Käytetään kohteeseen
Word for Microsoft 365 Word 2024 Word 2021 Word 2019 Word 2016

Microsoft Word -ohjelman ulkopuolella on tietomaailma, jota voit käyttää Word sisällä, mutta miten tuot tiedot ja suojaat ne? Kyse on oikeiden yhteyksien luomisesta.

Ulkoisten tietojen tuominen ohjatun tietoyhteyden luomisen avulla

Microsoft Word tuo ulkoisia tietoja yhdistämistoiminnolla. Yhdistämisen avulla voit luoda joukon asiakirjoja, kuten useille asiakkaille lähetettävän lomakekirjeen tai arkin osoitetarroja lomakorttien postitusta varten. Voit myös tuoda tekstitiedostoja, Excel-laskentataulukoita ja Access-taulukoita tai -kyselyjä suoraan käyttämättä yhteystiedostoa.

CsV-tekstitiedoston (.csv) tuominen on helppoa. Jos tekstitiedosto on .csv tiedosto, joka ei käytä tietokoneessa määritettyä luetteloerotinmerkkiä tai jos tekstitiedosto ei ole .csv tiedosto, voit määrittää oikean tiedostomuodon Schema.ini-tiedoston avulla.

Tiedoston tuominen

  1. Valitse Postitukset-välilehdenAloita yhdistäminen - ryhmässä Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Tee jokin seuraavista toimista Valitse tietolähde -valintaikkunassa:

    • Jos haluat käyttää aiemmin luotua .odc-tiedostoa, kaksoisnapsauta .odc-tiedostoa. Tiedot tuodaan, ja olet valmis.

    • Jos haluat luoda uuden .odc-tiedoston, valitse Uusi lähde ja noudata sitten toimintosarjan jokaista vaihetta.

      Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen tulee näkyviin.

  3. Valitse Tervetuloa ohjattuun tietoyhteyden muodostamiseen -sivulla Muut/lisäasetukset.

    Näkyviin tulee Tietolinkin ominaisuudet -valintaikkuna.

    Saat lisätietoja eri valintaikkunoiden eri asetuksista valitsemalla Ohje.

  4. Valitse Palveluntarjoaja-välilehdessäMicrosoft Jet 4.0 OLE DB Provider ja valitse sitten Seuraava.

  5. Kirjoita Yhteys-välilehdenValitse tai kirjoita tietokannan nimi -ruutuun tekstitiedoston sisältävän kansion koko polku.

    Voit etsiä kansion napsauttamalla ruudun vieressä olevaa Selaa-painiketta .

  6. Napsauta Kaikki-välilehteä, valitse Laajennetut ominaisuudet ja valitse sitten Muokkaa arvoa.

  7. Kirjoita Ominaisuuden arvo - ruutuun jokin seuraavista:

    • Jos tekstitiedostossa on sarakeotsikot, kirjoita Teksti. HDR=Kyllä.

    • Jos tekstitiedostossa ei ole sarakeotsikoita, kirjoita Teksti. HDR=Ei.

  8. Valitse OK.

  9. Jos haluat varmistaa, että olet antanut oikeat tiedot, valitse Yhteys-välilehti ja valitse sitten Testaa yhteys.

  10. Toimi seuraavasti:

    • Jos saat virhesanoman, tarkista uudelleen arvot, jotka annoit edellisissä vaiheissa.

    • Jos saat viestin "Testiyhteys onnistui", valitse OK.

  11. Valitse OK.

    Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen tulee uudelleen näkyviin.

  12. Valitse Valitse tietokanta ja taulukko - sivun Nimi-sarakkeesta tekstitiedosto, jonka haluat tuoda, ja valitse sitten Seuraava.

  13. Kirjoita .odc-tiedoston nimi Tallenna tietoyhteystiedosto ja valmis -sivulle Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Valmis.

    Jos haluat muuttaa kansion sijaintia, joka on oletusarvoisesti Omat tietolähteet -kansio, valitse Selaa.

  14. Voit myös tehdä yhteystiedostosta löydettävissä olevan kirjoittamalla lisätietoja Kuvaus-, Kutsumanimi- ja Hakusanat-ruutuihin .

