Microsoft Placesin käytön aloittaminen

Microsoft Places on uusi yhdistetty työpaikkaympäristö, joka uudistaa hybridityön, lähityön ja etätyön. Sen avulla voit sovittaa työn siihen paikkaan, jossa se tehdään, modernisoida toimiston älykkäällä teknologialla ja optimoida työympäristön työntekijöiden muuttuvien tarpeiden mukaan.

Sovita työnteko siihen paikkaan, jossa se tehdään, jotta saavutetaan oikeat tulokset

Microsoft Placesin hybridiaikataulutus hyödyntää Outlookin ja Teamsin yhteisiä data-signaaleja, jotta voit tarkastella tulevaa viikkoa ja nähdä, milloin työtoverisi ja lähimmät yhteistyökumppanisi aikovat olla toimistolla. Näet, minä päivinä toimistolla on eniten väkeä. Sen avulla voit muokata aikatauluasi ja hyödyntää arvokkaita tapaamisia kasvotusten. Älykäs varaaminen auttaa sinua löytämään vapaita tiloja, joissa on oikea teknologia kokouksen tarkoitukseen ja läsnä- tai etäosallistujien määrään.

Modernisoi toimisto älykkäällä teknologialla

Opastustoiminnon avulla et enää tuhlaa aikaa oikean kokoushuoneen etsimiseen tai vanhentuneiden rakennuskylttien seuraamiseen. Sen sijaan voit avata mobiililaitteessa kartan, joka ohjaa sinut oikeaan paikkaan. Pöytävarauksen avulla voit nähdä, missä lähimmät työtoverisi istuvat, ja valita työpöytäsi sen mukaan. Kun pääset oikeaan huoneeseen, Microsoft Teams -kokoustila antaa kaikille mahdollisuuden osallistua sijainnista riippumatta sen harkittujen ja osallistavien ominaisuuksien ansiosta. Kun tavoitteena on rakentaa ja vahvistaa yhteyksiä, Microsoft Places auttaa myös spontaanien tapaamisten järjestämisessä. Työtoverit voivat helposti sopia hetken mielijohteesta tapaamisia ja jakaa niitä muiden toimistossa olevien kanssa.

Optimoi tilaa ja kustannuksia muuttuvien tarpeiden mukaan

Fyysisen tilan tehokas hallinta edellyttää, että johtajilla ja kiinteistöportfolion hallinnoijilla on tilatietoja, kuten varaustietoja ja käyttöastetrendejä, jotta he voivat löytää optimointimahdollisuuksia. Nämä tiedot helpottavat tilojen joustavaa muokkaamista. Esimerkiksi ylimääräisistä ryhmätyötiloista voidaan tehdä yhteistyötiloja, jotta muuttuvat yhteistyötarpeet voidaan täyttää. Kun päätöksentekijöillä on tarkat tiedot käyttöasteen kehityksestä, he voivat optimoida tiloja vielä enemmän. He voivat vähentää käytössä olevien kerrosten määrää hiljaisempina päivinä, mikä säästää energiaa ja parantaa työympäristöä. Kun organisaatiot kokoavat trendejä koko portfoliosta, ne voivat luoda joustavia ja kestäviä työympäristöjä, jotka mukautuvat uusiin työskentelytapoihin.

Haluatko kokeilla? Järjestelmänvalvojat voivat rekisteröityä Places-esikatseluohjelmaan

Aloita siirtymällä Places-aloitussivulle ja lue lisää Microsoft Placesista ja siitä, mitä se voi tehdä organisaatiollesi. Kun olet valmis liittymään mukaan, pyydä IT-järjestelmänvalvojaa tutustumaan Places-esikatselun käyttöönotto-oppaaseen.

Opi käyttämään Places-esikatselun ominaisuuksia

Kun IT-järjestelmänvalvoja on suorittanut Places-esikatselun käyttöönottoprosessin, voit aloittaa Places-ominaisuuksien käytön.

Aloita Places-verkkosovelluksella Outlookissa ja Teamsissa

Jotta voit käyttää Places-sovellusta Outlookissa ja Teamsissa, järjestelmänvalvojan on rekisteröidyttävä esikatseluun (yllä olevien ohjeiden mukaisesti). Kun pääset käyttämään sovellustamme, noudata seuraavia ohjeita: Sovellusten hallinta Microsoft Teams -hallintakeskuksessa.

Kun järjestelmänvalvoja on ottanut verkkosovelluksen käyttöön, voit käyttää Placesia verkossa osoitteessa outlook.office.com/places.

