Tässä artikkelissa kuvataan Microsoft 365 Copilotin (julkinen esikatselu) usein kysytyt kysymykset -verkko-osa, jonka avulla voit luoda ja hallita usein kysyttyjä kysymykset SharePointissa Microsoft 365 Copilotin avulla.
Yleiskatsaus
Mikä on Usein kysytyt kysymykset -verkko-osa SharePointissa?
Usein kysytyt kysymykset -verkko-osa on tekoälyä käyttävä ominaisuus, jonka avulla SharePoint-sisällön omistajat voivat luoda ja ylläpitää ajantasaisia usein kysyttyjä kysymyksiin liittyviä osioita SharePoint-sivuillaan ja uutisissaan. Se auttaa tekijöitä luomaan, kuratoimaan ja tarkentamaan usein kysyttyjä kysymyksiä hyödyntämällä maadoituksen lähteitä (kuten Word, PowerPointia, PDF-tiedostoa, Loop ja Teams-kokouksia) ja luomaan olennaisia luokkia, kysymyksiä ja vastauksia.
Korkealla tasolla ominaisuus käyttää syötteenä jäsennettyä ja jäsentämätöntä sisältöä, käyttää AI-pohjaista käsittelyä merkityksellisten usein kysyttyjen merkintöjen poimimiseen ja ehdottamiseen sekä tuottaa järjestettyjä, luokiteltuja usein kysyttyjä osioita tulosteeksi. Tekijät voivat tarkentaa näitä merkintöjä manuaalisesti varmistaen laadukkaan ja luotettavan sisällön.
Mitä usein kysytyt kysymykset -verkko-osa voi tehdä?
Usein kysytyt kysymykset -verkko-osa sisältää useita ominaisuuksia:
-
AI-Assisted usein kysyttyjen kysymysten luominen: Luo automaattisesti usein kysytyt kysymykset, kysymykset ja vastaukset valittujen tiedostojen perusteella.
-
Ihmisen Loop muokkaaminen: Sisällön tekijät voivat tarkastella, muokata, poistaa ja järjestää luokkia, kysymyksiä ja vastauksia uudelleen ennen sivun julkaisemista.
-
Usean lähteen maadoitus: Tukee useita sisältötyyppejä (Word, PowerPointia, PDF-tiedostoa, Loop ja Teams-kokouksia) tarkkuuden ja osuvuuden parantamiseksi.
-
Määritettävissä olevat näyttöasetukset: Tukee erilaisia asetteluja (Nuolenkärki, Plus/Miinus) ja sallii käyttäjien mukauttaa laajennustoimintoja.
Mitkä ovat tämän ominaisuuden Copilot-käyttöoikeusvaatimukset?
- Katsojat: Copilot-käyttöoikeutta ei tarvita.
- Creators & Editors: Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeus, joka tarvitaan usein kysyttyjen kysymyksiin liittyvän verkko-osan luomiseen ja muokkaamiseen.
Katsotaanpa tarkemmin, miten tämä uusi käyttökokemus yksinkertaistaa ja parantaa usein kysyttyjen kysymyksiin luomisen SharePointissa.
Mitkä ovat usein kysytyt kysymykset verkko-osan käyttötarkoituksista?
Usein kysytyt kysymykset -verkko-osa on suunniteltu auttamaan organisaatioita luomaan helposti tarkkoja ja helppokäyttöisiä usein kysyttyjä kysymyksiin liittyviä osioita SharePoint-sivuilleen.
Tärkeimpiä käyttötapauksia ovat esimerkiksi seuraavat:
Tapahtuma – esimerkki: tapahtuman tiedot, aikataulut ja logistiikka
-
Tee yhteenveto tulevien kokousten, koulutusten ja koko yrityksen kokousten tapahtumatiedoista.
-
Anna aikataulut, puhujan bios, istunnon yleiskatsaukset ja logistiikkatiedot osallistujille.
-
Vastaa yleisiin osallistujakysymyksiin ennen tapahtumaa toistuvien kyselyjen vähentämiseksi.
