Projektin jakaminen Projectin verkkoversiossa

Lue, miten voit jakaa projektin organisaatiosi käyttäjien kanssa Projectin verkkoversiossa.

Projectin verkkoversio käyttää jakamiseen Office 365 -ryhmiä. Voit joko jakaa projektin omistamasi aiemmin luodun ryhmän kanssa tai luoda uuden ryhmän.

Jaa ryhmälle, kun määrität tehtävän ensimmäisen kerran

Yleisin tilanne, jossa haluat jakaa sisältöä Office 365 -ryhmälle, on ensimmäinen tilanne, jossa haluat määrittää käyttäjälle projektin tehtävän.

1. Napsauta määritettävän tehtävän Määritä henkilölle -sarakkeessa Valitse käyttäjä -kuvaketta.

   

2. Ala kirjoittaa hakuruutuun tehtävään määritettävän käyttäjän nimeä ja valitse sitten käyttäjä hakutuloksista, kun se tulee näkyviin.

3. Ensimmäinen yhdistä käyttäjä ryhmään -näytössä voit lisätä käyttäjän uuteen ryhmään, jonka luot projektia varten, tai lisätä käyttäjän aiemmin luotuun ryhmään, jonka omistat ja jonka haluat määrittää projektiin.

   • Jos haluat luoda uuden ryhmän, valitse Luo ryhmä -välilehti, kirjoita ryhmän nimi ja valitse Luo ja määritä.
   • Jos haluat lisätä aiemmin luodun ryhmän, valitse Lisää ryhmään -välilehti, valitse ryhmä omistamiesi ryhmien luettelosta ja valitse Lisää ja määritä.

4. Käyttäjä näkyy tällöin siten, että hänet on määritetty tehtävään.

Kun määrität muita käyttäjiä projektin tehtäviin, näyttöön tulee viesti, jossa ilmoitetaan, että heidät lisätään ryhmään, jos he eivät ole vielä jäseniä.

Jaa ryhmälle ennen tehtävien määrittämistä

Voit myös jakaa projektin Office 365 -ryhmälle ennen kenenkään tehtävään määrittämistä. Saatat esimerkiksi tietää, ketkä käyttäjät työskentelevät projektin parissa, mutta et vielä tiedä, ketkä varaisit tiettyihin tehtäviin.

1. Valitse projektin oikeassa yläkulmassa Ryhmän jäsenet .

2. Kirjoita projektille nimi ja valitse sitten Seuraava.

3. Ryhmä-näytössä voit joko luoda projektille uuden ryhmän tai valita omistamasi aiemmin luodun ryhmän:

   • Jos haluat luoda projektille uuden ryhmän, valitse Luo ryhmä, etsi ryhmään lisättävät jäsenet ja lisää ryhmään haluamasi jäsenet ja valitse sitten Luo.
   • Jos haluat lisätä omistamasi aiemmin luodun ryhmän, valitse Lisää ryhmään, valitse lisättävä ryhmä luettelosta ja valitse sitten Lisää.

Huomaa, että ryhmän jäsenenä olevien käyttäjien lukumäärä näkyy Ryhmän jäsenet -painikkeessa.

Tiedä, mihin Office 365 -ryhmäjäsenyys antaa käyttäjällesi käyttöoikeudet

Ota huomioon, miten käyttäjän lisääminen projektin Office 365 -ryhmään vaikuttaa. Ryhmän jäsenyys tarkoittaa, että käyttäjät voivat projektin tarkastelun lisäksi myös kaiken muun, mihin ryhmän jäsenellä on oikeus, myös tietoja, jotka eivät liity Projectin verkkoversioon. Tämä sisältää jaetun ryhmän sähköpostin sekä jaetun työtilan keskusteluja, tiedostoja ja kalenteritapahtumia varten. Selvitä, mihin uudet jäsenesi voivat käyttää sitä, etenkin jos jaat projektin aiemmin luodulle ryhmälle, jonka omistat, ja lisäät siihen käyttäjiä Projectin verkkoversiossa.

Näet Office 365 -ryhmän ominaisuudet Outlookissa napsauttamalla Ryhmän jäsenet -painiketta ja napsauttamalla ryhmän nimeä.

Lisätietoja Office 365 -ryhmistä on artikkelissa Lisätietoja Office 365 -ryhmistä.

Tehtävän määrittäminen ei-käyttäjäresurssille

Voit määrittää tehtävän muulle kuin käyttäjäresurssille (esimerkiksi tehtävään tarvitsemallesi laitteistolle, organisaatioosi kuulumattomalle alihankkijalle tai kokoustilalle). Heidät voidaan määrittää tehtävään niin kauan kuin he ovat käytettävissä organisaation resursseina. Huomaa, että heidän ei tarvitse olla lisättynä projektin Office 365 -ryhmään, jotta heidät voitaisiin määrittää tehtävälle.

Entä jos projektini Office 365 -ryhmä on poistettu?

Jos projektiin liittämäsi Office 365 -ryhmä poistetaan jostain syystä, kyseisen ryhmän jäsenet eivät voi enää käyttää projektia. Jos ryhmä on poistettu alle 30 päivää sitten, ryhmän omistaja voipalauttaa ryhmän, jolloin sen jäsenet voivat käyttää projektia.

Jos ryhmä poistettiin yli 30 päivää sitten, ryhmää ei voi palauttaa ja tarvitset vuokraajan järjestelmänvalvojan apua projektin käyttöoikeuksien myöntämisessä.