Työsuunnitelmat

Lisätietoja työsuunnitelman määrittämisestä ja muuttamisesta, muiden työsijainnin tarkastelemisesta ja jakamisasetusten hallinnasta on tässä tukiartikkelissa: Lisätietoja Outlookin työtunneista.

Aikataulutus

Järjestäjät voivat pyytää kutsuttuja osallistumaan kokoukseen paikan päällä, ja osallistujat voivat vastata ja vahvistaa, voivatko he osallistua paikan päällä vai voivatko he osallistua vain virtuaalisesti. Lisätietoja lähitapahtumien ajoittamisesta on tässä tukiartikkelissa: Lähitapahtumien ajoittaminen.

Määritä ja näytä rakennuksen sijainti

Kerro muille, työskenteletkö toimistossa vai etänä, määrittämällä päivän työsijainnin. Nyt he tietävät, minä päivinä olet toimistossa tai työskentelet kotoa käsin, mikä helpottaa tapaamisten sovittamista kasvotusten. Aina kun jokin muuttuu, päivitä suunnitelmasi Outlookissa tai Teamsissa niin, että sijaintisi näkyy molemmissa. Voit lisätä rakennuksen sijaintitiedot, kun määrität toimistopäiviä.

Näytä muiden työsijainti

Onnistuneen yhteistyön kannalta on usein tärkeää tietää, missä muut työskentelevät. Voit tarkastella muiden sijainteja Teamsissa, kun katsot heidän profiilitietojaan.

• Näytä sijainti profiilikortin tiedoista.

  Huomautus

  Jos et voi tarkastella sijaintiin liittyviä tietoja profiilikortissa, syynä voivat olla kyseisen henkilön määrittämät tietosuoja-asetukset.

• Näytä henkilöluettelo ryhmäkeskustelusta.

  • Valitse olemassa oleva ryhmäkeskustelu, jossa on henkilöitä, joiden sijainnista haluat tietää lisää.
  • Valitse Näytä ja lisää osallistujia profiilikuvasi alapuolelta Teamsin oikeassa yläkulmassa.
  • Vie hiiri luettelossa olevien henkilöiden päälle. Päivän työsijaintinsa ilmoittaneiden henkilöiden nimien alla näkyy nämä tiedot.

  Huomautus

  Ryhmäkeskusteluun voi kuulua enintään 250 henkilöä. Luettelo on oletusarvoisesti aakkosjärjestyksessä, etkä ehkä voi tarkastella eri organisaatioiden henkilöiden sijaintitietoja.

• Tarkastele lähellä olevia henkilöitä kahdenkeskisen keskustelun ikkunasta

Kun keskustelet kahdenkeskisessä keskusteluikkunassa, Teams näyttää Lähellä-merkinnän keskusteluikkunan yläreunassa, jos toinen henkilö on lähelläsi. Tämä tieto näkyy vain silloin, kun sekä lähettäjä että vastaanottaja ovat samaan aikaan samassa toimistorakennuksessa.

Aloita Placesin käyttö mobiililaitteessa

Jotta voit käyttää Places-sovellusta iOS:ssä, järjestelmänvalvojan on rekisteröidyttävä esikatseluun (yllä olevien ohjeiden mukaisesti). Lataa Applen TestFlight-sovellus App Storesta: TestFlight App Storessa. Kun järjestelmänvalvoja on suorittanut käyttöönoton vaiheet, hän antaa sinulle Applen URL-osoitteen, josta voit ladata sovelluksen Applen TestFlight-sovelluksen kautta. Avaa linkki iPhonen selaimessa. Asenna Places iOS -sovellus noudattamalla ohjeita.

Työpöydän (työtila) varaus

Placesin avulla organisaatiot voivat määrittää yksittäisten työpöytien ryhmiä työntekijöille. Näitä kutsutaan työpöytävarannoiksi, ja niitä kutsutaan joskus myös työtiloiksi. Työntekijät voivat sitten varata työpöytävarannosta oman tilan, jossa työskennellä toimistolla käydessään.

Työtilan varaaminen on samanlaista kuin huoneen varaaminen. Voit varata työtilan Outlookissa (Outlook for Windows, Outlook for iOS ja Outlook for Android, Outlookin verkkoversio ja Outlook for Mac). Tärkein ero on valita avattavasta Huoneentyyppi-luettelosta vaihtoehdon "kokoushuone" sijaan "työtila".