Eri luetteloerotinmerkin tai tekstitiedostomuodon määrittäminen Schema.ini tiedoston avulla

Schema.ini tiedosto on tekstitiedosto, joka sisältää merkintöjä, jotka ohittavat Windowsin rekisterin oletustekstiohjainasetukset. Jos haluat käyttää Schema.ini tiedostoa, toimi seuraavasti:

  • Tallenna Schema.ini tiedosto samaan kansioon tuotavan tekstitiedoston kanssa.

  • Nimeä tiedosto Schema.ini.

  • Kirjoita Schema.ini-tiedoston ensimmäiselle riville linkittävän tekstitiedoston nimi hakasulkeiden ympäröimänä.

  • Lisää lisätietoja eri tekstitiedostomuodon määrittämiseksi.

Seuraavissa osissa on yleisiä esimerkkejä Schema.ini tiedoston käyttämisestä.

Esimerkki: Puolipistemerkin (;) määrittäminen erottimeksi

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Esimerkki: Sarkainmerkin määrittäminen erottimeksi

[Products.txt] Format=TabDelimited

Esimerkki: Kiinteäleveyksisen tiedoston määrittäminen

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Sivun alkuun osan alkuun

Tekstitiedoston tuominen ODBC-ohjaimella on vähintään kaksivaiheinen prosessi. Määritä ensin tarvittaessa käyttäjän DSN tietokoneessa ODBC-tekstiohjaimelle. Toiseksi voit tuoda tekstitiedoston käyttäjän DSN:n avulla. Jos tekstitiedosto on csv-tiedosto, jossa ei käytetä tietokoneessa määritettyä luetteloerotinmerkkiä tai jos tekstitiedosto ei ole .csv tiedosto, voit määrittää oikean tiedostomuodon Schema.ini tiedoston avulla.

Käyttäjän DSN-tunnuksen määrittäminen

  1. Avaa Ohjauspaneeli ja valitse sitten Järjestelmän ja suojauksen > hallintatyökalut> ODBC-tietolähteet (32-bittinen) tai ODBC-tietolähteet (64-bittinen). \

  2. Valitse ODBC-tietolähteen järjestelmänvalvoja -valintaikkunan Käyttäjän DSN-välilehdessäLisää.

  3. Valitse Create Uusi tietolähde -valintaikkunassa Microsoftin tekstiohjain (*.txt; *.csv)ja valitse sitten Valmis.

    ODBC-tekstin asetukset -valintaikkuna tulee näkyviin.

  4. Kirjoita nimi tietolähteen nimeen.

  5. Poista Käytä nykyistä hakemistoa - valintaruudun valinta.

  6. Valitse Valitse hakemisto.

  7. Etsi Valitse hakemisto -valintaikkunassa kansio, joka sisältää tuotavan tekstitiedoston, varmista, että tekstitiedosto näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella olevassa luettelossa, ja valitse sitten OK.

  8. Valitse OK kaksi kertaa.

Saat lisätietoja eri valintaikkunoiden eri asetuksista valitsemalla Ohje.

Tiedoston tuominen

  1. Valitse Postitukset-välilehdenAloita yhdistäminen - ryhmässä Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Tee jokin seuraavista toimista Valitse tietolähde -valintaikkunassa:

    • Jos haluat käyttää aiemmin luotua .odc-tiedostoa, kaksoisnapsauta .odc-tiedostoa. Tiedot tuodaan, ja olet valmis.

    • Jos haluat luoda uuden .odc-tiedoston, valitse Uusi lähde ja noudata sitten toimintosarjan jokaista vaihetta.

      Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen tulee näkyviin.

  3. Valitse Tervetuloa ohjattuun tietoyhteyden muodostamiseen -sivulla ODBC DSN.

  4. Valitse Yhdistä ODBC-tietolähteeseen -sivulla juuri luomasi käyttäjän DSN ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse Valitse tietokanta ja taulukko - sivulla tekstitiedosto Nimi-sarakkeen alta ja valitse sitten Seuraava.

  6. Kirjoita .odc-tiedoston nimi Tallenna tietoyhteystiedosto ja valmis -sivulle Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Valmis.

