Tietue on organisaatiossa oleva asiakirja tai muu sähköinen tai fyysinen taho, joka toimii todisteena organisaation suorittamasta toiminnasta tai tapahtumasta ja joka edellyttää säilyttämistä jonkin aikaa. Tietueiden hallinta on prosessi, jolla organisaatio:
- Määrittää, millaisia tietoja tietueina kannattaa pitää.
- Määrittää, miten tietueiksi muodostuvat aktiiviset asiakirjat käsitellään niiden käytön aikana, ja määrittää, miten ne on kerättävä sen jälkeen, kun ne on määritetty tietueiksi.
- Määrittää, millä tavalla ja kuinka kauan kukin tietuetyyppi säilytetään lain, liiketoiminnan tai lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi.
- Tutkii ja toteuttaa teknisiä ratkaisuja ja liiketoimintaprosesseja varmistaakseen, että organisaatio noudattaa tietueiden hallintavelvoitteitaan kustannustehokkaalla ja ei-tunkeilevalla tavalla.
- Suorittaa tietueisiin liittyviä tehtäviä, kuten poistaa vanhentuneet tietueet tai paikantaa ja suojata ulkoisiin tapahtumiin, kuten oikeusjuttuihin, liittyviä tietueita.
Yrityksen vaatimustenmukaisuusvastaavien, tietueiden valvojien ja lakimiesten vastuulla on määrittää, mitkä asiakirjat ja muut organisaation fyysiset tai sähköiset kohteet ovat tietueita. Luokittelemalla organisaatiosi kaiken yrityssisällön huolellisesti nämä henkilöt voivat auttaa sinua varmistamaan, että tiedostot säilytetään sopivan ajan. Hyvin suunniteltu tietueiden hallintajärjestelmä auttaa suojaamaan organisaatiota laillisesti, auttaa organisaatiota osoittamaan lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen ja parantaa organisaation tehokkuutta edistämällä sellaisten vanhentuneiden kohteiden hävittämistä, jotka eivät ole tietueita.
Tietueiden hallintajärjestelmä sisältää seuraavat elementit:
- Sisältöanalyysi , joka kuvaa ja luokittelee yrityksen sisältöä, josta voi tulla tietueita, joka tarjoaa lähdesijainteja ja jossa kuvataan, miten sisältö siirtyy tietueiden hallintasovellukseen.
- Tiedostosuunnitelma , joka ilmaisee kunkin yrityksen tietueen kohdalla, missä ne on säilytettävä tietueina, niitä koskevat käytännöt, niiden säilyttämisen pituuden, hävittämistavan ja niiden hallinnasta vastaavan henkilön.
- Yhteensopivuusvaatimusten asiakirja , joka määrittää säännöt, joita organisaation IT-järjestelmien on noudatettava, jotta voidaan varmistaa vaatimustenmukaisuus ja menetelmät, joilla varmistetaan yrityksen työryhmän jäsenten osallistuminen.
- Menetelmä sellaisten tietueiden keräämiseen, jotka eivät ole enää aktiivisia kaikista tietuelähteistä, kuten yhteistyöpalvelimista, tiedostopalvelimista ja sähköpostijärjestelmistä.
- Tietueiden valvontamenetelmä , kun ne ovat aktiivisia.
- Menetelmä tietueiden metatietojen tallentamiseen ja valvontahistoriaan sekä niiden ylläpitoon.
- Tietueiden säilytysprosessi (niiden poistamisen keskeyttäminen), kun tapahtuu tapahtumia, kuten oikeudenkäyntejä.
- Tietueiden käsittelyn seuranta- ja raportointijärjestelmä , jolla varmistetaan, että työntekijät hakevat, käyttävät ja hallinnoivat niitä määritettyjen käytäntöjen ja prosessien mukaisesti.
SharePoint sisältää ominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat toteuttaa integroituja tietueiden hallintajärjestelmiä ja prosesseja.
Tietueiden hallinnan suunnittelun yleiskatsaus
Tässä ohjeaiheessa kuvataan suunnitteluvaiheet, joiden avulla varmistat, että SharePointiin perustuva tietueiden hallintajärjestelmä saavuttaa organisaatiosi tietueiden hallintatavoitteet. Seuraavassa on tietueiden hallinnan suunnitteluprosessin esikatselu:
Tietueiden hallintaroolien tunnistaminen Tietueiden onnistunut hallinta edellyttää erikoisrooleja, kuten seuraavia:
- Tietueiden valvojat ja vaatimustenmukaisuusvastaavat luokittelevat organisaation tietueet ja suorittavat tietueiden hallintaprosessin.