Voit varata työtilan seuraavasti:

1. Avaa Outlook-kalenteri ja valitse Uusi kokous (suosittelemme, että käytät Koko päivä -asetusta).
2. Aseta Näytä muodossa: -tilaksi Vapaa, jotta työtilan varaus ei estä kalenteriasi.
3. Valitse Huoneenhaku-paneelissa rakennus avattavasta Rakennus-luettelosta ja valitse sitten Työtilat avattavasta Tyyppi-luettelosta seuraavasti:

Tiimin ohjeet

Nykyään johtajilla on vaikeuksia luoda selkeitä odotuksia ja käytäntöjä sille, missä, milloin ja miten heidän tiiminsä työskentelee. Tämä johtaa yhtenäisyyden puutteeseen ja huoleen työntekijöiden yhteydestä, tuottavuudesta ja sitoutumisesta, erityisesti hybridityön aikana. Uskomme, että tämä asiakkaidemme ongelma voidaan ratkaista tarjoamalla kattavat työkalut tiimien toimintaan eli ominaisuuskokonaisuus, joka auttaa johtajia yhdenmukaistamaan tiimejään ja viestimään käytännöistä koko organisaatiossa. Team Guidance antaa johtajille mahdollisuuden luoda saumattomasti hybridityökäytäntöjä tiimeilleen.

Huomautus: Team Guidance on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Teams Premium -käyttöoikeus. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää, kenellä on käyttöoikeus ominaisuuteen.

Työryhmän luominen

1. Luo työryhmä napsauttamalla Placesin Ihmiset-sivun vasemmassa palkissa olevaa kohtaa + uusi työryhmä.
2. Anna työryhmälle nimi ja kuva sekä lisää omistajat ja jäsenet.
3. Kun työryhmä tallennetaan, se lisätään Placesin Henkilöt-sivun vasempaan palkkiin kaikille omistajille ja jäsenille. Työryhmä on jaettu näkymä muiden työsuunnitelmista. Näet, missä omistajat ja jäsenet aikovat työskennellä. Työryhmälle voidaan luoda myös toimistopäivää koskevat ohjeet.

Työryhmän ohjeiden luominen ja muokkaaminen

Omistajat voivat luoda ja muokata työryhmän ohjeita.

Ohjeiden luominen:

1. Valitse työryhmä, jolle haluat luoda ohjeet.
2. Valitse työryhmänäkymässä + ohjeet sen viikonpäivän kohdalla, jota ohjeet koskevat.
3. Anna ohjeille otsikko, päättymispäivä, sijainti ja kuvaus (valinnainen). Ohjeet toistuvat viikoittain määritettyyn päättymispäivään asti.
4. Tallenna ohjeet valitsemalla Lähetä, ja ilmoita niistä työryhmän omistajille ja jäsenille. Omistajat ja jäsenet saavat koko päivän kestävän kalenterikutsun ohjeita varten.

Muokkaa ohjeita:

1. Valitse ohjeet Placesin Ihmiset-sivun työryhmänäkymässä.
2. Avaa ohjeiden muokkausvalintaikkuna valitsemalla muokkauspainike. Voit muokata ja lähettää päivitetyt ohjeet kaikille omistajille ja jäsenille tai poistaa ohjeet.

Ohjeiden noudattaminen

1. Jäsenet saavat koko päivän kestävän kalenterikutsun ohjeita varten.
2. Kutsusta jäsenet voivat tarkastella ohjeiden tietoja ja päivittää työsijaintinsa ohjeiden mukaiseksi. Kun valitset kutsussa "päivitä sijainti", Placesin Ihmiset-sivu avautuu ja työryhmä on valittuna. Siellä jäsenet voivat päivittää toistuvan työsijaintinsa ohjesijainnin mukaiseksi.

Places Explore

Kun IT-järjestelmänvalvojasi on ottanut rakennukset käyttöön vuokraajassasi, Places Explore -sivu on käytettävissä.

Kartat

Järjestelmänvalvojat voivat lisätä karttakokemuksen Placesiin. Se auttaa työntekijöitä näkemään rakennusten ja kerrosten pohjaratkaisut, ymmärtämään, mitkä kiinnostavat kohteet ovat lähellä, ja hahmottamaan työpöytävarantojen ja kokoushuoneiden sijainnit. Karttoja käytetään eri osissa Places-kokemusta, kun käyttäjät varaavat huoneita tai työpöytiä, myös Placesin hakutoiminnossa.

