Lync 2010:n avulla voit käyttää kannettavaa tietokonetta tai tietokonetta puhelimena, jotta voit tehdä ääni-, video- ja verkkoneuvottelutoimintoja suoraan tietokoneesta. Tarvitset vain USB(Universal Serial Bus) -laitteen, joka on optimoitu Microsoft® Lync™ 2010 -viestintäohjelmistolle. Näissä plug-and-play-laitteissa on yleensä yksinkertainen asennus, eivätkä ne edellytä muun ohjelmiston asentamista kuin Lync 2010:n. Kun USB-laite on yhdistetty Lynciin, voit säästää aikaa, työskennellä tehokkaasti ja tehdä jotain, mitä olet aina halunnut tehdä – käyttää tietokonetta puhelimena. Tässä on seitsemän syytä, miksi haluat ehkä käyttää tietokonetta puhelimena.
Tässä artikkelissa1 – yhteyshenkilön tavoitettavuustila
1 – Tarkista yhteyshenkilön tavoitettavuustila
Lyncin yhteystietoluettelon tavoitettavuustila ilmoittaa, milloin yhteyshenkilö on käytettävissä keskustelussa, mikä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse hukata aikaa soittamalla henkilöille, jotka eivät ole siellä. Seuraavassa on muutamia vinkkejä.
-
Tarkista tavoitettavuustila ennen puhelun soittamista. Avaa Lync ja katso yhteystietoluetteloa. Jos yhteyshenkilön tavoitettavuustila on Käytettävissä, soita hänelle.
-
Lyncin avulla saat lisätietoja yhteyshenkilön tilan muutoksista. Napsauta yhteystietoluettelossa nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten. Voit merkitä niin monta yhteystietoa kuin haluat. Kun teet niin, Lync näyttää ilmoituksen aina, kun yhteyshenkilön tilaksi muuttuu Käytettävissä tai Offline.
-
Avaa yhteyshenkilön yhteystietokortti napsauttamalla yhteyshenkilön tavoitettavuustilaa ja aloita puhelu kortin avulla. Voit napsauttaa tavoitettavuustilaa yhteystietoluettelossa, Hakutulokset-ruudussa tai Keskustelu-ikkunassa.
2 – Soita puhelu yhdellä napsautuksella
Lyncin avulla voit soittaa yhdellä napsautuksella puheluita yhteystietoluettelossa oleville henkilöille. Voit myös soittaa valinnaisia numeroita napsauttamalla Puheluasetukset-valikkoa.
Puhelun soittaminen yhdellä napsautuksella
-
Napsauta yhteystietoluettelossa henkilön Puhelu-painiketta .
Soita vaihtoehtoiseen puhelinnumeroon
-
Napsauta Yhteystietoluettelossa Puheluasetukset-nuolta Puhelu-painikkeen oikealla puolella ja napsauta sitten numeroa, johon haluat soittaa.
Anna puhelinnumero, johon haluat soittaa
-
Kirjoita numero Haku-ruutuun ja napsauta sitten Hakutulokset-ruudussa näkyvän numeron vieressä olevaa Soita-painiketta . Voit kirjoittaa sisäisen puhelinlaajennuksen, ulkoisen numeron, aakkosnumeerisen numeron, kuten 425-555-TAXI, tai yhteyshenkilön nimen.
Kopioi ja liitä puheluun
-
Kopioi numero Microsoft® Outlook ® sähköpostiviestistä, verkkosivulta tai asiakirjasta, liitä se Haku-ruutuun ja napsauta sitten Hakutulokset-ruudussa näkyvän numeron vieressä olevaa Soita-painiketta.
Kutsu joku puheluun
-
Napsauta Keskustelu-ikkunassa Toiminnot-valikkoa ja valitse sitten Kutsu nimellä tai Puhelin Numero tai Kutsu sähköpostitse.
