Tietueiden etsiminen, joilla on uusimmat päivämäärät tai vähiten viimeisimpiä päivämääriä

Kannattaa harkita suodattimen käyttämistä ylimmän arvokyselyn sijaan

Suodatin on yleensä parempi, jos mielessäsi on tietty päivämäärä. Jos haluat selvittää, kannattaako sinun luoda ylin arvokysely vai käyttää suodatinta, ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos haluat palauttaa kaikki tietueet, joissa päivämäärä vastaa päivämäärää, joka on ennen tiettyä päivämäärää tai sitä uudempi, käytä suodatinta. Jos esimerkiksi haluat nähdä huhtikuun ja heinäkuun välisten myyntien päivämäärät, käytä suodatinta.

• Jos haluat palauttaa määritetyn määrän tietueita, joilla on kentän viimeisimmät tai viimeisimmät päivämäärät, etkä tiedä tarkkoja päivämääräarvoja tai niillä ei ole merkitystä, luot ylimmän arvokyselyn. Jos esimerkiksi haluat nähdä viisi parasta myyntineljännestä, käytä ylintä arvokyselyä.

Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Suodattimen käyttäminen Access-tietokannan valittujen tietueiden tarkasteluun.

Sivun alkuun

Mallitietojen liittäminen Excel-laskentataulukoihin

1. Käynnistä Excel. Tyhjä työkirja avautuu.

2. Lisää laskentataulukko painamalla VAIHTO+F11 (tarvitset neljä).

3. Kopioi kunkin esimerkkitaulukon tiedot tyhjään laskentataulukkoon. Sisällytä sarakeotsikot (ensimmäinen rivi).

Tietokantataulukoiden luominen laskentataulukoista

1. Valitse tiedot ensimmäisestä laskentataulukosta, mukaan lukien sarakeotsikot.

2. Napsauta siirtymisruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse liitä.

3. Vahvista, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, valitsemalla Kyllä .

4. Toista vaiheet 1–3 jokaiselle jäljellä olevalle laskentataulukolle.

Perusarvokyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Työntekijät-taulukkoa ja valitse sitten Sulje.

   Jos käytät esimerkkitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.

3. Lisää kentät, joita haluat käyttää kyselyssä, rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kutakin kenttää tai vetää ja pudottaa kentän kenttärivin tyhjään soluun.

   Jos käytät esimerkkitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäaika-kentät.

4. Napsauta Lajittele-riviä kentässä, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot (Syntymäpäivä-kenttä, jos käytät esimerkkitaulukkoa), ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.

   Laskeva lajittelujärjestys palauttaa viimeisimmän päivämäärän ja Nouseva lajittelujärjestys palauttaa varhaisimman päivämäärän.

   Tärkeää: Lajittele-riville on määritettävä arvo vain kentille, jotka sisältävät päivämäärät. Jos määrität lajittelujärjestyksen toiselle kentälle, kysely ei palauta haluamiesi tulosten tuloksia.

5. Napsauta Rakenne-välilehdenTyökalut-ryhmässäKaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolta ( Ylimmät arvot - luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

6. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

7. Tallenna kysely NextBirthDays-muodossa.

Tämäntyyppinen huippuarvokysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten yrityksen vanhimpaan tai nuorimpaan henkilöön. Seuraavissa vaiheissa selitetään, miten lausekkeita ja muita ehtoja käytetään lisäämään kyselyn tehoa ja joustavuutta. Seuraavassa vaiheessa näkyvät ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijän syntymäpäivää.

Ehtojen lisääminen kyselyyn

Näissä vaiheissa käytetään edellisessä toimenpiteessä luotua kyselyä. Voit seurata eri ylimmän arvon kyselyä, kunhan se sisältää todellisia päivämäärä- ja aikatietoja, ei tekstiarvoja.

