Organisaatiot ja tiimit ovat eri muotoisia ja kokoisia, ja työryhmän jäsenet voivat olla paikallisia tai levittäytyneet ympäri maailmaa. Niihin voi kuulua toimittajia ja urakoitsijoita sekä kokoaikaisia työntekijöitä. Aloitteet ja työ voivat kattaa yritykset, organisaatiot ja pienet projektiryhmät.
Microsoft 365 – mukaan lukien Teams, SharePoint ja OneDrive– on suunniteltu universaaliksi työkalupakiksi, jonka avulla työryhmäsi jäsenet voivat työskennellä projektiensa ja tehtäviensä parissa integroidusti ja joustavasti.
Tässä oppaassa keskitytään Teamsin, SharePointin ja OneDriven tehokkaisiin ominaisuuksiin, kuten tiedostojen tallentamiseen, yhteistyöhön, jakamiseen ja keskusteluihin. Sinun ei tarvitse käyttää vain yhtä työkalua, jotta saat työsi tehtyä – jokainen toimii yhdessä parhaan tuottavuuden takaamiseksi.
Seuraavassa on esimerkki siitä, miten voit käyttää näitä palveluja yhdessä: Kun luot tiimin, Office 365-ryhmä ja SharePoint-ryhmäsivusto luodaan automaattisesti puolestasi. Voit ladata tiedostot SharePoint-ryhmäsivustoon. Kun asiakirjan luonnos on valmis tarkistettavaksi, tiedosto on helppo lisätä Teams-tiimiin ja keskustelupohjaisen järjestelmän avulla voit kertoa kaikille, että se on valmis tarkistettavaksi. Työryhmän jäsenet voivat avata tiedoston suoraan Teamsissa ja aloittaa muutosten tekemisen tai kommentoinnin. Jos työryhmän jäsen tallentaa tiedoston OneDriveen, se voidaan lisätä Myös Teams-kanavalle Teamsin Tiedostot-välilehden avulla. Mikä parasta, voit siirtyä mobiililaitteeseen Teamsin avulla, jotta projektin jäsenet voivat työskennellä missä tahansa.
Yhteenveto
Tässä taulukossa on korkean tason yhteenveto siitä, miten voit käyttää Teamsia, SharePointia ja OneDrivea eri tilanteissa. Saat lisätietoja vierittämällä sivua alaspäin.
|
Ensisijaiset käyttäjät |
Erinomainen... |
Jakamisen ja käytön hallinta |
Keskustelut ja viestintä |
|
|
|
Tiimi |
Projektiin suuntautuneet tiimitvoivat keskustella, työskennellä yhdessä tiedostojen parissa, soittaa ja tavatajuuri siellä, missä työt tapahtuvat. |
Teams voi olla julkinen (avoin kenelle tahansa organisaatiossasi) tai yksityinen(hallittu jäsenyys). |
Viesti reaaliaikaisesti työryhmän jäsenten kanssa keskustelupohjaisessa ympäristössä ja verkkokokouksissa. |
|
|
Tiimi, ryhmä, organisaatio |
Tiedostojen tallentaminen pilvipalveluun ja niiden jakaminen työryhmän tai organisaation kanssa, tehokkaalla käyttöoikeuksien hallinnalla ja monipuolisien sivustojen luominenLisättäväksi Teams-kanavalle. |
Jaa tiedostoja työryhmän, organisaation ja ulkoisten käyttäjien kanssa. Office 365 Ryhmät avulla voit hallita ryhmäsivustojen käyttöä tai määrittää sivustoille ja asiakirjoille vankempia käyttöoikeuksia. |
Viestintä SharePoint Newsin avulla. Uutisia voidaan lisätä myös Teams-kanavallesi. Voit myös lisätä kommentteja ja tykkäyksiä SharePoint-sivuille. |
|
|
Yksittäinen ja tiimi |
Henkilökohtaisen jatyöpaikan tai oppilaitoksen tiedostojen tallentaminen ja synkronointi pilvipalveluun ja niiden käyttäminen missä tahansa laitteessa. Sopii erinomaisesti käynnissä olevan työntekoon ja jakamiseen tiettyjen henkilöiden kanssa. |
Tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne. Jaa tiedostoja yksitellen ja käsittele Office-tiedostoja samanaikaisesti muiden kanssa. |
Kommentoi asiakirjoja ja käytä @-merkkiä jonkun nimellä. Mainitsemasi henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi. |
Teamsin, SharePointin ja OneDriven käyttäminen
Voit tallentaa ja jakaa tiedostoja SharePointin, OneDriven ja Microsoft Teamsin avulla. SharePoint tukee kaikkia näitä työkaluja, mutta niitä voidaan käyttää omilla tavoillaan yhteistyön ja tehokkuuden nopeuttamiseksi eri tilanteissa.
Huomautukset:
-
Kun luot uuden tiimin tai yksityisen kanavan Microsoft Teamsissa, sharepoint-ryhmäsivusto luodaan automaattisesti. Jos haluat muokata tämän ryhmäsivuston sivuston kuvausta tai luokitusta, siirry vastaavan kanavan asetuksiin Microsoft Teamsissa.
