Tiedostotunnisteet voivat auttaa tiedostojen tai tietueiden hallinnassa. Ota tiedostotunnistepalvelu käyttöön sivustossa, jos haluat lisätä tiedostotunnisteen sivuston jokaiseen tiedostoon.
Tämän artikkelin sisältö
Yleistä
Tiedostotunnisteet auttavat tiedostojen hallinnassa, sillä niiden avulla on helppo seurata kohteita niiden sijainnista riippumatta. Jos esimerkiksi laillinen sopimus siirretään yhden sivuston tiedostokirjastosta toisen sivuston tiedostokirjastoon, sopimus on helppo löytää sen dokumentin tunnuksen perusteella. Dokumentin tunnukset määritetään automaattisesti ladatuille asiakirjoille, ja tämä tunnus seuraa kohdetta koko sen elinkaaren ajan. Tiedostotunniste voidaan antaa myös tiedostojoukolle.
Kun tiedostotunnistepalvelu on otettu käyttöön, sivustokokoelman uusille asiakirjoille määritetään automaattisesti uudet tunnukset. Ajastintehtävä ajoitetaan määritettäväksi tunnuksia sivustokokoelmassa jo olevassa tiedostossa.
Kun palvelu on käytössä, Asiakirja- ja Asiakirjajoukko-sisältötyyppeihin lisätään automaattisesti uusi sarake. Dokumentin tunnus -sarakkeessa näkyy nimikkeelle määritetty tunnus.
Ennen kuin voit käyttää dokumentin tunnustoimintoa sisällönhallintajärjestelmässä, sinun on ensin otettava se käyttöön jokaisessa sivustokokoelmassa, jossa tiedostot sijaitsevat.
Tiedostojen siirtäminen tunnuksella
Tiedostotunniste SharePoint tiedostotunniste siirtyy yleensä tiedoston mukana. Jos kohdesivustossa ei ole käytössä dokumentin tunnuspalvelua, tiedostolla ei kuitenkaan ole enää dokumentin tunnusta.
Jos SharePoint Server ainoa tapa säilyttää tiedostotunniste sivustoissa, on käyttää Sivuston sisältö ja rakenne -hallintasivua sivuston Asetukset siirtäessäsi tiedostoja.
Tiedostojen kopioiminen tunnuksella
Kun tiedostosta luodaan kopio, kopiolle luodaan uusi tiedostotunniste. Esimerkiksi tiedostosta, joka on ladattu yhdestä sivustosta ja ladattu toiseen sivustoon, on kopio. Jos kohdesivustossa ei ole käytössä dokumentin tunnuspalvelua, kopiolla ei kuitenkaan ole dokumentin tunnusta.
Tiedostotunnisteiden aktivoiminen, ottaminen käyttöön ja määrittäminen
Jos haluat käyttää dokumentteja ennen asiakirjojen tai tietueiden seuraamista, sinun on tehtävä kaksivaiheinen prosessi:
Tiedostotunniste-sivustokokoelmatoiminnon aktivoiminen
Huomautus: Jotta voit ottaa dokumentin tunnustoiminnon käyttöön, sinun on oltava sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.
-
Siirry ylimmän tason sivustokokoelmaan.
-
Valitse Sivuston toiminnot ja valitse sitten Sivuston Asetukset.
-
Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdasta Sivustokokoelman ominaisuudet.
-
Valitse Tiedostotunnistepalvelu-kohdassa Aktivoi. Aktiivinen-kuvake tulee näkyviin, ja ominaisuus aktivoituu nykyisessä sivustokokoelmassa.
Tiedostotunnuksien ottaminen käyttöön ja määrittäminen sivustokokoelmassa
Kun otat dokumentin tunnustoiminnon käyttöön missä tahansa sivustokokoelmassa, kaikille sivustokokoelman tiedostoille määritetään automaattisesti dokumentin tunnus. Muista, että sivustokokoelmassa olevien tiedostojen määrän mukaan tämä prosessi voi kestää jonkin aikaa.
Huomautus: Sinun on oltava sivustokokoelman järjestelmänvalvoja, jotta voit ottaa dokumentin tunnustoiminnon käyttöön ja määrittää sen.
-
Siirry ylimmän tason sivustokokoelmaan.
-
Valitse Sivuston toiminnot ja valitse sitten Sivuston Asetukset.
-
Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdasta Tiedostotunnisteasetukset.
-
Varmista, että Tiedostotunnisteasetukset-sivun Määritä tiedostotunnukset -osassa on valintamerkki Määritä tiedostotunnisteet-valintaruudussa.
Huomautus: Kun otat tiedostotunnusten määrityksen käyttöön sivustokokoelmassa ensimmäistä kertaa, näyttöön tulee sanoma: Tiedostotunnistetoiminnon määrittäminen on ajoitettu suoritettavaksi automaattisella prosessilla. Tämä tarkoittaa sitä, että ajastintehtävä on vastuussa tiedostotunnisteiden tehtävän suorittamisesta kaikkiin sivustokokoelman tiedostoihin. Tähän kuluva aika riippuu sivustokokoelmassa olevien tiedostojen määrästä.
-
Jos haluat määrittää oman merkki- tai numerojonon, joka lisätään automaattisesti kunkin tiedostotunnisteen alkuun, kirjoita tämä jono kohtaan Aloita tunnisteet seuraavilla merkeillä.
-
Valitse Aseta kaikki sivustokokoelman tiedostotunnisteet alkamaan näillä merkeillä -valintaruutu, jos haluat, että etuliite lisätään automaattisesti kaikkiin sivustokokoelmassa aiemmin olleisiin tiedostotunnisteisiin.
-
Valitse Dokumentin tunnuksen hakualue -osissa sivusto(t), jotka haluat käyttää tunnuksen haun laajuudena.
-
Valitse OK.
Huomautus: Kuten edellä mainittiin, kun tiedostotunnistepalvelu on käytössä missä tahansa sivustokokoelmassa, Asiakirja- ja Tiedostojoukko-sisältötyypit lisätään sivustokokoelmatasoksi. Tiedostotunniste-saraketta käytetään nimikkeelle määritetyn tunnuksen näyttämiseen.
