Vaihe 2: Työaikaraportin palauttaminen

Miten työaikaraportti täytetään?

1. Valitse pikakäynnistyksessä Työaikaraportti.

   

   Työaikaraportti-näkymässä on kaksi puolta ja taulukon keskellä on jakaja.

   

   Vasemmalla puolella näkyvät tehtävät sekä sairaslomat ja lomat.

   Oikealle puolelle kirjoitetaan todelliset päivittäiset tehtäviin käytetyt työtunnit.

   Vihjeitä: 

   • Voit tarkastella näkymän eri puolia liu'uttamalla keskellä olevaa jakajaa.

   • 

2. Työaikaraportti-näkymässä voit miettiä seuraavia asioita:

   • Haluatko lisätä työtunnit?

   • Eikö työaikaraportissa näy tekemääsi tehtävää?

   • Mihin projektin ulkopuoliset työtunnit kirjoitetaan?

3. Kun olet kirjannut työtunnit työaikaraporttiin, lähetä raportti esimiehellesi hyväksyttäväksi.

   Valitse valintanauhan Työaikaraportti-välilehti.

   

4. Valitse Lähetä > Palauta lopullinen työaikaraportti.

   

   Vihje: Kun valitset Palauta lopullinen työaikaraportti, työaikaraportti lukitaan eikä sitä voi enää muokata.Jos et halua vielä lukita raporttia, valitse Lähetä kaikkien tehtävien edistyminen tai Lähetä valittujen tehtävien edistyminen.

Miksi työaikaraportit ovat tärkeitä?

Kukaan ei nauti työaikaraporttien täyttämisestä. Jos teet useita tehtäviä samanaikaisesti, voi olla hankalaa seurata, kuinka monta tuntia tehtävien parissa on vierähtänyt. Työtuntien vahvistaminen voi myös olla vaikeaa. Joskus työtunteja voi tuntua olevan liian vähän ja joskus liian paljon. Et myöskään ehkä halua korostaa työtuntiesi määrää.

Projektien hallinnassa ei keskitytä työmoraaliin, vaikka sekin on tärkeää. Tärkeintä on varmistaa, että työt tehdään ajoissa ja budjetin rajoissa. Jotta tämä onnistuu, tehtäviin varataan tarpeeksi työntekijöitä. Näin vältetään ylityöt eikä organisaatiolle tule ylimääräisiä kuluja.

Projektipäälliköt voivat työaikaraporttien avulla laskea, kuinka monta henkilöä samanlaisiin tehtäviin varataan tulevissa projekteissa. Henkilöstöhallinto-osasto voi näiden tietojen avulla varmistaa, että tiettyihin rooleihin varataan tarpeeksi henkilöitä. Työaikaraportit voivat myös lisätä tulojasi, jos saat tuntikorvauksen. On tärkeää muistaa, että työaikaraportin tiedot ovat tärkeitä myös muulla tavalla. Organisaatiosi voi hyötyä niistä suuremmassa mittakaavassa, kun organisaation suunnittelu ja tehokkuus parantuvat.

Paremman suunnittelun ja tehokkuuden ansiosta saat tehtyä työt ilman ylitöitä. Projektipäälliköt voivat suunnitella tehtävien keston ja henkilömäärän realistisesti, jolloin mahdolliset viikonlopputyöt vähenevät.

Miten työaikaraportit toimivat Project Onlinessa?

Järjestelmänvalvoja määrittää taustalla organisaatiosi työaikaraportin kaudet. Kullekin viikolle voi esimerkiksi olla erillinen työaikaraportti.

Kun projektipäällikkö varaa sinulle tehtävän, tehtävä näkyy työaikaraportissasi sinä ajankohtana, jolloin se on ajoitettu projektisuunnitelmaan.

Täytä työaikaraporttiin kunkin työaikaraportin kauden aikana tehtyjen tehtävien todelliset työtunnit ja lähetä se.

Kullekin Project Onlinen henkilölle määritetään työaikaraportin vastuuhenkilö (joskus useampia). Työaikaraportin vastuuhenkilö voi olla projektipäällikkö tai joku muu, kuten työntekijöistä vastaava organisaation henkilöstöpäällikkö.

Työaikaraportin vastuuhenkilö vastaanottaa ja tarkistaa työaikaraportin. Jos kaikki näyttää hyvältä, hän hyväksyy työaikaraportin. Jos työaikaraportti ei vastaa odotuksia, työaikaraportin vastuuhenkilö voi hylätä sen ja ilmoittaa hylkäämissyyn lisäämällä siihen kommentteja.

Jos työaikaraportti hyväksytään, lähetetyt työtunnit lasketaan tehtävän kokonaistyöaikaan ja tehtävän jäljellä olevaa työmäärää vähennetään. Tiedot tallennetaan projektisuunnitelmaan, jolloin projektipäällikkö voi tarkasti seurata, edistyykö projekti suunnitelmien mukaan.

SEURAAVA VAIHE...

Lue seuraavaksi Vaihe 3: Edistymisen päivittäminen.