    Jos haluat muuttaa kansion sijaintia, joka on oletusarvoisesti Omat tietolähteet -kansio, valitse Selaa.

  7. Voit myös tehdä yhteystiedostosta löydettävissä olevan kirjoittamalla lisätietoja Kuvaus-, Kutsumanimi- ja Hakusanat-ruutuihin .

Saat lisätietoja eri valintaikkunoiden eri asetuksista valitsemalla Ohje.

Eri luetteloerotinmerkin tai tekstitiedostomuodon määrittäminen Schema.ini tiedoston avulla

Schema.ini tiedosto on tekstitiedosto, joka sisältää merkintöjä, jotka ohittavat Windowsin rekisterin oletustekstiohjainasetukset. Jos haluat käyttää Schema.ini tiedostoa, toimi seuraavasti:

  • Tallenna Schema.ini tiedosto samaan kansioon tuotavan tekstitiedoston kanssa.

  • Nimeä tiedosto Schema.ini.

  • Kirjoita Schema.ini-tiedoston ensimmäiselle riville linkittävän tekstitiedoston nimi hakasulkeiden ympäröimänä.

  • Lisää lisätietoja eri tekstitiedostomuodon määrittämiseksi.

Seuraavissa osissa on yleisiä esimerkkejä Schema.ini tiedoston käyttämisestä.

Esimerkki: Sarakkeen otsikon määrittäminen

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Esimerkki: Puolipistemerkin (;) määrittäminen erottimena

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Esimerkki: Sarkainmerkin määrittäminen erottimeksi

[Products.txt] Format=TabDelimited

Esimerkki: Kiinteäleveyksisen tiedoston määrittäminen

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Sivun alkuun osan alkuun

  1. Valitse Postitukset-välilehdenAloita yhdistäminen - ryhmässä Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Tee jokin seuraavista toimista Valitse tietolähde -valintaikkunassa:

    • Jos haluat käyttää aiemmin luotua .odc-tiedostoa, kaksoisnapsauta .odc-tiedostoa. Tiedot tuodaan, ja olet valmis.

    • Jos haluat luoda uuden .odc-tiedoston, valitse Uusi lähde ja noudata sitten toimintosarjan jokaista vaihetta.

      Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen tulee näkyviin.

  3. Valitse Tervetuloa ohjattuun tietoyhteyden muodostamiseen -sivulla Microsoft SQL Server.

  4. Toimi Yhdistä tietokantapalvelimeen - sivulla seuraavasti:

    • Kirjoita tietokantapalvelimen nimi Palvelimen nimi -ruutuun.

      Jos tietokanta on tietokoneessasi, kirjoita (paikallinen).

    • Tee Kirjautumisen tunnistetiedot -kohdassa jompikumpi seuraavista:

      • Jos haluat käyttää Windowsin käyttäjänimeä ja salasanaa, valitse Käytä Windows-todennusta.

      • Jos haluat käyttää tietokannan käyttäjänimeä ja salasanaa, valitse Käytä seuraavaa käyttäjänimeä ja salasanaa ja kirjoita sitten tietokannan käyttäjänimi ja salasana asianmukaisiin ruutuihin.

  5. Napsauta Seuraava.

  6. Valitse Valitse tietokanta ja taulukko -sivulla tietokanta Tietokanta-ruudusta, valitse nimisarakkeen alapuolella oleva taulukko, näkymä tai käyttäjän määrittämä funktio ja valitse sitten Seuraava.

  7. Kirjoita .odc-tiedoston nimi Tallenna tietoyhteystiedosto ja valmis -sivulle Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Valmis.

    Jos haluat muuttaa kansion sijaintia, joka on oletusarvoisesti Omat tietolähteet -kansio, valitse Selaa.

  8. Voit myös tehdä yhteystiedostosta löydettävissä olevan kirjoittamalla lisätietoja Kuvaus-, Kutsumanimi- ja Hakusanat-ruutuihin .

Sivun alkuun osan alkuun

Tietojen tuominen SQL Server tietokannasta ODBC-ohjaimen avulla on kaksivaiheinen prosessi. Määritä ensin tarvittaessa tietokoneen käyttäjän DSN ODBC-ohjaimelle. Toiseksi tuo tiedot SQL Server-tietokannasta.

