Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit etsiä tietuejoukon uusimmat tai aikaisimmat päivämäärät käyttämällä ylintä arvokyselyä ja summakyselyä. Näin voit vastata moniin liiketoimintakysymyksiin, kuten milloin asiakas on viimeksi tehnyt tilauksen tai mitkä viisi vuosineljännekstä ovat olleet myyntiin parhaiten kaupunkijärjestyksessä.
Tämän artikkelin sisältö
Yleistä
Voit järjestää tiedot ja tarkastella korkeimpia arvoja käyttämällä ylintä arvokyselyä. Ylimmän arvon kysely on valintakysely, joka palauttaa määritetyn määrän arvoja tulosten yläreunasta, esimerkiksi sivuston viisi suosituinta sivua. Voit käyttää ylimmät arvot -kyselyä minkä tahansa tyyppisten arvojen kanssa– niiden ei tarvitse olla lukuja.
Jos haluat ryhmitellä tiedot tai tehdä niiden yhteenvedon ennen niiden sijoitusta, sinun ei tarvitse käyttää ylintä arvokyselyä. Oletetaan esimerkiksi, että tarvitset kunkin yrityksen toimikaupungin tietyn päivämäärän myyntinumerot. Tässä tapauksessa kaupungeista tulee luokkia (ne on löydettävä kaupungin mukaan), joten käytät summakyselyä.
Kun haet ylimmät arvot -kyselyn avulla tietueita, jotka sisältävät taulukon tai tietueryhmän uusimmat tai vanhimmat päivämäärät, voit vastata useisiin liiketoimintakysymyksiin, kuten seuraaviin:
-
Kuka on tehnyt eniten myyntiä viime aikoina?
-
Milloin asiakas on viimeksi tehnyt tilauksen?
-
Milloin tiimissä on kolme seuraavaa syntymäpäivää?
Aloita ylimmän arvon kyselyn luominen luomalla valintakysely. Lajittele sitten tiedot kysymyksen mukaan riippumatta siitä, etsitkö ylä- vai alareunaa. Jos haluat ryhmitellä tiedot tai tehdä tiedoista yhteenvedon, muuta valintakysely summakyselyksi. Sen jälkeen voit käyttää koostefunktiota, kuten Maks tai Min, jos haluat palauttaa suurimman tai pienimmän arvon, tai Ensimmäinen tai Viimeinen, jos haluat palauttaa aikaisimman tai viimeisimmän päivämäärän.
Tässä artikkelissa oletetaan, että solujen päivämääräarvojen tietotyyppi on Päivämäärä ja kellonaika. Jos päivämääräarvosi ovat tekstikentässä, .
Suodatinta kannattaa käyttää ylimmän arvokyselyn sijaan
Suodatin on yleensä parempi, jos mielessäsi on tietty päivämäärä. Jos haluat selvittää, kannattaako sinun luoda ylimmät arvot -kysely vai käyttää suodatinta, ota huomioon seuraavat asiat:
-
Jos haluat palauttaa kaikki tietueet, joissa päivämäärä vastaa tiettyä päivämäärää tai ennen tiettyä päivämäärää, käytä suodatinta. Jos esimerkiksi haluat nähdä huhtikuun ja heinäkuun välisen myynnin päivämäärät, käytä suodatinta.
-
Jos haluat palauttaa määritetyn määrän tietueita, joissa on kentän uusimmat tai viimeisimmät päivämäärät, etkä tiedä tarkkoja päivämääräarvoja tai niillä ei ole merkitystä, luot ylimmät arvot -kyselyn. Jos esimerkiksi haluat nähdä viisi parasta myyntineljännestä, käytä ylintä arvokyselyä.
Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Access-tietokannantietueiden valitseminen suodattimella.
Esimerkkitietojen valmisteleminen esimerkkien mukana
Tämän artikkelin vaiheissa käytetään seuraavien esimerkkitaulukoiden tietoja.
