Microsoft Planner portfoliot tarjoavat tehokkaan tavan seurata useiden suunnitelmien tärkeimpiä toimituksia ja välitavoitteita. Kun portfoliot ovat Planner, voit seurata kriittisten suunnitelman tietoja, kuten valmistumisprosenttia ja tilaa, ja antaa tarkempia tietoja projektin edistymisestä. Koska portfoliot sisältyvät suoraan Planner-sovellukseen, voit myös saumattomasti hallita tehtäviä, suunnitelmia ja portfolioita yhdessä paikassa – olitpa sitten Planner verkossa tai Microsoft Teamsissa.
Tässä oppaassa kerrotaan, miten voit pitää asiat järjestyksessä ja hallita suunnitelmiasi yhtenäisen projektinhallintakokemuksen avulla:
Portfolion luominen Planner
Aloita avaamalla Planner Teamsissa tai siirtymällä osoitteeseen planner.cloud.microsoft, jotta voit käyttää Planner suoraan selaimestasi. Jos sinulla on Planner ja Project (palvelupaketti 3) tai Planner ja Project (palvelupaketti 5) käyttöoikeutta, näet Omat portfoliot -välilehden vasemmassa siirtymisruudussa suoraan Päivän tehtävät -, Omat tehtävät- ja Omat suunnitelmat -kohdan alapuolella.
Toimi sitten alla olevien ohjeiden mukaisesti:
-
Valitse Omat portfoliot -välilehti ja valitse sitten + Uusi portfolio -painike oikeassa yläkulmassa.
-
Anna portfoliolle kuvaava nimi.
-
Jos haluat jakaa portfolion aiemmin luodun ryhmän kanssa, valitse haluamasi ryhmä avattavasta valikosta ja valitse sitten Luo.
Vihje: Vaihtoehtoisesti voit käyttää vasemman siirtymisruudun alareunassa + Uusi suunnitelma -painikkeen vieressä olevaa avattavaa valikkoa ja valita Portfolio.
Kun portfolio on luotu, voit aloittaa suunnitelmien lisäämisen ja edistymisen seurannan tehokkaasti.
Suunnitelmien lisääminen portfolioon
Jos haluat lisätä suunnitelmia portfolioosi, toimi seuraavasti:
-
Siirry juuri luodun portfolion Suunnitelmat-välilehteen.
-
Valitsemalla + Lisää palvelupaketti -painikkeen voit tarkastella luetteloa kaikista käytettävissäsi olevista premium-palvelupaketeista , mukaan lukien luomasi ja kanssasi jaetut palvelupaketit.
-
Valitse lisättävän suunnitelman nimi.
-
Linkitä suunnitelma portfolioosi valitsemalla Yhdistä . Tämä määrittää aikataulun, joka pitää portfoliotiedot ajan tasalla.
Huomautus: Portfoliot antavat kootun näkymän kaikista premium-palvelusuunnitelmistasi ja tehtävistäsi. perussuunnitelmia ei tueta tällä hetkellä. Lisäksi yhteyden muodostamista Azure DevOps (ADO) -projekteihin ja Project Online projekteihin ei tueta.
Kun suunnitelma on lisätty, näkyviin tulee avainmääritteitä, kuten seuraavat:
-
Projektipäällikkö
-
Edistyminen (valmistumisprosentti)
-
Aloituspäivä
-
Lopetuspäivämäärä
Nämä kentät näkyvät vain salkussa, eikä niitä voi muokata. Voit kuitenkin määrittää Tila-kentän manuaalisesti seuraamaan edistymistä seuraavilla asetuksilla: Ei aloitettu, Seurannassa, Vaarassa, Ei seurannassa ja Suljettu.
Toteutussuunnitelmanäkymän luominen
Jos haluat tarkastella palvelupakettien ja niihin liittyvien tehtävien portfoliota visuaalisena aikajanana, valitse Toteutussuunnitelma-välilehti. Jokainen portfolioon lisäämäsi palvelupaketti näkyy automaattisesti erillisenä rivinä toteutussuunnitelmanäkymässä.