3 - Vastaa puheluun yhdellä napsautuksella
Kun saat puhelun, puhelukutsuilmoitus näkyy tietokoneen näytön oikeassa alakulmassa. Voit vastata puheluun vanhanaikaisella tavalla nostamalla USB-laitteen luurin tai napsauttamalla näytössä olevaa puheluilmoitusta. Jos et halua vastata puheluun, voit hylätä sen, ohjata sen toiseen numeroon tai vastata siihen pikaviestillä.
Kun saat puhelun, tee tietokoneessa jompikumpi seuraavista:
-
Napsauta puhelukutsuilmoituksen vasenta ruutua tietokoneen näytön alareunassa.
-
Jos sinulla on pöytäpuhelin, jossa on Lync 2010 Puhelin Edition tai USB-äänilaite liitettynä, nosta luuri, paina kaiutinpainiketta tai napsauta vihreää Hyväksy-kuvaketta.
Puhelun uudelleenohjaus tai pikaviestillä vastaaminen
-
Kun saat saapuvan puhelun puhelimella, valitse Uudelleenohjaus ja valitse sitten vaihtoehto valikosta. Jos ohjaat puhelun pikaviestiin, puhelun hylkäysviesti lähetetään soittajalle ja Keskustelu-ikkuna avautuu, jotta voit lähettää soittajalle pikaviestin.
4 - Puheluiden hallinta
Puhelunhallinta on keskusteluikkunan kuvake, jonka avulla voit helposti hallita puheluita. Voit esimerkiksi asettaa soittajan pitoon, siirtää hänet toiselle käyttäjälle tai puhelimeen tai vaimentaa kaiuttimen tai mikrofonin.
Lyncin uuden puhelunhallinnan avulla voit vaihtaa äänilaitetta puhelun aikana. Voit esimerkiksi vaihtaa kuulokemikrofonin tai USB-laitteen välillä.
Äänilaitteen vaihtaminen
-
Napsauta Keskustelu-ikkunassa Vaihda äänilaite - kuvaketta ja valitse luettelosta toinen laite.
Puhelunhallintatoimintojen käyttäminen
Seuraavassa taulukossa kuvataan kukin puhelunhallintafunktio.
|
Valinta |
Toiminto |
|
|
Lopeta puhelu. |
|
|
Asettaa puhelun pitoon. |
|
|
Siirrä saapuva puhelu toiselle henkilölle tai puhelimeen. Kun olet napsauttanut Siirrä-kuvaketta , valitse Toinen henkilö ja valitse sitten yhteystieto tai puhelin, johon haluat siirtää puhelun. |
|
|
Näyttää valintapaneelin. Tätä ohjausobjektia käytetään usein, kun sinulta kysytään vastaajan PIN-koodia tai käyttöoikeuskoodeja. |
|
|
Vaimenna kaiutin tai säädä kaiuttimen äänenvoimakkuutta. Poista USB-puhelimen kaiutin käytöstä napsauttamalla Vaimenna kaiutin -kuvaketta. Napsauta nuolta ja säädä kaiuttimen äänenvoimakkuutta liukusäätimellä. |
|
|
Mykistä mikrofoni. |
|
|
Vaihda äänilaitetta. |
5 – Puhelujen siirtäminen yhdellä napsautuksella
Lyncissä on useita vaihtoehtoja saapuvien puhelujen automaattiseen edelleenlähetykseen. Voit esimerkiksi siirtää puhelut vastaajaan, toiseen puhelinnumeroon tai toiseen henkilöon. Kun puhelut lähetetään edelleen, puhelimesi ei soi. Sen sijaan puhelut siirretään automaattisesti määritettyyn kohteeseen. Siirrä puhelut vastaajaan, toiseen puhelimeen tai yhteyshenkilölle.
-
Napsauta Lyncin pääikkunassa Soitonsiirto-painiketta ja valitse sitten Soitonsiirto-Asetukset.
-
Valitse Soitonsiirto-luettelosta numero tai valitse Vastaaja tai Valitse Uusi numero tai Yhteystieto ja kirjoita sitten numero tai valitse yhteystieto.