Työntekijät-taulukko
Sukunimi |
Etunimi |
Osoite |
Kaupunki |
CountryOrR egion |
Syntymäaika |
Palkkaamispäivä |
Barnhill |
Josh |
1 Main St. |
New York |
USA |
5. helmikuuta 1968 |
10.6.1994 |
Heloo |
Waleed |
52 1st St. |
Boston |
USA |
22. toukokuuta 1957 |
22. marraskuuta 1996 |
Pica |
Guido |
3122 75th Ave. S.W |
Seattle |
USA |
11. marraskuuta 1960 |
11. maaliskuuta 2000 |
Bagel |
2010-2 |
1 Contoso Blvd. |
Lontoo |
Iso-Britannia |
22. maaliskuuta 1964 |
22.6.1998 |
Hinta |
Julian |
Calle Smith 2 |
Mexico City |
Meksiko |
05-kes-1972 |
05-tammi-2002 |
Hughes |
55555 |
3122 75th St. S. |
Seattle |
USA |
23.1.1970 |
23.4.1999 |
Riley |
Steve |
67 Big St. |
Tampa |
USA |
14.4.1964 |
14. lokakuuta 2004 |
Birkby |
Dana |
2 Nosey Pkwy |
Portland |
USA |
29. lokakuuta 1959 |
29. maaliskuuta 1997 |
EventType-taulukko
TypeID |
Tapahtuman tyyppi |
1 |
Tuote lanseeraus |
2 |
Corporate-funktio |
3 |
Private-funktio |
4 |
Fund Raiser |
5 |
Messut |
6 |
Luento |
7 |
Konsertto |
8 |
Messut |
9 |
Street Fair |
Asiakkaat-taulukko
CustomerID |
Yritys |
Yhteyshenkilö |
1 |
Contoso, Ltd. Kuva |
Jonathan Haas |
2 |
Tailspin Toys |
Ellen Adams |
3 |
Fabrikam |
Carol Philips |
4 |
Wingtip Toys |
Lucio Iallo |
5 |
A. Datum |
Mandar Samant |
6 |
Adventure Works |
Brian Burke |
7 |
Design Institute |
Jaka Stele |
8 |
School of Fine Art |
Milena Duomanova |
Tapahtumat-taulukko
Tapahtumatunnus |
Tapahtuman tyyppi |
Asiakas |
Tapahtuman päivämäärä |
Hinta |
1 |
Tuote lanseeraus |
Contoso, Ltd. |
4/14/2011 |
10<nbsp />000 $ |
2 |
Corporate-funktio |
Tailspin Toys |
4/21/2011 |
8 000 $ |
3 |
Messut |
Tailspin Toys |
1.5.2011 |
25 000 $ |
4 |
Messut |
Graphic Design Institute |
5/13/2011 |
4 500 € |
5 |
Messut |
Contoso, Ltd. |
5/14/2011 |
55 000 $ |
6 |
Konsertto |
School of Fine Art |
5/23/2011 |
12 000 $ |
7 |
Tuote lanseeraus |
A. Datum |
6/1/2011 |
15 000 $ |
8 |
Tuote lanseeraus |
Wingtip Toys |
6/18/2011 |
21 000 € |
9 |
Fund Raiser |
Adventure Works |
6/22/2011 |
1 300 $ |
10 |
Luento |
Graphic Design Institute |
6/25/2011 |
2 450 $ |
11 |
Luento |
Contoso, Ltd. |
4.7.2011 |
3 800 $ |
12 |
Street Fair |
Graphic Design Institute |
4.7.2011 |
5 500 € |
Huomautus: Tämän osan vaiheissa oletetaan, että Asiakkaat- ja Tapahtumatyyppi-taulukot sijaitsevat Yksi-moneen-yhteyksien "yksi"-puolella Tapahtumat-taulukossa. Tässä tapauksessa Tapahtumat-taulukolla on asiakastunnus- ja tyyppitunnuskentät. Seuraavissa osissa kuvatut summakyselyt eivät toimi ilman näitä yhteyksiä.
Esimerkkitietojen liittäminen Excel-laskentataulukoihin
-
Käynnistä Excel. Tyhjä työkirja avautuu.
-
Lisää laskentataulukko painamalla näppäinyhdistelmää VAIHTO+F11 (tarvitset neljä).
-
Kopioi kunkin esimerkkitaulukon tiedot tyhjään laskentataulukkoon. Lisää sarakeotsikot (ensimmäinen rivi).