Käyttäjän DSN-tunnuksen määrittäminen

  1. Avaa Ohjauspaneeli ja valitse sitten Järjestelmän ja suojauksen > hallintatyökalut > ODBC-tietolähteet (32-bittinen) tai ODBC-tietolähteet (64-bittinen).

  2. Valitse ODBC-tietokannan järjestelmänvalvoja -valintaikkunassa Käyttäjän DSN-välilehti ja valitse sitten Lisää.

  3. Valitse Create Uusi tietolähde -valintaikkunassa SQL Server ja valitse sitten Valmis.

    Näyttöön tulee Create uusi SQL Server tietolähde -valintaikkuna.

  4. Kirjoita tietolähteen nimi Nimi-ruutuun .

  5. Voit myös kirjoittaa tietolähteen kuvauksen Kuvaus-ruutuun .

  6. Kirjoita tietokantapalvelimen nimi Palvelin-ruutuun .

    Jos tietokanta on tietokoneessasi, kirjoita (paikallinen).

  7. Napsauta Seuraava.

  8. Tee SQL Server kirjautumistunnuksen aitouden tarkistaminen -kohdassa jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat käyttää Windowsin käyttäjänimeä ja salasanaa, valitse Windows NT todennus verkkokirjautumistunnuksella.

    • Jos haluat käyttää tietokannan käyttäjänimeä ja salasanaa, valitse SQL Server todennus käyttäen käyttäjän antamaa kirjautumistunnusta ja salasanaa ja kirjoita sitten tietokannan kirjautumistunnus ja salasana asianmukaisiin ruutuihin.

  9. Valitse Kaksi kertaa Seuraava ja valitse sitten Valmis.

  10. Jos haluat varmistaa, että olet antanut oikeat tiedot, valitse Testaa tietolähde.

  11. Toimi seuraavasti:

    • Jos saat virhesanoman, tarkista uudelleen arvot, jotka annoit edellisissä vaiheissa.

    • Jos saat viestin "TESTIT SUORITETTU ONNISTUNEESTI!", valitse OK.

  12. Valitse OK kaksi kertaa.

Saat lisätietoja eri valintaikkunoiden eri asetuksista valitsemalla Ohje.

Tietojen tuominen SQL Server-tietokannasta

  1. Valitse Postitukset-välilehdenAloita yhdistäminen - ryhmässä Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Tee jokin seuraavista toimista Valitse tietolähde -valintaikkunassa:

    • Jos haluat käyttää aiemmin luotua .odc-tiedostoa, kaksoisnapsauta .odc-tiedostoa. Tiedot tuodaan, ja olet valmis.

    • Jos haluat luoda uuden .odc-tiedoston, valitse Uusi lähde ja noudata sitten toimintosarjan jokaista vaihetta.

      Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen tulee näkyviin.

  3. Valitse Tervetuloa ohjattuun tietoyhteyden muodostamiseen -sivulla ODBC DSN.

  4. Valitse Yhdistä ODBC-tietolähteeseen -sivulla edellisessä osassa määrittämäsi tietolähteen nimi ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse Valitse tietokanta ja taulukko - sivulla tietokanta Tietokanta-ruudusta , valitse nimisarakkeen alapuolella oleva taulukko, näkymä tai funktio ja valitse sitten Seuraava.

  6. Kirjoita .odc-tiedoston nimi Tallenna tietoyhteystiedosto ja valmis -sivulle Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Valmis.

    Jos haluat muuttaa kansion sijaintia, joka on oletusarvoisesti Omat tietolähteet -kansio, valitse Selaa.

  7. Voit myös tehdä yhteystiedostosta löydettävissä olevan kirjoittamalla lisätietoja Kuvaus-, Kutsumanimi- ja Hakusanat-ruutuihin .

Sivun alkuun osan alkuun

Sivun alkuun

Facebook LinkedIn Sähköposti

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Microsoft 365 -tilaukseen kuuluvat edut

Microsoft 365 -koulutus

Microsoftin suojaus

Helppokäyttökeskus