Kartat ovat valinnainen ominaisuus, eivätkä ne välttämättä ole käytettävissä kaikissa rakennuksissa. Jos et näe sijainnissasi Placesissa käytössä olevia karttoja, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

Tila-analytiikka

Places-analytiikka on suunniteltu kiinteistöjen hallinnasta vastaaville ja järjestelmänvalvojille, jotka hakevat tietoon perustuvia näkemyksiä tehokasta tilanhallintaa varten. Nyt saat käyttöösi yhtenäisen näkymän hallinnoimistasi tiloista. Se kattaa työpöytävarannot, kokoushuoneet ja kokonaiset rakennukset, ja kaikki esitetään yhdessä koontinäytössä. Aikataulu- ja varaustietojen saumattoman integroinnin sekä anturi- ja käyttöastetietojen avulla alustamme auttaa sinua havaitsemaan vajaakäytön, tunnistamaan tehottomuudet ja toteuttamaan tietoon perustuvia strategioita tilatehokkuuden optimoimiseksi. Alustan kattavat raportointiominaisuudet auttavat käyttäjiä tunnistamaan tarjonnan ja kysynnän epätasapainon sekä kohdentamaan resursseja tehokkaasti. Microsoft Places antaa kiinteistöalan ammattilaisille käyttökelpoista tietoa tilankäytön optimointiin ja perusteltujen päätösten tekemiseen. Se on uusi tapa hallita kiinteistöjä.

Places-analytiikan käytön aloittaminen

Ensimmäinen vaihe on saada käyttöoikeus Places-analytiikkaan. Jotta saat käyttöoikeuden, sinun on otettava yhteyttä IT-järjestelmänvalvojaan, joka hallinnoi Microsoft Placesia. Hän voi lisätä sinut tarvittaviin käyttöoikeusryhmiin ja myöntää sinulle oikeuden tarkastella analytiikkaa.

Kun käyttöoikeus on myönnetty, voit tarkastella analytiikkaa Places-verkkosovelluksessa, Outlookissa ja Teamsissa.

Voit käyttää Placesia osoitteessa outlook.office.com/places.

Käyttötrendien tunteminen ja seuraaminen

Kun saat käyttöoikeuden ja avaat Places-analytiikan, voit valita haluamasi rakennuksen hakupalkista. Kun rakennus on valittu, saat tietoa rakennuksesta sekä siihen liitetyistä tiloista, huoneista ja työpöytävarannoista. Näiden tietojen avulla saat nopean yleiskuvan eri tiloista, niiden kapasiteetista ja niihin liittyvistä mukavuuksista.

Kun saat käsityksen tilojen kattavuudesta, voit siirtyä tarkastelemaan tilojen käyttöä tarkemmin. Käsittelemme rakennusten, huoneiden ja työpöytävarantojen käyttömittareita. Kullakin näistä tiloista on käyttötarkoitukseen perustuvat käyttömittarit ja todelliset käyttömittarit. Käyttötarkoitukseen perustuva käyttö määräytyy käyttäjän aikomuksen mukaan käyttää tilaa, ja todellinen käyttö perustuu tilan todelliseen käyttöön.

Vertaamalla eri tilatyyppien käyttötarkoitustietoja ja todellisia tietoja voit ymmärtää käyttäjien toimintaa ja tunnistaa optimointimahdollisuuksia. Aietietojen avulla voit ymmärtää käyttäjien mieltymyksiä hybridityösuunnitelmien ja tilavarausten suhteen. Yhdistämällä ne todellisiin tietoihin voit ymmärtää, miten hyvin käyttäjien aikomus vastaa todellista toimintaa, ja tehdä muutoksenhallinta- ja optimointitoimia työntekijän kokemuksen parantamiseksi ja kustannusten vähentämiseksi.

Rakennusten käyttäjäaikeet perustuvat työntekijöiden määrittämiin työsuunnitelmiin, ja huoneiden ja työpöytävarantojen käyttäjäaikeet perustuvat työntekijöiden tekemiin varauksiin. Todelliset arvot lasketaan käyttöanturisignaalien, kulkukorttisignaalien ja verkkosignaalien perusteella.

Ohjevideot

Näytä analytiikka

Muuta päivämääräaluetta

Vaihda sijaintia

Jaa raportteja

Työpäivien määrittäminen

Placesin työsuunnitelma

Huoneiden automaattisen vapautumisen ottaminen käyttöön

Haluatko antaa palautetta?

Tämän esikatselun aikana haluamme kuulla mielipiteesi käyttökokemuksen parantamiseksi, joten lähetä meille palautetta sovelluksessa, jotta voimme muokata kokemusta. Siirry Places-sovelluksessa oikeassa yläkulmassa nimesi vieressä olevaan Asetukset ja muuta (...) -kuvakkeeseen ja valitse Palaute.

Jos käytössäsi on iOS, löydät kohdan Ohje ja palaute napauttamalla profiilikuvaasi vasemmassa yläkulmassa.