Organisaatioita ja tiimejä on monenlaisia ja -muotoisia, ja tiimien jäsenet voivat olla paikallisia tai eri puolilla maailmaa. Niihin voi kuulua toimittajia ja urakoitsijoita sekä kokopäiväisiä työntekijöitä. Aloitteet ja työ voivat ulottua yritysten, organisaatioiden ja pienten projektiryhmien välillä.
Microsoft 365 – mukaan lukien Teams, SharePoint ja OneDrive – on suunniteltu universaaliksi työkalupakiksi, jonka avulla työryhmäsi jäsenet voivat työskennellä integroiduilla ja joustavilla tavoilla työskennellä projektiensa ja tehtäviensä parissa.
Tässä oppaassa keskitytään Teamsin, SharePointin ja OneDriven tehokkaisiin ominaisuuksiin, kuten asiakirjojen tallentamiseen, yhteistyöhön, jakamiseen ja keskusteluihin. Sinun ei tarvitse käyttää vain yhtä työkalua saadaksesi työn tehtyä, vaan kaikki yhdessä takaavat optimaalisen tuottavuuden.
Seuraavassa on esimerkki siitä, miten voit käyttää näitä palveluja yhdessä: Kun luot tiimin, Office 365 -ryhmä ja SharePoint-ryhmäsivusto luodaan automaattisesti. Voit ladata tiedostot SharePoint-ryhmäsivustoon. Kun asiakirjan luonnos on valmis tarkistettavaksi, tiedosto on helppo lisätä Teams-tiimiin ja keskustelupohjaisen järjestelmän avulla kertoa kaikille, että tiedosto on valmis tarkistettavaksi. Tiimin jäsenet voivat avata tiedoston suoraan Teamsissa ja aloittaa muutosten tekemisen tai kommentoinnin. Jos tiimin jäsen tallentaa tiedoston OneDriveen, se voidaan lisätä myös Teams-kanavalle Teamsin Files-välilehden avulla. Mikä parasta, voit siirtyä mobiiliin Teamsin avulla, jolloin projektin jäsenet voivat työskennellä missä tahansa.
Yhteenveto
Tässä taulukossa on yleisyhteenveto siitä, miten voit käyttää Teamsia, SharePointia ja OneDrivea eri tilanteissa. Saat lisätietoja vierittämällä sivua alaspäin.
| Ensisijaiset käyttäjät | Erinomainen... | Jakaminen ja käyttöoikeuksien hallinta | Keskustelut ja viestintä | |
|---|---|---|---|---|
Teams |
Tiimi | Projektisuuntautuneet tiimitvoivat keskustella, työstää tiedostoja, soittaa puheluita ja pitää kokouksensiellä, missä työ tapahtuu. | Tiimit voivat olla julkisia (avoimia kaikille organisaation jäsenille) tai yksityisiä (hallittu jäsenyys). | Viesti reaaliaikaisesti ryhmän jäsenten kanssa keskustelupohjaisessa ympäristössä ja verkkokokouksissa. |
SharePoint |
Tiimi, ryhmä, organisaatio | Tiedostojen tallentaminen pilveen ja niiden jakaminen tiimille tai organisaatiolle, käyttöoikeuksien tehokkaan hallinnan käyttäminen ja monipuolisten sivustojen luominenlisättäväksi Teams-kanavallesi. | Jaa tiedostoja ryhmän, organisaation ja ulkoisten käyttäjien kanssa. Office 365 -ryhmien avulla voit hallita ryhmäsivustojen käyttöoikeuksia tai määrittää vahvemmat käyttöoikeudet sivustoille ja tiedostoille. | Viestintä SharePoint Newsin avulla. Uutiset voidaan lisätä myös Teams-kanavallesi. Voit myös lisätä kommentteja ja tykkäyksiä SharePoint-sivuille. |
OneDrive |
Yksilö ja tiimi | Henkilökohtaisenja työpaikan tai oppilaitoksen tiedostojen tallentaminen ja synkronointi pilvipalvelussa ja niiden käyttäminen mistä tahansa ja millä tahansa laitteella. Sopii erinomaisesti keskeneräisiin töihin ja jakamiseen tiettyjen henkilöiden kanssa. | Tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne. Voit jakaa tiedostoja yksitellen ja käsitellä Office-tiedostoja samanaikaisesti muiden kanssa. | Kommentoi asiakirjoja ja käytä -merkkiä @jonkun nimen yhteydessä. Mainitsemasi henkilö saa sähköpostin, jossa on linkki kommenttiisi. |
Teamsin, SharePointin ja OneDriven käyttäminen
Voit tallentaa ja jakaa tiedostoja SharePointin, OneDriven ja Microsoft Teamsin avulla. SharePoint tukee kaikkia näitä työkaluja, mutta niitä voidaan käyttää omilla tavoillaan yhteistyön nopeuttamiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi eri tilanteissa.
Huomautus
- Kun luot uuden tiimin tai yksityisen kanavan Microsoft Teamsissa, SharePoint-ryhmäsivusto luodaan automaattisesti. Jos haluat muokata tämän ryhmäsivuston kuvausta tai luokitusta, siirry vastaavan kanavan asetuksiin Microsoft Teamsissa.
