuraavasti: Kirjoita selitteeseen sisällytettävien sarakkeiden nimet siinä järjestyksessä, jossa haluat niiden näkyvän. Kirjoita sarakkeiden nimet aaltosulkeisiin ({}), kuten näkyy Muokkaa käytäntöä -sivulla olevassa esimerkissä. Kirjoita sanoja aaltosulkeiden ({}) ulkopuolisten sarakkeiden tunnistamiseen, kuten näkyy Muokkaa käytäntöä -sivulla olevassa esimerkissä.
    					4.	Jos haluat lisätä rivinvaihdon, kirjoita \n kohtaan, johon haluat lisätä rivinvaihdon.
    					5.	Valitse haluamasi fonttikoko ja tyyli ja määritä, haluatko selitteen olevan asiakirjassa vasemmalla, keskellä vai oikealla. Vihje: Valitse fontti ja tyyli, jotka ovat käytettävissä käyttäjien tietokoneissa. Fontin kokoa vaikuttaa siihen, kuinka paljon tekstiä voidaan näyttää selitteessä.
    					6.	Kirjoita selitteen korkeus ja leveys. Selitteen korkeus voi olla 0,25–20 tuumaa ja leveys 0,25–20 tuumaa. Seliteteksti on aina pystysuuntaisesti keskitettynä selitekuvassa.
    					7.	Voit esikatsella selitteen sisältöä valitsemalla Päivitä.

12. Valitse OK.

Voit määrittää säilytyskäytännön, joka koskee vain tiettyä luetteloa, kirjastoa tai kansiota. Jos kuitenkin luot säilytyskäytännön tällä tavalla, et voi käyttää tätä käytäntöä uudelleen muiden luetteloiden, kirjastojen, kansioiden tai sivustojen kanssa.

Jos haluat käyttää samaa säilytyskäytäntöä tietyn sijainnin kaikkiin sisältötyyppeihin, on todennäköisesti järkevintä käyttää sijaintipohjaista säilytystä. Useimmissa tapauksissa kannattaa varmistaa, että säilytyskäytäntö on määritetty kaikille sisältötyypeille.

Jos haluat määrittää luettelolle tai kirjastolle muuta kuin säilytystä koskevan tietojen hallintakäytännön, sinun on määritettävä tietojen hallintakäytäntö kullekin kyseiseen luetteloon tai kirjastoon liitetylle luettelon sisältötyypille. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Käytännön luominen sivuston sisältötyypille.

Sinulla on oltava vähintään luetteloiden hallintaoikeudet, jotta voit muuttaa luettelo- tai kirjastokohtaisia tietojen hallintakäytäntöjen asetuksia.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön.

2. Valitse tiedostokirjastossa Asetukset , Kirjaston asetukset.

   Jos et näe näitä valikon vaihtoehtoja tai haluat valita luettelon, napsauta valintanauhan Kirjasto- tai Luettelo-välilehteä ja valitse sitten Kirjaston asetukset tai Luettelon asetukset.

3. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdasta Tietojen hallintakäytännön asetukset.

4. Varmista Tietojen hallintakäytännön asetukset -sivulla, että luettelon tai kirjaston säilytyksen lähteeksi on asetettu Kirjasto ja kansiot. Jos lähteenä näkyy Sisältötyyppi, toimi seuraavasti:

   • Valitse Muuta lähde.

   • Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun Säilytyksen lähde -osasta Kirjasto ja kansiot. Saat ilmoituksen, että sisältötyypin säilytyskäytännöt ohitetaan.

   • Valitse OK.

5. Kirjoita luomallesi käytännölle lyhyt kuvaus Muokkaa käytäntöä -sivun Kirjastopohjainen säilytysaikataulu -osaan.

6. Valitse Muut kuin tietueet -kohdasta Lisää säilytysvaihe...

   Tärkeää: Huomaa, että Tietueet-kohdassa voit myös määrittää eri säilytyskäytännöt tietueille valitsemalla Määritä eri säilytysvaiheet tietueille -vaihtoehdon.

7. Valitse Vaiheen ominaisuudet -valintaikkunasta säilytysaikavaihtoehto, joka määrittää, milloin tiedostot tai kohteet vanhenevat. Tee jokin seuraavista:

   • Jos haluat määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Tapahtuma-kohdasta Tämä vaihe perustuu kohteen päivämääräominaisuuteen ja valitse sitten asiakirjan tai kohteen toiminto (esimerkiksi Luotu tai Muokattu) ja tämän toiminnon jälkeinen aika (kuten päivien, kuukausien tai vuosien määrä), jonka jälkeen kohde vanhenee.

   • Jos haluat määrittää vanhenemisen mukautetun säilytyskaavan avulla, valitse Määritä tähän palvelimeen asennetun mukautetun säilytyskaavan mukaan.

     Huomautus: Tämä asetus on käytettävissä vain, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt mukautetun kaavan.

   • Määritä Toiminto-kohdassa, mitä haluat tapahtuvan, kun asiakirja tai kohde vanhenee. Jos haluat, että asiakirjalle tai kohteelle tehdään tietty toiminto (esimerkiksi poistaminen), valitse toiminto luettelosta.

8. Aloita työnkulku -asetus on käytettävissä vain, jos olet määrittämässä käytäntöä luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, johon on jo liitetty työnkulku. Voit sitten valita haluamasi työnkulun.

