Microsoft® Lync™ 2010 Attendant on integroitu puhelunhallintasovellus, jonka avulla voit hallita tehokkaasti useita keskusteluja kerralla käsittelemällä ja reitittämällä nopeasti puheluita ja pikaviestejä.
Artikkelin sisältö
Puheluiden soittaminen ja vastaanottaminen
Puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen ovat yleisimpiä Lync 2010 Attendant -toiminnolla suoritettavia tehtäviä. Pikaviestien lähettämisen ja vastaanottamisen toimenpiteet ovat samankaltaiset. Voit edelleen vastaanottaa pikaviestejä puhelun aikana.
Puhelun soittaminen
Jos haluat soittaa yhteystietoluettelossa olevalle henkilölle, kaksoisnapsauta kyseisen henkilön nimeä tai napsauta nimen vieressä olevaa puhelinpainiketta.
-
Kun kaksoisnapsautat yhteystietoluettelossa olevaa nimeä, puhelu soitetaan oletusarvoisesti kyseiselle henkilölle.
Voit muuttaa oletusasetusta niin, että kaksoisnapsauttaminen lähettää pikaviestin:
-
Napsauta työkalurivin Asetukset-painiketta , valitse avattavasta luettelosta Asetukset ja valitse sitten Toiminnot ja ilmoitukset -välilehti.
-
Kun kaksoisnapsautan yhteystietoa -kohdan vieressä olevassa avattavassa luettelossa, toimi seuraavasti ja valitse Lähetä pikaviesti.
-
Paina OK.
-
Voit hakea yhteyshenkilöä kirjoittamalla hänen nimensä Haku-ruutuun . Kun kirjoitat, vastaavat nimet näkyvät yhteystietoluettelossasi. Huomaa, että ensimmäisen indeksoinnin suorittaminen vie aikaa.
-
Jos haluat soittaa numeron mukaan, kirjoita numero Haku-ruutuun ja kaksoisnapsauta sitten hakutulosta .
Puheluun vastaaminen
-
Kun joku soittaa sinulle, Lyncin pääikkunan Saapuva-alueelle tulee ilmoitus. Voit vastata siihen kaksoisnapsauttamalla mitä tahansa ilmoituksen kohtaa.
Huomautus: Puheluilmoitus näyttää erilaiselta toistuvalle soittajalle eli yhteyshenkilölle, joka on soittanut sinulle useammin kuin kerran 30 minuutin kuluessa. Vastaa puheluun kaksoisnapsauttamalla ilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy tai Hylkää.
Puhelun hylkääminen
-
Jos haluat hylätä äänipuhelun, napsauta saapuvan puhelun ilmoitusta hiiren kakkospainikkeella ja valitse ohita. Jos vastaaja on käytössä, puhelu ohjataan vastaajaan.
Puhelun ohjaaminen vastaajaan
-
Jos haluat ohjata puhelun vastaajaan, napsauta saapuvan puhelun ilmoitusta hiiren kakkospainikkeella, valitse Uudelleenohjaus ja valitse sitten vaihtoehtoinen numero tai Vastaaja.
Toiminta toiminta puhelun aikana
Kun olet vastannut puheluun, se näkyy Aktiivinen-alueella. Puhelunhallinnan avulla voit suorittaa erilaisia tehtäviä.
Puhelun asettaminen pitoon
-
Napsauta Keskustelu-ikkunassa Pitoon-kuvaketta .
Puhelun siirtäminen
-
Napsauta Keskustelu-ikkunassa Siirrä-kuvaketta .
-
Kaksoisnapsauta nimeä yhteystietoluettelossa, jolle haluat siirtää puhelun.
-
Puhelu vain katoaa keskusteluikkunasta. Oletusarvoisesti näkyviin tulee virhesanoma, jos siirto ei onnistu.
Huomautus: Voit poistaa ilmoitukset käytöstä valitsemalla Asetukset, valitsemalla Toiminnot ja ilmoitukset -välilehden, poistamalla valintaruudut ja valitsemalla sitten OK.
Ota yhteyttä haluttuun vastaanottajaan ennen puhelun siirtämistä
-
Napsauta Keskustelu-ikkunassa Konsultoi ennen puhelujen siirtämistä tai yhdistämistä -painiketta. Puhelu asetetaan pitoon.