Jos olet jo tutustunut Projectin verkkoversio Toteutussuunnitelma-ominaisuuteen, Planner toteutussuunnitelmanäkymässä on useita samoja tai samankaltaisia ominaisuuksia, kuten mahdollisuus:
-
Tehtävien lisääminen toteutussuunnitelmiin
-
Tärkeiden päivämäärien lisääminen välitavoitteiden seuraamiseksi
-
Yksittäisten tehtävien tilan päivittäminen
-
Suunnitelman rivin tietojen muokkaaminen
-
Toteutussuunnitelmanäkymän mukauttaminen
Tehtävien lisääminen toteutussuunnitelmiin
Voit lisätä tiettyjä tehtäviä toteutussuunnitelmaan ja seurata näitä tehtäviä paremmin suunnitelman sisällä:
-
Valitse suunnitelma ja valitse sitten lisää rivikohde -painike ylätunnisteessa.
-
Päivitä kohteet -sivuruudussa näkyy luettelo kaikista suunnitelman tehtävistä. Valitse seurattavat tehtävät.
-
Valitse Päivitä , jos haluat lisätä nämä tehtävät vastaavan suunnitelman riville toteutussuunnitelmassa.
Tärkeiden päivämäärien lisääminen välitavoitteiden seuraamiseksi
Toteutussuunnitelma-näkymässä voit myös lisätä tärkeitä päivämääriä tärkeiden välitavoitteiden seuraamiseksi. Voit tehdä tämän valitsemalla Lisää avainpäivämäärä Toteutussuunnitelma-välilehden ylätunnisteessa ja kirjoittamalla sitten tarvittavat tiedot.
Yksittäisten tehtävien tilan päivittäminen
Yksittäisten tehtävien tilan päivittäminen manuaalisesti:
-
Valitse tehtävävaihe toteutussuunnitelmanäkymässä.
-
Muokkaa vaiheen tietoja tuloksena olevassa ponnahdusikkunassa. Tässä voit valita seuraavista vaihtoehdoista: Ei määritetty, Seurannassa, Vaarassa, Suuri riski ja Valmis.
Suunnitelman rivin tietojen muokkaaminen
Valitse suunnitelman nimi, jos haluat päivittää tietoja, kuten suunnitelman nimen, omistajan ja rivin kohteet. Näet myös vaihtoehdot Palvelupaketin tietojen päivittämiseen ja Palvelupaketti-linkin käyttämiseen.
Toteutussuunnitelmanäkymän mukauttaminen
Voit myös mukauttaa toteutussuunnitelmanäkymää Toteutussuunnitelma-välilehden oikeassa yläkulmassa olevien asetusten avulla. Näitä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi seuraavat:
-
Aikajanan zoomauksen muuttaminen
-
Suodata omistajien mukaan
-
Tiettyyn päivämäärään siirtyminen
Portfolion jakaminen saumatonta yhteistyötä varten
Jos haluat jakaa portfolion yhteiskäyttäjien kanssa, valitse Näytä ja lisää jäseniä Portfolio-otsikon oikeassa yläkulmassa. Tässä voit joko luoda uuden ryhmän, jonka kanssa portfolio jaetaan, tai lisätä aiemmin luodun ryhmän.
Käytön hallinta
Planner portfoliot käyttävät käyttöoikeuksia Microsoft 365 -ryhmät. Ryhmän omistajana voit lisätä tai poistaa jäseniä ja hallita käyttöoikeuksia käyttöoikeustyypin mukaan:
-
Käyttäjät, joilla on Planner ja Project (palvelupaketti 3) tai Planner ja Project (palvelupaketti 5) käyttöoikeus, voivat muokata portfolioita.
-
Käyttäjät, joilla on Planner Microsoft 365:ssä tai Planner Palvelupaketin 1 käyttöoikeus, voivat tarkastella heille jaettuja portfolioita vain luku -tilassa, mutta he eivät voi muokata portfolioita.