Tuote – Esimerkki: Tuoteilmoitukset, ominaisuuspäivitykset ja käyttöoppaat
-
Voit luoda tuotteen julkaisuun liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiin liittyviä usein kysyttyjä tietoja suoraan tiedotuspakan, julkaisutiedotteiden tai teknisen dokumentaation avulla.
-
Tue sisäisiä myynnin mahdollistamistoimintoja tai asiakaskohtaisia portaaleja ajantasaisten tuotetietojen avulla.
-
Luo ominaisuuksien oppaat ja usein kysytyt kysymykset käyttäjien käyttöönoton parantamiseksi ja tukipyyntöjen vähentämiseksi.
Käytäntö – Esimerkki: HR, IT, yhteensopivuus ja vakiotoimintakäytännöt
-
Luo henkilöstökäytäntöjen usein kysytyt kysymykset esimerkiksi lomalle, eduille, perehdytystyölle ja yhdistelmätyölle.
-
Luo it-itsepalveluun liittyvät usein kysytyt kysymykset, jotka opastavat työntekijöitä ohjelmistojen määrittämisessä, suojausprotokollissa ja laitteen vianmäärityksessä.
-
Asiakirjojen vaatimustenmukaisuusmenettelyt, yrityskäytännöt ja toimintaohjeet yhdenmukaisuuden varmistamiseksi.
Usein kysytyt kysymykset -verkko-osan lisääminen SharePoint-sivulle
Vaihe 1: Usein kysytyt kysymykset -verkko-osan lisääminen
-
Avaa työkaluryhmä piirtoalustalla tai sisältöruudussa.
-
Etsi "usein kysytyt kysymykset" AI-luokasta.
-
Lisää usein kysytyt kysymykset -verkko-osa sivulle napsauttamalla.
Vaihe 2: Usein kysytyt kysymykset -verkko-osan määrittäminen
Kun usein kysytyt kysymykset -verkko-osa on lisätty, määritä se sisältöruudun avulla:
-
Valitse Lähdetiedostot - Valitse maadoitustiedostot napsauttamalla Lisää+. Voit valita useita tiedostoja (tuetut tyypit: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Kokous). Lisää tiedostotyyppejä tuetaan tulevaisuudessa.
Valitse usein kysytyt kysymykset – Valitse sopivin usein kysytyin tyyppi seuraavista vaihtoehdoista:
-
Tapahtuma – usein kysytyt kysymykset, jotka liittyvät tapahtuman tietoihin, aikatauluihin, logistiikkaan jne.
-
Tuote – tuoteilmoituksia, ominaisuuspäivityksiä, käyttöoppaita jne.
-
Käytäntö – esimerkiksi henkilöstöhallinnon, IT:n, yhteensopivuuden ja vakiotoimintakäytäntöjen osalta.
-
Muut – muut usein kysytyt kysymykset.
(Valinnainen) Anna lisätietoja – voit lisätä haluamasi käyttötarkoituksen, kohdeyleisön tai tärkeät tiedot annetusta kentästä. Tämä auttaa tekoälyä ymmärtämään paremmin ja luomaan tarpeitasi vastaavat usein kysytyt kysymykset.
Luo usein kysytyt kysymykset – Kun määritys on valmis, luo usein kysytyt kysymykset valitsemalla Käynnistä.
Vaihe 3: Luokkien tarkentaminen ja järjestäminen
Kun tekoäly luo alkuperäiset usein kysytyt kysymykset piirtoalustalle, voit:
-
Voit tarkentaa luokkia manuaalisesti, jotta ne vastaavat paremmin sisältöäsi.
-
Lisää tarvittaessa uusia luokkia.
-
Poista ei-toivotut luokat, jotta usein kysytyt kysymykset pysyvät ajan tasalla.
-
Järjestä luokat uudelleen haluamaasi järjestykseen.
Kun olet tyytyväinen luokan määritykseen, jatka valitsemalla Luonnoskysymyksiä.
Vaihe 4: Kysymysten luominen ja tarkentaminen
Kun tekoäly luo kysymykset kuhunkin luokkaan, voit:
-
Voit tarkentaa kysymyksiä manuaalisesti selkeyden ja osuvuuden parantamiseksi.
