Microsoft Planner vieraskäytön avulla sinä ja työryhmäsi voitte tehdä yhteistyötä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa myöntämällä heille käyttöoikeuden tarkastella ja käsitellä suunnitelmaasi. Vieraskäyttäjät voivat luoda ja poistaa säilöjä ja tehtäviä, muokata tehtäväkenttiä ja suunnitelman nimeä. Jos myönnät vieraskäyttäjälle lisäkäyttöoikeuksia, hän voi myös liittää tiedoston tai linkin tehtävään. Vieraskäyttäjät saavat myös osan palvelupakettiisi liittyvistä ilmoituksista.
Huomautus
Vieraskäyttäjät eivät tue Plannerin sähköposti-ilmoituksia tehtävien määrityksistä.
Miten se toimii
Planner perustuu Microsoft 365 -ryhmien vieraskäyttöominaisuuteen. Jos Microsoft 365 -ryhmät vieraskäyttö on poistettu käytöstä, et voi lisätä vieraskäyttäjiä suunnitelmiin. Lisätietoja on artikkelissa Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmissä.
Vaihe 1 Ryhmän omistaja lisää ryhmään vieraan.
Huomautus
Etsi suunnitelmaan liittyvä ryhmä siirtymällä outlook.com, vierittämällä kansioruudussaalas Ryhmät-kansioon ja etsimällä suunnitelmasi nimi.
Vaihe 2 Kutsuttu vieras saa tervetuloviestin ryhmältä. Jos hänellä ei vielä ole vierastili organisaatiossa, hänen on hyväksyttävä kutsu sellaisen luomiseksi. Valitse tervetulosähköpostin Lue ryhmätiedostot -kohdassa Access Files -linkki ja luo vierastili noudattamalla ohjeita.
Vaihe 3 Palvelupakettia päästäkseen vieraiden on joko käytettävä tiettyä suunnitelman URL-osoitetta tai siirryttävä osoitteeseen https://planner.cloud.microsoft/[organisaation toimialuenimi]. Löydät organisaation toimialuenimen kaikkien muiden kuin vieraskäyttäjien sähköpostiosoitteista. Esimerkiksi: nonguestuser@organizationdomainname.com. Plannerin yleinen URL-osoite https://planner.cloud.microsoft/ vie muut kuin vieraskäyttäjät Planneriin, mutta vieraskäyttäjänimestä ei tiedä, mihin organisaatioon he haluavat kirjautua.
Vaihe 4 Vieras voi poistua suunnitelmasta milloin tahansa käyttämällä sähköposti- ja kalenterikutsujen alareunassa olevaa linkkiä.
Käyttöoikeudet
Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, mitä ryhmän omistajat, suunnitelman jäsenet ja vieraat voivat tehdä ja mitä eivät.
| Tehtävä | Muut kuin vierasomistajat ja jäsenet | Vieraskäyttäjäjäsenet |
|---|---|---|
| Tehtävien ja säilöjen luominen | Kyllä | Kyllä |
| tehtäväkenttien muokkaaminen | Kyllä | Kyllä |
| Tiedoston tai linkin liittäminen tehtäviin | Kyllä | Kyllä. Järjestelmänvalvojan on kuitenkin sallittava se Microsoft 365 -ryhmät -asetusten kautta. Lisätietoja on artikkelissa Salli vieraiden lisääminen kaikkiin Microsoft 365 -ryhmiin. |
| Vieraskäyttäjien kutsuminen | Kyllä | Ei |
| Tehtävän kommentoiminen | Kyllä | Kyllä |
| Suunnitelman luominen | Kyllä | Kyllä |
| Julkisen suunnitelman poistaminen | Kyllä | Ei |
| Yksityisen suunnitelman poistaminen | Kyllä. Vain ryhmän omistajat. | Ei |
| Jäsenten lisääminen julkiseen suunnitelmaan | Kyllä | Ei |
| Jäsenten lisääminen yksityiseen palvelupakettiin | Kyllä. Vain ryhmän omistajat. | Ei |
| Suunnitelman nimen muokkaaminen | Kyllä | Kyllä |
| Julkisen suunnitelman asetusten muokkaaminen | Kyllä | Ei |
| Muokkaa yksityisen suunnitelman asetuksia | Kyllä. Vain ryhmän omistajat. | Ei |
| Julkisten suunnitelmien tarkasteleminen | Kyllä | Kyllä |
| Julkisiin suunnitelmiin liittyminen | Kyllä | Ei |