-
Napsauta yhteystietoluettelossa vastaanottajan puhelinkuvaketta. (Voit myös napsauttaa pikaviestikuvaketta , jos haluat ottaa yhteyttä pikaviestinnällä.)
Huomautus: Kun otat yhteyttä haluttuun vastaanottajaan, näyttöön avautuu uusi Keskustelu-ikkuna. Alkuperäinen soittaja pysyy yhteydessä ja hänen keskustelunsa asetetaan pitoon ja siirretään Pito-alueelle. Siirry keskustelusta toiseen kaksoisnapsauttamalla.
-
Jos vastaanottaja suostuu ottamaan siirron, napsauta Soita tähän yhteystietoon, yhdistä -painiketta.
Huomautus: Jos vastaanottaja ei halua siirtää siirtoa, lopeta kuuleminen. Jos haluat jatkaa keskustelua soittajan kanssa, napsauta Pitoon/Jatka puhelua -painiketta. Voit sitten keskustella soittajan kanssa ja tehdä muistiinpanoja ennen keskustelun lopettamista.
Jos siirto onnistuu, mitään visuaalista ilmaisinta ei näytetä – puhelu vain katoaa keskusteluikkunasta. Epäonnistunut siirto näyttää virhesanoman, ellet ole poistanut ilmoituksia käytöstä Asetukset-ikkunassa.
Toisen henkilön kutsuminen liittymään puheluun
-
Jos haluat lisätä yhteyshenkilöitä neuvottelupuhelun aikana, napsauta Lisää-kuvaketta ja kaksoisnapsauta yhteyshenkilön nimeä tai vedä yhteystieto yhteystietoluettelosta Keskustelu-alueelle. Voit myös kirjoittaa matkapuhelinnumeron valintapaneelin avulla.
Puhelun lopettaminen
-
Lopeta keskustelu napsauttamalla Lopeta keskustelu -kuvaketta.
Useiden keskustelujen hallinta
Pääikkunan keskustelualue (vasen puoli) on paikka, jossa kaikki keskustelutoiminta tapahtuu. Kun kiinnität huomiota saapuvien, aktiivisten ja odottavien (pidossa) keskusteluihin, voit hallita useita keskusteluja kerralla.
Yksi aktiivinen keskustelu
-
Muista, että aktiivisella alueella käytävä keskustelu on se, jota käsittelet tällä hetkellä. Jos haluat vastata saapuvaan puheluun tai siirtää odottavan puhelun Aktiivinen-alueelle, kaksoisnapsauta sitä.
Useita aktiivisia keskusteluja (puhelin ja pikaviestikeskustelut)
-
Voit ylläpitää useita aktiivisia keskusteluja samanaikaisesti, jos vain yksi niistä on äänikeskustelu. Voit esimerkiksi hyväksyä saapuvan puhelun ja ylläpitää kahta muuta pikaviestikeskustelua. Tässä tapauksessa se pikaviestikeskustelu, jota parhaillaan käsittelet, siirtyy Aktiiviset-alueelle, ja äänikeskustelu on edelleen aktiivinen (merkitty punaisella nuolella), vaikka se siirtyy näytön Odottava-alueelle.
Kaksoisnapsauta puheluilmoitusta tai keskustelua siirtääksesi sen Aktiiviset-alueelle.
Yhteystietoluettelo ja ryhmät
Yhteystietoluettelo on luettelo työtovereista, perheenjäsenistä, ystävistä ja työtovereista, joiden kanssa viestit useimmin. Se näyttää yhteyshenkilöiden käytettävyyden ja antaa sinun tarkastella muita yhteystietoja napsauttamalla yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Ominaisuudet. Yhteystietoluettelo on lähtökohta yhteydenpitoon yhteyshenkilöidesi kanssa. Hiiren napsautuksella tai kahdella voit soittaa puhelun, aloittaa pikaviestikeskustelun, aloittaa sähköpostikeskustelun tai aloittaa neuvottelun.
Yhteystietojen etsiminen ja lisääminen
Hakuruudun avulla voit etsiä henkilöt, jotka haluat lisätä yhteystietoluetteloon.
