Parhaan kokousajan etsiminen kaikille Outlookin aikataulukyselyn avulla

Sen sijaan, että käsittelisit loputtomia sähköpostiviestejä, keskusteluja ja kalenteriristiriitoja, käytä aikataulukyselyä säästääksesi aikaa ja vähentääksesi edestakaisin, kun yrität löytää kaikille sopivaa aikaa.

Jos haluat lisätietoja Outlookin ajoituskyselystä, valitse käyttämäsi Outlook-versio:

Outlook for Windows (uusin versio) ja Outlookin verkkoversio 

Perinteinen Outlook for Windows ja Outlook for Mac

Outlook for Windowsin (uusin versio) ja Outlookin verkkoversio

Ennen kuin aloitat, seuraavassa on muutamia huomioitavia asioita äänestysten ajoittamisesta:

• People organisaation ulkopuoliset voivat äänestää käyttämällä suojattua verkkosivustolinkkiä, joka luodaan, kun määrität aikataulukyselyn.
• Jaettuja sähköpostitilejä tai ryhmäkalentereita ei tueta kyselyjen ajoittamisessa.
• Tällä hetkellä kalenteriedustajat eivät voi luoda uusia aikataulukyselyitä tai äänestää pääkalenterin omistajan puolesta.
• Kun uusi aikataulukysely luodaan, kaikkien kalentereihin sijoitetaan tilapäisiä pitoja ajan varaamista varten. Pidot poistetaan, kun järjestäjä valitsee tapahtuman viimeisen ajan.

Aikataulukyselyn luominen

Aikataulukyselyn luominen:

1. Valitse Uusi tapahtuma tai napsauta kalenterin ajankohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Uusi tapahtuma.

2. Lisää osallistujia.

3. Valitse päivämäärä- ja kellonaika-alue ja valitse sitten ensimmäinen päivä, jonka haluat ottaa huomioon tapahtumaasi varten. Valitsemasi päivämäärä vaikuttaa sinulle antamiin äänestysaikasuosituksiin (suositukset ovat kyseisen päivämäärän jälkeen).

4. Valitse Aikataulukysely.

5. Tarkista ehdotetut aikavaihtoehdot (nämä ajat perustuvat parhaaseen osallistujan käytettävyyteen). Jos haluat poistaa ehdotetun aikavaihtoehdon, vie hiiren osoitin aika-asetuksen päälle ja valitse Poista. Jos haluat lisätä aika-asetuksia, valitse Lisää uusi vaihtoehto.

   Huomautus

   Tällä hetkellä voit sisällyttää kyselyyn jopa 15-kertaisia vaihtoehtoja, mutta suositeltavat vaihtoehdot ovat 3–5, joten osallistujat eivät huku äänestykseen.

6. Valinnainen: Valitse kyselyn päättymispäivä ja -aika.

7. Lisää muut kokoustiedot, jos et ole vielä (otsikko, huone, esityslista, liitteet) ja valitse Lähetä. Aikataulukysely lähetetään osallistujille ja luodaan turvallinen kyselysivu.

Pidot on varattu kaikkien kalenteriin kullekin ajoituskyselyn aikavaihtoehdolle

Jos haluat varmistaa, että muita kokouksia ei ajoiteta kokouksen aikavaihtoehtojen mukaan, pidot luodaan kaikkien aikatauluihin heti, kun kysely lähetetään.

Järjestäjien kaikkien aikojen pidot näkyvät varattuina.

Osallistujille kaikkien aikojen pidot näkyvät alustavina , kunnes he äänestävät.

• Jos osallistuja äänestää kyllä aikavaihtoehdossa, pito näkyy hänen kalenterissaan varattuna.
• Jos osallistuja äänestää ei aikavaihtoehdossa, pito näkyy hänen kalenterissaan ilmaisena.
• Jos osallistuja ei äänestä aikavaihtoehtoa, pito näkyy hänen kalenterissaan alustavana.

Suodattimien avulla näet helposti kyselyaika-asetusten ajoituksen kalenterissasi

Jos haluat löytää kalenterissa olevat kyselyaikavaihtoehdot nopeasti, valitse suodatinkyselyn>pidossa. Aikavaihtoehto näkyy korostettuna kalenterissasi.

Vaihtoehtoisesti voit asettaa hiiren osoittimen kalenterin pidon päälle, jolloin kaikki kyseisen kyselyn pidot korostetaan tilapäisesti.

Äänestysaikataulukyselyssä äänestäminen

Kun osallistujat saavat aikataulukyselyn sähköpostiviestin Saapuneet-kansioonsa, he voivat äänestää haluamistaan ajoista. On muutamia eri tapoja äänestää. 

Äänestys kyselykutsun sähköpostin ajoittamisesta

1. Avaa aikataulukyselyn sähköpostiosoite Saapuneet-kansiossa.
2. Tarkista aika-asetukset.
3. Äänestä Kyllä haluamiesi aikojen kohdalla ja Ei aikoja, josta et pidä tai jotka eivät työskentele aikataulussasi.

