Kun kehität tiedostosuunnitelman ja suunnittelet tietueiden hallintaratkaisun SharePoint:ssä, suunnittele, miten organisaation aktiiviset asiakirjat – sähköinen ja paperikopio – muuttuvat tietueiksi. Tässä artikkelissa on tietoja tekniikoista, joiden avulla voit ilmoittaa aktiiviset asiakirjat tietueiksi ja ehdottaa yhtä tapaa suunnitella, miten tiedostosuunnitelman kohteista tulee tietueita.
Tekniikat aktiivisten tiedostojen muuntamiseen tietueiksi SharePoint
Voit muuntaa aktiiviset asiakirjat tietueiksi seuraavilla tekniikoilla:
-
Asiakirjan tietueeksi täytäminen manuaalisesti.
-
Sen käytännön määrittäminen, joka määrittelee tiedoston tietueeksi tai lähettää tiedoston tietuekeskuksen sivustoon määritettynä aikana.
-
Luodaan työnkulku, joka lähettää tiedoston tietuekeskuksen sivustoon.
-
Mukautetun ratkaisun käyttäminen, joka perustuu SharePoint objektimalliin.
Tietueiden luominen manuaalisesti
Jos paikallaan tietueiden hallinta on käytössä tiedostokirjastossa, käyttäjät voivat erikseen määrittää kirjastossa olevan tiedoston tietueeksi muokkaamalla tiedoston yhteensopivuustietoja. Kun sivustokokoelman järjestelmänvalvoja ottaa käyttöön paikallaan olevan tietueiden hallinnan, sivustokokoelman järjestelmänvalvoja määrittää, kuka voi ilmoittaa tietuemääritteet ja poistaa tietuemääritteet ja voivatko käyttäjät muokata tai poistaa tiedostoja tietueiksi muuttamisen jälkeen.
Jos yhteys tietuekeskuksen sivustoon on luotu, käyttäjät voivat lähettää tiedostoja manuaalisesti tietuekeskuksen sivustoon Lähetä-komennolla. Kun klusterin järjestelmänvalvoja määrittää yhteyden tietuekeskuksen sivustoon, tämä komento on käytettävissä kaikissa aktiivisissa asiakirjoissa. Yhteyden määritysten mukaan tiedostot voidaan joko kopioida tietuekeskuksen sivustoon, siirtää tietuekeskuksen sivustoon tai siirtää tietuekeskuksen sivustoon, jossa on linkki asiakirjaan.
Vaikka tietueiden lähettäminen manuaalisesti tietuekeskuksen sivustoon ei ole käytännöllistä laajaa ratkaisua, voit sen avulla täydentää muita tietueiden luontitapoja.
Käytännön määrittäminen
Säilytyskäytäntö määrittää toimet, jotka liittyvät asiakirjoihin tiettyinä tiettyinä kellonaikojen aikana. Käytäntötoiminnot suoritetaan automaattisesti. Käyttäjän ei tarvitse käynnistää toimintoa.
Kaksi käytäntöä liittyvät erityisesti tietueiden hallintaan: asiakirjan siirtämiseen toiseen sijaintiin ja asiakirjan nauhoittamisen tietueeksi. Jos yhteys tietuekeskuksen sivustoon on olemassa, voit luoda käytännön, joka lähettää tiedostoja tietuekeskuksen sivustoon. Käytäntö määrittää myös, kopioidaanko tiedosto tietuekeskuksen sivustoon, siirtää vai siirtääkö se ja jättääkö tiedostokirjaston linkki. Jos paikallaan tietueiden hallinta on otettu käyttöön sivustossa, voit luoda käytännön, joka määrittää tiedoston tietueeksi. Voit luoda mukautetun SharePoint objektimallin avulla.
Säilytyskäytäntö voi sisältää useita vaiheita. Voit esimerkiksi luoda säilytyskäytännön, joka poistaa asiakirjan kaikki aiemmat versiot vuoden kuluttua tiedoston edellisen muuttumisen jälkeen, ja siirtää tiedoston tietuekeskuksen sivustoon viisi vuotta tiedoston viimeisen muuton jälkeen.
Jos paikallaan oleva tietueiden hallinta on käytössä sivustossa, sivusto voi sisältää sekä aktiivisia asiakirjoja että tietueita. Tässä tapauksessa voit määrittää erilaisia säilytyskäytäntöjä aktiivisille asiakirjoille ja tietueille. Voit esimerkiksi luoda käytännön, joka määrittää aktiivisen tiedoston tietueeksi kaksi vuotta tiedoston luomisen jälkeen, ja luoda toisen käytännön, joka poistaa tietueen seitsemän vuotta sen jälkeen, kun se on määritetty tietueeksi.
