Tiedostosuunnitelma on ensisijainen tietueiden hallinnan suunnitteluasiakirja SharePoint. Vaikka tiedostosuunnitelmat voivat vaihdella eri organisaatioissa, ne yleensä:
-
Kuvaile, minkä tyyppisiä kohteita organisaatio kuittaa tietueksiksi.
-
Kuvaile, mihin laajempaan tietueluokkaan kohteet kuuluvat.
-
Ilmaise, mihin tietueet on tallennettu.
-
Kuvaile tietueiden säilytysaikoja.
-
Voit rajata, kuka vastaa eri tietueiden hallinnasta.
Tässä artikkelissa kuvataan tiedostosuunnitelman sisältö ja tehdään yhteenveto siitä, miten organisaatiolle luodaan tiedostosuunnitelma. Artikkelissa ohjataan myös laskentataulukkoon, johon voit tallentaa tiedostosuunnitelman.
Tietueiden identit
Sen määrittäminen, mitkä organisaation aktiiviset asiakirjat voidaan määritellä tietueiksi, edellyttää tietueiden valvojien, valvojien, vaatimustenmukaisuusvastaajien ja sisällön valvojien yhteistyötä. Huomaa, että vaikka yrityksesi ei olisikaan erittäin säädellyllä toimialalla, on olemassa yleisiä lakeja, jotka saattavat määräytyä yrityksesi tietueiden säilytettäväksi. Yleisten liiketoimintalakien kanssa on arvioitava yritykseen liittyvät juridiset vaatimukset.
Tämän artikkelin laajuutta ei ole tarkoitettu yleisempien tietojen tarjoamiseen siitä, miten voit määrittää, mikä on organisaation tietue. Todennäköisesti yrityksessä on jo käytössä tietueiden hallinta, ja se on täyttänyt suurimman osan tarvitsemistasi tietueiden hallintarooleista, ja sinulla voi jo olla tietueiden taksonomia.
Yleensä voit määrittää, mitkä tietueet ovat organisaatiossasi:
-
Yrityksen oikeudellisten velvoitteiden ja liiketoiminnan tarpeiden ymmärtäminen.
-
Analysoi aktiivisten tiedostojen käyttö yhteistyökumppaneina organisaatiosi osastojen kautta.
-
Luo luettelo tiedostoista, joista tulisi tulla tietueita. Voit esimerkiksi määrittää, että seuraavat tietueet säilytetään:
-
Sopimukset, jotka vuokraavat yrityksen tallennustilaa.
-
Työntekijöiden etuihin liittyvät tiedostot.
-
Tuotetutkimukseen ja kehittämiseen liittyvät asiakirjat.
-
-
Luokittele tietueet. Samaan luokkaan kuuluvilla tietueilla on usein samat säilytysajat, ja ne saattavat vaatia samanlaista käsittelyä muilla tavoilla.
Tallenna keräämäsi tiedot. Tallenna tietuetyyppi, luokka, johon tämäntyyppinen tietue kuuluu, ja lyhyt kuvaus tietueen lajista.
Seuraavassa on esimerkkilaskentataulukko:
|
Tietuetyyppi |
Tietueluokka |
Kuvaus |
|---|---|---|
|
Etupaketit, vakuutuspaketit, palvelupaketit |
Työntekijöiden etukuvaukset |
Kaikkien työntekijöiden etuussuunnitelmien kuvaukset. |
|
Palkanlaskennan työaikaraportit, palkkatietojen lisätiedot |
Palkanlaskentatietueet |
Työtuntien yhteenvedot, ylityöt ja maksetut palkat. |
|
Toimittajan laskut |
Laskut |
Toimittajien ostamia tuotteita tai palveluja koskevat tiedot. |
|
Tuotekyselyt, kyselylomakkeet, koulutusoppaat, koulutusvideot |
Koulutusmateriaalit |
Tarjoaa sisäistä tai ulkoista koulutusta. |
|
Toimituslomakkeet, toimitusraportit |
Toimitustietueet |
Dokumentoi aineiston lähetys. |
|
Lehdistötiedotteet, sanomalehtiartikkelit |
Lehdistötiedotteet |
Suhdetoimintatiedot tuotteista ja palveluista. |
|
Hätäyhteyshenkilötiedot, hoitosuunnitelmalomakkeet, ansioluettelot, etujen tilaraportit |
Henkilöstötietueet |
Henkilöiden työsuhteen historiatiedot ja niihin liittyvät henkilöstötoimet. |
Tiedostosuunnitelman viimeisteleminen
Kun olet määrittänyt, mitkä asiakirjat säilytetään tietueina, ja kun olet luonut tietueluokkien joukon, viimeistele tiedostosuunnitelma antamalla lisätietoja eri tietueista. Ilmaise seuraavat asiat:
-
Kuinka kauan kutakin tietuetyyppiä säilytetään.
