Joskus tarvitset pikaisesti tietynlaista yhteyshenkilöön liittyvää tietoa: Mistä näen, milloin hän palaa takaisin kokouksesta? Voinko merkitä hänen kalenteriinsa tietyn ajan varatuksi niin, että voin olla yhteydessä häneen heti, kun hän on tavoitettavissa? Ohjevalikko tavoitan jonkun muun hänen työryhmässään olevan henkilön? Kuka on hänen esimiehensä? Voinko olla kyseiseen henkilöön yhteydessä jollakin muulla tavoin, esimerkiksi yhteisöpalvelun kautta? Muun muassa näihin kysymyksiin vastataan yhteystietokortissa. Sieltä saat selville, kenen kanssa joku työskentelee ja kenelle hän työskentelee, onko hän tavoitettavissa myöhemmin samana päivänä, miten hänet tavoittaa puhelimitse tai toisella sähköpostiosoitteella ja niin edelleen.
Seuraavissa ohjeissa kerrotaan, kuinka saat yhteystietokortin näkyviin sekä neuvotaan, kuinka yhteystietokorttia voi käyttää.
Yhteystietokortin avaaminen Skype for Business -yhteystietoluettelosta
- Etsi yhteystieto yhteystietoluettelosta, siirrä hiiren osoitin yhteyshenkilön kuvan päälle (tai tavoitettavuuskuvakkeen päälle, jos kuvat eivät ole näkyvissä yhteystietoluettelossa) ja napsauta sitten Näytä yhteystietokortti -painiketta.
Yhteystietokortin avaaminen Office-ohjelmassa
Voit avata yhteystietokortin myös muissa Office-ohjelmissa, joissa näkyy yhteyshenkilön kuva tai nimi ja tavoitettavuuskuvake.
- Osoita yhteyshenkilön kuvaa (tai henkilön nimen vieressä olevaa tavoitettavuuskuvaketta) ja avaa kortti sitten napsauttamalla alanuolta.
Pikaviestin lähettäminen, ääni- tai videopuhelun soittaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen
Avaa henkilön yhteystietokortti edellä kuvatulla tavalla ja tee jokin seuraavista:
Jos haluat lähettää pikaviestin, napsauta kuvan oikealla puolella olevan pika-aloituksen työkalurivin pikaviestipainiketta.
Jos haluat soittaa äänipuhelun, napsauta Pika-aloituksen työkalurivin äänipuhelupainiketta. Voit myös näppäillä puhelimeen yhteyshenkilön puhelinnumeron.
Jos haluat soittaa videopuhelun, napsauta videopuhelupainiketta Pika-aloituksen työkalurivillä.
Jos haluat lähettää sähköpostiviestin, napsauta pika-aloituksen työkalurivin sähköpostipainiketta ja valitse Lähetä sähköpostiviesti.
Kokouksen järjestäminen yhteyshenkilön kanssa
- Avaa henkilön yhteystietokortti.
- Valitse Yhteyshenkilö-välilehden Kalenteri-kohdassa Ajoita kokous.
- Täytä kokouspyyntötiedot ja valitse sitten Lähetä.
Yhteyshenkilön organisaation tarkasteleminen
- Avaa henkilön yhteystietokortti ja valitse Organisaatio (heti Soita-painikkeen alapuolelta). Voit avata näkyviin kenen tahansa samassa organisaatiossa olevan henkilön yhteystietokortin napsauttamalla hänen yhteystietoaan yhteystietoluettelossa.
Yhteystietokortin kiinnittäminen työpöytään tai sen irrottaminen
Kun kiinnität henkilön yhteystietokortin työpöydälle, se pysyy avoimena, jotta voit tarkastella henkilön tietoja ja ottaa häneen yhteyttä nopeasti.
- Jos haluat kiinnittää yhteystietokortin työpöydälle, avaa henkilön yhteystietokortti ja napsauta sen oikeassa yläkulmassa olevaa Kiinnitä-painiketta.
- Jos haluat irrottaa yhteystietokortin, napsauta kiinnityspainiketta uudelleen, tai jos haluat irrottaa ja sulkea yhteystietokortin, napsauta Sulje yhteystietokortti -painiketta (X).
Yhteystietokortin muiden ominaisuuksien käyttäminen
Yhteystietokortin avulla voit käyttää muita ominaisuuksia yhteydenpitoon tai yhteyshenkilöön tutustumiseen:
- Jos haluat kuulla yhteyshenkilön nimen lausuttuna (käytössä, jos yhteyshenkilö on tallentanut nimensä Outlookiin), napsauta yhteyshenkilön nimen vieressä olevaa äänipainiketta.
- Jos haluat lisätä yhteyshenkilön yhteen tai useampaan Skype for Business -yhteystietoryhmään, valitse Näytä lisää vaihtoehtoja (...)>Lisää pikaviestiyhteyshenkilöihin ja valitse sitten avattavasta valikosta ryhmät, joihin haluat lisätä yhteystiedon.
- Näytä yhteyshenkilön yhteisöpalveluiden päivitykset (jos olet heidän kaverinsa jaetussa yhteisöpalvelussa, tai jos heidän päivityksensä ovat julkisia) valitsemalla Uusia ominaisuuksia -välilehden.
- Näytä jakeluluettelot, joihin yhteyshenkilö kuuluu, valitsemalla Jäsenyys-välilehti.
- Jos haluat, että Skype for Business ilmoittaa, kun yhteyshenkilö on tavoitettavissa, valitse Näytä lisää vaihtoehtoja (...)>Merkitse tilanmuutosilmoituksia.