Jos muut voivat muokata työkirjaasi, saatat avata sen ja ihmetellä, kuka on muuttanut tätä? Mitä he sitten tekevät? Microsoft Spreadsheet Compare voi vastata näihin kysymyksiin etsimällä nämä muutokset ja korostamalla ne.
Tärkeää: Spreadsheet Compare on käytettävissä vain Office Professional Plus 2013:ssa, Office Professional Plus 2016:ssa, Office Professional Plus 2019:ssä tai Microsoft 365 -sovellukset suuryrityksille.
-
Avaa Spreadsheet Compare.
-
Valitse vasemmassa alaruudussa ne toiminnot, esimerkiksi kaavat, solujen muotoilut tai makrot, jotka haluat sisällyttää työkirjojen vertailuun. Vaihtoehtona on myös Valitse kaikki.
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Compare Files (Vertaile tiedostoja).
-
Selaa Vertaile tiedostoja -valintaikkunan Vertaile-
-
Selaa Vertaa tiedostoja -valintaikkunan Tiedot-rivillä
Huomautus: Voit verrata kahta samannimistä tiedostoa, jos ne on tallennettu eri kansioihin.
-
Suorita vertailu valitsemalla OK.
Huomautus: Jos näyttöön tulee viesti ”Työkirjan avaaminen ei onnistu”, työkirja saattaa olla suojattu salasanalla. Valitse OK ja anna salasana. Lue lisätietoja siitä, miten salasanat ja Spreadsheet Compare toimivat yhdessä.
Vertailun tulokset näkyvät kahdessa ruudukossa. Vasemmanpuoleinen työkirja vastaa tiedostoa, joka valittiin kohdassa Compare (Vertaile) ja oikeanpuoleinen sitä, joka valittiin kohdassa To (Kohteeseen). Tiedot näkyvät omassa osiossaan kahden ruudukon alapuolella. Muutokset on korostettu eri väreillä muutoksen tyypin mukaan.
Tulosten tulkitseminen
-
Rinnakkaisessa ruudukossa verrataan kunkin tiedoston laskentataulukkoa toisen tiedoston laskentataulukkoon, alkaen kunkin tiedoston vasemmanpuoleisesta laskentataulukosta. Vaikka laskentataulukko olisi piilotettu työkirjassa, se näytetään ja otetaan mukaan vertailuun Spreadsheet Comparessa.
-
Jos solut ovat liian kapeita eikä solun sisältö näy, valitse Resize Cells to Fit (Sovita solut kokoon).
-
Eroavuudet korostetaan joko solun täyttövärillä tai tekstin fontin värillä eroavuuden tyypin mukaan. Esimerkiksi solut, joilla on määritetty arvo (ei kaavaa), muotoillaan rinnakkaisessa ruudukossa vihreällä täyttövärillä ja tulosten luettelossa vihreällä fontilla. Värien merkitys on selitetty vasemmassa alaruudussa.
Muita tapoja käyttää vertailutuloksia
Jos haluat tallentaa tulokset tai analysoida niitä muualla, voit viedä ne Excel-tiedostoon tai kopioida ja liittää ne toiseen ohjelmaan, kuten Microsoft Wordiin. Voit myös tarkastella kutakin laskentataulukkoa erittäin tiiviissä laskentataulukon solumuotoilussa lähellä excel-muotoilua.
-
Voit viedä tulokset helppolukuiseen Excel-tiedostoon. Valitse Aloitus > Export Results (Vie tulokset).
-
Kopioi ja liitä tulokset toiseen ohjelmaan valitsemalla Aloitus > Copy Results to Clipboard (Kopioi tulokset leikepöydälle).
-
Tarkastele solumuotoiluja työkirjassa valitsemalla Aloitus > Show Workbook Colors (Näytä työkirjan värit).
Muita syitä vertailla työkirjoja
-
Oletetaan, että organisaatiossasi on tarkoitus tehdä tilintarkastus. Sinun on pystyttävä seuraamaan kuukausittaisia tai vuosittaisia muutoksia tärkeissä työkirjoissa. Seuraamalla muutoksia voit havaita ja korjata virheet ennen tilintarkastajaa.
-
Laskentataulukoiden sisältöjen vertailun lisäksi Spreadsheet Compare soveltuu myös VBA (Visual Basic for Applications) -koodissa olevien eroavuuksien tarkasteluun. Tulokset näytetään ikkunassa, jossa voit tarkastella eroavaisuuksia rinnakkain.