-
Lisää tarvittaessa uusia kysymyksiä.
-
Voit tehostaa usein kysyttyjä kysymyksiä poistamalla ei-toivotut kysymykset.
-
Järjestä kysymykset uudelleen haluamaasi järjestykseen.
-
Siirrä kysymykset toiseen luokkaan.
Kun olet valmis, valitse Luonnosvastaukset, jotta tekoäly voi luoda vastauksia kuhunkin kysymykseen, tai napsauta Edellinen-painiketta edelliseen vaiheeseen.
Vaihe 5: Vastausten tarkistaminen ja palautteen antaminen
Kun tekoäly luo vastaukset kuhunkin kysymykseen, olet suorittanut kaikki vaiheet, napsauta Säilytä se ja usein kysytyt kysymykset on määritetty!
Muista napsauttaa 👍 /👎-kohtaa ja lisätä kommenttisi, jotta voimme parantaa Copilotin vastauksia ja nostaa käyttökokemusta.
Vaihe 6: Tarkenna usein kysyttyjä kysymyksiin liittyviä lisäohjeita
Kun usein kysytyt kysymykset on lisätty Canvasiin, voit silti:
-
Voit muokata vastauksia tarkkuuden tai sävyn parantamiseksi käyttämällä Uudelleenkirjoitusta Copilotilla.
-
Lisää uusi luokka ja kysymys tarpeen mukaan.
-
Mukauta usein kysyttyjen kysymyksiin liittyviä asetteluja.
-
Jaa sivu sähköpostitse.
Palautteen ja lisäkysymysten vastaanottaminen usein kysytyiltä kysymyksiltä
Usein kysyttyjen kysymyksiin liittyvän sisällön omistajana voit nyt kerätä palautetta suoraan usein kysytyiltä käyttäjiltä. Kunkin usein kysytyn verkko-osan alapuolella olevan uuden kentän avulla katsojat voivat lähettää lisäkysymyksiä, jos he eivät löydä etsimiään tietoja nykyisestä usein kysytyistä kysymyksistä.
Miten se toimii
-
Katseluohjelmalähetysten ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä
Usein kysyttyjen kysymyksiin liittyvänä tekijänä voit ottaa tämän ominaisuuden käyttöön tai poistaa sen käytöstä oikeanpuoleisessa ominaisuusruudussa vaihtoasetuksen avulla.
-
Katsojat lähettävät lisäkysymyksiä
Kun tämä ominaisuus on otettu käyttöön, katsojat voivat kirjoittaa kysymyksensä annettuun kenttään ja valita Lähetä tekijälle.
-
Tarkista olennaiset kysymykset
Kun usein kysyttyjen kysymysten tekijä siirtyy muokkaustilaan ja valitsee Lisää kysymys, kaikki katseluohjelmien lähettämät kysymykset näkyvät avattavassa luettelossa. Muut kuin olennaiset kysymykset suodatetaan automaattisesti pois rakenteen mukaan.
Vastuulliset tekoälymuistiinpanot
Miten usein kysytyt kysymykset -verkko-osa on arvioitu? Mitä mittareita käytetään tulosten mittaamiseen?
Tärkeimpiä arviointimenetelmiä olivat muun muassa:
Manuaalinen ja automaattinen testaus – Järjestelmä kävi läpi laajat manuaaliset tarkistukset ja automaattisen testauksen eri usein kysytyissä kysymyksissä hyödyntäen Microsoftin sisäisiä tietoja ja todellisia käyttötapauksia.
Automaattiset laatumittarit – Suorituskykyä arvioitiin avainmittauksilla, kuten:
-
Säilytetty korko – käyttäjien säilyttämien tai julkaisemien tekoälyehdotusten usein kysyttyjen kysymyksiin liittyvä prosenttiosuus.
-
Välitysmittarit – Seuraa käyttäjien usein kysyttyjä kysymyksiin liittyviä toimia, kuten näkymiä, napsautuksia ja palautetta.
Käyttäjäpalaute & iteratiivisia parannuksia – Verkko-osaa testattiin todellisten käyttäjien kanssa keräämällä palautetta sisällön tarkkuudesta, luettavuudesta ja käytettävyydestä sekä ajamalla jatkuvia hienosäätöjä.