-
Lisätietoja Microsoft Teamsin yhdistettyjen tiimisivustojen hallinnasta.
microsoft Teamsin
Kun teet yhteistyötä reaaliaikaisesti, on kätevää käyttää helposti projektin kannalta tärkeitä tiedostoja. Microsoft Teamsissa jaetut tiedostot ovat käytettävissä juuri siellä, missä käyt keskusteluja ja kokouksia, ja tiimisi voi omistaa ne yhdessä. Microsoft Teamsissa jaetut asiakirjat tallennetaan SharePointiin, joten saat parhaan hyödyn molemmista maalauksista.
Voit viestiä ketjutetun ja pysyvän keskustelun kautta ja pitää kaikki ajan tasalla. Microsoft Teamsissa voit myös keskustella yksityisesti minkä tahansa yhteyshenkilön kanssa myös offline-tilassa– tämä on erityisen kätevää, kun yhteyshenkilösi on eri aikavyöhykkeellä. Pysyvän keskusteluhistorian avulla voit aloittaa ja jatkaa vaihtoja milloin tahansa. Yksityisen keskustelun avulla voit yhteismuokata asiakirjaa reaaliaikaisesti ja jatkaa yhteistyötä puhelun jälkeen. Voit myös kiinnittää tärkeitä keskusteluja, jotta ne on helppo noutaa.
Tiimit voivat olla julkisia tai yksityisiä. Julkiset tiimit ovat avoimia kaikille organisaatiosi jäsenille. Yksityisten tiimien jäsenyyksiä hallitaan.
Lisätietoja Microsoft Teamsista.
SharePointin
Jokaisella Teams-kanavalla on SharePoint-ryhmäsivusto, ja jokaisella SharePoint-ryhmäsivustolla on Teams-kanava. SharePoint on erinomainen tapa tallentaa tiedostoja pilvipalveluun ja tehdä niistä helppokäyttöisiä suurelle yleisölle. Lisäksi voit hyödyntää tehokkaita tiedostojen käyttöoikeuksien hallintaa, tiedostoprosessin työnkulkuja, säilytyskäytäntöjä ja paljon muuta. Voit käyttää SharePointia seuraavilla tavoilla:
-
Tee yhteistyötä Teamsin tiedostojen parissa, luo sivuja, käytä jaettua muistikirjaa ja käytä integroitua Office 365-ryhmää keskustelujen, kalentereiden ja tehtävien yhdistämiseen.
-
Jaa omistajuus ja käyttöoikeudet laajemmalle käyttäjäryhmälle. Jos asiakirja on tärkeä projektin onnistumisen kannalta, on hyvä, jos myös muut henkilöt voivat hallita sivustoa.
-
Myönnä käyttöoikeudet sivustokohtaisesti yksittäisten asiakirjojen sijaan. Jos käyttäjillä on ryhmäsivuston käyttöoikeudet, niin he voivat myös käyttää siellä olevia asiakirjoja.
-
Luo houkuttelevia ja tehokkaita sivustosivuja tietojen järjestämiseen, uutisten julkaisemiseen, yhteystietojen antamiseen ja tiedostojen, median ja muuntyyppisten tietojen siirtymiseen.
Lisätietoja SharePointista.
Henkilökohtaiset tiedostot tai tiedostot, joita vain sinä käsittelet, voidaan tallentaa turvallisesti OneDriveen. Ajattele sitä henkilökohtaisena säilönä – omat tiedostot -pilviversiona. Tiedostot ovat aina synkronoituina ja käytettävissä myös offline-tilassa. OneDriven avulla tiedostosi ovat aina kanssasi ja valmiita jaettavaksi. Pitkäikäisyyden kannalta OneDrive sopii erinomaisesti käynnissä olevalle työlle. Seuraavassa on esimerkkejä siitä, miten voit hyödyntää OneDrivea:
-
Haluat jakaa yksittäisiä tiedostoja vain muutaman henkilön kanssa tai olla jakamatta niitä lainkaan.
OneDriveen asettamasi tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne. Voit jakaa tiedostoja yksitellen ja käsitellä Office-tiedostoja muiden kanssa samanaikaisesti. Tämä tekee OneDrive työ- tai koulukäyttöön erinomaisen vaihtoehdon asiakirjaluonnoksille, joita kenenkään muun ei tarvitse nähdä. Jos esimerkiksi kirjoitat blogikirjoitusta, joka ei liity projektiin, ja haluaisit joidenkin työtovereiden tarkastavan sen ennen sen julkaisemista. Tässä tilanteessa olettaisit työtovereiden käyttävän tiedostoa yhden kerran, eivätkä he tarvitse tietoja sen tallennuspaikasta tai asiayhteydestä. Käyttäjät tarvitsevat vain linkin ja muokkausoikeuden tiedostoon. Lisäksi voit kommentoida asiakirjoja ja käyttää @-merkkiä jonkun nimen kanssa, ja mainitsemasi henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi.
-
Julkaise tiedosto OneDrive Teams-kanavalle tarkistettavaksi.
-
et pysty tunnistamaan aiemmin luotua ryhmäsivustoa, johon asiakirja kuuluu eikä asiakirjaa varten tarvitse mielestäsi luoda uutta ryhmäsivustoa.
Lisätietoja on artikkelissa Pitäisikö tiedostot tallentaa Ryhmäsivuston OneDriveen?
