Strategisen tasauskaavion käyttäminen

Ihannetapauksessa jokaisella projekteihin käytetyllä dollarilla pitäisi olla positiivinen vaikutus organisaatiosi strategisiin liiketoimintatavoitteisiin. Tarkastelemalla strategista tasauskaaviota, joka on osa Project Online portfolioanalyysityökaluja, näet, miten tiiviisti projektisalkun budjetti tukee strategisia aloitteita. Tämän oivalluksen avulla voit päättää, mitkä uudet projektit ovat hyödyllisimpiä toteuttaa. Sen avulla voit myös mukauttaa keskeneräisiä projektiportfolioita strategisen tasauksen parantamiseksi.

Artikkelin sisältö

• Mikä on strateginen tasaus?
• Yritysohjaimten ja projektien määrittäminen portfolioanalyysia varten
• Strategisen tasauskaavion tulkitseminen Project Online
• Strategisen tasauskaavion laskentatapa

Mikä on strateginen tasaus?

Strategisen tasauksen avulla voit analysoida käytettyjen dollarien osalta sitä, missä määrin projektimenot tukevat organisaatiosi liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Kun suoritat portfolioanalyysin Project Web App for Project Online -sovelluksessa, saat strategisen tasauskaavion kirjoittamiesi tietojen perusteella tehdyistä laskutoimituksista, kuten seuraavista:

• Yrityksesi kuljettajat ja heidän prioriteettinsa
• Kunkin portfolioprojektin projektisuunnitelmat, mukaan lukien projektin kokonaiskustannukset
• Kunkin liiketoimintatekijän strateginen vaikutus kuhunkin projektiin (ei mitään, matala, maltillinen, vahva, äärimmäinen)

Strategisessa tasauskaaviossa Project Online piirtää palkkikaavion, jossa on kunkin ohjaimen prosenttipistemäärä kaikissa projekteissa (Ohjaimen tärkeys) verrattuna kuhunkin ohjaimeen sijoitetun portfolion kokonaisbudjetin prosentuaaliseen pistemäärään (kokonaiskustannukset).

Jos kunkin ohjaimen kaksi palkkia ovat suunnilleen saman pituisia, tämä kertoo, että projektin menot ovat hyvin linjassa strategisten liiketoimintatavoitteiden kanssa. Jos jokin ohjaimen palkkipari on kaukana toisistaan, tämä kertoo, että työtä on vielä tehtävä. Se voi tarkoittaa, että valitaan vääräntyyppisiä projekteja, että projektimenot eivät ole suhteutettuja liiketoimintatavoitteisiin tai että liiketoimintatavoitteita on päivitettävä.

Sivun alkuun

Yritysohjaimten ja projektien määrittäminen portfolioanalyysia varten

Jos haluat suorittaa portfolioanalyysit, mukaan lukien strategisen tasauskaavion luovat kustannusanalyysit, projektiportfolio on määritettävä tietyllä tavalla.

Aloita varmista, että voit käyttää pikakäynnistyksen portfolioanalyysilinkkejä. Jos et näe strategiaosaa pikakäynnistyksessä, pyydä Project Online järjestelmänvalvojaa lisäämään se.

1. Valitse Asetukset-valikossaPWA-asetukset.
2. Valitse Näytä ja käyttötuntuma -kohdassa Pikakäynnistys.
3. Valitse Muokkaa pikakäynnistyskohteita -taulukossa Strategia-, Ohjainkirjasto-, Ohjainten priorisointi- ja Portfolioanalyysit-kohdan vieressä olevat valintaruudut.
4. Valitse Pikakäynnistys-välilehdenVahvista-ryhmässäTallenna & Sulje.
   Strategia-osa näkyy pikakäynnistyksessä.
   

Nyt kun sinulla on tarvitsemasi linkit, portfolioanalyysin määritysprosessi sisältää seuraavat viisi vaihetta Project Web Appissa:

1. Lisää organisaatiosi strategiset liiketoiminnan ohjaimet.
2. Priorisoi yritysohjaimet.
3. Kehitä jokainen projektisuunnitelma tai ehdotettu projekti yhdessä kustannustietojen kanssa.
4. Arvioi, miten hyvin kukin ehdotettu projekti on linjassa näiden liike-elämän ohjaimien kanssa.
5. Analysoi portfoliosi.

Alla on lisätietoja näistä vaiheista.

Strategisten yritysohjainten lisääminen

Yritysohjain on strateginen tavoite, jonka organisaatiosi on päättänyt saavuttaa, esimerkiksi parantaa tuotteiden laatua, laajentaa tavoittavuuttaan markkinoille tai monipuolistaa palvelutarjontaansa. Liike-elämän ohjainten on oltava tarkkoja ja mitattavissa, jotta voit helposti määrittää, täyttävätkö projektisi ne ja kuinka paljon. Organisaatiot määrittävät yleensä liiketoimintatavoitteensa säännöllisissä strategisissa suunnitteluistunnoissa.

