Yksi keino hallita tiedostojen yhteiskäyttöä on edellyttää tiedostojen uloskuittausta erityisesti silloin, kun kirjasto on useiden käyttäjien käytettävissä. Jos kirjastosta on kirjattava ulos, muut eivät voi korvata sitä. Vaarana on kuitenkin se, että estät muita näkemästä uusimpia muutoksia tai tekemästä itse muutoksia. Jos muiden on käsiteltävä tiedostoa, on tärkeää, että tiedostot kuitataan nopeasti takaisin sisään.
Huomautus
Älä määritä kirjastoa edellyttämään uloskuittausta, jos käyttäjät aikovat yhteismuokata kirjaston tiedostoja. Käyttäjät eivät voi käsitellä tiedostoja samanaikaisesti, kun uloskuittausvaatimus on käytössä.
Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen muokkaamista varten
Huomautus
Vain käyttäjät, joilla on Täydet oikeudet- tai Suunnittelija-käyttöoikeus, voivat määrittää kirjastoihin pakolliset tiedostojen uloskuittauksen.
- Siirry kirjastoon, jota aiot käyttää.
- Valitse Asetukset
>asetuksiin.
Jos et näe näitä valikkovaihtoehtoja, valitse valintanauhasta Kirjasto ja valitse Asetukset-ryhmästäKirjaston asetukset. - Valitse Asetukset-sivullaLisää kirjastoasetuksia (perinteisessä SharePointissa se on Yleiset asetukset). Valitse Versiotietojen asetukset.
- Valitse Edellytä uloskuittausta -osan Vaaditaanko asiakirjat uloskuitata, ennen kuin niitä voi muokata? -kohdassa Kyllä.
- Jos haluat tallentaa asetukset ja palata Kirjaston asetukset -sivulle, valitse OK.
Mitä tapahtuu, kun kirjastossa edellytetään uloskuittausta?
| Toimi | Vaikutus |
|---|---|
| Tiedoston luominen tai lisääminen kirjastoon | Tiedosto on alun perin uloskuitattuna omassa käytössäsi. Sinun on kuitattava tiedosto sisään kirjastoon, jotta muut voivat tarkastella ja käyttää sitä. |
| Tiedoston avaaminen muokkaamista varten | Tiedosto kuitataan ulos automaattisesti, kun valitset Muokkaa. Viestin valintaikkuna ilmoittaa, että olet kuittaamassa tiedostoa ulos, ja tarjoaa mahdollisuuden muokata sitä paikallisessa luonnoskansiossasi. Kun olet kuitannut tiedoston ulos, tiedostokuvakkeen päällä näkyy vihreä alaspäin osoittava nuoli sen merkiksi, että tiedosto on kuitattu ulos. Nyt kukaan muu ei voi muokata tiedostoa eikä nähdä uloskuitattuna olevaan tiedostoon tekemiäsi muutoksia. |
| Muutosten tekeminen tiedoston tietoihin (ominaisuuksiin) | Jos tiedostoa ei ole vielä kuitattu ulos, se on kuitattava ulos, ennen kuin sen ominaisuuksiin voi tehdä muutoksia, kuten otsikkoa, tekijän nimeä, määräpäivää tai sanamäärää. Muutokset tulevat voimaan vasta, kun kuittaat tiedoston takaisin sisään. |
| Toisella käyttäjällä uloskuitattuna olevan tiedoston avaamisen yrittäminen |
Kuittaa ulos- ja Kuittaa sisään -vaihtoehdot eivät ole käytettävissä. Et voi kuitata ulos tiedostoa, jonka joku muu on kuitannut ulos. Jos yrität tehdä niin, näkyviin tulee viesti, joka ilmoittaa, että toinen käyttäjä on jo kuitannut tiedoston ulos. Voit tarkistaa, kuka on kuitannut tiedoston ulos, pitämällä hiiren osoitinta tiedostokuvakkeen päällä. Tiedoston uloskuitanneen henkilön nimi näkyy työkaluvihjeessä. Jos tarvitset tiedostoa pikaisesti, voit pyytää kyseistä henkilöä kuittaamaan tiedoston sisään. |
| Kuittaa tiedosto sisään | Näyttöön tulee kehotus, jossa pyydetään kirjoittamaan tekemiäsi muutoksia kuvaava kommentti. Jos versiotietojen seuranta on kirjastossa käytössä, kommenttisi lisätään versiohistoriaan. Jos sekä pää- että aliversioiden seuranta on käytössä, ohjelma pyytää valitsemaan, kumpaa tyyppiä olevan version kuittaat sisään. Katso lisätietoja versiotiedoista artikkelista Katso myös. |
| Tiedoston pitäminen uloskuitattuna kauan | Kukaan muu ei voi nähdä tiedostoon tekemiäsi muutoksia tai muokata sitä, kun tiedosto on sinulla uloskuitattuna. Toiminto on hyödyllinen, kun teet muutoksia, mutta se voi myös estää muita suorittamasta heille annettuja tehtäviä. On hyvien toimintatapojen mukaista kuitata tiedosto takaisin sisään mahdollisimman pian sen jälkeen, kun olet kuitannut sen ulos. Joissakin tapauksissa järjestelmänvalvoja voi joutua pakottamaan tiedoston sisäänkuittaamisen. |