- IT-henkilöstö ottaa käyttöön järjestelmät, jotka tukevat tehokkaasti tietueiden hallintaa.
- Sisältöpäälliköt voivat selvittää, missä organisaation tietoja säilytetään, ja varmistaa, että heidän tiiminsä noudattavat tietueiden hallintakäytäntöjä.
Organisaation sisällön analysoiminen Ennen tiedostosuunnitelman luomista tietueiden valvojat ja sisältöpäälliköt tutkivat tiedostojen käyttöä organisaatiossa ja määrittävät, mitkä asiakirjat ja muut kohteet voivat muuttua tietueiksi.
Tiedostosuunnitelman kehittäminen Kun olet analysoinut organisaation sisällön ja määrittäneet säilytysaikataulut, täytä loput tiedostosuunnitelmasta. Tiedostopaketit eroavat organisaatiosta toiseen, mutta yleensä ne kuvaavat, millaisia kohteita yritys tunnustaa tietueiksi, ilmoittavat, mihin ne on tallennettu, kuvailevat säilytysajat ja antavat muita tietoja, kuten kuka vastaa niiden hallinnasta ja mihin laajempaan tietueluokkaan ne kuuluvat.
Säilytysaikataulujen kehittäminen Määritä kullekin tietuetyypille, milloin se ei ole enää aktiivinen (käytetään), kuinka kauan se on säilytettävä sen jälkeen ja miten se lopulta hävitetään.
Asiakirjojen hallintakäytäntöjen arvioiminen ja parantaminen Varmista, että tiedostosäilöissä käytetään pakollisia käytäntöjä. Varmista esimerkiksi, että sisältö valvotaan asianmukaisesti, jotta sopivat tarkastukset säilytetään yhdessä tietueiden kanssa.
Tietueiden hallintaratkaisun suunnitteleminen Määritä, luodaanko tietueiden arkisto, hallitaanko tietueita paikoillaan vai käytetäänkö kahden menetelmän yhdistelmää. Suunnittele tietuearkisto tiedostosuunnitelman perusteella tai määritä, miten voit käyttää aiemmin luotuja sivustoja tietueiden säilyttämiseen. Määritä sisältötyypit, kirjastot, käytännöt ja tarvittaessa metatiedot, jotka määrittävät sijainnin, johon tiedosto reititetään.
Suunnittele, miten sisällöstä tulee tietueita Jos käytät SharePointia sekä aktiiviseen tiedostojen hallintaan että tietueiden hallintaan, voit luoda mukautettuja työnkulkuja tiedostojen siirtämiseksi tietueiden arkistoon. Jos käytössäsi on joko SharePoint tai ulkoinen tiedostojen hallintajärjestelmä, voit suunnitella ja kehittää rajapintoja, jotka siirtävät sisältöä näistä järjestelmistä tietuearkistoon tai jotka määrittävät asiakirjan tietueeksi, mutta eivät siirrä asiakirjaa. Luot myös koulutussuunnitelman, jossa kerrotaan käyttäjille tietueiden luomisesta ja työstämisestä.
Sähköpostin integroinnin suunnitteleminen Määritä, hallinnoitko sähköpostitietueita SharePointissa vai hallitsetko sähköpostitietueita itse sähköpostisovelluksessa.
Sosiaalisen sisällön vaatimustenmukaisuuden suunnitteleminen Jos organisaatiosi käyttää sosiaalista mediaa, kuten blogeja tai wikiä, määritä, miten tästä sisällöstä tulee tietueita.
Vaatimustenmukaisuusraportoinnin ja -dokumentaation suunnitteleminen Jos haluat varmistaa, että organisaatiosi suorittaa tarvittavat tietueiden hallintakäytännöt, ja ilmoittaa näistä käytännöistä, sinun on dokumentoitava tietueiden hallintasuunnitelmat ja -prosessit. Jos yrityksesi ryhtyy tietueisiin liittyviin oikeudenkäynteihin, sinun on ehkä laadittava nämä tietueiden hallintaohjeet, käyttöönottosuunnitelmat ja tehokkuuden mittarit.