Portfolioanalyysissa Project Web App käyttää yritysohjaimia eri projektien arvon luokitteluun, jotta voit määrittää objektiivisemmin, mitkä projektit auttavat organisaatiota saavuttamaan strategiset tavoitteensa.

1. Valitse pikakäynnistyksessä Ohjainkirjasto.
2. Valitse Ohjain-välilehdenOhjain-ryhmästäUusi.
3. Viimeistele sivu, joka tulee näkyviin organisaatiosi yritysohjaimilla. Lue lisätietoja yritysohjaimista Project Online portfolioanalyysia varten.
4. Valitse Ohjain-välilehdenOhjain-ryhmässäTallenna.

Liiketoiminnan ohjaimten priorisointi

Kun olet määrittänyt yrityksen ohjaimet, sinun on priorisoitava ne.

1. Valitse pikakäynnistyksessä Ohjaimen priorisointi.
2. Valitse Priorisoinnit-välilehdenPriorisoinnit-ryhmässäUusi.
3. Viimeistele näyttöön ilmestyvä sivu ja käy läpi seuraavat sivut ja liiketoiminnan ohjaimen priorisointiprosessi. Lue lisätietoja yritysohjaimen priorisoinnista.
4. Valitse Priorisointi-välilehdenPriorisointi-ryhmässäTallenna.

Projektien luominen

Jos et ole vielä luonut projektia ehdotettua portfoliota varten, nyt on aika tehdä se. Varmista, että kukin projekti sisältää projektin kustannukset ja resurssitiedot.

Arvioi kunkin projektin strateginen vaikutus

Kun projektit ovat käynnissä, arvioi kunkin strategisen vaikutuksen.

1. Valitse pikakäynnistyksessä Projektit.
2. Valitse projektikeskuksessa projekti, jonka strategisen vaikutuksen haluat arvioida ja sisällyttää portfolioanalyysiin.
3. Valitse pikakäynnistyksessä Strateginen vaikutus.
   Tämä linkki tulee näkyviin pikakäynnistysprojektilinkkiesi kanssa, kun olet luonut ja tallentanut yritysohjaimet.
4. Arvioi projektin vaikutus kuhunkin liiketoiminnan ohjaimeen.
5. Valitse Projekti-välilehdenProjekti-ryhmässäTallenna.

Portfolion analysoiminen

Kun olet arvioinut kaikki portfolioanalyysiin sisällytettävät projektit liiketoiminnan ohjaimiin nähden, voit luoda portfolioanalyysin.

1. Valitse pikakäynnistyksessä Portfolioanalyysit.
2. Valitse Analyysit-välilehdenAnalyysi-ryhmässäUusi.
3. Käy läpi näkyviin tulevat sivut ja määritä analyysi. Tämä sisältää määrittämäsi ohjaimen priorisoinnin, analyysiin sisällytettävien projektien valitsemisen ja priorisoinnin, prioriteettien tarkistamisen ja kustannusten analysoinnin. Lue lisää portfolioanalyysin luomisesta.
4. Valitse Analyysi-välilehdenAnalyysi-ryhmässäTallenna.

Sivun alkuun

Strategisen tasauskaavion tulkitseminen Project Online

Portfolioanalyysi sisältää strategisen tasauskaavion, joka on osa kustannusrajoitusanalyysia. Strategisen tasauskaavion avulla voit selvittää, tukevatko uudet projektit ja niiden budjetit liiketoimintatavoitteitasi. Strategisen tasauksen kaavion avulla voit myös analysoida olemassa olevaa prosessinaikaisten projektien portfoliota ja määrittää, pitäisikö portfoliota siirtää lähemmäs strategista tasausta ja siten saada enemmän arvoa organisaatiollesi.

1. Valitse pikakäynnistyksessä Portfolioanalyysit.
2. Valitse näkyviin tulevassa taulukossa tarkasteltava analyysi.
3. Jos kustannusanalyysisivu ei ole vielä auki, napsauta Analyysi-välilehdenPortfolion valinta - ryhmässä Skenaario-ruutua ja valitse analysoitava skenaario, esimerkiksi Perusaikataulu.
4. Valitse Analyysi-välilehdenSiirry-ryhmässäAnalysoi kustannukset.
   Portfolion kustannusten analyysisivu avautuu, ja sen oikeassa alakulmassa on luettelo tähän analyysiin valituista projekteista, niihin liittyvistä kustannusmittareista ja Tehokkaat rajat -kaaviosta.
5. Valitse Tehokas raja -kaavion otsikkorivillä Strateginen tasaus. Kaavio siirtyy Tehokkaasta rajasta strategiseen tasaukseen.
   
