Johdanto Accessin käyttöön

Yleisiä tietoja tietokantaobjektiiveista

Surface Book -laitteen kuva

Kokeile itse!

Accessissa on kuusi tietokantaobjektia, joiden yhdistelmässä voit hyödyntää tietojasi täydellisesti. Tutustu jokaisen objektin rooliin.

Taulukot

Access järjestää tietoja taulukoiksi, eli rivien ja sarakkeiden luetteloiksi, jotka muistuttavat tilikirjaa tai laskentataulukkoa. Jokaiseen taulukkoon tallennetaan tiettyyn aiheeseen liittyviä tietoja, joten useimmissa tietokannoissa on vähintään kaksi taulukkoa.

Näyttökuvat tuote-, asiakas- ja tilaustaulukoista

Taulukon jokaista riviä kutsutaan tietueeksi ja jokaista saraketta kentäksi. Tietue sisältää kaikki tiedot tietystä kohteesta, kuten asiakkaasta tai tilauksesta. Kenttä on yksittäinen kyseistä kohdetta koskeva tieto. Esimerkiksi Tuotteet-taulukossa jokaisella rivillä, eli jokaisessa tietueessa, olisi tietoja yhdestä tuotteesta. Jokaisessa sarakkeessa, eli kentässä, olisi kyseistä tuotetta koskeva tietyntyyppinen tieto, kuten nimi tai hinta. Jos tietokannat eivät ole sinulle tuttuja, tutustu tietokantojen perusteisiin.

Kyselyt

Jos tietokanta on suunniteltu oikein, lomakkeessa tai raportissa esitettävät tiedot sijaitsevat yleensä useissa taulukoissa. Kyselyn avulla voit hakea tiedot eri taulukoista ja koota ne näyttöä varten yhteen lomakkeeseen tai raporttiin.

Kysely voi olla tieto kannan tietojen haku pyyntö, tai sen avulla voidaan suorittaa tietojen toiminto tai se voi olla molempia. Kyselyjen avulla voit hakea vasta uksia yksinkertaisiin kysymyksiin, suorittaa lasku toimituksia tietojen avulla, yhdistää tietoja eri tauluista sekä lisätä, muuttaa tai poistaa tieto kannan tietoja.

Kyselytyyppejä on monia, mutta kaksi perustyyppiä ovat seuraavat:

Tärkeimmät kyselytyypit

Käyttö

Valintakysely

Tietojen noutaminen taulukosta tai laskutoimitusten suorittaminen.

Toiminto

Tietojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen. Kutakin tehtävää varten on olemassa erilainen muutoskysely. Muutoskyselyt eivät ole käytettävissä Access-verkkosovelluksissa.

Lomakkeet

Lomakkeet ovat kuin myymälöiden esittelyvitriinejä — ne helpottavat tietokantakohteiden näyttämistä tai käsittelyä. Paperilomakkeiden tapaan Access-lomakkeet ovat objekteja, joiden avulla käyttäjä voi lisätä, muokata tai näyttää Access-työpöytätietokantaan tallennettuja tietoja. Lomake on tärkeää suunnitella sen käyttöä ajatellen. Jos lomake on esimerkiksi tarkoitettu usean käyttäjän käyttöön, lomakkeen hyvä suunnittelu helpottaa tietojen syöttämistä tarkasti, nopeasti ja tehokkaasti.

Raportit

Raportit ovat tapa tarkastella ja muotoilla Access-tietokannan tietoja ja tehdä niistä yhteenveto. Voit esimerkiksi luoda yksinkertaisen raportin kaikkien yhteystietojen puhelinnumeroista tai yhteenvetoraportin kokonaismyynnistä eri alueilla ja eri ajanjaksoina.

Raportit ovat käteviä, kun haluat esittää tietokannan tiedot esimerkiksi seuraavia toimia varten:

  • yhteenvetotietojen näyttäminen ja jakaminen

  • tietojen tilannevedosten arkistoiminen

  • yksittäisten tietueiden tietojen näyttäminen

  • osoitetarrojen luominen.

Makrot

Makro on työkalu, jonka avulla voit automatisoida tehtäviä ja lisätä toimintoja lomakkeisiin, raportteihin ja ohjausobjekteihin. Voit esimerkiksi lisätä komentopainikkeen lomakkeeseen ja liittää painikkeen Napsautettaessa-tapahtuman makroon, jolloin se suorittaa komennon aina, kun painike valitaan.

Accessissa on suunnitteluympäristö, jonka avulla voit luoda makroja. Siinä luodaan suoritettavien toimintojen luettelo yksinkertaisen ohjelmointikielen avulla. Jotkin toiminnot vaativat lisätietoja, kuten sitä, mitkä kentät näkyvät täytettävinä. Suunnitteluympäristö helpottaa makrojen luontia, koska voit valita toiminnon luettelosta ja täyttää tiedot.

Makrojen avulla voidaan esimerkiksi automatisoida toimintosarja ja tehdä muutoksia tietokannan tietoihin. Rakennenäkymän kautta makrot tarjoavat käytettäväksi Visual Basic for Applications (VBA) -komentojen alijoukon. Useimmille käyttäjille on helpompaa lisätä lomakkeisiin toimintoja makron avulla kuin VBA-koodia kirjoittamalla, mutta voit aina muuntaa makrot VBA-koodiksi rakennenäkymässä.

Oletetaan, että haluat avata raportin suoraan jostakin tietojensyöttölomakkeesta. Lisää lomakkeeseen painike ja luo sitten makro, joka avaa raportin. Makro voi olla erillinen makro (erillinen objekti tietokannassa), joka sitten sidotaan painikkeen Napsautettaessa-tapahtumaan, tai makro voidaan upottaa suoraan painikkeen Napsautettaessa-tapahtumaan. Kummassakin tapauksessa, kun painike valitaan, makro suoritetaan ja raportti avataan.

Moduulit

Moduulit ovat VBA-koodia, jonka kirjoittamalla voit automatisoida sovelluksen tehtäviä ja suorittaa monimutkaisia toimintoja. Moduulit kirjoitetaan VBA ohjelmointikielellä. Moduuli on kokoelma määrityksiä, lausekkeita ja toimintosarjoja, jotka tallennetaan yhtenä yksikkönä.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×