1. Napsauta siirtymisruudussa Hiiren kakkospainikkeella NextBirthDays-kyselyä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

2. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon BirthDate-sarakkeeseen seuraava:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
   Tämä lauseke poimii kuukauden BirthDate-funktiosta DatePart-funktion avulla.

3. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon seuraavaan sarakkeeseen seuraava:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Tämä lauseke poimii kuukauden päivän BirthDate-funktiosta DatePart-funktiolla .

4. Poista Valintaruudut Näytä-rivillä jokaiselta juuri kirjoittamaltasi lausekkeelta.

5. Napsauta kunkin lausekkeen Lajittele-riviä ja valitse sitten Nouseva.

6. Kirjoita Syntymäaika-sarakkeen Ehdot-riville seuraava lauseke:
   Kuukausi([Syntymäaika]) > Kuukausi(Päivämäärä()) TAI Kuukausi([Syntymäaika])= Kuukausi(Päivämäärä()) JA Päivä([Syntymäaika])>Päivä(Päivämäärä())
   Tämä lauseke toimii seuraavasti:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) määrittää, että kunkin työntekijän syntymäaika on tuleva kuukausi.

   • Kuukausi( [Syntymäaika])= Kuukausi(Päivämäärä()) Ja Päivä([Syntymäaika])>Päivä(Päivämäärä()) määrittää, että jos syntymäpäivä esiintyy kuluvana kuukautena, syntymäpäivä on kuluva päivä tai sen jälkeen.

     Lyhyesti sanottuna tämä lauseke sulkee pois kaikki tietueet, joissa syntymäpäivä esiintyy tammikuun 1. päivän ja nykyisen päivämäärän välillä.

     Vihje:  Lisätietoja kyselyn ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

7. Kirjoita Rakenne-välilehdenKyselyn asetukset - ryhmään 3Rivinvaihto-ruutuun .

8. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita .

Sivun alkuun

Summakyselyn luominen

Tässä ohjeessa käytetään Tapahtumat-esimerkkitaulukkoa ja EventType-esimerkkitaulukkoa vastaamaan tähän kysymykseen:

Milloin oli kunkin tapahtumatyypin viimeisin tapahtuma konsertteja lukuun ottamatta?

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Tapahtumat- ja EventType-taulukoita.
   Jokainen taulukko näkyy kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.

3. Kaksoisnapsauta EventType-taulukon EventType-kenttää ja Tapahtumat-taulukon EventDate-kenttää ja lisää kentät kyselyn rakenneruudukkoon.

4. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon EventType-kentänEhdot-riville<>Konsertti.

   Vihje:  Lisätietoja ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

5. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

6. Napsauta kyselyn rakenneruudukossa EventDate-kentän Summa-riviä ja valitse sitten Maks.

7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten SQL-näkymä.

8. Korvaa SQL-ikkunan SELECT-lauseen lopussa heti AS-avainsanan jälkeen MaxOfEventDateMostRecent-lausekkeella.

9. Tallenna kysely MostRecentEventByType-muodossa.

Toisen kyselyn luominen tietojen lisäämistä varten

Tässä ohjeessa käytetään edellisen menettelyn MostRecentEventByType-kyselyä tähän kysymykseen vastaamiseen:

Kuka oli asiakas kunkin tapahtumatyypin viimeisimmässä tapahtumassa?

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Kyselyt-välilehdessä MostRecentEventByType-kyselyä.

3. Kaksoisnapsauta Taulukot-välilehdessä Tapahtumat-taulukkoa ja Asiakkaat-taulukkoa.

4. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa seuraavia kenttiä:

   1. Kaksoisnapsauta Tapahtumat-taulukossa EventType-kohtaa.

   2. Kaksoisnapsauta MostRecentEventByType-kyselyssä MostRecent-kohtaa.

   3. Kaksoisnapsauta Asiakkaat-taulukossa Yritys.

5. Valitse kyselyn rakenneruudukon Lajittele-rivillä EventType-sarakkeessa Nouseva.

6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Sivun alkuun