Ulkoisten tietoalueiden ja niiden ominaisuuksien hallinta

Ulkoinen tietoalue on määritetty nimi tai taulukon nimi, joka määrittää laskentataulukkoon tuotujen tietojen sijainnin. Kun muodostat yhteyden ulkoisiin tietoihin, Excel luo automaattisesti ulkoisen tietoalueen. Ainoa poikkeus tähän on pivot-taulukkoraportti, joka on yhdistetty tietolähteeseen. Pivot-taulukkoraportissa ei käytetä ulkoista tietoaluetta. Excelissä voit muotoilla ja asettaa ulkoisen tietoalueen tai käyttää sitä laskutoimituksissa muiden tietojen tavoin.

Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet

Ulkoisella tietoalueella on muita ominaisuuksia (joita ei pidä sekoittaa kyselyn tai yhteyden ominaisuuksiin), joiden avulla voit hallita tietoja, kuten solumuotoilun ja sarakkeen leveyden säilyttämistä. Voit muuttaa näitä ulkoisen tietoalueen ominaisuuksia valitsemalla Tiedot-välilehdenYhteydet-ryhmässäOminaisuudet. Tee sitten muutokset seuraavasti:

• Käytä Ulkoiset tietojen ominaisuudet -valintaikkunaa ulkoisissa tietoalueissa, jotka on luotu Microsoft Querystä ja ohjatusta tietoyhteyden muodostamisesta.

• Käytä Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet -valintaikkunaa ulkoisille tietoalueille, jotka on luotu tuodusta tekstitiedostosta tai HTML-tietoja noutavasta verkkokyselystä.

• Käytä XML-määrityksen ominaisuudet -valintaikkunaa ulkoisille tietoalueille, jotka luodaan XML-tietoja noutavan verkkokyselyn avulla.

1. Valitse laskentataulukko, josta haluat etsiä ulkoinen tietoalue.

2. Napsauta kaavariviNimiruutu-kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten haluamasi ulkoisen tietoalueen nimeä.

1. Valitse Kaavat > Nimien hallinta.

2. Napsauta Nimien hallinta -valintaikkunassa ulkoisen tietoalueen nimeä ja valitse sitten Muokkaa. Voit myös kaksoisnapsauttaa nimeä.

3. Kirjoita Muokkaa nimeä -valintaikkunassa viittauksen uusi nimi Nimi-ruutuun .

Voit muuttaa Microsoft Querystä, tuodusta tekstitiedostosta, verkkokyselystä tai ohjatusta tietoyhteyden muodostamisesta luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevaa kyselyä.

1. Napsauta kaavarivillä Nimiruutu-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse kopioitavan ulkoisen tietoalueen nimi.

   Valitse Excel-taulukossa alueen nimi ja valitse sitten taulukon otsikot painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+A.

   Jos haluat sisällyttää sarakeotsikot tai kaavat, jotka eivät kuulu ulkoiseen tietoalueeseen, valitse solut, jotka sisältävät kopioitavat sarakeotsikot tai kaavat. Napsauta kaavarivin Nimiruutu-kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta kopioitavan ulkoisen tietoalueen nimeä.

2. Valitse Aloitus > Kopioi.

3. Siirry työkirjaan, johon haluat liittää ulkoisen tietoalueen.

4. Napsauta kohdealue vasemmassa yläkulmassa olevaa solua.

   Jos haluat varmistaa, että ulkoiset tiedot ei korvaa aiemmin luotuja tietoja, varmista, että laskentataulukossa ei ole tietoja napsautettavan solun alapuolella tai oikealla puolella.

5. Valitse Aloitus-sivun Leikepöytä-ryhmästä Liitä.

Voit hallita sitä, miten voit käsitellä exceliin päivitettäessä palautettavan pienemmän tai suuremman tietojoukon.

1. Valitse Tiedot > Ominaisuudet.

2. Valitse Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet - valintaikkunan Jos tietoalueen rivien määrä muuttuu päivityksen yhteydessä, valitse jokin seuraavista:

   • Solujen lisääminen uusia tietoja varten, käyttämättömien solujen poistaminen

     Huomautukset: 

     • Kun tietolähteeseen lisätään vähintään yksi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut siirtyvät alaspäin, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

     • Kun tietolähteestä poistetaan vähintään yksi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut siirtyvät ylöspäin, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

   • Lisää uusia tietoja varten kokonaisia rivejä, tyhjennä käyttämättömät solut

     Huomautukset: 

     • Kun tietolähteeseen lisätään vähintään yksi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut siirtyvät alaspäin.

     • Kun tietolähteestä poistetaan vähintään yksi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

   • Korvaa aiemmin luodut solut uusilla tiedoilla, tyhjennä käyttämättömät solut

     Huomautukset: 

     • Kun tietolähteeseen lisätään vähintään yksi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut korvataan, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

     • Kun tietolähteestä poistetaan vähintään yksi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

1. Valitse Tiedot > Ominaisuudet.

2. Tee Tietojen muotoilu ja asettelu -kohdassa vähintään yksi seuraavista toimista:

   • Jos haluat sisällyttää kenttien nimet ensimmäiseksi riviksi, valitse Sisällytä kenttien nimet -valintaruutu.

   • Jos haluat lisätä rivinumerosarakkeen, valitse Sisällytä rivinumerot -valintaruutu.

     Huomautus: Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä tuodussa tekstitiedostossa, XML-tiedostossa tai verkkokyselyssä.

   • Jos haluat säilyttää käyttämäsi solumuotoilun, valitse Säilytä solun muotoilu -valintaruutu.

     Huomautus: Jos kyseessä on verkkokysely, tämä asetus poistetaan automaattisesti, kun valitset Asetukset-valintaikkunassa Koko HTML-muotoilu. Pääset Asetukset-valintaikkunaanMuokkaa kyselyä -valintaikkunassa.

   • Jos haluat säilyttää määrittämäsi sarakeleveydet, valitse Muuta sarakkeen leveyttä -valintaruutu.

   • Jos haluat säilyttää käytettävän sarakelajittelun, suodatuksen ja asettelun, valitse Säilytä sarakkeen lajittelu/suodatin/asettelu -valintaruutu.

     Huomautus: Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä verkkokyselyssä.

   • Jos haluat säilyttää valitsemasi sarakesuodatuksen, valitse Säilytä sarakesuodatin -valintaruutu.

     Huomautus: Tämä valintaruutu on käytettävissä vain XML-tietoihin perustuvassa verkkokyselyssä.

Ulkoisen tietoalueen jäädyttäminen säilyttää tiedot, mutta ei sen pohjana olevaa kyselyä, joten lukittua ulkoista tietoaluetta ei voi päivittää.

1. Napsauta laskentataulukkoa, joka sisältää poistettavan ulkoisen tietoalueen.

2. Napsauta kaavarivillä Nimiruutu-kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten poistettavan ulkoisen tietoalueen nimeä.

   Jos ulkoinen tietoalue on Excel-taulukko, valitse koko taulukko painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+A.

3. Poista ulkoinen tietoalue painamalla DELETE-näppäintä.

4. Jos haluat poistaa pohjana olevan kyselyn, valitse Kyllä , kun Excel kehottaa sinua.