-
Kirjoita Haku-ruutuun henkilön näyttönimi tai sähköpostiosoite. Kaikki vastaavat nimet näkyvät hakutuloksissa. Haun suorittaminen voi kestää hetken.
Huomautus: Lync 2010 Attendant näyttää oletusarvoisesti kaikki vastaavat käyttäjät Active Directory -® toimialuepalveluista ja Microsoft® Outlook viesti- ja yhteiskäyttösovelluksen yhteystietoluettelosta.
-
Napsauta henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää yhteystietoluetteloon. Mukautettujen ryhmien luettelo tulee näkyviin.
-
Valitse mukautettu ryhmä tai luo yhteyshenkilölle uusi ryhmä valitsemalla Uusi ryhmä.
Yhteystietojen lajitteleminen
Voit lajitella yhteystiedot eri ehtojen, kuten näyttönimen, käytettävyyden tai yrityksen, mukaan. Yhteystietojen lajitteleminen helpottaa ryhmän jäsenten järjestämistä, löytämistä ja yhteydenpitoa nopeasti.
-
Napsauta Yhteystietoluettelon yläreunassa Lajittelujärjestys-kohdan vieressä olevaa nuolta. Näyttönimi on Lync 2010 Attendantin oletusarvoinen lajittelujärjestys.
-
Valitse avattavasta luettelosta lajitteluehto (esimerkiksi Käytettävyys).
Huomautus: Et voi piilottaa yhteyshenkilöitä, joiden tavoitettavuustila on Offline tai Tuntematon.
Mukautettujen ryhmien järjestäminen
Voit käyttää yhdistettyjä yhteystietoja nopeammin järjestämällä ne mukautettuihin ryhmiin. Sinulla voi esimerkiksi olla mukautettuja ryhmiä nimeltä Kehitys, Myynti ja Oma tiimi.
Tyhjän mukautetun ryhmän luominen
Voit luoda mukautetun ryhmän ryhmäluettelosta. Mukautettu ryhmä on tyhjä, kunnes lisäät siihen yhteystietoja.
-
Napsauta ryhmäluettelossa Mukautettu-kohdan vieressä olevaa plusmerkkiä. Ryhmäluettelossa näkyy uusi ryhmä.
-
Kirjoita ryhmän nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Mukautetun ryhmän luominen yhteystietoluettelosta
Voit luoda mukautetun ryhmän, johon on välittömästi täytetty valitsemasi yhteystiedot.
-
Valitse yksi tai useampi yhteystieto yhteystietoluettelosta tai etsi yhteystieto Haku-ruudun avulla.
Huomautus: Jos haluat valita useita yhteystietoja, ctrl+napsauta nimiä tai VAIHTO+Napsauta vierekkäisiä nimiä.
-
Napsauta jotakin yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää yhteystietoluetteloon.
-
Valitse Uusi ryhmä.
-
Kirjoita ryhmän nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.
-
Jos haluat lisätä lisää yhteystietoja, vedä ne ryhmään yhteystietoluettelosta.
Mukautettujen ryhmien järjestäminen
Mukautetut ryhmät järjestetään oletusarvoisesti aakkosjärjestykseen. Jos haluat järjestää ne uudelleen, tee jompikumpi seuraavista:
-
Vedä ja pudota ryhmä toiseen luettelon kohtaan.
-
Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä ryhmä ylös tai Siirrä ryhmä alas.
-
Valitse ryhmä napsauttamalla sitä ja paina sitten näppäinyhdistelmää ALT+VAIHTO+Ylänuoli tai ALT+VAIHTO+Alanuoli.
Vakioryhmien tarkasteleminen
Lync 2010 Attendant sisältää kolme vakioryhmää: Usein käytetyt, Käytettävissä ja Kaikki yhteystiedot.
-
Usein käytetyt luettelot laskevassa järjestyksessä niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet ollut hiljattain yhteydessä Lync 2010 Attendantin kautta.
-
Käytettävissä on luettelo kaikista yhteyshenkilöistä, joiden tavoitettavuustiedoissa ei ole merkintää Poissa, Tuntematon tai Offline.