Tietokantataulukoiden luominen laskentataulukoista
-
Valitse ensimmäisen laskentataulukon tiedot, mukaan lukien sarakeotsikot.
-
Napsauta siirtymisruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse liitä.
-
Vahvista, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, valitsemalla Kyllä.
-
Toista vaiheet 1–3 jokaisen jäljellä olevan laskentataulukon ajan.
Uusimman tai viimeisimmän päivämäärän etsiminen
Tämän osan vaiheissa käytetään mallitietoja kuvaamaan ylimmän arvon kyselyn luomista.
Ylimmän arvon peruskyselyn luominen
-
Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.
-
Kaksoisnapsauta Työntekijät-taulukkoa ja valitse sitten Sulje.
Jos käytät mallitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.
-
Lisää kyselyssä käytettävät kentät rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kutakin kenttää tai vetää ja pudottaa kunkin kentän Kenttä-rivin tyhjään soluun.
Jos käytät esimerkkitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäpäivä-kentät.
-
Napsauta kentässä, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot (Syntymäpäivä-kenttä, jos käytät esimerkkitaulukkoa) Lajittele-riviä ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.
Laskeva lajittelujärjestys palauttaa uusimman päivämäärän ja nouseva lajittelujärjestys palauttaa aikaisimman päivämäärän.
Tärkeää: Lajittele-riville on määritettävä arvo vain päivämääriä sisältäville kentille. Jos määrität toisen kentän lajittelujärjestyksen, kysely ei palauta haluamistasi tuloksia.
-
Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolta (Suosituimmat arvot -luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai valitse vaihtoehto luettelosta.
-
Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita kysely.
-
Tallenna kysely NextDays-nimellä.
Näet, että tämäntyyppinen ylimmän arvon kysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten kuka on yrityksen vanhimman tai nuorin henkilö. Seuraavassa kerrotaan, miten voit käyttää lausekkeita ja muita ehtoja kyselyn tehon ja joustavuuden lisäämiseksi. Seuraavassa vaiheessa näkyvät ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijän syntymäpäivää.
Ehtojen lisääminen kyselyyn
Näissä ohjeissa käytetään edellisessä menettelyssä luotua kyselyä. Voit seurata toisen ylimmän arvokyselyn mukana, kunhan se sisältää päivämäärä- ja aikatietoja, ei tekstiarvoja.
Vihje: Jos haluat ymmärtää paremmin, miten tämä kysely toimii, siirry kussakin vaiheessa rakennenäkymän ja taulukkonäkymän välillä. Jos haluat nähdä varsinaisen kyselykoodin, siirry SQL-näkymään. Voit siirtyä näkymien välillä napsauttamalla kyselyn yläreunassa olevaa välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten haluamallasi näkymällä.
-
Napsauta siirtymisruudussa Hiiren kakkospainikkeella NextDays-kyselyä ja valitse sitten Rakennenäkymä.
-
Kirjoita kyselyn rakenneruudukkoon BirthDate-sarakkeen oikealla puolella seuraava:
MonthVäli: DatePart("m",[BirthDate]).
Tämä lauseke poimii kuukauden BirthDate-lausekkeesta DatePart-funktiolla. -
Kirjoita kyselyn rakenneruudukon seuraavaan sarakkeeseen seuraava:
DayOfMonthVäli: DatePart("d",[BirthDate])Tämä lauseke poimii kuukaudenpäivän
BirthDate-päivämäärästä DatePart-funktiolla. -
Poista valinta Näytä-rivin valintaruuduista jokaisessa juuri lisäässäsi lausekkeessa.
-
Napsauta kunkin lausekkeen lajitteluriviä ja valitse sitten Nouseva.
-
Kirjoita Syntymäpäivä-sarakkeen Ehdot-riville seuraava lauseke:
Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())This expression does
the following:-
Month( [Birth Date]) > Month(Date()) määrittää, että kunkin työntekijän syntymäaika on tulevassa kuussa.
-
The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day.
Lyhyesti sanottuna tämä lauseke sulkee pois tietueet, joissa syntymäpäivä esiintyy tammikuun 1. ja kuluvan päivän välillä.
Vihje: Lisää esimerkkejä kyselyehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyehdoista.