6. Tarkista kaaviosta, miten hyvin projektisalkun menot tukevat liiketoiminnan ohjaimia. Pystysuuntaisessa akselissa on lueteltu jokainen yritysohjain. Tummat vaakasuuntaiset palkit näyttävät kunkin ohjaimen käyttöprosentin kaikissa projekteissa. Nämä palkit perustuvat projektin kustannuksiin sekä kuhunkin projektiin määrittämiesi strategisten vaikutuspisteiden perusteella. Vaaleammat vaakasuuntaiset palkit näyttävät kunkin ohjaimen tärkeysprosentin, jonka tunnistit ohjaimia priorisoidessasi. Jokainen ohjain liittyy siis tähän palkkipariin.

Kun ohjainpalkit ovat suunnilleen saman pituisia, tämä tarkoittaa sitä, että projektisi kuluttaminen tässä salkussa tekee hyvää työtä, jotta se vastaa kyseisessä ohjaimessa olevia arvoja ja tavoitteita.

Toisaalta, kun palkkien pituus on aivan erilainen, se tarkoittaa, että projektisi menot eivät vastaa liiketoimintatavoitteitasi. Jos esimerkiksi ohjaimen tärkeyspalkki on pitkä ja projektin kustannukset ovat lyhyet, organisaatiosi kannattaa harkita lisärahoituksen osoittamista tälle projektille. Jos myös ohjaimen tärkeyspalkki on lyhyt ja projektin kustannukset pitkiä, se tarkoittaa, että pienemmän prioriteetin ohjain saa sille enemmän projektidollareita.

Voi olla hyviä syitä, miksi nämä kaksi palkkia eivät ole tasassa, mutta kaavion tarkastelu tuo sen esiin ja salkunhoitajana voit tehdä kaikkesi varmistaaksesi, että portfolioprojektiyhdistelmä ja siihen liittyvät menot ovat tarkoitukselliset tahattoman sijaan.

Jos haluat tuoda kaksi palkkia tiiviimpään tasaukseen erityisesti keskeneräisten projektien osalta, sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

• Tarkastele projekteihin käytettyjä varoja. Onko se liian korkea vai liian alhainen suhteessa liiketoiminnan ohjaimen prioriteettiin?
• Tarkastele projektien valintaa. Liittyvätkö projektit paljon liiketoiminnan ohjaimiin? Jos ei, niin miksi? Pitäisikö projektit asettaa pitoon tai peruuttaa? Pitäisikö uusia projekteja lisätä, jotta portfolio saadaan paremmin tasaamaan?
• Tarkastele liiketoimintatavoitteita itse. Onko niiden prioriteetit asetettu asianmukaisesti? Ovatko ne ajan tasalla? Heijastavatko ne todella sitä, missä organisaatio on nyt? Onko uuden strategisen suunnitteluistunnon aika?

Jos analysoit ehdotettujen projektien valikoimaa sen määrittämiseksi, mitkä projektit pitäisi hyväksyä ja mitkä pitäisi hylätä, käytä strategista tasauskaaviota, joka auttaa sinua päättämään ja myös määrittämään asianmukaiset budjetit. Voit muuttaa projektiyhdistelmää ja projektin kustannuksia. Voit myös mukauttaa itse projektiaktiviteetteja niin, että ne tukevat tehokkaammin liiketoimintatavoitteita. Laske näiden muutosten jälkeen salkkuanalyysi uudelleen ja tarkista, onko strateginen tasaus parantunut.

Sivun alkuun

Strategisen tasauskaavion laskentatapa

Tässä on yhteenveto strategiseen tasauskaavioon perustuvista laskutoimituksissa:

1. Liiketoiminta-ohjaimien ja niiden strategisen vaikutuksen perusteella Project Online laskee kunkin projektin ohjaimen pistemäärän.
2. Tämän ohjaimen pistemäärän ja projektin budjetin perusteella Project Online laskee kullekin ohjaimeen varatun projektibudjetin prosenttiosuuden.
3. Project Online sitten jakaa kunkin projektin kokonaiskustannukset kullekin ohjaimeen varatun projektibudjetin prosenttiosuuden mukaan. Tämä määrittää kullekin tietyille ohjaimille varatun projektibudjetin määrän.
4. Kullekin liiketoiminnan vetäjälle kohdistettu kustannus lisätään, jolloin kokonaisinvestointi ohjainta kohden on kaikissa portfolion projekteissa.
5. Kunkin kuljettajan sijoituksen summa jaetaan salkun kokonaiskustannuksiin, jotta kuhunkin kuljettajaan investoitu prosentti löytyy.
6. Project Online piirtää palkkikaavion, jossa on kunkin ohjaimen prosenttipistemäärä kaikissa projekteissa verrattuna kuhunkin ohjaimeen sijoitetun portfoliobudjetin prosenttipistemäärään. Tämä näyttää ohjaimen tärkeyden verrattuna kunkin ohjaimen kokonaiskustannuksiin.

Sivun alkuun

Portfolioanalyysin liiketoiminnan ohjaimetPortfolioanalyysin ohjaimen priorisointiPortfolioiden analysoiminenProject Server 2013 – Strategia- ja ProjektiportfolioanalyysiMicrosoft Server 2010:n avulla