-
Jos haluat määrittää ajanjakson ennen puhelun edelleenlähetystä, suurenna tai pienennä aikaväliä Soi näin monta sekuntia ennen uudelleenohjausta -ruudussa nuolien avulla. Muussa tapauksessa puhelu välitetään välittömästi.
Soita toiseen numeroon samaan aikaan, kun numero soi
-
Napsauta Lyncin pääikkunassa Soitonsiirto-painiketta .
-
Valitse Soi samanaikaisesti.
-
Valitse numero tai valitse Uusi luku ja kirjoita sitten numero.
Huomautus: Samanaikainen rinki -valikossa käytettävissä olevat luvut perustuvat Puhelin Asetukset-välilehdessä julkaistuihin numeroihin. Kirjoittamasi uusi numero korvaa olemassa olevan numeron Soi samanaikaisesti -valikossa.
6 – Näytä työtovereille puhelinnumerosi
Voit määrittää yhteyshenkilöillesi käyttöoikeustasoja, jotta he voivat käyttää tavoitettavuustilaasi. Kullekin tietosuojatasolle näytetään erilaisia määritteitä, kuten Estä, Julkinen, Yritys, Tiimi ja Henkilökohtainen. Esimerkiksi Mobiili-Puhelin on käytettävissä tiimitasolla, mutta ei yritystasolla.
Kun olet julkaissut puhelinnumerosi, sinun on määritettävä tietosuojatasot niille yhteyshenkilöille, joiden puhelinnumerot haluat nähdä. Jos haluat yhteyshenkilön näkevän koti- ja matkapuhelinnumerosi, määritä yhteyshenkilö Ystävät ja perhe - tasolle. Jos haluat, että he näkevät vain työ- ja matkapuhelinnumerosi, määritä ne Työtoverit-tasolle .
Puhelinnumeroiden muokkaaminen ja julkaiseminen
-
Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta.
-
Valitse Asetukset-valintaikkunassaPuhelimet ja napsauta sitten lisättävän tai muokattavan numeron painiketta.
-
Kun olet antanut numeron, valitse Sisällytä yhteystietokorttiin - valintaruutu ja valitse sitten OK.
Puhelinnumeroiden käyttöoikeuden määrittäminen
-
Jos haluat määrittää yhteyshenkilölle tietosuojatason, napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella Lyncin pääikkunan yhteystietoluettelossa, valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse sitten suhde.
Puhelinnumeroiden muokkaaminen ja julkaiseminen
Kun määrität puhelinnumeroita, kirjoita maa-/aluekoodi, suuntanumero ja paikallinen numero käyttämällä vain numeroita, 0123456789 ja valinnaisesti +-merkkiä. Älä käytä aakkosnumeerisia lukuja. Tästä syystä yhdysvaltalainen numero voi näyttää esimerkiksi 4255550101, 14255550101 tai +14255550101. Yhdysvallat soitettu kansainvälinen numero voi näyttää seuraavalta: +441223479818 tai 011441223479818. Katso tukihenkilöstöltä puheluvaatimukset (kuten 9:n lisääminen ulkopuolisille puheluille), jotka saattavat olla organisaatiollesi ominaisia.
7 – Vastaajan kuunteleminen
Voit käyttää vastaajaviestejä napsauttamalla Lyncin pääikkunan Puhelin-kuvaketta Kuulemattomat viestit tulevat näkyviin. Viimeisimmät näytetään lihavoituina.
-
Napsauta Lyncin pääikkunassa puhelinkuvaketta.
-
Napsauta yhteyshenkilön nimeä, joka jätti viestin, ja napsauta sitten vihreää nuolta.
Vinkkejä
-
Jos haluat lukea vastaajan esikatselun, napsauta vastaajaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Avaa kohde Outlook.
-
Jos haluat soittaa henkilölle takaisin, osoita viestiä ja napsauta sitten Soita-painiketta .
-
Jos haluat määrittää vastaajan asetukset, kuten tallennetun tervehdyksen, napsauta Näytä vastaajan asetukset -painiketta.