- Lisätietoja Microsoft Teamsiin yhdistettyjen tiimisivustojen hallinnasta.
Microsoft Teams
Reaaliaikainen yhteistyö säästää aikaa, kun käytät projektille tärkeitä tiedostoja helposti. Microsoft Teamsissa jaetut Files ovat käytettävissä keskustelu- ja kokoussieltä, ja tiimisi voi omistaa ne yhdessä. Microsoft Teamsissa jaetut tiedostot tallennetaan SharePointiin, joten saat molempien parhaat puolet.
Voit viestiä ketjutetun ja jatkuvan keskustelun kautta, jolloin kaikki pysyvät ajan tasalla. Microsoft Teamsissa voit myös keskustella yksityisesti kenen tahansa yhteyshenkilön kanssa, vaikka hän olisi offline-tilassa – tämä on erityisen kätevää, kun yhteyshenkilö on eri aikavyöhykkeellä. Pysyvän keskusteluhistorian ansiosta voit aloittaa ja jatkaa keskusteluja milloin tahansa. Yksityisen keskustelun avulla voit muokata asiakirjaa yhdessä reaaliaikaisesti ja jatkaa yhteistyötä puhelun jälkeen. Voit myös kiinnittää tärkeitä keskusteluita tietojen hakemisen helpottamiseksi.
Tiimit voivat olla julkisia tai yksityisiä. Julkiset tiimit ovat kaikkien organisaation jäsenten käytettävissä. Yksityisten tiimien jäsenyyksiä hallitaan.
SharePoint
Jokaisella Teams-kanavalla on SharePoint-ryhmäsivusto ja jokaisella SharePoint-ryhmäsivustolla on Teams-kanava. SharePoint on kätevä tapa tallentaa tiedostoja pilvipalveluun, jolloin ne ovat monenlaisten käyttäjien käytettävissä. Lisäksi voit hyödyntää vankkaa tiedostojen käyttöoikeuksien hallintaa, asiakirjaprosessin kulkua, säilytyskäytäntöjä ja paljon muuta. Voit käyttää SharePointia seuraavilla tavoilla:
- Tee yhteistyötä tiedostojen parissa Teamsissa, luo sivuja, käytä jaettua muistikirjaa ja yhdistä keskustelut, kalenterit ja tehtävät integroidun Office 365 -ryhmän avulla.
- jakaa omistus- ja käyttöoikeuksia useammalle henkilölle. Jos tiedosto on tärkeä projektin onnistumisen kannalta, on hyvä, että myös muut henkilöt voivat hallita sivustoa.
- Käyttöoikeuksien myöntäminen sivuston perusteella yksittäisen asiakirjan sijaan. Jos käyttäjillä on ryhmäsivuston käyttöoikeudet, niin he voivat myös käyttää siellä olevia asiakirjoja.
- Luo houkuttelevia ja tehokkaita sivuston sivuja, joilla voit järjestää tietoja, julkaista uutisia, antaa yhteystietoja sekä siirtyä asiakirjoihin, mediaan ja muuntyyppisiin tietoihin.
Lisätietoja SharePointista.
OneDrive
Henkilökohtaiset tiedostot tai asiakirjat, joita vain sinä käsittelet, voidaan tallentaa turvallisesti OneDriveen. Se on eräänlainen henkilökohtainen säilö – pilviversio Omat tiedostot -sovelluksesta. Files ovat aina synkronoituina ja käytettävissä myös offline-tilassa. OneDriven avulla tiedostot ovat aina mukana ja valmiina jaettavaksi. Pitkäikäisyyden kannalta OneDrive sopii erinomaisesti keskeneräisille töille. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä siitä, miten voit hyödyntää OneDrivea:
- Haluat jakaa yksittäisiä tiedostoja vain muutaman henkilön kanssa tai jättää niitä jakamatta ollenkaan.
OneDriveen tallentamasi tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne. Voit jakaa tiedostoja yksitellen ja työstää Office-tiedostoja muiden kanssa samaan aikaan. Siksi työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive on erinomainen vaihtoehto asiakirjaluonnoksille, joita kenenkään muun ei tarvitse nähdä. Jos esimerkiksi kirjoitat blogikirjoitusta, joka ei liity projektiin, ja haluaisit joidenkin työtovereiden tarkistavan sen ennen sen julkaisemista. Tässä tilanteessa olettaisit työtovereiden käyttävän tiedostoa yhden kerran, eivätkä he tarvitse tietoja sen tallennuspaikasta tai asiayhteydestä. Käyttäjät tarvitsevat vain linkin ja muokkausoikeuden tiedostoon. Lisäksi voit kommentoida asiakirjoja ja käyttää @-merkkiä jonkun käyttäjän nimen yhteydessä, jolloin kyseinen henkilö saa sähköpostin, jossa on linkki kommenttiisi. - Julkaise tiedosto OneDrivesta Teams-kanavalle tarkistettavaksi.
- Et pysty tunnistamaan aiemmin luotua ryhmäsivustoa, johon asiakirjasi kuuluu eikä asiakirjaa varten tarvitse mielestäsi luoda uutta ryhmäsivustoa.
Lisätietoja on artikkelissa Pitäisikö asiakirjat tallentaa OneDriveen ryhmäsivustoa varten?