-
-
Kirjoita Rakenne-välilehdenKyselyn asetukset -ryhmän Palautus-ruutuun 3.
-
Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita .
Huomautus: Omassa kyselyssäsi käytetään omia tietojasi, saatat joskus nähdä enemmän tietueita kuin olet määrittänyt. Jos tiedot sisältävät useita tietueita, jotka jakavat ylimmän arvon, kysely palauttaa kaikki tällaiset tietueet, vaikka se tarkoittaisi enemmän tietueita kuin halusit.
Tietueryhmien viimeisimpien päivämäärien etsiminen
Summakyselyn avulla voit etsiä aikaisimmat tai viimeisimmät päivämäärät tietueille, jotka kuuluvat ryhmiin, kuten tapahtumiin kaupungin mukaan ryhmiteltynä. Summakysely on valintakysely, joka käyttää koostefunktioita (kuten Group By, Min,Max,Count,Firstja Last) kunkin tuloskentän arvojen laskemiseen.
Sisällytä kenttä, jota haluat käyttää luokkien kanssa – ryhmitellä – ja kenttä, jossa on arvot, joista haluat tehdä yhteenvedon. Jos lisäät muita tuloskenttiä – esimerkiksi asiakkaiden nimet, kun ryhmittelet tapahtumatyypin mukaan – kysely käyttää myös kenttiä ryhmien muuttamiseen ja tulosten muuttamiseen niin, että he eivät vastaa alkuperäiseen kysymykseesi. Voit merkitä rivit käyttämällä muita kenttiä luomalla lisäkyselyn, joka käyttää summakyselyä lähteenä, ja lisäämällä lisäkentät kyselyyn.
Vihje: Kyselyjen luominen vaiheisiin on erittäin tehokas strategia edistyneempiä kysymyksiä varten. Jos sinulla on ongelmia monimutkaisen kyselyn työssä, mieti, voitko erottaa sen yksinkertaisemmaksi kyselyksi.
Summakyselyn luominen
Tässä menettelyssä vastataan tähän kysymykseentapahtumaesimerkkitaulukon ja EventType-esimerkkitaulukon avulla:
Milloin kunkin tapahtumatyypin viimeisin tapahtuma oli pois lukien konsertit?
-
Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.
-
Kaksoisnapsauta Tapahtumat- ja Tapahtumalaji-taulukoita.
Jokainen taulukko näkyy kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa. -
Lisää kentät kyselyn rakenneruudukkoon kaksoisnapsauttamalla EventType-taulukon EventType-kenttää ja Tapahtumat-taulukon Tapahtumapäivä-kenttää.
-
Kirjoita kyselyn rakenneruudukon EventType-kentän Ehdot-riville <>.
Vihje: Lisää esimerkkejä ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyehdoista.
-
Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.
-
Napsauta kyselyn rakenneruudukossa Tapahtumapäivä-kentän summariviä ja valitse sitten Maks.
-
Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten SQL-näkymä.
-
Korvaa SQL-ikkunan SELECT-lauseen lopussa heti AS-avainsanan jälkeen MaxOfEventDateMostRecent-funktiolla.
-
Tallenna kysely Nimellä MostRecentEventByType.
Toisen kyselyn luominen tietojen lisäämiseen
Tässä menettelyssä vastataan tähän kysymykseen edellä olevassa MostRecentEventByType-kyselyssä:
Kuka oli asiakas kunkin tapahtumatyypin viimeisimmässä tapahtumassa?
-
Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.
-
Kaksoisnapsauta Kyselyt-välilehdessä MostRecentEventByType-kyselyä.
-
Kaksoisnapsauta Taulukot-välilehdessä Tapahtumat-taulukkoa ja Asiakkaat-taulukkoa.
-
Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa seuraavia kenttiä:
-
Kaksoisnapsauta Tapahtumat-taulukossa EventType-kohtaa.
-
Kaksoisnapsauta MostRecentEventByType-kyselyssä MostRecent-kohtaa.
-
Kaksoisnapsauta Asiakkaat-taulukossa Yritys-kohtaa.
-
-
Valitse kyselyn rakenneruudukon EventType-sarakkeen Lajittele-riviltäNouseva.
-
Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.