-
Kaikki yhteystiedot -luettelossa näkyvät kaikki yhteystiedot, jotka on lisätty yhteystietoluetteloosi (lukuun ottamatta jakeluluettelon jäsenenä olemista).
Viimeisimpien hakujen näyttäminen
-
Valitse Viimeinen haku , jos haluat näyttää uusimmat hakuehdot ja tulokset Lync 2010 Attendantin avulla.
Miten yhteissoitto toimii?
Voit lisätä yhteyshenkilön ryhmäpuheluryhmään, joka voi vastata puheluihisi puolestasi. Voit muokata ryhmän jäseniä milloin tahansa.
Yhteyshenkilön lisääminen ryhmäpuheluryhmään
-
Valitse työkalurivillä Näytä tai muuta soitonsiirtoasetuksia.
-
Valitse Call-Forwarding Asetukset Toimi seuraavasti, kun saan puheluita -kohdassa Soita minulle ja ryhmäpuheluryhmälleni.
-
Valitse Lisää ryhmäpuheluryhmän jäseniä vastaamaan puheluun puolestasi -kohdassa Lisää.
-
Kirjoita sen yhteyshenkilön nimi, joka voi vastata puheluihisi, ja valitse sitten OK.
Tärkeää: Jokaisen työryhmän jäseneksi valitsemasi yhteyshenkilön on oltava käytössä Yrityksen puheluratkaisu.
Kehäviiveen määrittäminen
Kun otat yhteispuhelun käyttöön, on tärkeää määrittää soittoviive. Kun otat soittoviiveen käyttöön, saapuvat puhelut soittavat sinulle ensin ja sitten tiimipuheluryhmällesi viiveen jälkeen.
-
Jos haluat määrittää ringin viiveen, valitse Ring Delay (Ring Delay).
-
Valitse Ota ringin viive käyttöön -valintaruutu ja määritä sitten ringin viiveaika.
-
Kun olet valmis, valitse OK.
-
Valitse alareunassa uudelleen OK , jos haluat tallentaa ja käyttää näitä asetuksia.
Huomautus: Ennen kuin tallennat nämä asetukset, valitse valintaruutu, jos haluat käyttää tätä asetusta Outlook määritettynä työaikana.
Vastausryhmän edustajan puheluihin vastaaminen
Vastausryhmän edustajana sinut on valittu vastaamaan ryhmän tai useiden ryhmien puheluihin. Lync 2010 Attendantin avulla voit vastata ja hallita ryhmään tulevia puheluita.
-
Kun palvelimen järjestelmänvalvoja tekee sinusta vastausryhmän tukihenkilön, Näet Lync 2010 Attendantissa ilmoituksen, jossa kerrotaan, mihin ryhmään sinut on lisätty.
Puheluun vastaaminen
Kun olet kirjautunut ryhmään, voit vastata puheluun.
-
Saapuvan puhelun ilmoitus näyttää, mikä ryhmä reitittää puhelun sinulle Via-kentässä.
-
Voit vastata puheluun napsauttamalla ilmoitusta.
Puheluiden siirtäminen
Kun saat puhelun, joka on siirrettävä toiselle osastolle puhelun pitoon asettamisen sijaan, voit asettaa puhelun jonoon. Tämän jälkeen jonossa on noutamisnumero, jonka avulla voit noutaa puhelun. Varmista, että tukihenkilöstö on määrittänyt puistopuhelutoiminnon.
Puhelun pysäköiminen
-
Vastaa saapuvan puhelun ilmoitukseen.
-
Jos haluat pysäköidä puhelun, napsauta Pitoon-painikkeen alla olevaa avattavaa valikkoa ja valitse sitten Pysäköi puhelu.
-
Kun puhelu on onnistuneesti pysäköity, saat ilmoituksen, jossa on hakunumero.
-
Ilmoita noutonumero henkilölle tai osastolle, jolle puhelu siirretään.
Pysäköidyn puhelun noutaminen
-
Jos ilmoitus on näkyvissä, valitse Nouda.
-
Voit myös kirjoittaa hakukenttään pysäköidyn puhelun hakunumeron. Tämän jälkeen sinut yhdistetään pysäköityyn soittajaan.
