Tietue on organisaatiossa asiakirja tai muu sähköinen tai fyysinen taho, joka toimii todisteena organisaation suorittamasta toiminnasta tai tapahtumasta ja joka vaatii säilytystä tietyn ajanjakson ajan. Tietueiden hallinta on prosessi, jolla organisaatio:
-
Määrittää, minkä tyyppisiä tietoja pitäisi pitää tietueina.
-
Määrittää, miten aktiiviset tiedostot, joista tulee tietueita, käsitellään niiden käytön aikana, ja määrittää, miten ne on kerättävä sen jälkeen, kun ne on määritelty tietueiksi.
-
Määrittää, miten ja kuinka kauan kutakin tietuetyyppiä säilytetään juridisten, liike- tai lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.
-
Tutkia ja toteuttaa teknisiä ratkaisuja ja liiketoimintaprosesseja sen varmistamiseksi, että organisaatio noudattaa tietueiden hallintavelvoitteitaan kustannustehokkaalla ja häiritsevällä tavalla.
-
Suorittaa tietueisiin liittyviä tehtäviä, kuten poistaa vanhentuneet tietueet tai paikantaa ja suojata ulkoisiin tapahtumiin, kuten oikeusjutuihin, liittyviä tietueita.
Sen määrittäminen, mitkä organisaation asiakirjat ja muut fyysiset tai sähköiset kohteet ovat tietueita, vastaa yrityksen vaatimustenmukaisuusvastaavat, tietueiden valvojat ja yritykset. Luokittelemalla organisaatiosi kaiken yrityssisällön nämä henkilöt voivat auttaa varmistamaan, että tiedostoja säilytetään tietyn ajanjakson ajan. Hyvin suunniteltu tietueiden hallintajärjestelmä suojaa organisaatiota lain mukaan, auttaa organisaatiota osoittamaan lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen ja parantaa organisaation tehokkuutta, sillä se mainostaa tietueisiin kuuluvien, vanhentunutten kohteiden poistamista.
Tietueiden hallintajärjestelmä sisältää seuraavat osat:
-
Sisältöanalyysi, joka kuvaa ja luokittelee yrityksen sisältöä, joka voi olla tietueita, joka tarjoaa lähdesijainteja ja jossa kuvataan, miten sisältö siirtyy tietueiden hallintasovellukseen.
-
Tiedostosuunnitelma, joka ilmaisee yrityksen kunkin tietuelajin, jossa niitä säilytetään tietueita, niitä koskevat käytännöt, niiden säilyttämiskesto, miten ne on syytä poisttaa ja kuka vastaa niiden hallinnasta.
-
Yhteensopivuusvaatimusten asiakirjassa, jossa määritetään säännöt, joita organisaation IT-järjestelmien on noudatettava, jotta voidaan varmistaa vaatimustenmukaisuus ja menetelmät, joilla varmistetaan yritystyöryhmän jäsenten osallistuminen.
-
Tapa kerätä tietueita, jotka eivät ole enää aktiivisia kaikista tietuelähteistä, kuten yhteistyöpalvelimista, tiedostopalvelimista ja sähköpostijärjestelmistä.
-
Tietueiden valvontamenetelmä niiden ollessa aktiivisia.
-
Tietueiden metatietojen tallennusmenetelmä, historiatietojen valvonta ja niiden ylläpito.
-
Prosessi tietueiden pitämiseksi (niiden keskeyttäminen) oikeustapahtumien, kuten oikeustapahtumien, tapauksessa.
-
Tietueiden käsittelyn valvonta- ja raportointijärjestelmä, jonka avulla voidaan varmistaa, että työntekijät arkistoivat, käsittelevät ja hallitsevat niitä määritettyjen käytäntöjen ja prosessien mukaisesti.
SharePoint sisältää ominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat toteuttaa integroituja tietueiden hallintajärjestelmiä ja -prosesseja.
Yleistä tietueiden hallinnan suunnittelusta
Tässä artikkelissa kerrotaan suunnitteluvaiheista, jotka sinun on tehtävä sen varmistamiseksi, että SharePoint-pohjainen tietueiden hallintajärjestelmä saavuttaa organisaatiosi tietueiden hallintatavoitteet. Seuraavassa on esiversio tietueiden hallinnan suunnitteluprosessista:
-
Tietueiden hallinnan roolien tunnistaminen Tietueiden onnistunut hallinta edellyttää erityisiä rooleja, kuten seuraavia:
-
Tietueiden valvojat ja vaatimustenmukaisuusvastaavat luokittelevat organisaation tietueet ja hallinnoivat tietueiden hallintaprosessia.