-
Miten tietueet kannattaa poistetta säilytysajan päätyttyä.
-
Ken on tämän tyyppisten tietueiden ensisijainen tietueiden hallinta.
-
Millaista mediatiedostoa tämän tyyppisiin tietueisiin tallennetaan.
Seuraavassa on valmis mallitiedostosuunnitelma:
|
Tietueet |
Kuvaus |
Media |
Tietueluokka |
Säilytys |
Poistaminen |
Yhteystieto |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k-palvelupaketit |
Työntekijän etusuunnitelman kuvaus. |
Verkkosivut |
Työntekijöiden etusuunnitelmat |
X vuotta |
Ei mitään |
2010-tiedosto |
|
Vakuutussuunnitelmat |
Työntekijän vakuutussuunnitelman kuvaus. |
Tulostaminen |
Työntekijöiden etusuunnitelmat |
X vuotta |
Ei mitään |
Reshma Patel |
|
Plans |
Työntekijän työntekijän suunnitelman kuvaus. |
Tulostaminen |
Työntekijöiden etusuunnitelmat |
X vuotta |
Ei mitään |
Reshma Patel |
|
Palkanlaskennan työaikaraportit |
Työtuntien yhteenvedot, ylityöt ja maksetut palkat. |
Sähköiset asiakirjat |
Palkanlaskentatietueet |
X vuotta |
Tuhoa |
Reshma Patel |
|
Palkanmaksun lisätiedot |
Yhteenvedot sairausloajasta, loma-ajasta ja muista palkanlaskennan kohteista. |
Sähköiset asiakirjat |
Palkanlaskentatietueet |
X vuotta |
Tuhoa |
Reshma Patel |
|
Toimittajan laskut |
Toimittajien ostamia tuotteita tai palveluja koskevat tiedot. |
Tulostaminen |
Laskut |
X vuotta |
Tuhoa |
Eric Lang |
|
Tuotekyselyt |
Asiakastyytyväisyyskysely. |
Verkkosivut |
Kyselyn materiaalit |
X vuotta |
Arkistointi |
Pinja Ahonen |
|
Lomalomakkeet |
Kysely, joka määrittää asiakkaiden demografiset tiedot. |
Tulostaminen |
Kyselyn materiaalit |
X vuotta |
Arkistointi |
Pinja Ahonen |
|
Koulutusoppaat |
Koulutussisällön kopioiminen paperille. |
Tulostaminen |
Koulutusmateriaalit |
X vuotta |
Tuhoa |
Pinja Ahonen |
|
Koulutusvideot |
Videokoulutussisältö. |
Video |
Koulutusmateriaalit |
X vuotta |
Tuhoa |
Pinja Ahonen |
|
Toimituslomakkeet |
Materiaalilähetyksien määrittäminen |
Tulostaminen |
Toimitusmateriaalit |
X vuotta |
Tuhoa |
Eric Lang |
|
Toimitusraportit |
Materiaalilähetyksen dokumentaatio. |
Sähköiset laskentataulukot |
Toimitusmateriaalit |
X vuotta |
Tuhoa |
Eric Lang |
|
Lehdistötiedotteet |
Tuotteiden ja palveluiden julkaisut. |
Sähköiset asiakirjat |
Suhdetoimintatiedot |
X vuotta |
Arkistointi |
Pinja Ahonen |
|
Sanomalehtiartikkelit |
Uutisia tuotteista ja palveluista. |
Tulostaminen |
Suhdetoimintatiedot |
X vuotta |
Arkistointi |
Pinja Ahonen |
|
Hätäyhteyshenkilön yhteystiedot |
Työntekijätiedot. |
Sähköiset asiakirjat |
Henkilöstötietueet |
X vuotta |
Tuhoa |
Reshma Patel |
|
Hoitosuunnitelman rekisteröintilomakkeet |
Työntekijöiden ilmoittautumistavat terveyssuunnitelmia varten. |
Sähköiset asiakirjat |
Henkilöstötietueet |
X vuotta |
Tuhoa |
Reshma Patel |
|
Ansioluettelot |
Vastaanotetut ansioluettelot. |
Seka |
Henkilöstötietueet |
X vuotta |
Tuhoa |
Reshma Patel |
Huomautus: Tämän osion edellä olevassa esimerkissä on esimerkki. Se ei ole suosituksia tiedostosuunnitelman asetuksista. Voit vahvistaa, että tämä on esimerkki eikä suositus tietueiden hallintakäytäntöjä varten, säilytysaikoja ei toimiteta.
