Tämä artikkeli koskee organisaatioita, joissa ajankäyttöä ja tehtävien edistymistä seurataan samassa näkymässä.Etkö ole varma, koskeeko tämä sinua?
Kun organisaatiossa käytetään ajankäytön ja tehtävien edistymisen seurantaan samaa näkymää, työn valmiusasteprosentti lasketaan työaikaraporttiin täytettyjen tuntien perusteella.
Valitse pikakäynnistyspalkissa Työaikaraportti.
Syötä tehtävään käyttämäsi työtunnit näkymän oikeanpuoleiseen osaan.
Lähetä tehtäviin tekemäsi päivitykset vastaaville projektipäälliköille.
-
Jos olet valmis lähettämään kaikki päivitykset, valitse Työaikaraportin>Lähetä>lähetyksen edistyminen kaikille tehtäville.
-
Jos haluat lähettää vain osan päivityksistäsi, valitse kunkin tehtävän valintaruutu ja valitse sitten Työaikaraportin>Lähetä> lähetyksenedistyminen valituille tehtäville.
-
Jos olet valmis lähettämään kaikki päivitykset, valitse Työaikaraportin>Lähetä>lähetyksen edistyminen kaikille tehtäville.
Kun olet lähettänyt päivitykset, tehtävä päivittyy työaikaraporttiisi ja uusi valmiusasteprosentti tulee näkyviin % työstä valmiina -sarakkeeseen.
Prosenttimäärä ei näytä vastaavan todellisuutta… Mitä teen?
Muistathan, miten valmiusasteprosentti lasketaan?
Tehty 20 tuntia / varattu 40 tuntia = 50 % valmiina
Tiedät, kuinka monta tuntia olet tehnyt töitä, ja osaat suurin piirtein arvioida, kuinka suuren osan työstä olet tässä ajassa saanut valmiiksi. Niinpä sinun on tarpeen muokata pelkästään tehtävään varattua tuntimäärää.
Oletetaan esimerkiksi, että olet tehnyt 20 tuntia töitä, mutta arvelet saaneesi tehtävästä valmiiksi vain noin 25 %. Se tarkoittaa, että arvelet tehtävään kuluvan 80 tuntia 40 tunnin sijaan, sillä 20 tuntia on 25 prosenttia 80 tunnista. Kaava on seuraavanlainen:
Tehty 20 tuntia / varattu 80 tuntia = 25 % valmiina
Olet kuitenkin työryhmän jäsen, et projektipäällikkö, joten et voi vain mennä sisään ja muuttaa projektisuunnitelmaa saadaksesi numerosi toimimaan. Sinun on ilmoitettava tästä tehtävän edistymisen osasta esimiehellesi. Tämä tehdään lähettämällä tehtävän jäljellä oleva työmäärä .
Tässä esimerkissä kerrot siis, että työhön kuluu yhteensä 80 tuntia ja että olet jo tehnyt 20 tuntia kyseisestä kokonaisajasta. Jäljellä oleva työmäärä on siis 60 tuntia.
Lue lisää jäljellä olevan työn lähettämisestä projektipäällikölle. Kun lähetät jäljellä olevan työn, valmistumisprosentin pitäisi näyttää tarkalta.