Vaikka järjestelmä toimii hyvin yleisissä usein kysytyissä usein kysytyissä käyttötapauksissa, suorituskyky voi vaihdella hyvin erikoistuneiden aiheiden osalta. Käyttäjiä kehotetaan tarkistamaan tekoälyn luoma sisältö ennen julkaisemista.
Mitkä ovat usein kysytyt kysymykset -verkko-osan rajoitukset? Miten käyttäjät voivat minimoida usein kysyttyjen verkko-osien rajoitusten vaikutuksen järjestelmää käytettäessä?
Vaikka usein kysytyt kysymykset -verkko-osa parantaa usein kysyttyjen kysymyksiin liittyvää hallintaa tekoälyllä toimivalla automaatiolla, on otettava huomioon tietyt rajoitukset:
-
Kontekstiriippuvuus – Tekoäly käyttää ladattuja asiakirjoja ja kokouksen tekstitallenteita maadoitettuina lähteinä.
Miten käyttäjät voivat lieventää näitä rajoituksia:
-
Tarkista ja muokkaa usein kysyttyjä kysymykset – Tarkista aina tekoälyn luomat usein kysytyt kysymykset ennen julkaisemista.
-
Käytä High-Quality lähdemateriaalia – Varmista, että asiakirjat ja kokousmuistiinpanot ovat kattavia ja ajan tasalla tarkkuuden parantamiseksi.
-
Käytä inhimillistä valvontaa Compliance-Sensitive Topics – tekoälyn luoma sisältö on aina vahvistettava sääntelyyn tai korkeisiin panoksiin liittyviä aiheita varten.
Mitkä toiminnalliset tekijät ja asetukset mahdollistavat usein kysyttyjen verkko-osien tehokkaan ja vastuullisen käytön?
Usein kysytyt kysymykset -verkko-osa sisältää useita valmiita ominaisuuksia ja ohjausobjekteja, jotka tukevat vastuullista käyttöä ja auttavat varmistamaan sisällön laadun koko sisällön luontiprosessin ajan:
-
Tilannekohtainen syöte parannettua osuvuutta varten: usein kysytyt kysymykset voivat lisätä yksityiskohtaisia kuvauksia ja valita sopivan usein kysytyt kysymykset, jotka ohjaavat järjestelmää sellaisten kysymysten ja vastausten luomisessa, jotka vastaavat paremmin aiottua skenaariota.
-
Iteratiivinen hienosäätö ja mukauttaminen: Tekijät voivat muokata, uudistaa, muokata luokkia ja tarkentaa sekä kysymyksiä (muodostimen käyttöliittymässä) että vastauksia (piirtoalustalla) - mahdollistaen usein kysyttyjen kysymysten iteratiivisen parantamisen ennen julkaisemista.
-
AI-Generated sisällön tarkistusmuistutus: Tekijöille muistutetaan selvästi, että "tekoälyn luoma sisältö voi olla virheellistä", ennen kuin he hyväksyvät ja julkaisevat ehdotetut usein kysytyt kysymykset, mikä kannustaa harkittuun tarkasteluun ja inhimilliseen valvontaan.
Ohjevalikko antaa palautetta usein kysytyistä verkko-osista?
Usein kysytyt kysymykset -verkko-osa kerää palautetta tekijöiltä (jotka luovat ja hallitsevat usein kysyttyjä kysymykset) jatkuvan parantamisen varmistamiseksi.
Palaute & Mittarit tekijöiltä Microsoftille:
Tekijät voivat antaa Microsoftille suoraa palautetta tekoälyn luomista usein kysytyistä kysymyksistä erilaisten signaalien avulla, mikä auttaa parantamaan järjestelmän tarkkuutta ja käytettävyyttä:
-
Peukalot ylös/alas Luokitukset – Tekijät voivat arvioida tekoälyn luomat usein kysytyt kysymykset.
-
Raportoi ongelmista tai ominaisuuspyynnöistä Microsoft 365 -hallinta keskuksen tai tukikanavien kautta SharePointiin.