Työnkulun luominen
Kun luot työnkulun, voit lisätä toiminnon, joka lähettää kohteen säilöön. Tämän toiminnon avulla voit luoda työnkulkuja, jotka lähettävät tiedostoja tietuekeskuksen sivustoon. Voit sisällyttää työnkulkuun myös muita toimintoja. Voit esimerkiksi luoda työnkulun, joka lähettää sähköpostiviestin tiedoston tekijälle, joka pyytää hyväksyntää, ja lähettää sitten tiedoston tietuekeskuksen sivustoon. Voit yhdistää käytäntöjä ja työnkulkuja luomalla säilytyskäytännön, joka suorittaa uuden työnkulun vuoden kuluttua asiakirjan luomisesta.
Voit myös luoda SharePoint-objektimallin avulla mukautetun työnkulun, joka kopioi tiedostot tietuekeskuksen sivustoon. Tiedostot tietuekeskuksen sivustoon lähettävän työnkulun voi integroida asiakirjanhallintajärjestelmään osana työnkulkua, joka ohjaa tiedoston elinkaarensa läpi. Tiedostotyypeille, joilla on ennakoitava elinkaari, kuten kuluraportit, voit ottaa käyttöön työnkulun, joka ohjaa asiakirjan eri vaiheiden läpi ja lähettää tiedoston kopion tietuekeskuksen sivustoon. Työnkulku voidaan käynnistää luomalla uusi asiakirja.
Mukautetun ratkaisun käyttäminen
Voit kehittää mukautettuja ratkaisuja, jotka käyttävät Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy -nimitilan objekteja sisällön lähettämiseksi muista tietolähteistä tietuekeskuksen sivustoon. Lisätietoja mukautettujen ratkaisujen toteuttamisesta SharePoint-objektimallin avulla on SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Suunnitelman viimeisteleminen
Kun olet kehitysnut tiedostosuunnitelman ja tarkistanut sisällön siirtämisen menetelmät tietuekeskuksen sivustoon, viimeistele tiedostosuunnitelma määrittämällä, miten kukin tietuetyyppi lähetetään tietuekeskuksen sivustoon. Huomioi seuraavat asiat:
-
Onko vaatimustenmukaisuus pakotettu vai vapaaehtoista?
-
Voitko olla riippuvainen organisaation käyttäjien ystävstä tietueiden hallintaprosessien noudattamiseen? Vältä yleensä manuaalisia prosesseja. Luo kuitenkin tarvittaessa sopiva koulutus ja seuranta sen varmistamiseksi, että tiimin yhteensopivuus on hyvä.
-
Tallennetaanko sisältöä SharePoint hallintapalvelimiin?
-
Ylläpidätko fyysistä sisältöä? Aktiivisen fyysisen sisällön, kuten paperikopion tai CD-ROM-levyn, hallinta ja sen lähettäminen tietuesäilöön säilytystä varten (yhdessä tietueen seuraamisen kanssa tietuekeskuksen sivustossa) edellyttää yksilöllistä suunnittelua, mitä ei ole kuvattu tässä aiheessa. Jos paperiasiakirjasta ei esimerkiksi ole olemassa sähköistä versiota, voit joutua seuraamaan kohdetta käyttämällä luetteloa, johon liittyy käytäntöjä ja työnkulkuja.
Seuraavassa taulukossa on esitetty, miten jotkin esimerkkitiedostosuunnitelman tietueet siirtyessäsi tietuekeskuksen sivustoon:
|
Tiedostot |
Kuvaus |
Media |
Lähteen sijainti |
Muuttuu tietueeksi... |
|---|---|---|---|---|
|
Etusuunnitelma |
Työntekijän etusuunnitelman kuvaus. |
Verkkosivut |
SharePoint tiedostokirjasto |
Vanhenemiskäytäntöön liittyvän mukautetun työnkulun käyttäminen |
|
Vakuutussuunnitelma |
Työntekijän vakuutussuunnitelman kuvaus. |
Tulostaminen |
Luettelokohteeseen liittyvä fyysinen asiakirja SharePoint |
Lähettämällä sen fyysiseen säilöön ja luomalla luettelokohteen tietuekeskuksen sivustossa (viivakoodin avulla) |
|
Palkanlaskennan työaikaraportit |
Työtuntien yhteenvedot, ylityöt ja maksetut palkat. |
Sähköiset asiakirjat |
Palkanlaskentatietueiden palvelin ei perustu SharePoint |
Mukautetun ohjelman käyttäminen |
|
Tuotekehitystiedostot |
Tuotteiden ja niihin liittyvien tiedostojen määritykset. |
Sähköiset asiakirjat |
SharePoint tiedostokirjasto |
Vanhenemiskäytäntöön liittyvän mukautetun työnkulun käyttäminen ja manuaalisesti Lähetä kohteeseen -komennon käyttäminen |