-
IT-henkilökunta toteuttaa tietueiden hallintaa tehostavat järjestelmät.
-
Sisältöpäälliköt löytävät organisaation tiedot ja varmistavat, että heidän tiiminsä noudattaa tietueiden hallintakäytäntöjä.
-
-
Organisaation sisällön analysointi Ennen tiedostosuunnitelman luomista tietueiden valvojat ja sisällönvalvojat määrittävät organisaation tiedostojen avulla, mitkä tiedostot ja muut kohteet voivat olla tietueita.
-
Tiedostosuunnitelman kehittäminen Kun olet analysoinut organisaation sisältöä ja määrittänyt säilytysaikatauluja, täytä loput tiedostosuunnitelmasta. Tiedostosuunnitelmat eroavat organisaatiosta toiseen, mutta yleensä ne kuvaavat, mitä kohteita yritys tiedostaa tietueiksi, mihin ne tallennetaan, mihin ne tallennetaan, miten ne tallennetaan, ja annetaan muita tietoja, kuten kuka vastaa niiden hallinnasta ja mihin laajempaan tietueluokkaan ne kuuluvat.
-
Säilytysaikataulujen kehittäminen Määritä kullekin tietuetyypille, milloin se ei ole enää aktiivinen (käytetään), kuinka kauan sitä säilytetään sen jälkeen ja miten se kannattaa viime kädessä luopua.
-
Asiakirjojen hallintakäytäntöjen arviointi ja parantaminen Varmista, että tiedostosäilöihin sovelletaan tarvittavia käytäntöjä. Varmista esimerkiksi, että sisältöä valvotaan asianmukaisesti, jotta soveltuvat valvonnat säilytetään yhdessä tietueiden kanssa.
-
Tietueiden hallintaratkaisun suunnitteleminen Määritä, luodaanko tietuearkisto, hallitaanko tietueita paikallaan vai käytetäänkö näiden kahden tapojen yhdistelmää. Suunnittele tietuearkisto tiedostosuunnitelman perusteella tai määritä, miten tietueita voi sisältää olemassa olevien sivustojen avulla. Määritä sisältötyypit, kirjastot, käytännöt ja tarvittaessa metatiedot, jotka määrittävät tiedoston reitittämisen sijainnin.
-
Suunnittele, miten sisällöstä tulee tietueita Jos käytät tiedostojen SharePoint sekä aktiivista tiedostojen hallintaa että tietueiden hallintaa varten, voit luoda mukautettuja työnkulkuja, joiden avulla voit siirtää tiedostoja tietuearkistoon. Jos käytät joko SharePoint tai ulkoista asiakirjanhallintajärjestelmää, voit suunnitella ja kehittää käyttöliittymiä, jotka siirttävät sisältöä kyseisistä järjestelmistä tietuearkistoon tai jotka ilmoittavat tiedoston tietueeksi, mutta eivät siirrä tiedostoa. Voit myös luoda koulutussuunnitelman, joka opettaa käyttäjille tietueiden luontia ja yhteistyötä.
-
Sähköposti-integroinnin suunnittelu Määritä, hallitsetko sähköpostitietueita SharePoint-sovelluksessa vai hallitsetko sähköpostitietueita itse sähköpostisovelluksessa.
-
Sosiaalisen sisällön yhteensopivuuden suunnitteleminen Jos organisaatiosi käyttää yhteisöpalvelua, kuten blogeja tai wikiä, määritä, miten tästä sisällöstä tulee tietueita.
-
Vaatimustenmukaisuusraportoinnin ja -dokumentaation suunnittelu Dokumentoi tietueiden hallintasuunnitelmat ja -prosessit, jotta voit varmistaa, että organisaatiosi suorittaa tarvittavat tietueiden hallintakäytännöt ja välittää nämä käytännöt. Jos yrityksesi alkaa tehdä tietueisiin liittyviä oikeusjärjestelyjä, sinun on ehkä tuotava nämä tietueiden hallinnan ohjeet, toteutussuunnitelmat ja tehokkuuden mittarit.