9. Valitse Toistuminen-osasta Toista tämän vaiheen toiminto...ja kirjoita, kuinka usein toiminto suoritetaan uudelleen.

   Huomautus: Tämä asetus on käytettävissä vain, jos valitsemasi toiminto voidaan toistaa. Esimerkiksi Poista pysyvästi -toimintoa ei voi määrittää toistuvaksi.

10. Valitse OK.

Jos sivustollesi on jo luotu tietojen hallintakäytännöt sivustokokoelman käytännöiksi, voit käyttää jotakin näistä käytännöistä sisältötyypille. Näin voit käyttää samaa käytäntöä sivustokokoelman useille sisältötyypeille, joilla ei ole sama päätason sisältötyyppi.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, joka sisältää sisältötyypin, jolle haluat käyttää käytäntöä.

2. Valitse tiedostokirjastossa Asetukset , Kirjaston asetukset.

   Jos et näe näitä valikon vaihtoehtoja tai haluat valita luettelon, napsauta valintanauhan Kirjasto- tai Luettelo-välilehteä ja valitse sitten Kirjaston asetukset tai Luettelon asetukset.

3. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdasta Tietojen hallintakäytännön asetukset.

4. Tarkista, että käytännön lähteeksi on määritetty Sisältötyypit, ja valitse Sisältötyyppikäytännöt-kohdasta se sisältötyyppi, jolle haluat käytäntöä käyttää.

5. Valitse Määritä käytäntö -osasta Käytä sivustokokoelman käytäntöä ja valitse sitten haluamasi käytäntö luettelosta.

   Huomautus:  Jos Käytä sivustokokoelman käytäntöä -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sivustokokoelmalle ei ole määritetty sivustokokoelman käytäntöjä.

6. Valitse OK.

   Tärkeää: Jos käsittelemäsi luettelo tai kirjasto tukee useiden sisältötyyppien hallintaa, niin kohdasta Sisältötyypit voit valita napsauttamalla sen sisältötyypin, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön. Näin pääset suoraan edellä olevaan vaiheeseen 5.

Voit jakaa sisältötyypit sivustokokoelmien kesken määrittämällä sisältötyypin julkaisemisen Hallittujen metatietojen palvelu -sovelluksessa. Sisältötyypin julkaisemisen avulla voit hallita sisältöä ja metatietoja yhtenäisesti eri sivustoillasi, sillä sisältötyyppejä voi luoda ja päivittää keskitetysti ja päivitykset voidaan julkaista useille tilaaville sivustokokoelmille tai verkkosovelluksille.

Voit määrittää tietojen hallintakäytännön ja luoda siitä mallin, jota voit käyttää tarpeen mukaan useissa sivustokokoelmissa. Tätä menetelmää voidaan käyttää, jos haluat varmuuskopioida tietokäytännöt tai käyttää sitä myös vaihtoehtoisena menetelmänä sisältötyypin julkaisemisen käyttämiseen yhden käytännön käyttämiseksi sivustokokoelmissa. Voit luoda mallin tai varmuuskopion käytännöstä viemällä käytännön yhdestä sivustokokoelmasta ja tuomalla sen sitten tallennettuun sijaintiin tai toiseen sivustokokoelmaan.

Käytännön vieminen

1. Valitse käytännön sisältävässä sivustokokoelmassa Asetukset , Sivuston asetukset.

2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivustokokoelman hallinta ‑osasta Sivustokokoelman käytännöt.

3. Valitse käytäntö, jonka haluat viedä, vieritä käytännön alareunaan ja valitse sitten Vie.

4. Valitse tallennus- ja avauskehotteesta Tallenna ja valitse sitten tiedoston tallennussijainti. Varmista, että valitsemasi sijainti on käytettävissä sivustokokoelmille, jotka vievät kyseisen käytännön.

5. Kun Lataus valmis -valintaikkuna tulee näkyviin, valitse Sulje.

Käytännön tuominen toiseen sivustokokoelmaan

Kun tuot tietojen hallintakäytännön, voit käyttää sitä usealle sisältötyypille sivuston tai luettelon tasolla missä tahansa sivustokokoelmassa. Tästä on kahdenlaista etua: sinun ei tarvitse määrittää käytäntöä uudelleen ja ottaa sitä käyttöön kullekin sisältötyypille erikseen, ja voit helpommin hallita käytännön muutoksia tekemällä käytäntöön muutoksia keskitetysti.

1. Valitse Asetukset , Sivuston asetukset sen sivustokokoelman etusivulla, jolle haluat käyttää käytäntöä.

2. Valitse Sivustokokoelman hallinta ‑osasta Sivustokokoelman käytännöt.

3. Valitse Sivustokokoelman käytännöt -sivulta Tuo ja etsi sitten käytännön XML-tiedosto valitsemalla Selaa.

4. Valitse XML-tiedosto, johon käytäntö on tallennettu, ja valitse sitten Avaa.

5. Lisää käytäntö sivustokokoelmalle valitsemalla Sivustokokoelman käytäntö -sivulta Tuo.

Voit nyt käyttää tuomaasi käytäntöä yhdelle tai usealle sisältötyypille sivuston tai luettelon tasolla. Katso tämän artikkelin kohta Sivustokokoelman käytännön käyttäminen sisältölajiin.