Äänestäminen kalenterista

Kun järjestäjä on lähettänyt aikataulukyselyn, alustavat pidot sijoitetaan osallistujien kalentereihin ja ne on merkitty otsikossa HOLD-merkinnällä . Jos haluat äänestää, napsauta kalenteriruudukon kokousta, valitse Kyllä tai Ei joka kerta ja valitse sitten Lähetä äänestys.

Toinen tapa äänestää on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kalenterin pitoon.

Äänestä tapahtumasta

Osallistujat voivat äänestää äänestysaikojen ajoittamisesta suoraan tapahtumasta. Avaa tapahtuma ja äänestä sitä kaksoisnapsauttamalla sitä kalenterissasi.

Äänestä turvallisen aikataulukyselyn äänestyssivulta

Kun aikataulukysely luodaan, luodaan myös vastaava turvallinen verkkosivu ja linkki kyseiselle sivulle sisällytetään kyselyn ajoitussähköpostiin. Kuka tahansa voi käyttää verkkosivua äänestämiseen, ja se on ainoa tapa, jolla organisaation ulkopuoliset henkilöt voivat äänestää haluamiaan aikoja.

Ajoituskyselyn muuttaminen

Järjestäjä voi tehdä muutoksia aikataulukyselyyn kalenteristaan.

1. Kaksoisnapsauta mitä tahansa kalenterissa olevaa kyselyaikaa.
2. Tee muutokset lisäämällä tai poistamalla aika-asetuksia tai osallistujia tai päivittämällä otsikko, esityslista tai tapahtumaliitteet ja valitsemalla sitten Lähetä.

Äänestystulosten tarkistaminen ja viimeisen ajan valitseminen

Kun kaikki osallistujat ovat äänestäneet, järjestäjä voi valita viimeiset tapahtuma-ajankohdat.

1. Avaa tapahtuma.
2. Valitse aika, jossa on eniten Kyllä-ääniä .
3. Valitse Lopeta kysely ja valittu vaihtoehto.

Kaikki pidot poistetaan kaikkien kalenterista, ja tapahtuma päivitetään viimeisen kerran.

Usein kysytyt kysymykset (usein kysytyt kysymykset)

Voinko luoda aikataulukyselyn, jossa on yli 15 aikavaihtoehtoa?
Ei. Nykyinen rajoitus on 15.

Voivatko organisaation ulkopuoliset osallistujat äänestää?
Kyllä. He käyttävät suojattua verkkosivustolinkkiä kyselyn sähköpostin ajoittamisessa.

Voinko muuttaa ääntäni?
Kyllä, kunnes järjestäjä valitsee viimeisen ajan ja lopettaa aikataulukyselyn tai kunnes kysely päättyy.

Voinko ehdottaa uutta aikaa?
Ei, et tällä kertaa.

Päivittyykö kalenterini automaattisesti?
Kyllä. Pidot lisätään, kun saat aikataulukyselyn, ja ne poistetaan, kun järjestäjä valitsee viimeisen ajan.

Voinko lähettää aikataulukyselyn edelleen muille?
Ei, osallistujat eivät voi siirtää äänestysten ajoitusta eteenpäin. Vain järjestäjä voi lisätä tai poistaa osallistujia. ​​​​​​​

Ajoittaminen perinteiseen Outlook for Windowsiin ja Outlook for Mac

Ajoituskyselytoimintoa käytetään kokousten ajoittamiseen kyselyjen avulla. Järjestäjä voi lähettää useita aikavaihtoehtoja ajoituskyselytoiminnon kautta ja minimoida ajoittamista koskevat edestakaiset sähköpostiviestit. 

Ajoituskyselyominaisuus on tällä hetkellä Microsoft 365 -sovellukset yrityksille- tai yrityssuunnitelmien käyttäjien käytettävissä, jotka sisältävät Exchange Online. Sitä tuetaan tällä hetkellä GCC-vuokraajille GCC High -vuokraajia lukuun ottamatta.

Kokouksen järjestäjällä on oltava Microsoft 365 -postilaatikko Exchange Online, jotta hän voi käyttää ajoituskyselyominaisuutta, kun taas kuka tahansa, jolla on kelvollinen sähköpostiosoite, voi osallistua kokoukseen, joka käyttää kyselyjen ajoituskyselyominaisuutta. Tämä toiminto ei ole käytettävissä järjestäjille, joilla on postilaatikoita paikallisessa Exchange-palvelimessa. Sitä ei myöskään tueta jaetuissa postilaatikoissa.

Tässä on aikataulukyselyn artikkelien luettelo:

Accessin ajoituskysely

Kyselyn luominen ajoituskyselyn avulla

Äänestysten ajoittaminen

Kyselyn järjestäjän koontinäytön ajoittaminen

Tietosuoja ja henkilötietojen suojaus

Automaattinen ajoitus ajoituskyselyssä 

Online-kokouksen lisääminen aikataulukyselyn avulla